Kiezen van salarissoftware die daadwerkelijk zijn werk doet, is eenvoudig wanneer u deze gids bij de hand heeft.
Haat je het niet als je vergeet om je werknemers op tijd te betalen? OPNIEUW? Het is echter niet jouw schuld. Je hebt zoveel op je bord, het is onmogelijk om te onthouden. Bovendien kost het uren om hun salaris te berekenen.
Je staat hier echter niet alleen in. Volgens UKG heeft 54% van de Amerikanen een loonstrook-probleem gehad. Salaris-, uur- en gig-werknemers hebben hun eigen betalingsproblemen gehad.
De oplossing? Salarissoftware, die automatisch verschillende salarisprocessen afhandelt zoals betalingsopties of belastingen. Met deze automatiseringsfuncties bespaart u tijd en voorkomt u kostbare fouten.
Maar voordat u de sprong waagt, moet u de nodige stappen volgen om de juiste salarissoftware voor uw zakelijke behoeften te kiezen. En daar komt deze gids van pas.
Wat is Salarissoftware?
Salarissoftware is een toepassing die het betalingsproces automatiseert voor uw fulltime- of uurloonmedewerkers. Het helpt u bonussen, salarissen en lonen te beheren, maar houdt ook verlof en werknemersvoordelen bij.
Kortom, salarisservices volgen alle betalingen, handhaven de naleving van belastingwetten en -voorschriften en controleren tijd en aanwezigheid. Hierdoor krijgt u inzicht in alle salarisrapporten, zoals loonstroken, en vermindert u het risico op fouten en onnaleving.
Iedereen kan deze software gebruiken, van kleine bedrijven tot grote ondernemingen. Maar hoe werkt het? Laten we het ontdekken.
Hoe Werkt Salarissoftware?
Denk aan een salarissysteem als een self-service portaal. Werknemers kunnen er altijd bij om hun persoonlijke informatie te bekijken of bewerken en hun betalingsvoorkeuren in te stellen (directe storting, betalingskaart of papieren cheque).
Dit helpt werkgevers om betalingen gemakkelijker uit te rollen. Met alle informatie die ze nodig hebben in één tool, kunnen bedrijven betalingen automatiseren voor elke medewerker, ongeacht hun locatie of type contract.
Organisaties gebruiken salarissoftware en -services omdat het:
Vereenvoudigt tijdrovende taken en kan eenvoudig worden aangepast aan elke verandering.
Biedt meer transparantie in hun financiën, zodat ze binnen het budget kunnen blijven.
Bespaart veel tijd, waardoor organisaties zich kunnen richten op meer hoogwaardige taken.
Zorgt ervoor dat ze hun werknemers op tijd betalen, telkens weer.
Bovendien integreert salarissoftware met de bedrijfssystemen die je al gebruikt, zoals boekhouding en financiën. Dit stelt je in staat om de loonadministratie nauwkeurig en op tijd uit te voeren, wat het vertrouwen van werknemers opbouwt. Sprekend over vertrouwen, laten we het hebben over de voordelen van dit soort software.
Wat zijn de voordelen van het gebruik van salarissoftware?
Het belangrijkste voordeel van een salaristool is dat het de tijd van je afdeling personeelszaken vrijmaakt. In plaats van dezelfde saaie routinetaken te doen, kunnen ze zich richten op belangrijkere initiatieven.
Maar afgezien van het stroomlijnen van de loonadministratie, wat doet het nog meer? Nou, het ...
Zorgt voor belastingconformiteit: Wist je dat tot 30% van de bedrijven werknemers verkeerd classificeert? Dit eist een zware tol van de economie en leidt tot hoge kosten. Salarissoftware kan dat voorkomen en helpen om te voldoen aan staats- en federale wetten. Sommige tools genereren zelfs samenvattingen en rapporten voor fiscale doeleinden.
Bespaart tijd en verlaagt kosten: Door automatisering kunnen HR-teams kostbare menselijke fouten verminderen, zoals onnauwkeurige gegevensinvoer voor salarisverwerking. Als gevolg hiervan bespaar je tijd en geld, waardoor je je kunt richten op het behalen van je organisatiedoelen.
Verhoogt nauwkeurigheid en transparantie: Geen gegoochel meer en verspilde tijd. Een salarisoplossing zorgt ervoor dat je accurate werknemerssalarissen rechtstreeks op hun bankrekeningen levert, en op tijd, niet minder. Dit leidt tot meer vertrouwen en zelfvertrouwen - en gelukkigere werknemers!
Biedt flexibiliteit en aanpassingsvermogen: Nieuwe werk trends komen elke dag naar voren. Een huidige is het streven naar niet-traditionele sollicitanten, met 56% van de kandidaten die solliciteren voor banen buiten hun huidige expertisegebied. Dit betekent dat je constant moet aanpassen en je loonadministratiesoftware zou je voor moeten gaan. Je gekozen oplossing moet een reeks aanpasbare functies bieden die te allen tijde aan je specifieke vereisten voldoen. Daarnaast zou het verschillende betaalfrequenties en belastingaftrek moeten ondersteunen, zodat je er altijd op kunt rekenen wanneer je het het meest nodig hebt.
Dus, hebben deze voordelen je overtuigd om loonadministratiesoftware te gaan gebruiken? 😊 Hopelijk wel, anders wordt het ongemakkelijk. Onze volgende sectie verkent de stappen die je moet nemen om het juiste loonplatform te kiezen.
Hoe kies je de juiste loonadministratiesoftware
Om de voordelen van een loonsysteem te benutten, heb je een looninstrument nodig. En hoewel het gemakkelijk is om 'beste loonsystemen' te googelen en de eerste te kiezen die er best leuk uitziet, zul je dan teleurgesteld worden. Het is misschien niet wat je nodig hebt.
Dus, het selecteren van je loonoplossing vereist een zorgvuldige planning, net als bij het kiezen van andere HR-software. Het begint met een proces van acht stappen.
Stap #1: Beoordeel je zakelijke behoeften
Rome is ook niet in één dag gebouwd. Het kiezen van de juiste loonadministratiesoftware is het resultaat van voortdurende inspanningen en planning.
