Het handhaven van efficiënte processen en een sterke workflow is cruciaal voor het runnen van een succesvol bedrijf.

Of je nu een contactcenter leidt met honderden werknemers of een virtueel advocatenkantoor beheert met een klein team, bedrijfsprocessen vormen de basis van de activiteiten van jouw bedrijf. Daarom is het belangrijk om je processen te herzien en regelmatig de nodige acties te ondernemen om ze te verbeteren.

En nu de werkomgevingen weer normaal worden, is dit het perfecte moment om dit te doen.

Deze gids behandelt zeven stappen die je moet volgen om je processen en werknemersefficiëntie te verbeteren. Door deze stappen te volgen, kun je de productiviteit binnen je team verhogen en je werk op de juiste manier aanpakken.

Het hoofd bieden aan obstakels

Voordat we ingaan op onze zevenstappengids, is het belangrijk om eventuele uitdagingen te identificeren die je kunt tegenkomen op je reis naar procesverbetering.

Twee van de belangrijkste barrières die je kunt tegenkomen zijn zelfgenoegzaamheid en een gebrek aan middelen.

Zelfgenoegzaamheid

Het is normaal om in je comfortzone te willen blijven. Als het gaat om het verbeteren van processen, kan zelfgenoegzaamheid je echter tegenhouden.

Medewerkers, en mogelijk zelfs het management, kunnen proberen veranderingen te weerstaan omdat ze zich comfortabel voelen bij de huidige processen. Ze zijn misschien niet bereid de inspanning te leveren die nodig is om bestaande processen te beoordelen en te verbeteren.

Als werknemers bijvoorbeeld tevreden zijn met het huidige inchecksysteem, kunnen ze weerstand bieden tegen ideeën om een nieuwe tijdsklokcalculator te introduceren die volgens jou het inchecken efficiënter zou maken.

Dit kan je voortgang vertragen of stoppen, dus het is cruciaal dat je deze kwestie direct aanpakt. Zorg ervoor dat je team weet dat het verbeteren van processen waarschijnlijk hun werkzaamheden zal vergemakkelijken.

Met betere processen zal de workflow soepeler verlopen en kan de druk op werknemers worden verlicht.

Gebrek aan middelen

Voordat je je committeert aan veranderingen in bestaande processen, is het belangrijk om te controleren of je over de benodigde middelen beschikt.

Verbeteringen doorvoeren kan veel tijd, geld en mankracht kosten, dus het is de moeite waard om te beoordelen of je realistisch gezien in staat bent om de taak op je te nemen. Als je bijvoorbeeld denkt dat je een CRM-platform geschikt voor kleine bedrijven moet implementeren, moet je de financiering controleren en beslissen of je een extra werknemer moet aannemen om het systeem te beheren.

Deze gedachte kan sommige bedrijven overweldigen en hen ertoe brengen hun verbeteringsinitiatieven onbepaald uit te stellen.

Het moet echter worden opgemerkt dat, voor eenmalige veranderingen, het verbeteren van processen een groot rendement op investeringen (ROI) kan opleveren. Het lijkt misschien een ontmoedigende taak nu, maar je zult jezelf later dankbaar zijn.

Hoe de procesefficiëntie te verhogen: 7 stappen

Nu u alle problemen hebt geëvalueerd en opgelost waarmee u te maken hebt, is het tijd om aan het werk te gaan.

Door deze zeven stappen te volgen, kunt u processen efficiënter maken, waardoor de productiviteit wordt verhoogd en de workflow wordt verbeterd.

1. Evalueer huidige processen

Om te bepalen welk proces moet worden verbeterd en welke veranderingen nodig zijn om het te verbeteren, moet u alle bestaande processen evalueren.

Bij het bekijken van huidige processen, richt u op hun effectiviteit. Bijvoorbeeld, verkoopcijfers, retentiepercentages en website KPI's kunnen allemaal worden onderzocht. Als het lijkt alsof u niet veel rendement krijgt voor een proces, kan het zijn dat het verouderd is. Kijk ook naar specifieke elementen van het proces om eventuele overbodige elementen te identificeren.

Ontdekken welke processen goed werken en welke ondermaats presteren kan u helpen de lijst te verkleinen.

2. Maak een kaart van het gekozen proces

Het visualiseren van het betreffende proces kan u helpen het volledig te begrijpen en te interpreteren. Van daaruit kunt u geïnformeerde beslissingen nemen over hoe u het kunt verbeteren.

Een proceskaart is een visuele weergave van een proces. Hiermee krijgt u een beter idee van de taken die ermee gepaard gaan, de systemen die worden gebruikt en de werknemers die verantwoordelijk zijn voor dat specifieke proces. Dit is een geweldige manier om het procesworkflow te bekijken en te ontleden, en geeft u een startpunt om na te denken over manieren om het te verbeteren.

Er zijn tools die u kunt investeren om de proces-mapping procedure sneller en gemakkelijker te maken. U kunt zelfs investeren in mobiele app-ontwikkeling en een app maken waarin u taken kunt bijhouden, toewijzen en opvolgen wanneer dat nodig is. Als u echter niet de middelen hebt om te investeren in een mappingtool, of de tijd om uw eigen app te maken, geen zorgen—een eenvoudige pen en papier combinatie werkt prima.

3. Stel de juiste vragen

Als eigenaar of manager van een bedrijf weet u waarschijnlijk veel over elk proces en de toepassingen ervan. Maar het is de waarheid dat uw werknemers er elke dag direct mee werken en daarom mogelijk meer weten.

