‍Latar Belakang Perusahaan

Didirikan pada tahun 1988, Symphony Workplaces adalah pelopor awal di pasar ruang kerja fleksibel. Symphony Workplaces menyediakan ruang kantor pribadi lengkap berperabotan mewah untuk bisnis, menawarkan segala sesuatu mulai dari meja hingga Internet  hingga kopi. Dengan lokasi di Palm Beach, FL, dan Morristown, NJ, Symphony melayani beragam klien, dari penyewa jangka pendek hingga bisnis yang telah bersama mereka selama lebih dari 30 tahun. Mereka fokus pada menawarkan pengalaman kantor yang mulus dan lengkap di seluruh 80.000 kaki persegi ruang kantor premium.  Dengan kepemilikan penuh atas pusat mereka, Symphony menjamin layanan yang langsung dan responsif, mempertahankan pengalaman kelas satu untuk semua klien.

Tantangan

Sebelum mengadopsi Guru, Symphony Workplaces berjuang dengan informasi yang tidak terorganisir yang tersebar di beberapa sistem seperti Dropbox dan SharePoint. Ini menciptakan ketidakefisienan, terutama bagi staf yang perlu mengakses prosedur tertentu untuk mengatur peralatan kantor atau mengelola layanan klien. Tim IT, yang dikelola oleh Carol Merriman, sering menerima pertanyaan yang berulang yang dapat dijawab dengan memiliki dokumentasi yang lebih mudah diakses.“Semuanya tersebar di banyak tempat yang berbeda—tidak diperbarui, tidak tepat waktu.  Orang ini akan membuatnya, orang itu akan pergi, dan orang lain akan datang dan membuatnya lagi. Itu tersebar di mana-mana dan dalam format yang berbeda. Jadi itu seperti; kita perlu membersihkan lemari kami,” jelas Carol. Ketidakefisienan ini memperlambat operasi dan membuat staf tidak memiliki jawaban yang tepat di ujung jari mereka.

‍

Solusi

Carol dengan hati-hati mempertimbangkan beberapa opsi sebelum memilih Guru, menjelaskan, “Saya melihat banyak produk berbeda karena saya membutuhkan sesuatu yang saya suka karena saya yang akan mengelolanya. Tapi sama pentingnya, saya membutuhkan dukungan solid di belakang.” Layanan pelanggan responsif Guru membuatnya terpesona: “Kalian benar-benar hebat. Jika saya menghubungi melalui obrolan, saya bisa bertanya cepat dan mendapatkan respons yang cepat.” Tingkat dukungan ini menjadikan Guru pilihan ideal untuk kebutuhan Symphony yang berkembang.

‍

Symphony menerapkan Guru untuk memusatkan semua prosedur operasional, menjadikannya mudah dicari dan diakses. Ini termasuk informasi prosedural tentang mengatur telepon untuk klien, mengelola interaksi klien, dan mengakses dokumen proses penting melalui SharePoint, Dropbox, dan secara lokal.  Dengan mengkonsolidasikan pengetahuan ke dalam Guru, Symphony dapat menghilangkan informasi duplikat dan memastikan bahwa data terbaru dan paling akurat selalu tersedia untuk staf. “Kami banyak menggunakan Guru untuk prosedur,” berbagi Carol. “Kami memiliki proses yang tersebar di tempat yang berbeda, tetapi Guru memungkinkan kami untuk mengkonsolidasikan semuanya. Sekarang, ini adalah tempat yang dituju bagi siapa saja yang membutuhkan informasi.”  

‍

Selain itu, Guru membantu Symphony mengorganisir dokumen besar yang disimpan secara eksternal: “Kami juga memiliki informasi dari SharePoint dan Dropbox di Guru, sehingga sekarang staf dapat dengan mudah menemukan dan mengakses apa yang mereka butuhkan tanpa mencarinya.”  

‍

Pendekatan

1. Mengonsolidasikan Prosedur: Tim IT memindahkan dokumen yang tersebar, seperti instruksi pengaturan telepon klien dan prosedur kantor dan klien, ke dalam Guru, menciptakan basis pengetahuan terpusat untuk tim.
2. Menghubungkan Sistem Eksternal: Dokumen SharePoint dan Dropbox dihubungkan ke kartu Guru, memudahkan staf menemukan informasi relevan seperti kontrak klien dan formulir manajemen aset.
3. Meluncurkan ke Staf: Staf diperkenalkan ke Guru sebagai pusat utama untuk semua pengetahuan IT dan operasional. Mereka dilatih untuk menggunakan kemampuan pencarian Guru untuk dengan cepat menemukan informasi yang mereka butuhkan, mengurangi gangguan pada departemen IT.
4. Pencarian Berbasis AI: Dengan pencarian berbasis AI Guru, staf sekarang dapat dengan mudah menarik prosedur terbaru dan dokumen eksternal, memperlancar alur kerja mereka. “Alih-alih sumber daya yang tersebar, semuanya ada di satu tempat, yang telah menghemat banyak waktu,”” ujar Carol.

‍

Hasil

Sejak mengadopsi Guru, Symphony Workplaces telah melihat peningkatan dramatis dalam efisiensi operasional. Staf sekarang memiliki akses ke informasi waktu nyata yang terbaru, mengurangi kebingungan dan ketergantungan pada departemen IT untuk pertanyaan rutin. Carol Merriman mencatat pengurangan yang signifikan dalam informasi yang usang dan konten duplikat:

“Lebih banyak orang sekarang memiliki informasi yang benar dan tepat waktu—daripada informasi yang usang. Itu yang terpenting,” tegas Carol. “Ini menghemat waktu saya karena alih-alih menelepon saya untuk mendapatkan jawaban, mereka dapat memeriksa Guru.”

‍

Guru telah menjadi basis rumah yang dipercaya Symphony, membantu mereka melayani klien dengan lebih baik dan membebaskan tim IT untuk fokus pada tugas yang lebih rumit. Saat Carol berbagi dengan bercanda, “Suami saya memanggil saya 'anggur jawaban' karena saya selalu menjawab pertanyaan. Tapi sekarang, berkat Guru, orang dapat menemukan jawaban sendiri.”