En dit begint allemaal met het beoordelen van je loonbehoeften. Aangezien elk bedrijf uniek is, zou je de volgende vragen moeten beantwoorden:
Hoeveel werknemers heb je? Loonadministratiesystemen hebben verschillende capaciteiten. Let op dat je niet betaalt voor meer functies dan je nodig hebt.
Hoe vaak betaal je je personeel? Varieert het per functie? Je loonadministratiesoftware zou meerdere betaalfrequenties moeten kunnen verwerken met behoud van nauwkeurigheid.
Heb je internationale werknemers in dienst? Als dat zo is, moet je loonadministratiesystemen internationale betalingen kunnen verwerken. En verrassingsloonbelastingen voorkomen.
Heb je verschillende soorten werknemers? Misschien heeft jouw team uurlijkse, salaris- en contractmedewerkers. De app moet de complexiteit van je workflows stroomlijnen.
Door je belangrijkste doelen vast te stellen, ben je een stap dichter bij het kiezen van de juiste loonadministratiesoftware.
Stap #2: Maak een lijst van je gewenste functies
Dus, je hebt je behoeften geïdentificeerd en kent ze uit je hoofd. Nu is het tijd om een checklist te maken van je 'must-have' functies. Heb je naadloze voordelenadministratie nodig? Of tijdregistratiefuncties? Heeft de tool software-integraties met de tools die je dagelijks gebruikt?
Bijvoorbeeld, misschien doe je alle teamcommunicatie in Slack. Als je loonsysteem niet integreert met deze tool, wordt je leven moeilijker en frustrerender.
Dus, denk goed na over de topfuncties die het loonsysteem moet hebben om te voldoen aan de bovenstaande zakelijke behoeften. Probeer functionaliteiten zoals betalingsfrequentie of automatisering te prioriteren die het zware werk voor je zullen doen.
Stap #3: Evalueer je budget
Je wilt niet al je geld uitgeven aan loonadministratiesoftware die veel functies heeft als je er maar de helft van gebruikt. Stel dus een budget in dat je in staat stelt de functies te krijgen die je wilt.
Later kun je overwegen aanvullende functies indien nodig. Let wel op, aangezien de prijs van elke tool varieert van leverancier tot leverancier. Daarnaast hanteren ze verschillende prijsmodellen. Bijvoorbeeld, velen bieden een maandelijks abonnement met een vast tarief, maar een extra vergoeding per werknemer.
Houd hier rekening mee bij het evalueren van loonadministratiesoftware.
Stap #4: Maak een lijst van mogelijke aanbieders
Nu begint het leuke gedeelte. Neem je lijst van functies, budget en doelen, en begin met het onderzoeken van de beste loonadministratiesoftware-aanbieders voor jouw specifieke behoeften. Het kan moeilijk zijn om in het begin te beginnen, vooral omdat deze markt naar verwachting zal blijven groeien –– van $7,3 miljard in 2022 tot naar een geschatte $15,43 miljard in 2030. Maar hier zijn enkele vragen die je zoektocht aanzienlijk zullen bevorderen:
Wat is de belangrijkste functie van de tool?
Voldoet de software aan je eisen?
Is het geschikt voor kleine of grote organisaties?
Heeft het een gratis proefversie of demo?
Wat zeggen mensen erover?
Wat is het maximale aantal werknemers dat het kan verwerken?
Heeft het integraties met je favoriete tools?
Valt de prijs van de tool binnen je budget?
Heeft het meerdere betalingsfrequenties?
Houd deze vragen in gedachten bij het maken van je lijst — het zal zeker helpen dit proces gemakkelijker te maken.
Stap #5: Overweeg beveiligingsmogelijkheden
Eén functie waarop je nooit moet bezuinigen bij het selecteren van loonadministratiesoftware zijn gegevensbeveiligingsfunctionaliteiten.
Dit gereedschap speelt met gevoelige financiële en persoonlijke werknemersgegevens; je kunt je voorstellen hoe een ongewenste cyberveiligheidsinbreuk rampzalig kan zijn voor de reputatie van je bedrijf.
Kies daarom een oplossing die sterke beveiligingsmaatregelen heeft, zoals gegevensversleuteling of tweefactorauthenticatie. Ter geruststelling kun je contact opnemen met de klantenondersteuning van de leverancier en vragen hoe ze je informatie zullen beschermen in geval van een inbreuk.
Beveiliging wordt meestal gecombineerd met belasting- en arbeidswetgeving. Zo niet, zorg er dan voor dat de gekozen loonbeheertool ook regelmatig de software bijwerkt om nieuwe inkomstenbelastingwetten te weerspiegelen.
Stap #6: Overweeg add-ons en integraties
Als je genoeg hebt van losgekoppelde systemen en heen en weer schakelen tussen tabbladen, dan moet je op zoek naar loonplatforms die integreren met je bestaande tools.
Veel loonadministratiesoftware biedt integraties met derden met je boekhoudsoftware of andere kern-HR-processen die je workflows stroomlijnen en het leven van je HR-team gemakkelijker maken.
Bijvoorbeeld, Guru - onze enterprise AI-zoekmachine, intranet hub en wiki tool - integreert met meer dan 40 HR-tools, inclusief loonadministratiesoftware. Waarom is dit extra behulpzaam?
Omdat je een enkele krachtige bron van waarheid kunt creëren die je kennis en werknemersgegevens consistent houdt over alle borden. En het verbindt dit met gedocumenteerde informatie.
Stap #7: Maak een selectie
Je hebt waarschijnlijk al een paar oplossingen ontdekt die goed passen bij je workflows. Maar deze pareltjes kunnen verloren gaan tussen de talloze andere tools die momenteel op je lijst staan.
Het is tijd om te snoeien.
Vergelijk je lijst met leveranciers met je lijst van onmisbare functies en beperk ze tot drie of vijf goede opties. Het geheim om dit te doen is:
Lees recensies op betrouwbare sites zoals TrustRadius of G2 om te zien wat gebruikers te zeggen hebben over de tool.
