수백 명의 직원이 있는 연락센터를 운영하거나 소규모 팀으로 가상 로펌을 운영하는 경우에도 비즈니스 프로세스는 기업 운영의 기본입니다. 이러한 이유로 프로세스를 검토하고 정기적으로 개선하기 위한 필요한 조치를 취하는 것이 중요합니다.
그리고 노동 환경이 다시 정상화되면, 지금 이를 수행하기에 딱 좋은 시기입니다.
이 안내서에서는 프로세스와 직원 효율성을 향상시키기 위해 따라야 할 일곱 단계를 다룹니다. 이러한 단계를 따르면 팀 내 생산성을 높일 수 있고 업무를 올바른 방식으로 처리할 수 있습니다.
도전에 직면하기
일곱 단계 안내서로 넘어가기 전에, 프로세스 개선 여정에서 마주칠 수 있는 어려움을 식별하는 것이 중요합니다.
마주칠 수 있는 주요 장애물 중 두 가지는 만족과 자원 부족입니다.
만족
편안한 지대 안에서 머물고 싶어 하는 것은 정상적입니다. 그러나 프로세스를 개선할 때에는 만족하려는 마음이 속속들이 당신을 억제할 수 있습니다.
직원들, 그리고 아마도 경영진까지도 현재 프로세스에 편안함을 느끼기 때문에 변경에 저항할 수 있습니다. 기존 프로세스를 평가하고 개선하기 위해 필요한 노력을 기울이기를 원할지도 모릅니다.
예를 들어, 직원들이 현재 출근 시스템에 만족한다면, 새로운 시계인 시간 계산기를 도입하면 더 효율적으로 출근할 수 있다는 아이디어에 저항할 수 있습니다.
이로 인해 진행이 지연되거나 중단될 수 있으므로, 이 문제에 적극적으로 대처하는 것이 중요합니다. 팀에게 프로세스 개선이 그들의 업무를 쉽게 만든다는 사실을 알려주는 것이 중요합니다.
더 나은 프로세스가 도입되면, 작업 흐름이 더 원활해지고 직원에 대한 압력이 줄어들 수 있습니다.
자원 부족
기존 프로세스를 변경하기 전에, 필요한 자원이 있는지 확인하는 것이 중요합니다.
개선에는 많은 시간, 돈, 그리고 인력이 필요할 수 있으므로, 작업을 진행할 수 있는지 현실적으로 판단하는 것이 좋습니다. 예를 들어, 소기업에 적합한 CRM 플랫폼을 도입해야 한다고 믿는다면, 자금 확보와 시스템 운영을 위해 추가 직원 고용 여부를 결정해야 할 수도 있습니다.
이러한 생각은 일부 기업들을 압도할 수 있고, 개선 계획을 무기한 연기하게 할 수 있습니다.
그러나, 일회성 변화에 대해서는, 프로세스 개선은 투자대비 높은 이익을 창출할 수 있음을 언급해야 합니다. 따라서, 현재는 어려운 과제로 보일 수 있지만, 나중에는 자신에게 감사할 것입니다.
이 이미지에 대한 설명. 정말 멋지군요!
프로세스 효율을 높이는 방법: 7단계
이제 평가하고 해결할 문제가 있으니 일을 시작하는 시간입니다.
이 일곱 단계를 따라가면 프로세스를 효율적으로 증가시킬 수 있습니다. 결과적으로 생산성을 높이고 업무 흐름을 개선할 것입니다.
1. 현재 프로세스를 평가하세요
향상시켜야 할 프로세스 및 개선이 필요한 수정 사항을 결정하기 위해서는 모든 기존 프로세스를 평가해야 합니다.
현재 프로세스를 살펴볼 때 그 효과에 집중하세요. 예를 들어, 매출액, 유지율, 웹사이트 KPI를 모두 조사할 수 있습니다. 프로세스에서 수익이 많이 발생하지 않는 것 같다면 오래된 것일 수 있습니다. 프로세스의 특정 요소도 살펴보고 중복되는 요소가 있는지 확인하세요.
