効率的なプロセスと強力なワークフローを維持することは、成功裏にビジネスを運営するために重要です。

数百人の従業員を抱えるコンタクトセンターを運営するか、小さなチームで 仮想法律事務所 を運営するかにかかわらず、ビジネスプロセスは会社の運営の根幹です。 だからこそ、プロセスを見直し、定期的に改善するために必要な措置を取ることが重要です。

そして、仕事環境が通常に戻りつつある今こそ、これを行う絶好のタイミングです。

このガイドでは、プロセスと 従業員効率 を改善するために従うべき7つの手順が説明されています。 これらの手順に従うことで、チーム全体の生産性を向上させ、作業を適切に処理することができます。

障害に直面する

7つの手順を説明する前に、プロセス改善の旅で直面する可能性がある課題を特定することが重要です。

直面する可能性がある主な障壁は、満足とリソースの欠如です。

満足

自分の快適ゾーン内にとどまりたいと思うのは普通です。 ただし、プロセスを改善する際には、この満足があなたを引き戻す可能性があります。

スタッフ、そしておそらく経営陣も、現行のプロセスに慣れているため変更に抵抗しようとする可能性があります。 既存のプロセスを評価し改善するために必要な努力を惜しむことができるかもしれません。

たとえば、従業員が現行の出勤システムに満足している場合、効率的な出勤を実現すると信じている新しい タイムクロック計算機 を導入する提案に抵抗する可能性があります。

これはあなたの進捗を遅らせるか、停止させる可能性があるため、この問題に直面することが重要です。 チームがプロセスを改善することで、作業がより容易になる可能性があることを確認してください。

プロセスを改善することで、ワークフローがスムーズになり、従業員にかかるプレッシャーが軽減される可能性があります。

リソースの欠如

既存のプロセスに変更を加える前に、必要なリソースが利用可能かどうかを確認することが重要です。

改善には多くの時間、お金、人員が必要ですので、実際にその仕事に取り組めるかどうかを判断する価値があります。 例えば、中小企業向けの CRMプラットフォーム を導入する必要があると考える場合、資金調達を確認し、システムを運営するために追加の従業員を雇う必要があるかどうかを決定する必要があります。

この考え方は、一部の企業に圧倒感を与え、改善イニシアチブを無期限に遅延させる可能性があります。

ただし、一度だけの変更に対して、プロセスの改善は大きな投資対効果（ROI）をもたらすことになるため、それは覚えておくべきです。 そのため、今は重要な作業のように思えるかもしれませんが、後で自分自身に感謝することになるでしょう。

プロセス効率の向上方法：7つの手順

問題を評価し解決したら、作業に取り掛かる時が来ました。

これらの7つのステップに従うと、効率的にプロセスを改善し、生産性を向上させ、ワークフローを改善するのに役立ちます。

1. 現在のプロセスを評価する

改善が必要なプロセスとその改善を行うためには、すべての既存のプロセスを評価する必要があります。

現在のプロセスを見る場合は、その効果に焦点を当てます。 たとえば、売上数字、顧客維持率、ウェブサイトKPIなどを調査できます。 プロセスから十分なリターンが得られないようであれば、古くなっている可能性があります。 プロセスの特定の要素を見て、不要なものがあるかどうかを特定します。

機能しているプロセスと不十分なプロセスを特定することで、リストを絞り込むのに役立ちます。

2. 選択したプロセスをマップ化する

問題のあるプロセスを視覚化することで、それを完全に理解し解釈するのに役立ちます。 そこから、改善方法についての的確な決定をすることができます。

プロセスマップはプロセスのビジュアル表現です。 そこから、関与するタスクや使用されるシステム、特定のプロセスの責任者などの詳細がわかります。 これはプロセスワークフローを表示し分解する素晴らしい方法であり、改善方法を考える出発点となります。

プロセスマッピング手順を迅速かつ容易に行うために投資できるツールがあります。 モバイルアプリ開発に投資し、タスクを追跡して割り当て、必要に応じてフォローアップを送信するアプリを作成することさえできます。 ただし、マッピングツールに投資する手段がない場合や独自のアプリを作成する時間がない場合は、心配しないでください。簡単なペンと紙の組み合わせで十分です。

3. 適切な質問をする

経営者やマネージャーとして、各プロセスとその適用についてかなりの知識を持っているでしょう。 しかし、従業員は毎日それらと直接作業し、そのため、より多くの知識を持っている可能性があります。