Vraag om aanbevelingen van collega's, omdat de kans groot is dat ze al gebruikmaken van een goede loonadministratietool.
Bekijk case studies waarin wordt getoond hoe een bepaalde leverancier de problemen van mensen heeft opgelost.
Tegen het einde van deze stap moet je een lijst hebben van de tools die je het liefst wilt testen. Wat ons brengt naar onze laatste fase...
Stap #8: Vraag demo's aan en start gratis proefperiodes
Met je selectie in de hand, moet je nu naar de site van elke leverancier gaan. En kijken of ze gratis proefperiodes of demo's hebben die je kunt uitproberen.
De kans is groot dat de meeste softwareleveranciers wel 14- of 30-daagse proefperiodes hebben waar je gebruik van kunt maken om het platform te testen. Door de loonadministratiesoftware in actie te zien, kun je de gebruiksvriendelijkheid, prestaties en diensten evalueren.
Dit is een zeer kritieke stap vóór de aankoop. Een tool kan er op het eerste gezicht goed uitzien, maar misschien is het moeilijk te begrijpen en haten je medewerkers het.
Dat is waarom je ook aan andere mensen van verschillende afdelingen moet vragen om de tool uit te proberen. Zij kunnen je vertellen welke oplossing het beste past bij jouw organisatie en over het algemeen een meer objectieve kijk bieden.
Nu je weet hoe je de juiste HR-software kiest, wat is er nog meer te doen?
Bekijk de meest gewenste functies van het salarissysteem!
Welke functies te zoeken in salarissoftware
Niet alle salarisoplossingen zijn gelijk gemaakt. Elke tool heeft unieke functies die het goed maken; je hoeft alleen te weten waar je op moet letten. Dus, laten we enkele van de meest voorkomende functies van een full-service salarisoplossing verkennen:
Tijdregistratie-integraties: Een tijdregistratiemogelijkheid is zeer nuttig als je uurloonmedewerkers hebt, omdat het je in staat stelt om de gegevens automatisch in te voeren en de nauwkeurigheid ervan tijdens een betaalperiode te garanderen.
Directe stortingsmogelijkheden: Je medewerkers, nieuwe medewerkers en zelfs potentiële kandidaten verwachten dat je ze directe toegang geeft tot hun loonstrookjes. Het helpt hen niet alleen om hun betalingen op tijd te ontvangen, maar elimineert ook de noodzaak om papieren salarischecks te distribueren.
Beloningsbeheer: Je vermogen om de compensatie van werknemers te beheren zal een aanzienlijk verschil maken in dit meedogenloze werkveld. Het stelt je in staat om top talent aan te trekken en te behouden door hen op basis van verdienste te belonen zonder al te veel gedoe.
Integraties: Je bent waarschijnlijk moe van het horen van zoveel over integraties, maar ze zijn absoluut een levensredder. Je gekozen salaristool moet gemakkelijk aansluiten op je ecosysteem, een beetje zoals Guru. Guru verbindt alle apps in je tech stack—inclusief je salarissoftware—en maakt alle onsamenhangende informatie van je tools direct toegankelijk vanuit één plek: waar je op dat moment werkt.
Werknemers-selfservice: Dit kenmerk stelt werknemers in staat om vitale informatie te raadplegen, zoals PTO, W-2 formulieren of loonstrookjes wanneer ze maar willen. Dit vermindert aanzienlijk de werklast van het HR-team en geeft werknemers meer verantwoordelijkheid.
Er zijn tal van functies die je in overweging moet nemen bij het evalueren van salaristools, zoals belastingcalculator, stortingen, enz. Als je de bovenstaande stappen hebt gevolgd, weet je dat het afhangt van je behoeften.
Maar wat zijn de beste salarissoftwaretools? We hebben het web voor je doorzocht en een lijst gemaakt.
10 Salarissoftware Services om te Overwegen
Als je je onderzoek hebt gedaan, weet je hoeveel salarissoftwaretools er zijn. Er is OnPay, Deel, BambooHR, QuickBooks, Dayforce—de lijst kan doorgaan en doorgaan.
Maar zijn ze goed?
Dat hangt af van wat je wilt en wat je nodig hebt. Daarom hebben we zorgvuldig verschillende tools geselecteerd voor unieke behoeften, zodat je een volledig beeld krijgt van de salarissoftwaremarkt.
1. Gusto
Gusto is een online salarissoftwareprogramma dat HR-teams helpt bij het invullen van hun belastingformulieren, het verwerken van salarissen en het garanderen van naleving van de sectorwetten.
Maar Gusto gaat niet alleen over loonadministratie. “De uitgebreide rapportagetools zijn gebruiksvriendelijk en bieden een verscheidenheid aan opties om de exacte informatie die we nodig hebben te verkrijgen,” zegt een beoordelaar. Bovendien heeft Gusto een eenvoudig onboardingsproces waarmee je het gereedschap binnen enkele minuten kunt gebruiken, niet in weken.
2. Rippling
Rippling, een moderne tool voor personeelsbeheer, stelt teams in staat om verschillende aspecten van hun HR-afdeling te beheren, zoals loonadministratie, voordelen, uitgaven en meer.
Rippling berekent en dient automatisch uw loonbelastingen in, zelfs als u internationale werknemers heeft. Bovendien heeft het een mobiele app waar werknemers hun loonstroken kunnen bekijken of verlof kunnen aanvragen.
Verrassing, verrassing! Rippling integreert met Guru.
3. Square
Square is een zakelijke technologieoplossing die HR-afdelingen in staat stelt om eenvoudig salarissen uit te betalen terwijl ze voldoen aan de regelgeving.
Gebruikt door kleine ondernemers elke dag, biedt deze tool betrouwbare betalingen en integreert met uw POS-systeem. Dit betekent dat u werknemers rechtstreeks vanaf uw dashboard kunt betalen en betalingen sneller kunt verwerken.
Bovendien, als u worstelt met belastingaangiften, helpt Square u up-to-date te blijven met naleving via deskundig advies.
“Alle werkzaamheden met betrekking tot het uitvoeren van de loonadministratie en het rapporteren aan de staat worden voor een redelijke prijs gedaan, betrouwbaar, en zonder veel verwarring en extra formulieren.”