어떤 프로세스가 작동하고 어떤 것이 성능이 낮은지 알아내는 것이 목록을 줄이는 데 도움이 될 것입니다.
2. 선택한 프로세스를 매핑하세요
해당 프로세스를 시각화하면 이해하고 해석하는 데 도움이 될 것입니다. 거기서 개선 방법에 대한 판단력있는 결정을 내릴 수 있을 것입니다.
프로세스 맵은 프로세스의 시각적 표현입니다. 이렇게 하면 관련 작업, 사용되는 시스템 및 해당 프로세스에 책임을 지는 직원에 대해 더 나은 이해가 가능할 것입니다. 이것은 프로세스 워크플로우를 보고 분석하는 데 좋은 방법이며 개선 방법을 고려할 때 시작점을 제공합니다.
프로세스 매핑 절차를 더 빠르고 쉽게 만들 수 있는 도구가 있습니다. 필요할 경우 모바일 앱 개발을 투자하고 작업을 추적하고 할당하고 필요할 때 후속 조치를 보낼 수 있는 앱을 만들 수 있습니다. 그러나 매핑 도구에 투자할 여력이 없거나 자체 앱을 만드는 데 시간을 할애할 여유가 없는 경우, 간단한 펜과 종이 조합만으로 충분합니다.
3. 올바른 질문을 하세요
사업주나 관리자로서 거의 확실히 각 프로세스와 그 응용 프로그램에 대해 많은 것을 알고 계셔야 할 것입니다. 그러나 직원들은 매일 해당 프로세스와 직접 작업하며 그들이 더 많이 알 수 있습니다.
프로세스에 대해 직원들에게 구체적인 질문을 하세요. 정보를 확인할 수 있도록 프로세스 맵에 대한 직원의 확인을 하여 빠뜨릴 것이 없는지 확인하세요. 프로세스에 포함된 단계를 알 수는 있겠지만 메꿔야 할 빈틈이 있는지는 알 수 없을 수도 있습니다.
중형 온라인 스토어를 운영하고 있는데 비즈니스 프로세스가 성과를 효과적으로 평가하려면 어떻게 해야 하는지 살펴보겠습니다. 매출 데이터 처리 과정에 포함된 모든 단계를 알고 있겠지만 바쁜 휴일 쇼핑 기간 동안 현재 시스템이 거대한 주문 증가와 고정을 유지하기 어려워 하는 것을 인식하지 못할 수도 있습니다.
직원들과 대화하여 이 문제에 대해 더 많은 정보를 알아내고 적절한 해결책을 시행할 수 있도록 합니다. 클라우드 인프라를 검토하고 하이브리드 클라우드로 진화할 필요가 있는지 살펴보아야 할 수도 있습니다.
무엇을 해야 할지에 대해 직원들의 참여는 이 결정에 필수적일 것입니다.
4. 프로세스의 기존 워크플로우를 평가합니다
프로세스의 워크플로우를 평가하는 것은 프로세스를 얼마나 부드럽고 효과적으로 수행할 수 있는지 결정하는 것을 의미합니다. 이렇게 하면 워크플로우를 향상시키기 위해 개선해야 할 사항을 결정하는 데 도움이 될 것입니다.
프로세스 내의 한 작업이 매우 복잡하고 시간이 많이 소요될 수도 있습니다. 간소화하면 프로세스가 빨라지는 것뿐만 아니라 일부 직원들의 시간을 확보하여 다른 작업에 집중할 수 있게 합니다.
프로세스의 요소 중에는 불필요하고 자동화해야 할 수도 있는 것들이 있습니다. 현재 주문 관리 프로세스를 직원 팀이 처리하고 있지만 주문 관리 시스템(OMS)으로 대부분 처리할 수도 있습니다.
