Don’t Reward the Hoard: Combat Knowledge Hoarding at Work
Har ditt företag ett problem med kunskapslagring? Lär dig de kännetecken som tyder på kunskapslagring och hur du kan bli ett mer kunskapsdrivet företag.
Delning är omsorg när det gäller kunskap på arbetsplatsen. Vi är mästare på kunskapsdrivna kulturer, och vi vet att det finns många skäl till varför organizationer bör investera i att dela kunskap istället för att horde den.
Kommer du ihåg vad som hände sist när en "stor fisk" lämnade ditt företag? Beroende på om ditt företag värderar kunskapsdelning, gissar vi att en av två saker hände efter att de gav sin två veckors uppsägning:
Trots att man var ledsen över att den stora fisken lämnar, önskade alla dem väl. De flesta frågade sina överordnade om det fanns något de kunde göra för att hjälpa till medan de fyllde positionen och kanske gick ut på en rolig happy hour.
Chefer och anställda gick in i full panik medan teamen kastades in i kaos eftersom ingen visste vad de skulle göra. Den "stora fisken" spenderade sina sista dagar på att skriva ner "något som folk behövde veta" när de lämnat, men deras anteckningar hjälpte verkligen inte.
Ser ut som Joan gav sin två veckor
Kaoset i det senare scenariot kom inte från att alla bara var besvikna över att en anställd lämnar. All kredit för den obehagligheten går till kunskapsuppsamling.
Varför kunskapsuppsamling händer på jobbet
Kunskap är inte tänkt att hållas av ett fåtal nyckelpersoner. Den är avsedd att delas så att alla kan göra sitt bästa arbete. Det ovanstående exemplet är bara ett problem som följer med att horde kunskap. Många andra processer och viktiga saker lider när kunskap inte är lätt tillgänglig för folk som behöver det mest.
Företag som faktiskt vill omfamna innovation, jämlikhet och mångfald bör leda framstötar i kunskapsdelning.
Sägnen att kunskap är makt är mycket sann i den genomsnittliga arbetsmiljön. När spelplanen är jämnad och människor har den information de behöver för att utföra sina jobb, är det lättare att utforska nya idéer, ta in människor från olika livsvägar och ställa upp människor för framgång.
Det är viktigare än någonsin för anställda att vara synkroniserade om lämpliga projekt och processer när de är en del av en distribuerad arbetsstyrka. Trycket för mer hybrid och remote-first miljöer kan ha lett vissa företag att tänka mer kritiskt och strategiskt kring hur de delar kunskap.
Så, om kunskapsdelning är så bra, varför kämpar så många företag med kunskapsuppsamling? Trots vad du kanske tror, är de flesta chefer och anställda inte Machiavelliska skurkar som försöker undergräva sina kollegor. I sanning händer kunskapsuppsamling av några mycket vardagliga (och åtgärdbara) skäl.
Att dela kunskap är tröttsamt
Du vill dela en viktig uppdatering om ett projekt. Du skulle kunna använda din vanliga projektledningsprogramvara, men det är verkligen mer för att spåra arbete istället för att förmedla meddelanden. Ett e-postmeddelande eller Slack-meddelande skulle kunna fungera, men eftersom vissa personer inte är där, är du orolig för att din uppdatering går förlorad i röran. Kanske kan nästa teammöte fungera, men du behöver verkligen få detta ut nu.
När du tänker på det bästa sättet att dela nyhets, inser du att du har spenderat största delen av din halvtimme av nedetid på att tänka på hur man skickar meddelandet. Du skakar av dig det och bestämmer dig för att hitta ett sätt att göra din uppdatering efter ditt nästa möte, men du blev indragen i något viktigt och måste vänta till imorgon.
Men vänta, imorgon måste du byta växel till ett annat projekt, så kanske efter helgen kan du göra ditt meddelande…
Du kan inte förvänta dig att anställda är villiga att dela kunskap om det kommer med en så hög kostnad. När organisationer inte är uppställda för att dela kunskap, blir ibland delningen av de enklaste nyheterna en stor tids- och penningförlust. Att dela kunskap ska vara enkelt, okomplicerat och relativt snabbt att göra.
