Att bibehålla effektiva processer och en stark arbetsflöde är avgörande för att driva en framgångsrik verksamhet.

Oavsett om du driver ett kontaktcenter med hundratals anställda eller hanterar en virtuell advokatbyrå med ett litet team, är affärsprocesserna roten till ditt företags verksamhet. Det är därför viktigt att granska dina processer och vidta nödvändiga åtgärder för att regelbundet förbättra dem.

Och med arbetsmiljöerna som återgår till det normala, är det nu den perfekta tiden att göra detta.

Denna guide täcker sju steg du bör följa för att förbättra din process och medarbetares effektivitet. Genom att följa dessa steg kommer du att kunna öka produktiviteten bland ditt team och hantera ditt arbete på rätt sätt.

Möta hinder

Innan vi går till vår sju-stegs guide, är det viktigt att identifiera eventuella utmaningar du kan möta på din resa att förbättra processen.

Två av de främsta hindren du kan möta är självbelåtenhet och brist på resurser.

Självbelåtenhet

Det är normalt att vilja förbli inom din komfortzon. När det gäller att förbättra processer kan dock självbelåtenhet hindra dig.

Personalen, och möjligen även ledningen, kan försöka motstå förändring eftersom de trivs med de nuvarande processerna. De kanske inte är villiga att lägga ner den ansträngning som krävs för att bedöma och förbättra befintliga processer.

Till exempel, om anställda är nöjda med det nuvarande incheckningssystemet, kan de möta motstånd mot idéer att införa en ny tidurkalkylator som du tror skulle göra inloggningen effektivare.

Det kan försena – eller stoppa – ditt framsteg, så det är avgörande att du tar itu med detta problem direkt. Se till att ditt team vet att förbättring av processer sannolikt kommer att göra deras arbetsliv enklare.

Med bättre processer på plats kommer arbetsflödet att vara smidigare och trycket på anställda kan lätta.

Brist på resurser

Innan du engagerar dig för att göra några förändringar i befintliga processer, är det viktigt att kontrollera att du har de nödvändiga resurserna tillgängliga.

Att göra förbättringar kan ta mycket tid, pengar och arbetskraft, så det är värt att avgöra om du realistiskt sett kan ta på dig uppgiften eller inte. Till exempel, om du anser att du behöver implementera en CRM-plattform lämpad för småföretag, kan du behöva kolla finansiering och avgöra om du behöver anställa en extra anställd för att driva systemet.

Denna tanke kan överväldiga vissa företag och leda dem att skjuta upp sina förbättringsinitiativ på obestämd tid.

Men det bör noteras att, för en engångsförändring, kan förbättring av processer locka till sig en stor avkastning på investeringen (ROI). Så, det kan verka som en skrämmande uppgift nu, men du kommer att tacka dig själv för det senare.

Hur man ökar processens effektivitet: 7 steg

Nu när du har utvärderat och löst alla problem du står inför är det dags att sätta igång.

Genom att följa dessa sju steg kommer du att öka processer effektivt vilket i sin tur kommer att öka produktiviteten och förbättra arbetsflödet.

1. Utvärdera nuvarande processer

För att avgöra vilken process som behöver förbättras och vilka ändringar som behöver göras för att förbättra den måste du utvärdera alla befintliga processer.

När du tittar på nuvarande processer, fokusera på deras effektivitet. Till exempel, försäljningssiffror, behållningsfrekvenser och webbplats-KPI:er kan alla undersökas. Om det inte verkar som om du får många resultat för en process kan det vara så att den är föråldrad. Se också på specifika element i processen för att identifiera eventuella överflödiga.

Att ta reda på vilka processer som fungerar och vilka som underpresterar kan hjälpa dig att minska listan.

2. Kartlägg den valda processen

Att visualisera den aktuella processen kan hjälpa dig att fullt ut förstå och tolka den. Därefter kommer du att kunna fatta informerade beslut om hur du kan förbättra den.

En processkarta är en visuell representation av en process. Från den kommer du att få en bättre uppfattning om de uppgifter som ingår, systemen som används och de anställda som är ansvariga för den specifika processen. Detta är ett bra sätt att se och dissekera processflödet och ger dig en startpunkt för att tänka på sätt att förbättra det.

Det finns verktyg du kan investera i för att göra processkartläggningen snabbare och enklare. Du kan även investera i mobilappenutveckling och skapa en app där du kan spåra uppgifter, tilldela dem och skicka uppföljningar vid behov. Om du inte har möjlighet att investera i ett kartläggningsverktyg eller tiden att skapa din egen app, var inte rädd—en enkel penna och papper-kombination fungerar lika bra.

3. Ställ de rätta frågorna

Som företagare eller chef kommer du nästan säkert att veta mycket om varje process och deras tillämpningar. Sanningen är dock att dina anställda arbetar direkt med dem varje dag och kan därför veta mer.

