Contesto Aziendale

Fondata nel 1988, Symphony Workplaces è un pioniere nel mercato degli spazi di lavoro flessibili. Symphony Workplaces fornisce spazi per uffici privati, arredati e di alta qualità per le aziende, offrendo tutto, dai desk a Internet  al caffè. Con sedi a Palm Beach, FL, e Morristown, NJ, Symphony serve una varietà di clienti, da inquilini a breve termine a aziende che sono con loro da oltre 30 anni. Si concentrano sull'offerta di un'esperienza d'ufficio fluida e all-inclusive su 80.000 piedi quadrati di spazi per uffici premium.  Con la piena proprietà dei loro centri, Symphony garantisce un servizio diretto e reattivo, mantenendo un'esperienza di prima classe per tutti i clienti.

La Sfida

Prima di adottare Guru, Symphony Workplaces si è trovata a dover affrontare informazioni disorganizzate sparse su più sistemi come Dropbox e SharePoint. Questo ha creato inefficienze, specialmente per il personale che aveva bisogno di accedere a procedure specifiche per impostare l'attrezzatura per ufficio o gestire i servizi ai clienti. Il team IT, gestito da Carol Merriman, riceveva spesso domande ripetitive che avrebbero potuto essere risposte avendo documentazione più accessibile.“Tutto era disperso in tanti posti diversi—non aggiornato, non tempestivo.  Questa persona lo creava, quell'altra se ne andava, e qualcun altro arrivava e lo ricreava. Era sparso ovunque e in formati diversi. Quindi sembrava proprio che bisognasse pulire il nostro armadio,” ha spiegato Carol. Questa inefficienza ha rallentato le operazioni e ha lasciato il personale senza le giuste risposte a portata di mano.

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La Soluzione

Carol ha considerato attentamente più opzioni prima di scegliere Guru, spiegando, “Ho esaminato molti prodotti diversi perché avevo bisogno di qualcosa che mi piacesse dato che lo avrei gestito. Ma altrettanto importante, avevo bisogno di un supporto solido sul back-end.” Il servizio clienti reattivo di Guru l'ha conquistata: “Siete davvero fantastici. Se contatto tramite chat, posso fare una domanda veloce e ricevere una risposta rapida.” Questo livello di supporto ha reso Guru la scelta ideale per le esigenze in evoluzione di Symphony.

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Symphony ha implementato Guru per centralizzare tutte le procedure operative, rendendole facilmente ricercabili e accessibili. Questo includeva informazioni procedurali su come impostare i telefoni per i clienti, gestire le interazioni con i clienti e accedere a documenti critici tramite SharePoint, Dropbox e localmente.  Consolidando la conoscenza in Guru, Symphony è stata in grado di eliminare informazioni duplicate e garantire che i dati più recenti e accurati fossero sempre disponibili al personale. “Usiamo molto Guru per le procedure,” ha condiviso Carol. “Avevamo processi sparsi in posti diversi, ma Guru ci ha permesso di consolidare tutto. Ora è il posto ideale per chiunque abbia bisogno di informazioni.”  

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Inoltre, Guru ha aiutato Symphony a organizzare documenti di grandi dimensioni memorizzati esternamente: “Abbiamo anche informazioni di SharePoint e Dropbox in Guru, quindi ora il personale può facilmente trovare e accedere a ciò di cui ha bisogno senza dover cercare..”  

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L'Approccio

1. Consolidamento delle Procedure: Il team IT ha migrato documenti sparsi, come le istruzioni per la configurazione dei telefoni dei clienti e le procedure per uffici e clienti, in Guru, creando una base di conoscenza centralizzata per il team.
2. Collegamento di Sistemi Esterni: I documenti di SharePoint e Dropbox sono stati collegati alle schede di Guru, rendendo facile per il personale trovare informazioni rilevanti come contratti con i clienti e moduli di gestione degli asset.
3. Implementazione presso il Personale: Il personale è stato introdotto a Guru come il loro hub centrale per tutte le conoscenze IT e operative. Sono stati addestrati a utilizzare le funzionalità di ricerca di Guru per trovare rapidamente le informazioni di cui avevano bisogno, riducendo le interruzioni al dipartimento IT.
4. Ricerca Potenziata da AI: Con la ricerca potenziata da AI di Guru, il personale può ora facilmente estrarre le ultime procedure e documenti esterni, semplificando il loro flusso di lavoro. “Invece di risorse sparse, tutto è in un unico posto, il che ci ha fatto risparmiare molto tempo,” ha detto Carol.

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Il Risultato

Dopo aver adottato Guru, Symphony Workplaces ha visto un miglioramento drammatico nell'efficienza operativa. Ora il personale ha accesso a informazioni in tempo reale e aggiornate, riducendo la confusione e la dipendenza dal dipartimento IT per domande di routine. Carol Merriman ha notato una riduzione significativa delle informazioni obsolete e dei contenuti duplicati:

“Più persone ora hanno le informazioni corrette e tempestive—anziché informazioni obsolete. Questo è il punto principale,” ha sottolineato Carol. “Mi fa risparmiare tempo perché invece di chiamarmi per avere risposte, possono controllare Guru.”

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Guru è diventata la base fidata di Symphony, aiutandoli a servire meglio i clienti e liberando il team IT per concentrarsi su compiti più complessi. Come ha condiviso scherzosamente Carol, “Mio marito mi chiama l '“uva delle risposte” perché stavo sempre rispondendo a domande. Ma ora, grazie a Guru, le persone possono trovare risposte da sole.”