会社の背景

1988年に設立されたシンフォニー・ワークプレイスは、柔軟な作業空間市場の初期の先駆者です。 シンフォニー・ワークプレイスは、デスクやインターネットからコーヒーまで、ビジネス向けに高級な完全家具付きオフィススペースを提供します。 パームビーチ（FL）とモリスタウン（NJ）に拠点を持ち、シンフォニーは短期入居者から30年以上の長期顧客まで、さまざまなクライアントを対象としています。 彼らは、80,000平方フィートのプレミアムオフィス空間でシームレスなオールインクルーシブなオフィス体験を提供することに注力しています。センターの完全な所有権により、シンフォニーは迅速で責任あるサービスを保証し、すべてのクライアントに一流の体験を維持します。

課題

Guruを導入する前、シンフォニー・ワークプレイスは、DropboxやSharePointなど、複数のシステムに散在する整理されていない情報に苦労していました。 これにより、特にオフィス機器の設置手順やクライアントサービスの管理に必要な具体的な手順にアクセスするスタッフにとって非効率が生じました。 ITチームは、キャロル・メリマンによって管理されており、よりアクセスしやすい文書があれば解決できた繰り返しの質問を頻繁に受けていました。「すべてがさまざまな場所に散らばっていた—更新されず、タイムリーでもなかった。これを作成する人がいれば、あの人は去り、また他の誰かが来て再度作成していた。 それはすべて散らばっていて、別のフォーマットで。 だから、「私たちはクローゼットを掃除する必要がある」と言った」とキャロルは説明しました。 この非効率は業務を遅らせ、スタッフが適切な回答を指先でアクセスできずにいました。

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解決策

キャロルは、Guruを選ぶ前に複数の選択肢を慎重に検討し、説明しました。「私は好きなものが必要で、管理することになるので、多くの異なる製品を見ました。 しかし、同様に重要なのは、バックエンドのしっかりとしたサポートが必要でした。」 Guruのレスポンシブなカスタマーサービスは彼女の心をつかみました： 「あなたたちは本当に素晴らしい。 チャットを通じて連絡を取ると、素早い質問ができ、すぐに回答が得られます。」 このサポートレベルは、シンフォニーの進化するニーズにとってGuruを理想的な選択肢にしました。

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シンフォニーは、すべての業務手順を集中化するためにGuruを実装し、それらを簡単に検索可能かつアクセス可能にしました。 これには、クライアントのための電話設置手順、クライアントとのインタラクションの管理、およびSharePoint、Dropbox、ローカルを介して重要なプロセス文書にアクセスするための手順情報が含まれていました。  知識をGuruに統合することで、シンフォニーは重複した情報を排除し、最も最新かつ正確なデータが常にスタッフに提供されることを確実にしました。 「私たちは手順のためにGuruを多く使用しています」、キャロルは共有しました。 「私たちは異なる場所に散らばったプロセスを持っていましたが、Guruのおかげですべてを統合することができました。 今では、情報が必要な人のための頼りになる場所です。」  

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さらに、Guruはシンフォニーが外部に保存された大きな文書を整理するのに役立ちました：「私たちはSharePointやDropboxからの情報もGuruに持っているので、スタッフは必要なものを簡単に見つけ出してアクセスできます。。」  

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アプローチ

1. 手順の統合: ITチームは、顧客の電話設定手順やオフィスおよび顧客の手順のような散在する文書をGuruに移行し、チームのための集中型知識ベースを構築しました。
2. 外部システムのリンク: SharePointやDropboxの文書がGuruカードにリンクされ、スタッフが顧客契約や資産管理フォームなどの関連情報を簡単に見つけることができるようになります。
3. スタッフへの展開: スタッフはGuruをすべてのITおよび業務知識の中心となるハブとして紹介されました。 彼らは、Guruの検索機能を使用して必要な情報を迅速に見つける方法を学び、IT部門への中断を減少させました。
4. AIによる検索: GuruのAIによる検索を利用することで、スタッフは最新の手順や外部文書を簡単に引き出し、ワークフローを効率化できます。 「散らばったリソースの代わりに、すべてが一箇所にあり、私たちの時間を大幅に節約しました、」キャロルは言いました。

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結果

Guruを導入して以来、シンフォニー・ワークプレイスは業務の効率が劇的に改善されました。 スタッフはリアルタイムで最新の情報にアクセスできるようになり、混乱を減少させ、日常的な質問に対するIT部門への依存を減少させました。 キャロル・メリマンは、古い情報と重複コンテンツが大幅に減少したことを指摘しました：

「今では多くの人が正確でタイムリーな情報を得ており、古い情報ではありません。 それが大きなことです、」キャロルは強調しました。 「私にとって時間を節約します。なぜなら、答えを求めるために私に電話をかける代わりに、彼らはGuruを確認できるからです。」

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Guruはシンフォニーの信頼できるホームベースになり、クライアントへのサービスを向上させ、ITチームがより複雑なタスクに集中できるようにしています。 キャロルが冗談で共有したように、「私の夫は私を‘アンサーグレープ’と呼ぶ。なぜなら、私は常に質問に答えていたからです。 しかし今は、Guruのおかげで、人々は自分で答えを見つけられます。」