Det finns en belöning i hoarden
Det smärtar oss att erkänna det, men vissa arbetsplatser är verkligen bra på att lågt uppmuntra anställda att horde kunskap. Vi har sagt det en gång och vi är glada att damma av denna gamla juvel igen: kunskap är makt, och det är mycket sant när det gäller arbete.
Människor som håller viktig information nära sig själva blir de facto ledare på jobbet. Varje uppgift, oavsett hur liten, måste gå igenom dem för att bli slutförd. Så småningom, kunskapsuppsamlarna blir sakta sedda som ämnesexperter, även om de bara är "experter" på att hålla folk borta. De får de bättre projekten, de börjar fatta besluten, och de fortsätter att hålla kunskap nära sig för att behålla sin makt.
Han får det (på det värsta sättet möjligt)
Vi förstår att det måste finnas en viss kunskapsdistribution på jobbet för att saker ska flyta smidigt. Trots allt kan inte alla veta allt om vissa ämnen och projekt. Problemet uppstår när det verkar som om det bara finns en person som har svaren på allt.
Människor bestraffas för att dela kunskap
Vi vet vad du tänker. "Det är absurt! Jag skulle/mina kontor skulle aldrig bestraffa en anställd som hjälper andra!"
...Ja... om det...
Har du eller din chef någonsin:
Tillrättavisat en anställd för att ta för lång tid på sig att förklara något för en kollega?
Avvisat begärningar om att utöka er kunskapsbas som "onödiga"
Sett klagomål om förvirring kring processer och projekt som anställdas fel och inte systemen de använder?
Du kanske inte har menat att, men du gör mycket för att skada kunskapsdelningen på jobbet. Hur kan anställda ta initiativet till att dokumentera och förklara saker om de kommer att bestraffas för det?
Konstruktiv kritik är en sak, överdriven kritik och rent negativitet är en annan. Istället för att ständigt hitta fel på hur saker görs, försök att komma med förslag om hur man gör saker bättre.
Vikten av att bekämpa kunskapsuppsamling
"Stort sedan", tänker du. "Allt här är i stort sett en vanlig klagomål om arbete. Saker verkar bra som de är, varför måste jag investera i så mycket förändring?"
Nåväl, prestanda, för en sak.
Företag som har en kunskapsdriven kultur tenderar att brinna på alla cylindrar. Processerna är dokumenterade, viktig kunskap delas, och alla har den information de behöver för att arbeta.
Faktum är att vi har forskning som visar att 94% av företagen med kunskapsdrivna kulturer uppnår eller överträffar sina mål. Dessutom rapporterar 84% att de är nöjda med sitt engagemang.
När du dominerar på jobbet, ligger kundnöjdhet vanligtvis inte så långt efter. Plötsligt behöver supportpersonalen inte spendera dyra minuter på att söka efter rätt svar för att hjälpa en missnöjd kund. Människor i uppfyllande har vad de behöver för att enkelt öka produktionen eller byta till en annan fraktjänst. Eftersom allt går smidigt, får kunderna fördelarna.
4 enkla sätt att stoppa kunskapsuppsamling
Vi vet att du vill att ditt företag alltid ska vara på toppen av sitt spel, så vi ska hjälpa dig att bekämpa kunskapsuppsamling på rätt sätt. Om du är seriös om att stoppa hoarden, vet vi vad du behöver göra.
Kliv upp på Diane Lockhart-nivå
1. Gör dokumentationen enkel
En av de största hindren företag står inför när de bedömer sin kunskapsbas är hur man organiserar allt. Att hitta det bästa sättet att få den enorma mängden kunskap varje ämnesexpert har kommer inte att bli en lätt uppgift.
Vi kan inte rekommendera användning av mallar nog här. När du använder mallar kan du enkelt dela upprepade processer och göra det enklare för folk att följa. Kom ihåg att dokumentationen tar tid att få rätt. Men när du bygger det på rätt grund, blir det mycket lättare att hantera.
