‍Tło firmy

Założona w 1988 roku, Symphony Workplaces jest wczesnym pionierem na rynku elastycznych przestrzeni roboczych. Symphony Workplaces oferuje przestrzenie biurowe wysokiej klasy, w pełni umeblowane dla firm, oferując wszystko, od biurek po Internet  oraz kawę. Z lokalizacjami w Palm Beach, FL, i Morristown, NJ, Symphony obsługuje różnorodnych klientów, od najemców krótkoterminowych po firmy, które są z nimi od ponad 30 lat. Skupiają się na oferowaniu bezproblemowego, kompleksowego doświadczenia biurowego w 80 000 stóp kwadratowych premium przestrzeni biurowej.  Dzięki pełnej własności swoich centrów, Symphony zapewnia bezpośrednią, responsywną obsługę, utrzymując pierwszorzędne doświadczenie dla wszystkich klientów.

Wyzwanie

Przed przyjęciem Guru, Symphony Workplaces borykała się z nieuporządkowanymi informacjami, które były rozsiane po wielu systemach, takich jak Dropbox i SharePoint. Tworzyło to nieefektywności, szczególnie dla pracowników, którzy potrzebowali uzyskać dostęp do konkretnej procedury dotyczącej ustawiania sprzętu biurowego lub zarządzania usługami dla klientów. Zespół IT, zarządzany przez Carol Merriman, często otrzymywał powtarzające się pytania, które mogłyby być odpowiedziane, gdyby dokumentacja była bardziej dostępna.„Wszystko było w różnych miejscach - nieaktualnych, nie na czas.  Ta osoba to tworzyła, tamta osoba odchodziła, a ktoś inny przychodził i robił to znowu. Było to rozsiane wszędzie i w różnych formatach. Więc to było jak: musimy posprzątać naszą szafę,” wyjaśniła Carol. Ta nieefektywność spowolniła operacje i pozostawiła pracowników bez właściwych odpowiedzi pod ręką.

‍

Rozwiązanie

Carol starannie rozważyła wiele opcji przed wyborem Guru, wyjaśniając, „Przyjrzałam się wielu różnym produktom, ponieważ potrzebowałam czegoś, co by mi się podobało, ponieważ będę tym zarządzać. Ale równie ważne, potrzebowałam solidnego wsparcia z tyłu.” Responsywna obsługa klienta Guru wygrała jej serce: „Jesteście naprawdę świetni. Jeśli skontaktuję się przez czat, mogę zadać szybko pytanie i uzyskać szybką odpowiedź.” Ten poziom wsparcia sprawił, że Guru stał się idealnym wyborem dla zmieniających się potrzeb Symphony.

‍

Symphony wdrożyło Guru, aby zcentralizować wszystkie procedury operacyjne, czyniąc je łatwo dostępnymi i wyszukiwalnymi. Obejmuje to informacje procedur dotyczące ustawiania telefonów dla klientów, zarządzania interakcjami z klientami oraz uzyskiwania dostępu do krytycznych dokumentów procesowych przez SharePoint, Dropbox i lokalnie.  Dzięki konsolidacji wiedzy w Guru, Symphony było w stanie wyeliminować duplikaty informacji i zapewnić, że najnowsze, najbardziej dokładne dane były zawsze dostępne dla pracowników. „Używamy Guru często do procedur,” podzieliła się Carol. „Mieliśmy procesy rozsiane po różnych miejscach, ale Guru pozwoliło nam wszystko skonsolidować. Teraz, to jest miejsce, do którego każdy, kto potrzebuje informacji, sięga.”  

‍

Dodatkowo, Guru pomogło Symphony uporządkować duże dokumenty przechowywane zewnętrznie: „Mamy także informacje z SharePoint i Dropbox w Guru, więc teraz pracownicy mogą łatwo znaleźć i uzyskać dostęp do tego, czego potrzebują, bez ich szukania.”  

‍

Podejście

1. Konsolidacja procedur: Zespół IT przeniósł rozsiane dokumenty, takie jak instrukcje ustawiania telefonów dla klientów oraz procedury biurowe i dla klientów, do Guru, tworząc centralną bazę wiedzy dla zespołu.
2. Łączenie z systemami zewnętrznymi: Dokumenty z SharePoint i Dropbox zostały połączone z kartami Guru, co ułatwiło pracownikom znalezienie odpowiednich informacji, takich jak umowy z klientami i formularze zarządzania aktywami.
3. Wdrożenie dla pracowników: Pracownicy zostali zapoznani z Guru jako ich centralnym hubem dla całej wiedzy IT i operacyjnej. Zostali przeszkoleni, aby korzystać z możliwości wyszukiwania Guru, aby szybko znaleźć potrzebne informacje, co zmniejszyło zakłócenia w dziale IT.
4. Wyszukiwanie z mocą AI: Dzięki wyszukiwaniu z mocą AI Guru, pracownicy mogą teraz łatwo uzyskać dostęp do najnowszych procedur i dokumentów zewnętrznych, uproszczając ich przepływ pracy. „Zamiast rozsianych zasobów, wszystko jest w jednym miejscu, co zaoszczędziło nam dużo czasu,” powiedziała Carol.

‍

Wynik

Od momentu przyjęcia Guru, Symphony Workplaces zaobserwowało dramatyczną poprawę w efektywności operacyjnej. Pracownicy teraz mają dostęp do aktualnych, na czasie informacji, co redukuje zamieszanie i poleganie na dziale IT w rutynowych pytaniach. Carol Merriman zauważyła znaczne zmniejszenie przestarzałych informacji i duplikacji treści:

„Więcej ludzi teraz ma poprawne, aktualne informacje - zamiast przestarzałych informacji. To jest najważniejsze,” podkreśliła Carol. „Os saves me time because instead of calling me for answers, they can check Guru.”

‍

Guru stało się zaufanym bazą Symphony, pomagając im lepiej obsługiwać klientów i uwalniając zespół IT do koncentrowania się na bardziej złożonych zadaniach. Jak żartobliwie podzieliła się Carol, „Mój mąż nazywa mnie „winogronem odpowiedzi”, ponieważ zawsze odpowiadałam na pytania. Ale teraz, dzięki Guru, ludzie mogą znaleźć odpowiedzi sami.”