Stel uw werknemers gedetailleerde vragen over het proces. Laat ze de informatie op uw proceskaart bevestigen om ervoor te zorgen dat u niets over het hoofd heeft gezien. Natuurlijk weet u welke stappen zijn opgenomen in een proces, maar u bent mogelijk niet op de hoogte van eventuele lacunes die moeten worden opgevuld.

Stel dat u een middelgrote online winkel heeft en u wilt evalueren hoe effectief uw bedrijfsprocessen verkoopgegevens verwerken. U kent mogelijk alle stappen die zijn betrokken bij het verwerken van verkoopgegevens, maar u bent mogelijk niet op de hoogte dat tijdens drukke vakantieperiodes winkelen uw huidige systeem moeite heeft om bij te blijven met de enorme toename in bestellingen.

Met uw werknemers praten zal u helpen meer te weten te komen over dit probleem en u in staat stellen een passende oplossing te implementeren. Misschien moet u uw cloud-infrastructuur bekijken en overwegen over te stappen op de hybride cloud.

Wat u ook moet doen, de input van uw werknemers zal fundamenteel zijn om tot die oplossing te komen.

4. Het evalueren van de bestaande workflow van het proces

Het evalueren van de workflow van een proces betekent bepalen hoe soepel en effectief het proces kan worden uitgevoerd. Dit zal u helpen beslissen wat verbeterd moet worden om de workflow te verbeteren.

Misschien is één taak binnen het proces erg complex en tijdrovend. Het vereenvoudigen ervan zal niet alleen het proces versnellen, maar ook wat van de tijd van uw werknemers vrijmaken om zich te kunnen concentreren op andere taken.

U kunt ook kijken naar elementen van een proces die overbodig kunnen zijn en automatisering vereisen. Misschien wordt uw orderbeheerproces momenteel behandeld door een team van werknemers maar zou voornamelijk behandeld kunnen worden door een orderbeheersysteem (OMS).

In dat geval zou u kunnen overwegen te investeren in OMS-software, wat één verouderd proces zou elimineren en zou helpen de productiviteit van werknemers te verhogen.

5. Maak wijzigingen om de workflow te verbeteren

Nu u heeft bepaald hoe effectief de bestaande workflow van een proces is, is het tijd om wijzigingen aan te brengen om deze te verbeteren.

Begin met het maken van een lijst van alle gebreken die u heeft geïdentificeerd en verzamel uw managementteams om oplossingen te brainstormen.

Als u een lijst heeft gemaakt van mogelijke oplossingen, loop ze dan nog eens door - deze keer, denk na over hoe elk voorstel de algehele workflow en het bedrijf zal beïnvloeden. Zal het aanpassingen aan de uiteindelijke uitkomst doen? Zult u verdere aanpassingen moeten maken om het te accommoderen?

Stel dat u besluit dat het migreren van uw bestaande gegevens naar een ander platform het veiliger zou maken en beter zou zijn voor uw bedrijf op de lange termijn. Het is geweldig om te weten hoe dit te doen, maar u moet ook risicobeperking integreren in uw migratie.

Zorg ervoor dat u alle bases afdekt. Als blijkt dat de verbeteringen de investering niet waard zijn, ga dan terug naar de tekentafel en brainstorm opnieuw.

Wees ruimdenkend en schrijf alles op. Elk idee moet worden overwogen.

6. Communiceer met uw team

Zodra de wijzigingen zijn afgerond en het proces is bijgewerkt, moet u uw werknemers informeren.

Als u ervoor heeft gekozen om nieuwe workflowbeheersoftware te integreren, bijvoorbeeld, moeten werknemers op de hoogte zijn van hoe ze toegang kunnen krijgen tot en kunnen werken met het nieuwe systeem.

Gebruik zoveel communicatiekanalen als nodig is en neem zoveel mogelijk informatie op. U wilt geen enkele verwarring of twijfel hebben.

Maak een folder met alle benodigde informatie en organiseer trainingssessies om ervoor te zorgen dat iedereen op dezelfde lijn staat. Het kan ook de moeite waard zijn om te kijken hoe de communicatie met externe teams kan worden verbeterd door naar verbetering van communicatie met externe teams te zoeken.

7. Beoordeel het nieuwe proces

Een van de belangrijkste stappen om een proces te verbeteren is het evalueren van de veranderingen die je hebt aangebracht. Houd het nieuwe proces nauwlettend in de gaten en bepaal of die veranderingen een positieve invloed hebben op je bedrijf of niet.

Als je je functie-toewijzingsproces hebt gewijzigd door het implementeren van mobiele apps voor zakelijk taakbeheer, kijk dan hoe deze verandering van invloed is geweest op de snelheid waarmee taken worden uitgedeeld, geaccepteerd en voltooid.

Zie je betere resultaten? Worden er minder fouten gemaakt? Zijn je werknemers productiever geworden?

Het beantwoorden van deze vragen zal je voorzien van de benodigde meetgegevens om te bepalen of de veranderingen je proces hebben verbeterd.

Onthoud, vooruitgang is continu. De zakenwereld verandert voortdurend, dus je nieuwe processen moeten in de toekomst opnieuw worden bekeken om bij de tijd te blijven.

De onderste regel

Het kan allemaal veel moeite lijken. Maar ervoor zorgen dat alle processen binnen je bedrijf zo efficiënt mogelijk zijn, is cruciaal om bovenaan je branche te blijven.

Of je nu hebt besloten om geautomatiseerde HR software op te nemen, of nog steeds probeert een bedrijfseffectieve oplossing te bedenken om je interteam-communicatie te verbeteren, deze stappen kunnen helpen.

Gebruik deze gids telkens wanneer je het nodig hebt. Het zal niet alleen voordelen opleveren voor je teams, maar ook je klanten gelukkig maken.