Skjuta produktiviteten i höjden med Gurus gratis mallar
Du fruktar att berätta för kunskap Gollum på jobbet att de måste ge upp sin dyrgrip. För all gnäller vi just gjorde på kunskapsuppsamlingen, förstår vi varför det kan vara svårt att ge upp. Trots allt vill människor fortfarande ha kredit och erkännande för vad de har gjort.
Åh, du borde inte ha :)
Trots detta kan du fortfarande ha ämnesexperter utan att de blir horder. Vårt kortsystem kan ge människor som kommit på viktiga processer och dokumentation erkännande samtidigt som det gör det enklare för folk att uppdatera viktig kunskap.
Vi är också förespråkare för chefer och andra intressenter att vara anställdas största hejarklackar. Hitta sätt att lyfta fram människors bidrag till arbete så att det blir lite enklare att släppa något av den kunskap som har samlats.
3. Gör delandet enkelt
Trött på att axeltappar och avbrott stör arbetsflödet? Gör det enklare och mer naturligt att dela kunskap medan folk arbetar!
Ord vi lever av på Guru
Gör kunskapsdelning och konsumtion till en naturlig del av arbetsdagen genom att ge folk den tid de behöver för att läsa, skriva och kommunicera. Uppmuntra människor att sätta upp "fokus tider" under dagen så att de kan koncentrera sig på att kommunicera.
Är du bunden till 60 eller 30-minuters möten? Ge människor tillbaka lite av sin tid och gör möten mer effektiva genom att förkorta dem. Gör förhandsläsning till en del av stora möten så att folk kommer förberedda med frågor och idéer. Att ge människor 5-15 minuter att komma in i rätt tankesätt kan göra underverk för produktiviteten.
4. Avgifta er kultur
Om du har sett något av följande:
Människor är rädda för att ställa frågor för de inte vill uppfattas som inkompetenta.
Du brukade ha en engagerad ämnesexpert, men efter att deras senaste 2 stora vinster gick obekräftade har de checkat ut från jobbet.
Anställda känner sig så överarbetade och överväldigade över sin nästa deadline att de inte ens vill ställa frågor.
Uh... det låter som om du har några problem som går djupare än kunskapsuppsamling.
Tyvärr måste vi berätta för dig
Om du verkligen vill ha en kunskapsdriven arbetsplats och minska antalet samlare i din mitt, arbeta på att skapa en positiv kultur för alla.
Beröm kreativitet och uppmuntra människor att komma till bordet med nya idéer oavsett hur väl genomtänkta de är. Ju fler människor delar och känner sig bekväma med att dela, desto bättre blir den kunskap de producerar. Välkommen till den nya eran
Kunskapsuppsamling är den tysta mördaren av lovande arbetsplatser, och det kan vara svårt att upptäcka om du inte känner igen tecknen.
Vi har pratat mycket om saker du kan göra inom din ledarskaps- och kultur för att hjälpa, men det finns en uppenbar lösning vi inte har nämnt: att ha rätt mjukvara. Du behöver bygga din nya kultur av kunskapsdelning på en solid grund.
Delning är omsorg när det gäller kunskap på arbetsplatsen. Vi är mästare på kunskapsdrivna kulturer, och vi vet att det finns många skäl till varför organizationer bör investera i att dela kunskap istället för att horde den.
Kommer du ihåg vad som hände sist när en "stor fisk" lämnade ditt företag? Beroende på om ditt företag värderar kunskapsdelning, gissar vi att en av två saker hände efter att de gav sin två veckors uppsägning:
Trots att man var ledsen över att den stora fisken lämnar, önskade alla dem väl. De flesta frågade sina överordnade om det fanns något de kunde göra för att hjälpa till medan de fyllde positionen och kanske gick ut på en rolig happy hour.
Chefer och anställda gick in i full panik medan teamen kastades in i kaos eftersom ingen visste vad de skulle göra. Den "stora fisken" spenderade sina sista dagar på att skriva ner "något som folk behövde veta" när de lämnat, men deras anteckningar hjälpte verkligen inte.
Ser ut som Joan gav sin två veckor
Kaoset i det senare scenariot kom inte från att alla bara var besvikna över att en anställd lämnar. All kredit för den obehagligheten går till kunskapsuppsamling.