이 경우 OMS 소프트웨어에 투자하는 것을 고려할 수 있으며, 이를 통해 한 가지 구식인 프로세스가 제거되고 직원 생산성이 향상됩니다.
5. 워크플로우를 개선하기 위해 변경 사항을 가하십시오
프로세스의 기존 워크플로우가 얼마나 효과적인지 판단한 후 개선을 위해 변경 사항을 가해야 합니다.
식별된 모든 결함 목록을 작성하고 관리 팀을 모아 해결책에 대해 아이디어 회의를 해야 합니다.
가능한 해결책 목록을 작성한 후 다시 검토하십시오. 이번에는 각 제안이 전반적인 프로세스와 비즈니스에 어떤 영향을 미칠지 고려하십시오. 주요 결과를 바꿀 것인가요? 이를 수용하기 위해 추가적인 변경 사항을 하실 필요가 있습니까?
예를 들어, 기존 데이터를 다른 플랫폼으로 이관하면 보안이 강화되고 장기적으로 비즈니스에 더 유익할 수 있다고 판단하는 경우도 있습니다. 이를 수행하는 방법을 알게 되는 것도 중요하지만 이관에 위험 완화를 접목해야 할 수도 있습니다.
모든 측면을 고려해야 합니다. 개선 사항이 투자 가치가 없는 것으로 판명된 경우, 다시 빈 도면 위로 돌아가서 아이디어 회의를 해야 합니다.
열린 마음으로 모든 것을 기록하십시오. 모든 아이디어가 고려되어야 합니다.
6. 팀과 소통하십시오
변경 사항이 최종 확정되고 프로세스가 업데이트된 후 직원들에게 알려야 합니다.
예를 들어 새로운 워크플로우 관리 소프트웨어를 통합하기로 선택한 경우, 직원들이 새 시스템에 액세스하고 작동하는 방법을 알아야 합니다.
필요한만큼 많은 통신 채널을 사용하고 가능한 한 많은 정보를 포함해야 합니다. 혼란이나 의심이 일어나지 않도록해야 합니다.
필요한 정보가 모두 포함된 리플릿을 작성하고 모두가 동일한 페이지에 있도록 교육 세션을 진행해야 할 수도 있습니다. 원격 팀과의 의사 소통을 개선하는 방법에 대한 조사도 도움이 될 수 있습니다.
7. 새로운 과정 검토
과정을 개선하는 데 가장 중요한 단계 중 하나는 실제로 만든 변경 사항을 검토하는 것입니다. 새로운 프로세스를 밀접하게 추적하고 이러한 변경이 귀하의 비즈니스에 긍정적인 영향을 미치고 있는지 결정하십시오.
작업 위임 프로세스를 변경한 경우, 비즈니스 작업 관리를 위해 비즈니스용 모바일 앱을 도입하여 작업이 전달되고 수락되고 완료되는 속도가 어떻게 변화했는지 살펴보십시오.
더 나은 결과를 보고 있습니까? 적은 오류가 발생하고 있습니까? 귀하의 직원들이 더 생산적인가요?
이러한 질문에 답할 때 변경 사항이 프로세스를 개선했는지 여부를 결정하는 데 필요한 측정 항목을 제공합니다.
계속 전진한다는 것을 기억하세요. 비즈니스 세계는 계속 변화하고 있으므로 시간과 함께 새로운 프로세스를 다시 검토해야 합니다.
핵심 요약
모두 노력처럼 보일 수 있습니다. 비즈니스 내 모든 프로세스가 가능한 한 효율적하게 유지되도록 보장하는 것은 귀하의 산업 최고의 위치를 유지하는 데 중요합니다.
자동화된 HR 소프트웨어를 통합하기로 결정했는지 또는 크로스 팀 의사 소통을 개선할 효과적인 비즈니스 솔루션을 고민 중인지, 이러한 단계가 도움이 될 수 있습니다.