Aangezien het alle tijdrovende taken automatiseert en uw maandelijkse boekhouding vermindert, stelt OnPay u in staat om u meer te richten op wat belangrijk is. Bovendien integreert het met populaire boekhoudkundige, tijdregistratie- en andere zakelijke tools, inclusief Guru.
5. ADP Payroll
ADP Payroll is een HR- en belastingdienst die ervoor zorgt dat uw salarisadministratie soepel verloopt, zonder al te veel gedoe.
ADP heeft ook een platform voor werknemers en managers met selfservice, dat u zowel online als via een mobiele app kunt gebruiken. Als u hulp nodig heeft bij iets, heeft ADP ervaren salarisprofessionals beschikbaar 24/7.
Wat integraties betreft, werkt ADP Loonadministratie goed samen met Guru.
6. Paychex
Paychex biedt geautomatiseerde loonverwerkingstools in een eenvoudige, alles-in-één HR-oplossing.
Met deze oplossing is het gemakkelijk om uw werknemers op tijd te betalen met slechts een paar klikken. Dit gebeurt door flexibele verwerking, een selfserviceportal voor werknemers en geautomatiseerd belastingbeheer.
“[...] De live boekhoudfunctie is eenvoudig te gebruiken, vooral voor beginners in boekhouding. Wat het een perfecte optie maakt voor degenen die niet bekend zijn met dergelijke tools.
Intuit QuickBooks helpt u bij het bijhouden van uitgaven, het genereren van inzichtelijke rapporten en facturen aanpassen vanaf een enkel platform. Bovendien houdt het bij waar uw geld heen gaat door uw transacties automatisch op het platform op te slaan.
U kunt ook uw favoriete apps verbinden met QuickBooks; zelfs Guru!
8. Sage Intacct
Sage Intacct is een online boekhoudplatform voor freelancers of middelgrote bedrijven.
Met kernfuncties zoals crediteurenadministratie, kasbeheer en facturering kan Sage One aan al uw behoeften voldoen. Het is eenvoudig in te stellen en u kunt er 24/7 bij, zolang u een internetverbinding heeft.
Deel is een salarisoplossing die zich richt op wereldwijde teams, in staat om aangiften, belastingaftrekkingen en naleving te verwerken, waar uw werknemers zich ook bevinden.
Deel is geweldig omdat het een compleet overzicht van uw personeelsbestand biedt zonder te hoeven schakelen tussen apps. Bovendien kunnen managers, leiders en zelfs werknemers de selfserviceportal van Deel gebruiken om opnamegegevens bij te werken, totale salarisuitgaven te controleren en tal van andere taken uit te voeren.
"Het systeem handelt naadloos het overdrachtsproces af van mijn werkgever naar mijn lokale bankrekening, waardoor ik tijd en moeite bespaar. Het feit dat ik de transacties niet handmatig hoef te starten of bij te houden is een groot pluspunt."
Klaar om een beslissing te nemen? Neem Guru mee: ze werken samen!
10. BrightPay
BrightPay, gevestigd in het Verenigd Koninkrijk, is een cloudgebaseerd salarissysteem dat realtime samenwerking bevordert en vertragingen in de salarisverwerking vermindert.
"[...] De UI is eenvoudig te gebruiken, en het invoeren van salarisgegevens is een fluitje van een cent. Het programma automatiseert reguliere salarissen door maand na maand cijfers over te nemen en variatie-indicaties te genereren."
Bovendien heeft het een selfserviceportal waar werknemers toegang hebben tot de informatie die ze zoeken, zoals loonstroken, inhoudingen, jaarlijks verlof, enz.
BrightPay integreert met tal van andere tools, zoals BrightBooks, Sage, Xero, en — je hebt het geraden — Guru!
Aan jou de keuze
Zie? Met deze koopgids is het niet zo moeilijk om te leren hoe je salarisadministratiesoftware kiest die zijn werk doet. Wij durven te zeggen dat het je meer vertrouwen geeft dat je eindelijk de juiste oplossing zult kiezen — eindelijk!
Voordat je vertrekt nog één ding. Laten we het over Guru hebben, een enterprise AI-zoek- en kennisplatform dat al uw bedrijfsinformatie binnen handbereik houdt.
Guru integreert met uw bestaande tools, zodat u al uw apps, chats en documenten direct kunt doorzoeken, zonder van tabbladen of taken te wisselen.
Leer meer over Guru door u vandaag nog aan te melden.
Veelgestelde vragen
Hoeveel kost salarisadministratiesoftware?
De prijs is afhankelijk van verschillende factoren, zoals de grootte van de organisatie, het prijsmodel en het aantal werknemers.
Meestal hebben de meeste dienstverleners een maandelijks abonnement variërend van $8/maand tot $49/maand. Als je nieuwe gebruikers wilt toevoegen, moet je een extra vergoeding betalen.
Anderen kunnen aangepaste prijzen hebben waarbij je een offerte moet aanvragen en overleggen met de leverancier.
Is er gratis loonadministratiesoftware?
Ja, sommige loonadministratiesoftwareoplossingen bieden een gratis plan aan, zoals Square en Deel, maar de meeste hebben betaalde abonnementen.
Als je kiest voor gratis plannen, krijg je mogelijk beperkte toegang tot functionaliteiten, die je waarschijnlijk op de lange termijn niet zullen helpen.
Hoe kies ik een loonadministratieprovider voor een klein bedrijf?
Hier zijn enkele handige tips voor kleine bedrijven:
Beoordeel je behoeften: Wat probeer je op te lossen? Heb je alleen loonadministratietools nodig voor tijdregistratie? Of meer dan dat?
Overweeg je budget: Hoeveel ben je bereid uit te geven aan de loonadministratietool?
Zorg ervoor dat het schaalbaar is: Kies een loonoptie die meegroeit met je bedrijf.
Controleer beoordelingen: Bekijk wat andere kleine teams te zeggen hebben over een bepaald gereedschap.