Varför kunskapsuppsamling händer på jobbet
Kunskap är inte tänkt att hållas av ett fåtal nyckelpersoner. Den är avsedd att delas så att alla kan göra sitt bästa arbete. Det ovanstående exemplet är bara ett problem som följer med att horde kunskap. Många andra processer och viktiga saker lider när kunskap inte är lätt tillgänglig för folk som behöver det mest.
Företag som faktiskt vill omfamna innovation, jämlikhet och mångfald bör leda framstötar i kunskapsdelning.
Sägnen att kunskap är makt är mycket sann i den genomsnittliga arbetsmiljön. När spelplanen är jämnad och människor har den information de behöver för att utföra sina jobb, är det lättare att utforska nya idéer, ta in människor från olika livsvägar och ställa upp människor för framgång.
Det är viktigare än någonsin för anställda att vara synkroniserade om lämpliga projekt och processer när de är en del av en distribuerad arbetsstyrka. Trycket för mer hybrid och remote-first miljöer kan ha lett vissa företag att tänka mer kritiskt och strategiskt kring hur de delar kunskap.
Så, om kunskapsdelning är så bra, varför kämpar så många företag med kunskapsuppsamling? Trots vad du kanske tror, är de flesta chefer och anställda inte Machiavelliska skurkar som försöker undergräva sina kollegor. I sanning händer kunskapsuppsamling av några mycket vardagliga (och åtgärdbara) skäl.
Att dela kunskap är tröttsamt
Du vill dela en viktig uppdatering om ett projekt. Du skulle kunna använda din vanliga projektledningsprogramvara, men det är verkligen mer för att spåra arbete istället för att förmedla meddelanden. Ett e-postmeddelande eller Slack-meddelande skulle kunna fungera, men eftersom vissa personer inte är där, är du orolig för att din uppdatering går förlorad i röran. Kanske kan nästa teammöte fungera, men du behöver verkligen få detta ut nu.
När du tänker på det bästa sättet att dela nyhets, inser du att du har spenderat största delen av din halvtimme av nedetid på att tänka på hur man skickar meddelandet. Du skakar av dig det och bestämmer dig för att hitta ett sätt att göra din uppdatering efter ditt nästa möte, men du blev indragen i något viktigt och måste vänta till imorgon.
Men vänta, imorgon måste du byta växel till ett annat projekt, så kanske efter helgen kan du göra ditt meddelande…
Du kan inte förvänta dig att anställda är villiga att dela kunskap om det kommer med en så hög kostnad. När organisationer inte är uppställda för att dela kunskap, blir ibland delningen av de enklaste nyheterna en stor tids- och penningförlust. Att dela kunskap ska vara enkelt, okomplicerat och relativt snabbt att göra.
Det finns en belöning i hoarden
Det smärtar oss att erkänna det, men vissa arbetsplatser är verkligen bra på att lågt uppmuntra anställda att horde kunskap. Vi har sagt det en gång och vi är glada att damma av denna gamla juvel igen: kunskap är makt, och det är mycket sant när det gäller arbete.
Människor som håller viktig information nära sig själva blir de facto ledare på jobbet. Varje uppgift, oavsett hur liten, måste gå igenom dem för att bli slutförd. Så småningom, kunskapsuppsamlarna blir sakta sedda som ämnesexperter, även om de bara är "experter" på att hålla folk borta. De får de bättre projekten, de börjar fatta besluten, och de fortsätter att hålla kunskap nära sig för att behålla sin makt.
Han får det (på det värsta sättet möjligt)
Vi förstår att det måste finnas en viss kunskapsdistribution på jobbet för att saker ska flyta smidigt. Trots allt kan inte alla veta allt om vissa ämnen och projekt. Problemet uppstår när det verkar som om det bara finns en person som har svaren på allt.
Människor bestraffas för att dela kunskap
Vi vet vad du tänker. "Det är absurt! Jag skulle/mina kontor skulle aldrig bestraffa en anställd som hjälper andra!"
...Ja... om det...
Har du eller din chef någonsin:
Tillrättavisat en anställd för att ta för lång tid på sig att förklara något för en kollega?