수백 명의 직원이 있는 연락센터를 운영하거나 소규모 팀으로 가상 로펌을 운영하는 경우에도 비즈니스 프로세스는 기업 운영의 기본입니다. 이러한 이유로 프로세스를 검토하고 정기적으로 개선하기 위한 필요한 조치를 취하는 것이 중요합니다.
그리고 노동 환경이 다시 정상화되면, 지금 이를 수행하기에 딱 좋은 시기입니다.
이 안내서에서는 프로세스와 직원 효율성을 향상시키기 위해 따라야 할 일곱 단계를 다룹니다. 이러한 단계를 따르면 팀 내 생산성을 높일 수 있고 업무를 올바른 방식으로 처리할 수 있습니다.
도전에 직면하기
일곱 단계 안내서로 넘어가기 전에, 프로세스 개선 여정에서 마주칠 수 있는 어려움을 식별하는 것이 중요합니다.
마주칠 수 있는 주요 장애물 중 두 가지는 만족과 자원 부족입니다.
만족
편안한 지대 안에서 머물고 싶어 하는 것은 정상적입니다. 그러나 프로세스를 개선할 때에는 만족하려는 마음이 속속들이 당신을 억제할 수 있습니다.
직원들, 그리고 아마도 경영진까지도 현재 프로세스에 편안함을 느끼기 때문에 변경에 저항할 수 있습니다. 기존 프로세스를 평가하고 개선하기 위해 필요한 노력을 기울이기를 원할지도 모릅니다.
예를 들어, 직원들이 현재 출근 시스템에 만족한다면, 새로운 시계인 시간 계산기를 도입하면 더 효율적으로 출근할 수 있다는 아이디어에 저항할 수 있습니다.
이로 인해 진행이 지연되거나 중단될 수 있으므로, 이 문제에 적극적으로 대처하는 것이 중요합니다. 팀에게 프로세스 개선이 그들의 업무를 쉽게 만든다는 사실을 알려주는 것이 중요합니다.
더 나은 프로세스가 도입되면, 작업 흐름이 더 원활해지고 직원에 대한 압력이 줄어들 수 있습니다.
자원 부족
기존 프로세스를 변경하기 전에, 필요한 자원이 있는지 확인하는 것이 중요합니다.
개선에는 많은 시간, 돈, 그리고 인력이 필요할 수 있으므로, 작업을 진행할 수 있는지 현실적으로 판단하는 것이 좋습니다. 예를 들어, 소기업에 적합한 CRM 플랫폼을 도입해야 한다고 믿는다면, 자금 확보와 시스템 운영을 위해 추가 직원 고용 여부를 결정해야 할 수도 있습니다.
이러한 생각은 일부 기업들을 압도할 수 있고, 개선 계획을 무기한 연기하게 할 수 있습니다.
그러나, 일회성 변화에 대해서는, 프로세스 개선은 투자대비 높은 이익을 창출할 수 있음을 언급해야 합니다. 따라서, 현재는 어려운 과제로 보일 수 있지만, 나중에는 자신에게 감사할 것입니다.
이 이미지에 대한 설명. 정말 멋지군요!
프로세스 효율을 높이는 방법: 7단계
이제 평가하고 해결할 문제가 있으니 일을 시작하는 시간입니다.
이 일곱 단계를 따라가면 프로세스를 효율적으로 증가시킬 수 있습니다. 결과적으로 생산성을 높이고 업무 흐름을 개선할 것입니다.
1. 현재 프로세스를 평가하세요
향상시켜야 할 프로세스 및 개선이 필요한 수정 사항을 결정하기 위해서는 모든 기존 프로세스를 평가해야 합니다.
현재 프로세스를 살펴볼 때 그 효과에 집중하세요. 예를 들어, 매출액, 유지율, 웹사이트 KPI를 모두 조사할 수 있습니다. 프로세스에서 수익이 많이 발생하지 않는 것 같다면 오래된 것일 수 있습니다. 프로세스의 특정 요소도 살펴보고 중복되는 요소가 있는지 확인하세요.