Kiezen van salarissoftware die daadwerkelijk zijn werk doet, is eenvoudig wanneer u deze gids bij de hand heeft.
Haat je het niet als je vergeet om je werknemers op tijd te betalen? OPNIEUW? Het is echter niet jouw schuld. Je hebt zoveel op je bord, het is onmogelijk om te onthouden. Bovendien kost het uren om hun salaris te berekenen.
Je staat hier echter niet alleen in. Volgens UKG heeft 54% van de Amerikanen een loonstrook-probleem gehad. Salaris-, uur- en gig-werknemers hebben hun eigen betalingsproblemen gehad.
De oplossing? Salarissoftware, die automatisch verschillende salarisprocessen afhandelt zoals betalingsopties of belastingen. Met deze automatiseringsfuncties bespaart u tijd en voorkomt u kostbare fouten.
Maar voordat u de sprong waagt, moet u de nodige stappen volgen om de juiste salarissoftware voor uw zakelijke behoeften te kiezen. En daar komt deze gids van pas.
Wat is Salarissoftware?
Salarissoftware is een toepassing die het betalingsproces automatiseert voor uw fulltime- of uurloonmedewerkers. Het helpt u bonussen, salarissen en lonen te beheren, maar houdt ook verlof en werknemersvoordelen bij.
Kortom, salarisservices volgen alle betalingen, handhaven de naleving van belastingwetten en -voorschriften en controleren tijd en aanwezigheid. Hierdoor krijgt u inzicht in alle salarisrapporten, zoals loonstroken, en vermindert u het risico op fouten en onnaleving.
Iedereen kan deze software gebruiken, van kleine bedrijven tot grote ondernemingen. Maar hoe werkt het? Laten we het ontdekken.
Hoe Werkt Salarissoftware?
Denk aan een salarissysteem als een self-service portaal. Werknemers kunnen er altijd bij om hun persoonlijke informatie te bekijken of bewerken en hun betalingsvoorkeuren in te stellen (directe storting, betalingskaart of papieren cheque).
Dit helpt werkgevers om betalingen gemakkelijker uit te rollen. Met alle informatie die ze nodig hebben in één tool, kunnen bedrijven betalingen automatiseren voor elke medewerker, ongeacht hun locatie of type contract.
Organisaties gebruiken salarissoftware en -services omdat het:
Vereenvoudigt tijdrovende taken en kan eenvoudig worden aangepast aan elke verandering.
Biedt meer transparantie in hun financiën, zodat ze binnen het budget kunnen blijven.
Bespaart veel tijd, waardoor organisaties zich kunnen richten op meer hoogwaardige taken.
Zorgt ervoor dat ze hun werknemers op tijd betalen, telkens weer.
Bovendien integreert salarissoftware met de bedrijfssystemen die je al gebruikt, zoals boekhouding en financiën. Dit stelt je in staat om de loonadministratie nauwkeurig en op tijd uit te voeren, wat het vertrouwen van werknemers opbouwt. Sprekend over vertrouwen, laten we het hebben over de voordelen van dit soort software.
Wat zijn de voordelen van het gebruik van salarissoftware?
Het belangrijkste voordeel van een salaristool is dat het de tijd van je afdeling personeelszaken vrijmaakt. In plaats van dezelfde saaie routinetaken te doen, kunnen ze zich richten op belangrijkere initiatieven.
Maar afgezien van het stroomlijnen van de loonadministratie, wat doet het nog meer? Nou, het ...
Zorgt voor belastingconformiteit: Wist je dat tot 30% van de bedrijven werknemers verkeerd classificeert? Dit eist een zware tol van de economie en leidt tot hoge kosten. Salarissoftware kan dat voorkomen en helpen om te voldoen aan staats- en federale wetten. Sommige tools genereren zelfs samenvattingen en rapporten voor fiscale doeleinden.
Bespaart tijd en verlaagt kosten: Door automatisering kunnen HR-teams kostbare menselijke fouten verminderen, zoals onnauwkeurige gegevensinvoer voor salarisverwerking. Als gevolg hiervan bespaar je tijd en geld, waardoor je je kunt richten op het behalen van je organisatiedoelen.
Verhoogt nauwkeurigheid en transparantie: Geen gegoochel meer en verspilde tijd. Een salarisoplossing zorgt ervoor dat je accurate werknemerssalarissen rechtstreeks op hun bankrekeningen levert, en op tijd, niet minder. Dit leidt tot meer vertrouwen en zelfvertrouwen - en gelukkigere werknemers!
Biedt flexibiliteit en aanpassingsvermogen: Nieuwe werk trends komen elke dag naar voren. Een huidige is het streven naar niet-traditionele sollicitanten, met 56% van de kandidaten die solliciteren voor banen buiten hun huidige expertisegebied. Dit betekent dat je constant moet aanpassen en je loonadministratiesoftware zou je voor moeten gaan. Je gekozen oplossing moet een reeks aanpasbare functies bieden die te allen tijde aan je specifieke vereisten voldoen. Daarnaast zou het verschillende betaalfrequenties en belastingaftrek moeten ondersteunen, zodat je er altijd op kunt rekenen wanneer je het het meest nodig hebt.
Dus, hebben deze voordelen je overtuigd om loonadministratiesoftware te gaan gebruiken? 😊 Hopelijk wel, anders wordt het ongemakkelijk. Onze volgende sectie verkent de stappen die je moet nemen om het juiste loonplatform te kiezen.
Hoe kies je de juiste loonadministratiesoftware
Om de voordelen van een loonsysteem te benutten, heb je een looninstrument nodig. En hoewel het gemakkelijk is om 'beste loonsystemen' te googelen en de eerste te kiezen die er best leuk uitziet, zul je dan teleurgesteld worden. Het is misschien niet wat je nodig hebt.
Dus, het selecteren van je loonoplossing vereist een zorgvuldige planning, net als bij het kiezen van andere HR-software. Het begint met een proces van acht stappen.
Stap #1: Beoordeel je zakelijke behoeften
Rome is ook niet in één dag gebouwd. Het kiezen van de juiste loonadministratiesoftware is het resultaat van voortdurende inspanningen en planning.
