‍Фон компании

Основанная в 1988 году, Symphony Workplaces является одним из первых пионеров на рынке гибких рабочих пространств. Symphony Workplaces предлагает высококачественные, полностью меблированные офисные пространства для бизнеса, предлагая все, от столов до Интернета и кофе. С офисами в Палм-Бич, Флорида, и Морристауне, Нью-Джерси, Symphony обслуживает разнообразных клиентов, от краткосрочных арендаторов до бизнеса, работающего с ними более 30 лет. Они сосредоточены на предоставлении бесшовного, всеобъемлющего офисного опыта на площади 80,000 квадратных футов первоклассных офисных помещений.  Благодаря полной собственности на свои центры, Symphony обеспечивает прямое и быстрое обслуживание, поддерживая высокий уровень обслуживания для всех клиентов.

Задача

Перед тем как воспользоваться Guru, Symphony Workplaces сталкивалась с неорганизованной информацией, разбросанной по нескольким системам, таким как Dropbox и SharePoint. Это создавало неэффективность, особенно для персонала, которому необходимо было получить доступ к конкретным процедурам для настройки офисного оборудования или управления клиентскими услугами. ИТ-команда, которой руководит Кэрол Мерриман, часто получала повторяющиеся вопросы, на которые можно было бы ответить, если бы документация была более доступной.“Все находилось в разных местах — не обновлялось и не было своевременно.  Этот человек создавал документы, тот уходил, и кто-то другой приходил и создавал их снова. Оно было разбросано по всему и в разных форматах. Так что это было похоже на: нам нужно убрать беспорядок из нашего шкафа,” объяснила Кэрол. Эта неэффективность замедляла операции и оставляла сотрудников без нужных ответов под рукой.

‍

Решение

Кэрол тщательно рассмотрела несколько вариантов перед выбором Guru, объясняя, “Я посмотрела много разных продуктов, потому что мне нужно было что-то, что мне нравилось, поскольку я собираюсь этим управлять. Но не менее важно, мне нужна была надежная поддержка на заднем плане.” Отзывчивое обслуживание клиентов Guru убедило её: “Вы действительно замечательные. Если я свяжусь через чат, я могу задать быстрый вопрос и получить быстрый ответ.” Этот уровень поддержки сделал Guru идеальным выбором для развивающихся нужд Symphony.

‍

Symphony внедрила Guru для централизации всех операционных процедур, сделав их легко searchable и доступными. Это включало в себя процедурную информацию о настройке телефонов для клиентов, управлении взаимодействиями с клиентами и доступе к критически важным процессам через SharePoint, Dropbox и локально.  Консолидируя знания в Guru, Symphony смогла устранить дублирующую информацию и обеспечить наличие самой актуальной, точной информации для сотрудников. “Мы часто используем Guru для процедур,” поделилась Кэрол. “У нас были процессы разбросаны по разным местам, но Guru позволил нам консолидировать все. Теперь это место, куда обращаются все, кто нуждается в информации.”  

‍

Кроме того, Guru помог Symphony организовать крупные документы, хранящиеся внешне: “У нас также есть информация из SharePoint и Dropbox в Guru, поэтому сотрудники могут легко находить и получать доступ к тому, что им нужно, не ища это.”  

‍

Подход

1. Консолидация процедур: ИТ-команда перенесла разбросанные документы, например, инструкции по настройке телефонов клиентов и офисные и клиентские процедуры, в Guru, создав централизованную базу знаний для команды.
2. Связывание внешних систем: Документы SharePoint и Dropbox были связаны с картами Guru, что облегчило сотрудникам поиск соответствующей информации, такой как контракты с клиентами и формы управления активами.
3. Внедрение для сотрудников: Сотрудники были ознакомлены с Guru как своим центральным узлом для всех ИТ и операционных знаний. Их обучили использовать возможности поиска Guru, чтобы быстро находить нужную информацию, сокращая прерывания для ИТ-отдела.
4. Поиск на основе ИИ: С помощью AI-поиска Guru, сотрудники теперь могут легко находить последние процедуры и внешние документы, упрощая их рабочий процесс. “Вместо разбросанных ресурсов все собрано в одном месте, это сэкономило нам много времени,” сказала Кэрол.

‍

Результат

С момента использования Guru, Symphony Workplaces наблюдает резкое улучшение оперативной эффективности. Теперь сотрудники имеют доступ к информации в реальном времени, что снижает путаницу и зависимость от ИТ-отдела по рутинным вопросам. Кэрол Мерриман отметила значительное снижение устаревшей информации и дублирующего контента:

“Больше людей теперь имеют правильную и своевременную информацию, а не устаревшую. Вот в чем дело,” подчеркнула Кэрол. “Это экономит мне время, потому что вместо того, чтобы звонить мне за ответами, они могут проверить Guru.”

‍

Guru стал надежным центром Symphony, помогая лучше обслуживать клиентов и освобождая ИТ-команду для решения более сложных задач. Как шутливо поделилась Кэрол, “Мой муж называет меня ‘виноградом ответов’, потому что я всегда отвечала на вопросы. Но теперь, благодаря Guru, люди могут находить ответы сами.