‍회사 배경

1988년에 설립된 Symphony Workplaces는 유연한 작업 공간 시장의 초기 선구자입니다. Symphony Workplaces는 비즈니스를 위한 고급의 완비된 개인 사무실 공간을 제공하며, 책상부터 인터넷 와 커피까지 모든 것을 제공합니다. 플로리다주 팜비치와 뉴저지주 모리스타운에 위치한 Symphony는 단기 임차인에서 30년 이상 함께해온 비즈니스에 이르기까지 다양한 고객들을 서비스합니다. 80,000평방피트의 프리미엄 사무 공간에서 원활하고 통합된 사무실 경험을 제공하는 데 집중하며, 그들이 운영하는 센터에 대한 완전한 소유를 통해 직접적이고 신속한 서비스를 보장하며 모든 고객에게 일류 경험을 유지합니다.

도전 과제

Guru를 도입하기 전, Symphony Workplaces는 Dropbox 및 SharePoint와 같은 여러 시스템에 흩어져 있는 정리되지 않은 정보로 어려움을 겪었습니다. 이로 인해 비효율이 발생했으며, 사무실 장비 설정이나 고객 서비스 관리에 대한 특정 절차에 접근해야 하는 직원들에게 특히 어려움을 주었습니다. Carol Merriman가 관리하는 IT 팀은 더 접근성이 있는 문서만으로도 답할 수 있었던 반복적인 질문을 자주 받았습니다.“모든 것이 여러 곳에 흩어져 있었고 - 업데이트되지 않고 시기적절하지 않았습니다.  이 사람이 만드는데, 저 사람이 나가고, 또 다른 사람이 다시 만들어야 했습니다. 전부 흩어져 있었고 여러 형식으로 되어 있었습니다. 그래서 우리는 우리의 옷장을 정리해야 한다는 것입니다.” Carol이 설명했습니다. 이 비효율성은 운영이 지연되게 하고 직원들에게 올바른 답변이 손끝에 없게 만들었습니다.

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해결책

Carol은 Guru를 선택하기 전에 여러 옵션을 신중히 고려했으며, 설명합니다. “나는 내가 관리할 것이라서 내가 좋아하는 것이 필요하기 때문에 여러 가지 제품을 살펴보았습니다. 하지만 그만큼 중요한 것은, 후방에서의 견고한 지원이 필요했습니다.” Guru의 신속한 고객 서비스는 그녀를 사로잡았습니다: “여러분은 정말 훌륭합니다. 채팅을 통해 연락을 취하면, 간단한 질문을 하고 빠른 답변을 받을 수 있습니다.” 이 지원 수준은 Guru를 Symphony의 변화하는 필요에 대한 이상적인 선택으로 만들었습니다.

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Symphony는 모든 운영 절차를 중앙 집중화하기 위해 Guru를 도입하여 쉽게 검색할 수 있고 접근할 수 있도록 하였습니다. 여기에는 고객을 위한 전화 설치 절차, 고객 상호작용 관리 및 SharePoint, Dropbox 및 로컬에서 중요한 프로세스 문서에 접근하는 정보가 포함되었습니다.  지식을 Guru에 통합함으로써 Symphony는 중복 정보를 제거하고 최신의 가장 정확한 데이터가 항상 직원에게 제공되도록 할 수 있었습니다. “우리는 절차를 위해 Guru를 많이 사용합니다,” Carol이 공유했습니다. “우리는 여러 곳에 흩어져 있는 절차들이 있었지만 Guru 덕분에 모든 것을 통합할 수 있었습니다. 이제 정보가 필요한 모든 이의 필수 장소가 되었습니다.”  

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추가적으로, Guru는 Symphony가 외부에 저장된 대형 문서를 정리하는 데 도움을 주었습니다: “우리는 SharePoint와 Dropbox의 정보를 Guru에 가지고 있으므로 이제 직원들이 필요한 것을 쉽게 찾고 접근할 수 있게 되었습니다.”  

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접근 방식

1. 절차 통합: IT 팀은 클라이언트 전화 설정 지침 및 사무실 및 클라이언트 절차와 같은 흩어진 문서를 Guru로 마이그레이션하여 팀을 위한 중앙 집중식 지식 기반을 만들었습니다.
2. 외부 시스템 연결: SharePoint 및 Dropbox 문서는 Guru 카드에 연결되어 직원들이 클라이언트 계약서 및 자산 관리 양식과 같은 관련 정보를 쉽게 찾을 수 있습니다.
3. 직원에게 배포: 직원들은 Guru를 IT 및 운영 지식의 중앙 허브로 소개받았습니다. 그들은 Guru의 검색 기능을 사용하여 필요한 정보를 신속하게 찾아 IT 부서의 방해를 줄이도록 훈련받았습니다.
4. AI 기반 검색: Guru의 AI 기반 검색으로 직원들은 이제 최신 절차 및 외부 문서를 쉽게 조회할 수 있어 워크플로를 간소화할 수 있습니다. “흩어진 자원 대신 모든 것이 한 곳에 있어 시간 절약이 많이 되었습니다.” Carol이 말했습니다.

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결과

Guru를 채택한 이후로, Symphony Workplaces는 운영 효율성이 극적으로 향상되었습니다. 직원들은 이제 실시간으로 업데이트된 정보에 접근할 수 있어 혼란을 줄이고 IT 부서에 대한 일상적인 질문에 대한 의존성을 낮추고 있습니다. Carol Merriman은 구식 정보와 중복 콘텐츠의 현저한 감소를 주목했습니다:

“이제 더 많은 사람들이 올바르고 적시에 정보를 얻고 있습니다 - 구식 정보가 아닌요. 그게 가장 큰 문제죠,” Carol이 강조했습니다. “시간을 절약해 주기 때문에 이제 그들은 나에게 답변을 요청하기보다는 Guru를 확인할 수 있습니다.”

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Guru는 Symphony의 신뢰할 수 있는 본거지가 되어 고객에게 더 나은 서비스를 제공하고 IT 팀이 더 복잡한 작업에 집중할 수 있도록 돕고 있습니다. Carol이 농담처럼 공유했습니다: “내 남편은 나를 ‘답변 포도’라고 부릅니다. 내가 항상 질문에 답하고 있었기 때문입니다. 하지만 이제 Guru 덕분에 사람들이 스스로 답을 찾을 수 있습니다.”