En dit begint allemaal met het beoordelen van je loonbehoeften. Aangezien elk bedrijf uniek is, zou je de volgende vragen moeten beantwoorden:
Hoeveel werknemers heb je? Loonadministratiesystemen hebben verschillende capaciteiten. Let op dat je niet betaalt voor meer functies dan je nodig hebt.
Hoe vaak betaal je je personeel? Varieert het per functie? Je loonadministratiesoftware zou meerdere betaalfrequenties moeten kunnen verwerken met behoud van nauwkeurigheid.
Heb je internationale werknemers in dienst? Als dat zo is, moet je loonadministratiesystemen internationale betalingen kunnen verwerken. En verrassingsloonbelastingen voorkomen.
Heb je verschillende soorten werknemers? Misschien heeft jouw team uurlijkse, salaris- en contractmedewerkers. De app moet de complexiteit van je workflows stroomlijnen.
Door je belangrijkste doelen vast te stellen, ben je een stap dichter bij het kiezen van de juiste loonadministratiesoftware.
Stap #2: Maak een lijst van je gewenste functies
Dus, je hebt je behoeften geïdentificeerd en kent ze uit je hoofd. Nu is het tijd om een checklist te maken van je 'must-have' functies. Heb je naadloze voordelenadministratie nodig? Of tijdregistratiefuncties? Heeft de tool software-integraties met de tools die je dagelijks gebruikt?
Bijvoorbeeld, misschien doe je alle teamcommunicatie in Slack. Als je loonsysteem niet integreert met deze tool, wordt je leven moeilijker en frustrerender.
Dus, denk goed na over de topfuncties die het loonsysteem moet hebben om te voldoen aan de bovenstaande zakelijke behoeften. Probeer functionaliteiten zoals betalingsfrequentie of automatisering te prioriteren die het zware werk voor je zullen doen.
Stap #3: Evalueer je budget
Je wilt niet al je geld uitgeven aan loonadministratiesoftware die veel functies heeft als je er maar de helft van gebruikt. Stel dus een budget in dat je in staat stelt de functies te krijgen die je wilt.
Later kun je overwegen aanvullende functies indien nodig. Let wel op, aangezien de prijs van elke tool varieert van leverancier tot leverancier. Daarnaast hanteren ze verschillende prijsmodellen. Bijvoorbeeld, velen bieden een maandelijks abonnement met een vast tarief, maar een extra vergoeding per werknemer.
Houd hier rekening mee bij het evalueren van loonadministratiesoftware.
Stap #4: Maak een lijst van mogelijke aanbieders
Nu begint het leuke gedeelte. Neem je lijst van functies, budget en doelen, en begin met het onderzoeken van de beste loonadministratiesoftware-aanbieders voor jouw specifieke behoeften. Het kan moeilijk zijn om in het begin te beginnen, vooral omdat deze markt naar verwachting zal blijven groeien –– van $7,3 miljard in 2022 tot naar een geschatte $15,43 miljard in 2030. Maar hier zijn enkele vragen die je zoektocht aanzienlijk zullen bevorderen:
Wat is de belangrijkste functie van de tool?
Voldoet de software aan je eisen?
Is het geschikt voor kleine of grote organisaties?
Heeft het een gratis proefversie of demo?
Wat zeggen mensen erover?
Wat is het maximale aantal werknemers dat het kan verwerken?
Heeft het integraties met je favoriete tools?
Valt de prijs van de tool binnen je budget?
Heeft het meerdere betalingsfrequenties?
Houd deze vragen in gedachten bij het maken van je lijst — het zal zeker helpen dit proces gemakkelijker te maken.
Stap #5: Overweeg beveiligingsmogelijkheden
Eén functie waarop je nooit moet bezuinigen bij het selecteren van loonadministratiesoftware zijn gegevensbeveiligingsfunctionaliteiten.
Dit gereedschap speelt met gevoelige financiële en persoonlijke werknemersgegevens; je kunt je voorstellen hoe een ongewenste cyberveiligheidsinbreuk rampzalig kan zijn voor de reputatie van je bedrijf.
Kies daarom een oplossing die sterke beveiligingsmaatregelen heeft, zoals gegevensversleuteling of tweefactorauthenticatie. Ter geruststelling kun je contact opnemen met de klantenondersteuning van de leverancier en vragen hoe ze je informatie zullen beschermen in geval van een inbreuk.
Beveiliging wordt meestal gecombineerd met belasting- en arbeidswetgeving. Zo niet, zorg er dan voor dat de gekozen loonbeheertool ook regelmatig de software bijwerkt om nieuwe inkomstenbelastingwetten te weerspiegelen.
Stap #6: Overweeg add-ons en integraties
Als je genoeg hebt van losgekoppelde systemen en heen en weer schakelen tussen tabbladen, dan moet je op zoek naar loonplatforms die integreren met je bestaande tools.
Veel loonadministratiesoftware biedt integraties met derden met je boekhoudsoftware of andere kern-HR-processen die je workflows stroomlijnen en het leven van je HR-team gemakkelijker maken.
Bijvoorbeeld, Guru - onze enterprise AI-zoekmachine, intranet hub en wiki tool - integreert met meer dan 40 HR-tools, inclusief loonadministratiesoftware. Waarom is dit extra behulpzaam?
Omdat je een enkele krachtige bron van waarheid kunt creëren die je kennis en werknemersgegevens consistent houdt over alle borden. En het verbindt dit met gedocumenteerde informatie.
Stap #7: Maak een selectie
Je hebt waarschijnlijk al een paar oplossingen ontdekt die goed passen bij je workflows. Maar deze pareltjes kunnen verloren gaan tussen de talloze andere tools die momenteel op je lijst staan.
Het is tijd om te snoeien.
Vergelijk je lijst met leveranciers met je lijst van onmisbare functies en beperk ze tot drie of vijf goede opties. Het geheim om dit te doen is:
Lees recensies op betrouwbare sites zoals TrustRadius of G2 om te zien wat gebruikers te zeggen hebben over de tool.
Vraag om aanbevelingen van collega's, omdat de kans groot is dat ze al gebruikmaken van een goede loonadministratietool.