어떤 프로세스가 작동하고 어떤 것이 성능이 낮은지 알아내는 것이 목록을 줄이는 데 도움이 될 것입니다.
2. 선택한 프로세스를 매핑하세요
해당 프로세스를 시각화하면 이해하고 해석하는 데 도움이 될 것입니다. 거기서 개선 방법에 대한 판단력있는 결정을 내릴 수 있을 것입니다.
프로세스 맵은 프로세스의 시각적 표현입니다. 이렇게 하면 관련 작업, 사용되는 시스템 및 해당 프로세스에 책임을 지는 직원에 대해 더 나은 이해가 가능할 것입니다. 이것은 프로세스 워크플로우를 보고 분석하는 데 좋은 방법이며 개선 방법을 고려할 때 시작점을 제공합니다.
프로세스 매핑 절차를 더 빠르고 쉽게 만들 수 있는 도구가 있습니다. 필요할 경우 모바일 앱 개발을 투자하고 작업을 추적하고 할당하고 필요할 때 후속 조치를 보낼 수 있는 앱을 만들 수 있습니다. 그러나 매핑 도구에 투자할 여력이 없거나 자체 앱을 만드는 데 시간을 할애할 여유가 없는 경우, 간단한 펜과 종이 조합만으로 충분합니다.
3. 올바른 질문을 하세요
사업주나 관리자로서 거의 확실히 각 프로세스와 그 응용 프로그램에 대해 많은 것을 알고 계셔야 할 것입니다. 그러나 직원들은 매일 해당 프로세스와 직접 작업하며 그들이 더 많이 알 수 있습니다.
프로세스에 대해 직원들에게 구체적인 질문을 하세요. 정보를 확인할 수 있도록 프로세스 맵에 대한 직원의 확인을 하여 빠뜨릴 것이 없는지 확인하세요. 프로세스에 포함된 단계를 알 수는 있겠지만 메꿔야 할 빈틈이 있는지는 알 수 없을 수도 있습니다.
중형 온라인 스토어를 운영하고 있는데 비즈니스 프로세스가 성과를 효과적으로 평가하려면 어떻게 해야 하는지 살펴보겠습니다. 매출 데이터 처리 과정에 포함된 모든 단계를 알고 있겠지만 바쁜 휴일 쇼핑 기간 동안 현재 시스템이 거대한 주문 증가와 고정을 유지하기 어려워 하는 것을 인식하지 못할 수도 있습니다.
직원들과 대화하여 이 문제에 대해 더 많은 정보를 알아내고 적절한 해결책을 시행할 수 있도록 합니다. 클라우드 인프라를 검토하고 하이브리드 클라우드로 진화할 필요가 있는지 살펴보아야 할 수도 있습니다.
무엇을 해야 할지에 대해 직원들의 참여는 이 결정에 필수적일 것입니다.
4. 프로세스의 기존 워크플로우를 평가합니다
프로세스의 워크플로우를 평가하는 것은 프로세스를 얼마나 부드럽고 효과적으로 수행할 수 있는지 결정하는 것을 의미합니다. 이렇게 하면 워크플로우를 향상시키기 위해 개선해야 할 사항을 결정하는 데 도움이 될 것입니다.
프로세스 내의 한 작업이 매우 복잡하고 시간이 많이 소요될 수도 있습니다. 간소화하면 프로세스가 빨라지는 것뿐만 아니라 일부 직원들의 시간을 확보하여 다른 작업에 집중할 수 있게 합니다.
프로세스의 요소 중에는 불필요하고 자동화해야 할 수도 있는 것들이 있습니다. 현재 주문 관리 프로세스를 직원 팀이 처리하고 있지만 주문 관리 시스템(OMS)으로 대부분 처리할 수도 있습니다.
