Utrzymywanie efektywnych procesów i silnego przepływu pracy jest kluczowe dla prowadzenia udanego biznesu.

Czy zarządzasz centrum kontaktowe z setkami pracowników czy też prowadzisz wirtualne biuro prawne z niewielkim zespołem, procesy biznesowe są korzeniem działalności Twojej firmy. Dlatego ważne jest regularne przeglądanie procesów i podejmowanie niezbędnych działań w celu ich poprawy.

A wraz z powrotem do normalności w środowisku pracy, teraz jest idealny czas, aby to zrobić.

Ten przewodnik obejmuje siedem kroków, które powinieneś podążać, aby poprawić swój proces i wydajność pracowników. Podążanie za tymi krokami pozwoli Ci zwiększyć produktywność swojego zespołu oraz radzić sobie z pracą w właściwy sposób.

Stawianie Czoła Problemom

Zanim przejdziemy do naszego siedmiokrokowego przewodnika, ważne jest zidentyfikowanie wszelkich wyzwań, z którymi możesz się zmierzyć w swoim procesie poprawy.

Dwa główne bariery, z którymi możesz się spotkać, to zadowolenie z siebie i brak zasobów.

Zadowolenie z Siebie

Normalne jest chcieć pozostawać w strefie komfortu. Jednak gdy chodzi o poprawę procesów, zadowolenie z siebie może Cię powstrzymać.

Pracownicy, a być może nawet kierownictwo, mogą stawiać opór zmianom, odczuwając komfort z obecnymi procesami. Mogą nie chcieć podejmować wysiłku potrzebnego do oceny i poprawy istniejących procesów.

Na przykład, jeśli pracownicy są zadowoleni z obecnego systemu zegarowego, mogą sprzeciwić się pomysłom na wprowadzenie nowego kalkulatora zegarowego, który uważasz, że ułatwiłby ich zegarowanie.

Może to opóźnić – lub zatrzymać – twoje postępy, dlatego jest kluczowe, aby stawić temu problemowi czoła. Upewnij się, że Twój zespół wie, że poprawa procesów prawdopodobnie ułatwi im życie zawodowe.

Brak Zasobów

Brak zasobów

Zanim zobowiążesz się do wprowadzenia zmian w istniejących procesach, ważne jest sprawdzenie, czy masz dostępne niezbędne zasoby.

Dokonywanie ulepszeń może wymagać dużo czasu, pieniędzy i siły roboczej, dlatego warto ustalić, czy realnie jesteś w stanie podjąć się tego zadania. Na przykład, jeśli uważasz, że musisz wdrożyć platformę CRM dla małych firm, możesz potrzebować środków finansowych i zdecydować, czy będziesz musiał zatrudnić dodatkowego pracownika do obsługi systemu.

Ten myśl może przytłoczyć niektóre firmy i skłonić je do odroczenia swoich inicjatyw poprawy czasu nieokreślone.

Jednak należy zauważyć, że dla jednorazowej zmiany poprawa procesów może przynieść znaczny zwrot z inwestycji (ROI). Dlatego może teraz wydawać się to zadanie przytłaczające, ale później będziesz sobie za to wdzięczny.

Jak zwiększyć efektywność procesu: 7 kroków

Po tym, jak oceniłeś(aś) i rozwiązałeś(aś) wszelkie napotkane problemy, nadszedł czas, aby zabrać się do pracy.

Postępując zgodnie z tymi siedmioma krokami, pomoże ci zwiększyć wydajność procesów, co z kolei zwiększy produktywność i poprawi przepływ pracy.

1. Oceń bieżące procesy

Aby określić, który proces wymaga poprawy i jakie zmiany trzeba wprowadzić, aby go usprawnić, konieczne jest dokładne przeanalizowanie wszystkich istniejących procesów.

Przyjrzyj się efektywności bieżących procesów. Na przykład sprzedażowe wskaźniki, wskaźniki retencji i KPI strony internetowej mogą zostać zbadane. Jeśli nie wydaje się, że otrzymujesz wiele zwrotów za proces, może to oznaczać, że jest on przestarzały. Sprawdź także konkretne elementy procesu, aby zidentyfikować te, które są zbędne.