Bekijk case studies waarin wordt getoond hoe een bepaalde leverancier de problemen van mensen heeft opgelost.
Tegen het einde van deze stap moet je een lijst hebben van de tools die je het liefst wilt testen. Wat ons brengt naar onze laatste fase...
Stap #8: Vraag demo's aan en start gratis proefperiodes
Met je selectie in de hand, moet je nu naar de site van elke leverancier gaan. En kijken of ze gratis proefperiodes of demo's hebben die je kunt uitproberen.
De kans is groot dat de meeste softwareleveranciers wel 14- of 30-daagse proefperiodes hebben waar je gebruik van kunt maken om het platform te testen. Door de loonadministratiesoftware in actie te zien, kun je de gebruiksvriendelijkheid, prestaties en diensten evalueren.
Dit is een zeer kritieke stap vóór de aankoop. Een tool kan er op het eerste gezicht goed uitzien, maar misschien is het moeilijk te begrijpen en haten je medewerkers het.
Dat is waarom je ook aan andere mensen van verschillende afdelingen moet vragen om de tool uit te proberen. Zij kunnen je vertellen welke oplossing het beste past bij jouw organisatie en over het algemeen een meer objectieve kijk bieden.
Nu je weet hoe je de juiste HR-software kiest, wat is er nog meer te doen?
Bekijk de meest gewenste functies van het salarissysteem!
Welke functies te zoeken in salarissoftware
Niet alle salarisoplossingen zijn gelijk gemaakt. Elke tool heeft unieke functies die het goed maken; je hoeft alleen te weten waar je op moet letten. Dus, laten we enkele van de meest voorkomende functies van een full-service salarisoplossing verkennen:
Tijdregistratie-integraties: Een tijdregistratiemogelijkheid is zeer nuttig als je uurloonmedewerkers hebt, omdat het je in staat stelt om de gegevens automatisch in te voeren en de nauwkeurigheid ervan tijdens een betaalperiode te garanderen.
Directe stortingsmogelijkheden: Je medewerkers, nieuwe medewerkers en zelfs potentiële kandidaten verwachten dat je ze directe toegang geeft tot hun loonstrookjes. Het helpt hen niet alleen om hun betalingen op tijd te ontvangen, maar elimineert ook de noodzaak om papieren salarischecks te distribueren.
Beloningsbeheer: Je vermogen om de compensatie van werknemers te beheren zal een aanzienlijk verschil maken in dit meedogenloze werkveld. Het stelt je in staat om top talent aan te trekken en te behouden door hen op basis van verdienste te belonen zonder al te veel gedoe.
Integraties: Je bent waarschijnlijk moe van het horen van zoveel over integraties, maar ze zijn absoluut een levensredder. Je gekozen salaristool moet gemakkelijk aansluiten op je ecosysteem, een beetje zoals Guru. Guru verbindt alle apps in je tech stack—inclusief je salarissoftware—en maakt alle onsamenhangende informatie van je tools direct toegankelijk vanuit één plek: waar je op dat moment werkt.
Werknemers-selfservice: Dit kenmerk stelt werknemers in staat om vitale informatie te raadplegen, zoals PTO, W-2 formulieren of loonstrookjes wanneer ze maar willen. Dit vermindert aanzienlijk de werklast van het HR-team en geeft werknemers meer verantwoordelijkheid.
Er zijn tal van functies die je in overweging moet nemen bij het evalueren van salaristools, zoals belastingcalculator, stortingen, enz. Als je de bovenstaande stappen hebt gevolgd, weet je dat het afhangt van je behoeften.
Maar wat zijn de beste salarissoftwaretools? We hebben het web voor je doorzocht en een lijst gemaakt.
10 Salarissoftware Services om te Overwegen
Als je je onderzoek hebt gedaan, weet je hoeveel salarissoftwaretools er zijn. Er is OnPay, Deel, BambooHR, QuickBooks, Dayforce—de lijst kan doorgaan en doorgaan.
Maar zijn ze goed?
Dat hangt af van wat je wilt en wat je nodig hebt. Daarom hebben we zorgvuldig verschillende tools geselecteerd voor unieke behoeften, zodat je een volledig beeld krijgt van de salarissoftwaremarkt.
1. Gusto
Gusto is een online salarissoftwareprogramma dat HR-teams helpt bij het invullen van hun belastingformulieren, het verwerken van salarissen en het garanderen van naleving van de sectorwetten.
Maar Gusto gaat niet alleen over loonadministratie. “De uitgebreide rapportagetools zijn gebruiksvriendelijk en bieden een verscheidenheid aan opties om de exacte informatie die we nodig hebben te verkrijgen,” zegt een beoordelaar. Bovendien heeft Gusto een eenvoudig onboardingsproces waarmee je het gereedschap binnen enkele minuten kunt gebruiken, niet in weken.
2. Rippling
Rippling, een moderne tool voor personeelsbeheer, stelt teams in staat om verschillende aspecten van hun HR-afdeling te beheren, zoals loonadministratie, voordelen, uitgaven en meer.
Rippling berekent en dient automatisch uw loonbelastingen in, zelfs als u internationale werknemers heeft. Bovendien heeft het een mobiele app waar werknemers hun loonstroken kunnen bekijken of verlof kunnen aanvragen.
Verrassing, verrassing! Rippling integreert met Guru.
3. Square
Square is een zakelijke technologieoplossing die HR-afdelingen in staat stelt om eenvoudig salarissen uit te betalen terwijl ze voldoen aan de regelgeving.
Gebruikt door kleine ondernemers elke dag, biedt deze tool betrouwbare betalingen en integreert met uw POS-systeem. Dit betekent dat u werknemers rechtstreeks vanaf uw dashboard kunt betalen en betalingen sneller kunt verwerken.
Bovendien, als u worstelt met belastingaangiften, helpt Square u up-to-date te blijven met naleving via deskundig advies.
“Alle werkzaamheden met betrekking tot het uitvoeren van de loonadministratie en het rapporteren aan de staat worden voor een redelijke prijs gedaan, betrouwbaar, en zonder veel verwarring en extra formulieren.”
