‍Bedrijfsachtergrond

Opgericht in 1988, is Symphony Workplaces een vroege pionier in de flexibele werkplekkenmarkt. Symphony Workplaces biedt hoogwaardige, volledig ingerichte privékantoren voor bedrijven, met alles van bureaus tot internet  tot koffie. Met locaties in Palm Beach, FL, en Morristown, NJ, bedient Symphony een verscheidenheid aan klanten, van kortetermijnhuurders tot bedrijven die al meer dan 30 jaar bij hen zijn. Ze richten zich op het aanbieden van een naadloze, allesomvattende kantoorervaring over 80.000 vierkante voet premium kantoorruimte.  Met volledige eigendom van hun centra, zorgt Symphony voor directe, responsieve service, en behoudt een ervaring van eersteklasse voor alle klanten.

De uitdaging

Voordat ze Guru adopteerden, had Symphony Workplaces het moeilijk met ongeorganiseerde informatie die verspreid was over meerdere systemen zoals Dropbox en SharePoint. Dit creëerde inefficiënties, vooral voor personeel dat specifieke procedures moest raadplegen voor het opzetten van kantoorgevoelens of het beheren van klantendiensten. Het IT-team, geleid door Carol Merriman, kreeg vaak repetitieve vragen die beantwoord konden worden door toegankelijkere documentatie te hebben.“Alles was verspreid over veel verschillende plaatsen - niet bijgewerkt, niet tijdig.  Deze persoon zou het creëren, die persoon zou vertrekken, en iemand anders zou binnenkomen en het opnieuw creëren. Het was overal verspreid en in verschillende formaten. Dus het was gewoon zo; we moeten onze kast opruimen,” legde Carol uit. Deze inefficiëntie vertraagde de operaties en liet personeel zonder de juiste antwoorden binnen handbereik.

‍

De oplossing

Carol overwoog zorgvuldig meerdere opties voordat ze voor Guru koos, uitleggen, “Ik heb naar veel verschillende producten gekeken omdat ik iets nodig had dat ik leuk vond omdat ik het ga beheren. Maar even belangrijk, ik had solide ondersteuning aan de achterkant nodig.” De responsieve klantenservice van Guru won haar over: “Jullie zijn echt geweldig. Als ik via de chat contact opneem, kan ik een snelle vraag stellen en snel een antwoord krijgen.” Dit niveau van ondersteuning maakte Guru de ideale keuze voor de evoluerende behoeften van Symphony.

‍

Symphony implementeerde Guru om alle operationele procedures te centraliseren, waardoor ze gemakkelijk doorzoekbaar en toegankelijk werden. Dit omvatte procedurele informatie over het opzetten van telefoons voor klanten, het beheren van klantinteracties en het verkrijgen van kritieke procesdocumenten via SharePoint, Dropbox en lokaal.  Door kennis in Guru te consolideren, was Symphony in staat om dubbele informatie te elimineren en ervoor te zorgen dat de nieuwste, meest nauwkeurige gegevens altijd beschikbaar waren voor het personeel. “We gebruiken Guru veel voor procedures,” deelde Carol mee. “We hadden processen verspreid over verschillende plaatsen, maar Guru stelde ons in staat alles te consolideren. Nu is het de plek waar iedereen die informatie nodig heeft naartoe kan gaan.”  

‍

Bovendien hielp Guru Symphony grote documenten die extern waren opgeslagen te organiseren: “We hebben ook informatie van SharePoint en Dropbox in Guru, zodat personeel nu gemakkelijk kan vinden en toegang kan krijgen tot wat ze nodig hebben zonder ervoor te hoeven zoeken..”  

‍

De aanpak

1. Procedures consolideren: Het IT-team migreerde verspreide documenten, zoals instructies voor het instellen van telefoons voor klanten en kantoor- en klantprocedures, naar Guru, en creëerde een gecentraliseerde kennisbasis voor het team.
2. Koppelen van externe systemen: SharePoint- en Dropbox-documenten werden gekoppeld aan Guru-kaarten, zodat het voor personeel gemakkelijk was om relevante informatie te vinden, zoals klantcontracten en assetmanagementformulieren.
3. Uitzetten naar personeel: Personeel werd geïntroduceerd bij Guru als hun centrale hub voor alle IT- en operationele kennis. Ze werden getraind om de zoekmogelijkheden van Guru te gebruiken om snel de informatie te vinden die ze nodig hadden, waardoor onderbrekingen voor de IT-afdeling werden verminderd.
4. AI-ondersteunde zoekfunctie: Met Guru’s AI-ondersteunde zoekfunctie kan personeel nu gemakkelijk de nieuwste procedures en externe documenten opvragen, wat hun workflow stroomlijnt. “In plaats van verspreide bronnen is alles op één plek, wat ons veel tijd heeft bespaard,” zei Carol.

‍

De uitkomst

Sinds zij Guru hebben aangenomen, heeft Symphony Workplaces een dramatische verbetering in operationele efficiëntie gezien. Personeel heeft nu toegang tot real-time, actuele informatie, waardoor verwarring en afhankelijkheid van de IT-afdeling voor routinematige vragen worden verminderd. Carol Merriman merkte een significante vermindering op van verouderde informatie en dubbele inhoud:

“Meer mensen hebben nu de juiste, tijdige informatie – in plaats van verouderde informatie. Dat is het grote ding,” benadrukte Carol. “Het bespaart me tijd, want in plaats van dat ze me voor antwoorden bellen, kunnen ze Guru raadplegen.”

‍

Guru is de vertrouwde thuisbasis van Symphony geworden, waarmee ze betere klantenservice kunnen bieden en het IT-team vrijmaken om zich op complexere taken te concentreren. Zoals Carol met een grapje deelde, “Mijn man noemt me de ‘antwoorddruif’ omdat ik altijd vragen beantwoorde. Maar nu, dankzij Guru, kunnen mensen antwoorden zelf vinden.”