プロセスに関する従業員に詳細な質問をしてください。 プロセスマップ上の情報を従業員に確認してもらい、見落としのないようにしてください。 たとえば、プロセスに含まれる手順を知っているかもしれませんが、埋める必要があるギャップを認識していないかもしれません。

中規模のオンラインストアを運営しており、ビジネスプロセスで売上データの効果を評価したいとします。 売上データ処理に含まれるすべての手順を知っているかもしれませんが、忙しいホリデーショッピング期間中、現行システムが急増する注文に追いつくのに苦労することに気づいていないかもしれません。

従業員と話し合うことで、この問題についてさらに了解し、適切な解決策を実装できるようになります。 ハイブリッドクラウドに進化を考える時、クラウドインフラストラクチャを見直す必要があるかもしれません。

何をすべきかに関わらず、従業員の意見はその解決にとって基本的です。

4. プロセスの既存のワークフローを評価する

プロセスのワークフローを評価することは、プロセスをスムーズにかつ効果的に実行できるかを決定することを意味します。 これにより、ワークフローを向上させるためにどの部分を改善する必要があるかを決定するのに役立ちます。

プロセス内のあるタスクが非常に複雑で時間がかかることがあります。 それをシンプルにすると、プロセスが迅速になるだけでなく、他のタスクに集中するための従業員の時間も解放されます。

不要で自動化が必要なプロセスの要素も見直すことができます。 たとえば、現在、注文管理プロセスは従業員チームによって処理されていますが、注文管理システム（OMS）によって大部分が処理される可能性があります。

OMSソフトウェアへ投資を検討することができます。これにより、過去のプロセスが排除され、従業員の生産性が向上します。

5. ワークフローを改善するための変更を加える

既存のプロセスのワークフローの効果を確認したら、改善するための変更を加える時がきました。

特定したすべての欠陥のリストを作成し、管理チームを集めて解決策を練ることから始めます。

可能な解決策のリストを作成したら、再度確認し、今回は各提案が全体のプロセスとビジネスにどのように影響するかについて考えてみてください。 主要な成果に変化が生じるでしょうか？ それを適合するためにさらなる変更が必要になりますか？

たとえば、現在のデータを別のプラットフォームに移行することで、よりセキュアになり、長期的にビジネスにとって有利になると判断したとします。 これを行う方法を知っていることはすばらしいですが、移行にリスク軽減を統合する必要があるかもしれません。

すべての側面をカバーするようにしてください。 改善が投資に値しないとわかった場合は、最初に戻り、再度解決策を練る必要があります。

オープンマインドで、すべてを書き留めてください。 すべてのアイデアを検討すべきです。

6. チームとコミュニケーションを取る

変更が最終決定され、プロセスが更新されたら、従業員に通知する必要があります。

新しいワークフロー管理ソフトウェアを統合することを選択した場合、従業員は新しいシステムへのアクセス方法や操作方法を把握する必要があります。

必要なコミュニケーションチャネルを使用し、可能な限り多くの情報を含めてください。 混乱や疑念が生じないようにしてください。

すべての必要な情報を含むリーフレットを作成し、トレーニングセッションを開催して、すべての人が同じページにいることを確認してください。 リモートチームとのコミュニケーションを改善する方法についても検討する価値があるかもしれません。

7. 新しいプロセスをレビューする

プロセスを改善するための最も重要なステップの一つは、行った変更をレビューすることです。 新しいプロセスを密接に追跡し、それらの変更がビジネスにプラスの影響を与えているか否かを判断します。

ビジネス用モバイルアプリ タスク管理の導入によって仕事の委任プロセスを変更した場合、タスクの割り当て、受け入れ、完了のスピードにこの変更がどのように影響したかを見てください。

より良い結果を見ていますか？ エラーが少なくなっていますか？ 従業員がより生産的になっていますか？

これらの問いに答えることで、変更がプロセスを改善したかどうかを判断するために必要なメトリクスが提供されます。

進歩は連続しています。 ビジネスの世界は絶えず変化しており、新しいプロセスを将来再度レビューする必要があります。

肝心要です

全てが多くの努力に思われるかもしれませんが。 ビジネス内の全てのプロセスができる限り効率的であることを確認することは、自分の業界でトップにとどまるために重要です。

自動化された人事ソフトウェアを取り入れることを決定したか、またはチーム間コミュニケーションを改善するためのビジネス効果的な解決策を考えている途中であれば、これらの手順が役立ちます。

いつでもこのガイドを使用してください。 それはチームにも利益をもたらすだけでなく、お客様を幸せにするでしょう。