Aangezien het alle tijdrovende taken automatiseert en uw maandelijkse boekhouding vermindert, stelt OnPay u in staat om u meer te richten op wat belangrijk is. Bovendien integreert het met populaire boekhoudkundige, tijdregistratie- en andere zakelijke tools, inclusief Guru.
5. ADP Payroll
ADP Payroll is een HR- en belastingdienst die ervoor zorgt dat uw salarisadministratie soepel verloopt, zonder al te veel gedoe.
ADP heeft ook een platform voor werknemers en managers met selfservice, dat u zowel online als via een mobiele app kunt gebruiken. Als u hulp nodig heeft bij iets, heeft ADP ervaren salarisprofessionals beschikbaar 24/7.
Wat integraties betreft, werkt ADP Loonadministratie goed samen met Guru.
6. Paychex
Paychex biedt geautomatiseerde loonverwerkingstools in een eenvoudige, alles-in-één HR-oplossing.
Met deze oplossing is het gemakkelijk om uw werknemers op tijd te betalen met slechts een paar klikken. Dit gebeurt door flexibele verwerking, een selfserviceportal voor werknemers en geautomatiseerd belastingbeheer.
“[...] De live boekhoudfunctie is eenvoudig te gebruiken, vooral voor beginners in boekhouding. Wat het een perfecte optie maakt voor degenen die niet bekend zijn met dergelijke tools.
Intuit QuickBooks helpt u bij het bijhouden van uitgaven, het genereren van inzichtelijke rapporten en facturen aanpassen vanaf een enkel platform. Bovendien houdt het bij waar uw geld heen gaat door uw transacties automatisch op het platform op te slaan.
U kunt ook uw favoriete apps verbinden met QuickBooks; zelfs Guru!
8. Sage Intacct
Sage Intacct is een online boekhoudplatform voor freelancers of middelgrote bedrijven.
Met kernfuncties zoals crediteurenadministratie, kasbeheer en facturering kan Sage One aan al uw behoeften voldoen. Het is eenvoudig in te stellen en u kunt er 24/7 bij, zolang u een internetverbinding heeft.
Deel is een salarisoplossing die zich richt op wereldwijde teams, in staat om aangiften, belastingaftrekkingen en naleving te verwerken, waar uw werknemers zich ook bevinden.
Deel is geweldig omdat het een compleet overzicht van uw personeelsbestand biedt zonder te hoeven schakelen tussen apps. Bovendien kunnen managers, leiders en zelfs werknemers de selfserviceportal van Deel gebruiken om opnamegegevens bij te werken, totale salarisuitgaven te controleren en tal van andere taken uit te voeren.
"Het systeem handelt naadloos het overdrachtsproces af van mijn werkgever naar mijn lokale bankrekening, waardoor ik tijd en moeite bespaar. Het feit dat ik de transacties niet handmatig hoef te starten of bij te houden is een groot pluspunt."
Klaar om een beslissing te nemen? Neem Guru mee: ze werken samen!
10. BrightPay
BrightPay, gevestigd in het Verenigd Koninkrijk, is een cloudgebaseerd salarissysteem dat realtime samenwerking bevordert en vertragingen in de salarisverwerking vermindert.
"[...] De UI is eenvoudig te gebruiken, en het invoeren van salarisgegevens is een fluitje van een cent. Het programma automatiseert reguliere salarissen door maand na maand cijfers over te nemen en variatie-indicaties te genereren."
Bovendien heeft het een selfserviceportal waar werknemers toegang hebben tot de informatie die ze zoeken, zoals loonstroken, inhoudingen, jaarlijks verlof, enz.
BrightPay integreert met tal van andere tools, zoals BrightBooks, Sage, Xero, en — je hebt het geraden — Guru!
Aan jou de keuze
Zie? Met deze koopgids is het niet zo moeilijk om te leren hoe je salarisadministratiesoftware kiest die zijn werk doet. Wij durven te zeggen dat het je meer vertrouwen geeft dat je eindelijk de juiste oplossing zult kiezen — eindelijk!
Voordat je vertrekt nog één ding. Laten we het over Guru hebben, een enterprise AI-zoek- en kennisplatform dat al uw bedrijfsinformatie binnen handbereik houdt.
Guru integreert met uw bestaande tools, zodat u al uw apps, chats en documenten direct kunt doorzoeken, zonder van tabbladen of taken te wisselen.
Leer meer over Guru door u vandaag nog aan te melden.
Veelgestelde vragen
Hoeveel kost salarisadministratiesoftware?
De prijs is afhankelijk van verschillende factoren, zoals de grootte van de organisatie, het prijsmodel en het aantal werknemers.
Meestal hebben de meeste dienstverleners een maandelijks abonnement variërend van $8/maand tot $49/maand. Als je nieuwe gebruikers wilt toevoegen, moet je een extra vergoeding betalen.
Anderen kunnen aangepaste prijzen hebben waarbij je een offerte moet aanvragen en overleggen met de leverancier.
Is er gratis loonadministratiesoftware?
Ja, sommige loonadministratiesoftwareoplossingen bieden een gratis plan aan, zoals Square en Deel, maar de meeste hebben betaalde abonnementen.
Als je kiest voor gratis plannen, krijg je mogelijk beperkte toegang tot functionaliteiten, die je waarschijnlijk op de lange termijn niet zullen helpen.
Hoe kies ik een loonadministratieprovider voor een klein bedrijf?
Hier zijn enkele handige tips voor kleine bedrijven:
Beoordeel je behoeften: Wat probeer je op te lossen? Heb je alleen loonadministratietools nodig voor tijdregistratie? Of meer dan dat?
Overweeg je budget: Hoeveel ben je bereid uit te geven aan de loonadministratietool?
Zorg ervoor dat het schaalbaar is: Kies een loonoptie die meegroeit met je bedrijf.
Controleer beoordelingen: Bekijk wat andere kleine teams te zeggen hebben over een bepaald gereedschap.
Ervaar de kracht van het Guru-platform uit de eerste hand - maak onze interactieve producttour