Ustalenie, które procesy działają poprawnie, a które nie spełniają oczekiwań, może pomóc Ci zawęzić listę.

2. Zmapuj wybrany proces

Wizualizacja omawianego procesu może pomóc ci w pełnym zrozumieniu i interpretacji. Dzięki temu będziesz mógł/mogła podejmować świadome decyzje dotyczące jego ulepszenia.

Mapa procesu to wizualna reprezentacja procesu. Dzięki niej będziesz mieć lepszy ogląd zadań, używanych systemów i pracowników odpowiedzialnych za dany proces. Jest to doskonały sposób, aby przyjrzeć się i przeanalizować przepływ pracy procesu oraz daje Ci punkt wyjścia do myślenia o sposobach jego ulepszenia.

Istnieją narzędzia, w które możesz zainwestować, aby procedura mapowania procesu była szybsza i łatwiejsza. Możesz nawet zainwestować w rozwój aplikacji mobilnych i stworzyć aplikację, w której możesz śledzić zadania, przypisywać je i wysyłać przypomnienia, gdy jest to konieczne. Jeśli jednak nie masz możliwości zainwestowania w narzędzie do mapowania albo nie masz czasu, aby stworzyć własną aplikację, nie martw się—prosty zestaw papieru i długopisa także się sprawdzi.

3. Zadaj właściwe pytania

Jako właściciel lub menedżer firmy na pewno wiesz wiele o każdym procesie i ich zastosowaniu. Prawda jest taka, że Twoi pracownicy codziennie bezpośrednio pracują z nimi i mogą więc wiedzieć więcej.

Zadawaj pracownikom szczegółowe pytania dotyczące procesu. Poproś ich o potwierdzenie informacji znajdujących się na mapie procesu, aby upewnić się, że niczego nie ominąłeś(aś). Oczywiście, możesz wiedzieć, jakie kroki obejmuje proces, ale być może nie zdajesz sobie sprawy z braków, które trzeba wypełnić.

Załóżmy, że prowadzisz średniej wielkości sklep internetowy i chcesz ocenić, jak skutecznie twoje procesy biznesowe obsługują dane sprzedażowe. Możesz znać wszystkie kroki związane z przetwarzaniem danych sprzedażowych, ale być może nie zdajesz sobie sprawy, że podczas intensywnego okresu zakupowego w czasie świąt Twój obecny system boryka się z ogromnym wzrostem zamówień.

Rozmowa z pracownikami pomoże Ci dowiedzieć się więcej na temat tego problemu i umożliwi wdrożenie odpowiedniego rozwiązania. Być może trzeba przyjrzeć się swojej infrastrukturze chmury i rozważyć przejście do hybrydowej chmury.

Cokolwiek musisz zrobić, zaangażowanie pracowników będzie kluczowe do znalezienia rozwiązania.

4. Oceń istniejący przepływ pracy procesu

Ocena przepływu pracy procesu oznacza określenie, jak płynnie i skutecznie można przeprowadzić proces. To pomoże Ci zdecydować, co należy poprawić, aby poprawić przepływ pracy.

Być może jedno zadanie w ramach procesu jest bardzo złożone i czasochłonne. Uproszczenie go nie tylko przyspieszy proces, ale także zwolni trochę czasu Twoich pracowników, aby mogli skupić się na innych zadaniach.

Możesz także przyjrzeć się elementom procesu, które mogą być zbędne i wymagać automatyzacji. Być może obecnie proces zarządzania zamówieniami jest obsługiwany przez zespół pracowników, ale można by go w dużej mierze zastąpić systemem do zarządzania zamówieniami (OMS).

W tym przypadku możesz rozważyć inwestycję w oprogramowanie OMS, które wyeliminuje jeden przestarzały proces i pomoże zwiększyć produktywność pracowników.