Ställ detaljerade frågor till dina anställda om processen. Låt dem bekräfta informationen på din processkarta för att säkerställa att du inte har missat något. Visst, du kan veta vilka steg som ingår i en process, men du kanske inte är medveten om några klyftor som behöver fyllas.

Säg att du driver en mellanstor onlinebutik och vill utvärdera hur effektivt dina affärsprocesser säljer data. Du kan veta alla steg som ingår i bearbetningen av försäljningsdata, men du kanske inte är medveten om att under intensiva helgdagar har ditt nuvarande system svårt att hålla jämna steg med den enorma ökningen av beställningar.

Att prata med dina anställda kommer att hjälpa dig att ta reda på mer om detta problem och möjliggöra att du kan implementera en lämplig lösning. Kanske behöver du titta på din molninfrastruktur och överväga att gå vidare till hybridmolnet.

Oavsett vad du behöver göra kommer dina anställdas input vara avgörande för att nå den lösningen.

4. Utvärdera den befintliga arbetsflödet för processen

Utvärdering av arbetsflödet för en process innebär att bestämma hur smidigt och effektivt processen kan utföras. Detta kommer att hjälpa dig att bestämma vad som behöver förbättras för att förbättra arbetsflödet.

Kanske är en uppgift inom processen mycket komplex och tidskrävande. Att förenkla den kommer inte bara att göra processen snabbare, utan kommer också att frigöra lite av dina anställdas tid för att låta dem fokusera på andra uppgifter.

Du kan också titta på delar av en process som kan vara överflödiga och behöva automatisering. Kanske hanteras din orderhanteringsprocess för närvarande av ett team av anställda men kan hanteras till största del av ett orderhanteringssystem (OMS).

I så fall kan du överväga att investera i OMS-programvara, vilket skulle eliminera en föråldrad process och hjälpa öka anställdas produktivitet.

5. Gör ändringar för att förbättra arbetsflödet

Nu när du har bestämt hur effektivt ett process befintliga arbetsflöde är, är det dags att göra ändringar för att förbättra det.

Börja med att göra en lista över alla brister du identifierade och samla dina ledningsteam för att brainstorma lösningar.

När du har skapat en lista över möjliga lösningar, gå igenom dem igen - den här gången, tänk på hur varje förslag kommer att påverka den övergripande processen och verksamheten. Kommer det att göra några ändringar i det huvudsakliga resultatet? Kommer du att behöva göra ytterligare ändringar för att ta hänsyn till det?

Säg till exempel att du bestämmer att migrera dina befintliga data till en annan plattform skulle göra den mer säker och vara bättre för ditt företag i det långa loppet. Det är bra att veta hur man gör det, men du kan också behöva integrera riskhantering i din migration.

Se till att täcka alla baser. Om det visar sig att förbättringarna inte är värda investeringen, gå tillbaka till ritbordet och brainstorma igen.

Var öppensinnad och skriv ner allt. Varje idé bör övervägas.

6. Kommunicera med ditt team

När ändringarna har blivit slutgiltiga och processen har uppdaterats måste du informera dina anställda.

Om du har valt att integrera ny arbetsflödeshanteringsprogramvara, till exempel, måste de anställda vara medvetna om hur man får åtkomst till och använder det nya systemet.

Använd så många kommunikationskanaler som nödvändigt och inkludera så mycket information som möjligt. Du vill inte att det ska finnas någon förvirring eller tvivel.

Utarbeta en broschyr med all nödvändig information och håll utbildningssessioner för att säkerställa att alla är på samma sida. Det kan också vara värt att undersöka hur man förbättrar kommunikationen med distanslag.

7. Granska den nya processen

En av de viktigaste stegen för att förbättra en process är att granska de förändringar du har gjort. Följ den nya processen noggrant och avgör om de förändringar som har gjorts har en positiv inverkan på ditt företag eller inte.

Om du ändrade din arbetsdelegeringsprocess genom att implementera mobila appar för företag uppgiftshantering, se hur denna förändring har påverkat hastigheten med vilken uppgifter tilldelas, accepteras och slutförs.

Ser du bättre resultat? Görs färre misstag? Är dina anställda mer produktiva?

Att besvara dessa frågor kommer att ge dig de mätetal som krävs för att avgöra om förändringarna har förbättrat din process.

Kom ihåg, utveckling är kontinuerlig. Affärsvärlden förändras ständigt, så dina nya processer kommer behöva granskas igen i framtiden för att hänga med i tiden.

Det avgörande

Det kan verka som mycket ansträngning. Men att se till att alla processer inom ditt företag är så effektiva som möjligt är avgörande för att förbli i toppen av din bransch.

Oavsett om du har beslutat att införliva automatiserad HR-programvara, eller fortfarande försöker tänka på en affärseffektiv lösning för att förbättra din tvärteamkommunikation, kan dessa steg hjälpa till.

Använd den här guiden när du behöver den. Inte bara kommer det gynna dina team, men det kommer också att göra dina kunder glada.