이 경우 OMS 소프트웨어에 투자하는 것을 고려할 수 있으며, 이를 통해 한 가지 구식인 프로세스가 제거되고 직원 생산성이 향상됩니다.
5. 워크플로우를 개선하기 위해 변경 사항을 가하십시오
프로세스의 기존 워크플로우가 얼마나 효과적인지 판단한 후 개선을 위해 변경 사항을 가해야 합니다.
식별된 모든 결함 목록을 작성하고 관리 팀을 모아 해결책에 대해 아이디어 회의를 해야 합니다.
가능한 해결책 목록을 작성한 후 다시 검토하십시오. 이번에는 각 제안이 전반적인 프로세스와 비즈니스에 어떤 영향을 미칠지 고려하십시오. 주요 결과를 바꿀 것인가요? 이를 수용하기 위해 추가적인 변경 사항을 하실 필요가 있습니까?
예를 들어, 기존 데이터를 다른 플랫폼으로 이관하면 보안이 강화되고 장기적으로 비즈니스에 더 유익할 수 있다고 판단하는 경우도 있습니다. 이를 수행하는 방법을 알게 되는 것도 중요하지만 이관에 위험 완화를 접목해야 할 수도 있습니다.
모든 측면을 고려해야 합니다. 개선 사항이 투자 가치가 없는 것으로 판명된 경우, 다시 빈 도면 위로 돌아가서 아이디어 회의를 해야 합니다.
열린 마음으로 모든 것을 기록하십시오. 모든 아이디어가 고려되어야 합니다.
6. 팀과 소통하십시오
변경 사항이 최종 확정되고 프로세스가 업데이트된 후 직원들에게 알려야 합니다.
예를 들어 새로운 워크플로우 관리 소프트웨어를 통합하기로 선택한 경우, 직원들이 새 시스템에 액세스하고 작동하는 방법을 알아야 합니다.
필요한만큼 많은 통신 채널을 사용하고 가능한 한 많은 정보를 포함해야 합니다. 혼란이나 의심이 일어나지 않도록해야 합니다.
필요한 정보가 모두 포함된 리플릿을 작성하고 모두가 동일한 페이지에 있도록 교육 세션을 진행해야 할 수도 있습니다. 원격 팀과의 의사 소통을 개선하는 방법에 대한 조사도 도움이 될 수 있습니다.
7. 새로운 과정 검토
과정을 개선하는 데 가장 중요한 단계 중 하나는 실제로 만든 변경 사항을 검토하는 것입니다. 새로운 프로세스를 밀접하게 추적하고 이러한 변경이 귀하의 비즈니스에 긍정적인 영향을 미치고 있는지 결정하십시오.
작업 위임 프로세스를 변경한 경우, 비즈니스 작업 관리를 위해 비즈니스용 모바일 앱을 도입하여 작업이 전달되고 수락되고 완료되는 속도가 어떻게 변화했는지 살펴보십시오.
더 나은 결과를 보고 있습니까? 적은 오류가 발생하고 있습니까? 귀하의 직원들이 더 생산적인가요?
이러한 질문에 답할 때 변경 사항이 프로세스를 개선했는지 여부를 결정하는 데 필요한 측정 항목을 제공합니다.
계속 전진한다는 것을 기억하세요. 비즈니스 세계는 계속 변화하고 있으므로 시간과 함께 새로운 프로세스를 다시 검토해야 합니다.
핵심 요약
모두 노력처럼 보일 수 있습니다. 비즈니스 내 모든 프로세스가 가능한 한 효율적하게 유지되도록 보장하는 것은 귀하의 산업 최고의 위치를 유지하는 데 중요합니다.
자동화된 HR 소프트웨어를 통합하기로 결정했는지 또는 크로스 팀 의사 소통을 개선할 효과적인 비즈니스 솔루션을 고민 중인지, 이러한 단계가 도움이 될 수 있습니다.