5. Dokonaj zmian, aby poprawić przepływ pracy

Teraz, kiedy ustaliłeś, jak skuteczny jest istniejący przepływ pracy procesu, nadszedł czas, aby dokonać zmian i je poprawić.

Zacznij od sporządzenia listy wszystkich ustalonych wad i zebrania zespołów zarządzających, aby wymyślić rozwiązania.

Gdy już opracujesz listę możliwych rozwiązań, przejrzyj je ponownie - tym razem zastanów się, jak każda sugestia wpłynie na ogólny proces i biznes. Czy dokona to jakichkolwiek zmian w głównym wyniku? Czy będziesz musiał wprowadzić dalsze zmiany, aby je uwzględnić?

Załóżmy, że postanawiasz, że przeniesienie Twoich istniejących danych na inną platformę uczyniłoby je bardziej bezpiecznymi i lepszymi dla Twojego biznesu na dłuższą metę. Wspaniale wiedzieć, jak to zrobić, ale możesz także potrzebować wdrożyć zabezpieczenia przed ryzykiem w swojej migracji.

Upewnij się, że wszystkie aspekty są uwzględnione. Jeśli okaże się, że ulepszenia nie są warte inwestycji, wróć do punktu wyjścia i ponownie przemyśl swoje pomysły.

Bądź otwarty i zapisuj wszystko. Każdy pomysł powinien być rozważany.

6. Komunikuj się ze swoim zespołem

Gdy zmiany zostaną ostatecznie sfinalizowane, a proces zostanie zaktualizowany, musisz poinformować swoich pracowników.

Jeśli zdecydowałeś się zintegrować nowe oprogramowanie do zarządzania przepływem pracy, na przykład, pracownicy muszą wiedzieć, jak uzyskać dostęp i obsługiwać nowy system.

Użyj wszystkich niezbędnych kanałów komunikacji i zawrzyj jak najwięcej informacji. Nie chcesz, aby pojawiła się jakakolwiek niejasność czy wątpliwości.

Przygotuj ulotkę zawierającą wszystkie wymagane informacje i zorganizuj sesje szkoleniowe, aby upewnić się, że wszyscy są na tej samej stronie. Warto także zastanowić się, jak ulepszyć komunikację z zespołami zdalnymi.

7. Przejrzyj nowy proces

Jednym z najważniejszych kroków w poprawie procesu jest przejrzenie wprowadzonych zmian. Śledź nowy proces uważnie i zdecyduj, czy te zmiany mają pozytywny wpływ na twoją firmę, czy nie.

Jeśli zmodyfikowałeś swój proces delegowania pracy poprzez wdrożenie aplikacji mobilnych do zarządzania zadaniami biznesowymi, przyjrzyj się, jak ta zmiana wpłynęła na prędkość przekazywania, akceptowania i realizacji zadań.

Widzisz lepsze wyniki? Czy popełniane jest mniej błędów? Czy twoi pracownicy są bardziej produktywni?

Odpowiedź na te pytania dostarczy miarodajnych danych potrzebnych do określenia, czy zmiany poprawiły twój proces.

Pamiętaj, postęp jest ciągły. Świat biznesu ciągle się zmienia, dlatego nowe procesy należy ponownie przejrzeć w przyszłości, aby nadążyć za czasami.

Konkluzja

Może się wydawać, że to dużo wysiłku. Ale zapewnienie, że wszystkie procesy w Twoim przedsiębiorstwie są tak wydajne, jak to możliwe, jest kluczowe dla utrzymania pozycji lidera w swojej branży.

Niezależnie od tego, czy zdecydowałeś się wdrożyć oprogramowanie do zarządzania zasobami ludzkimi, czy nadal szukasz skutecznego rozwiązania biznesowego, aby usprawnić komunikację między zespołami, te kroki mogą pomóc.

Korzystaj z tego przewodnika, kiedy tylko go potrzebujesz. Nie tylko przyniesie to korzyści Twoim zespołom, ale również sprawi, że Twoi klienci będą zadowoleni.