Avvisat begärningar om att utöka er kunskapsbas som "onödiga"
Sett klagomål om förvirring kring processer och projekt som anställdas fel och inte systemen de använder?
Du kanske inte har menat att, men du gör mycket för att skada kunskapsdelningen på jobbet. Hur kan anställda ta initiativet till att dokumentera och förklara saker om de kommer att bestraffas för det?
Konstruktiv kritik är en sak, överdriven kritik och rent negativitet är en annan. Istället för att ständigt hitta fel på hur saker görs, försök att komma med förslag om hur man gör saker bättre.
Vikten av att bekämpa kunskapsuppsamling
"Stort sedan", tänker du. "Allt här är i stort sett en vanlig klagomål om arbete. Saker verkar bra som de är, varför måste jag investera i så mycket förändring?"
Nåväl, prestanda, för en sak.
Företag som har en kunskapsdriven kultur tenderar att brinna på alla cylindrar. Processerna är dokumenterade, viktig kunskap delas, och alla har den information de behöver för att arbeta.
Faktum är att vi har forskning som visar att 94% av företagen med kunskapsdrivna kulturer uppnår eller överträffar sina mål. Dessutom rapporterar 84% att de är nöjda med sitt engagemang.
När du dominerar på jobbet, ligger kundnöjdhet vanligtvis inte så långt efter. Plötsligt behöver supportpersonalen inte spendera dyra minuter på att söka efter rätt svar för att hjälpa en missnöjd kund. Människor i uppfyllande har vad de behöver för att enkelt öka produktionen eller byta till en annan fraktjänst. Eftersom allt går smidigt, får kunderna fördelarna.
4 enkla sätt att stoppa kunskapsuppsamling
Vi vet att du vill att ditt företag alltid ska vara på toppen av sitt spel, så vi ska hjälpa dig att bekämpa kunskapsuppsamling på rätt sätt. Om du är seriös om att stoppa hoarden, vet vi vad du behöver göra.
Kliv upp på Diane Lockhart-nivå
1. Gör dokumentationen enkel
En av de största hindren företag står inför när de bedömer sin kunskapsbas är hur man organiserar allt. Att hitta det bästa sättet att få den enorma mängden kunskap varje ämnesexpert har kommer inte att bli en lätt uppgift.
Vi kan inte rekommendera användning av mallar nog här. När du använder mallar kan du enkelt dela upprepade processer och göra det enklare för folk att följa. Kom ihåg att dokumentationen tar tid att få rätt. Men när du bygger det på rätt grund, blir det mycket lättare att hantera.
Skjuta produktiviteten i höjden med Gurus gratis mallar
Du fruktar att berätta för kunskap Gollum på jobbet att de måste ge upp sin dyrgrip. För all gnäller vi just gjorde på kunskapsuppsamlingen, förstår vi varför det kan vara svårt att ge upp. Trots allt vill människor fortfarande ha kredit och erkännande för vad de har gjort.
Åh, du borde inte ha :)
Trots detta kan du fortfarande ha ämnesexperter utan att de blir horder. Vårt kortsystem kan ge människor som kommit på viktiga processer och dokumentation erkännande samtidigt som det gör det enklare för folk att uppdatera viktig kunskap.
Vi är också förespråkare för chefer och andra intressenter att vara anställdas största hejarklackar. Hitta sätt att lyfta fram människors bidrag till arbete så att det blir lite enklare att släppa något av den kunskap som har samlats.
3. Gör delandet enkelt
Trött på att axeltappar och avbrott stör arbetsflödet? Gör det enklare och mer naturligt att dela kunskap medan folk arbetar!
Ord vi lever av på Guru
Gör kunskapsdelning och konsumtion till en naturlig del av arbetsdagen genom att ge folk den tid de behöver för att läsa, skriva och kommunicera. Uppmuntra människor att sätta upp "fokus tider" under dagen så att de kan koncentrera sig på att kommunicera.
Är du bunden till 60 eller 30-minuters möten? Ge människor tillbaka lite av sin tid och gör möten mer effektiva genom att förkorta dem. Gör förhandsläsning till en del av stora möten så att folk kommer förberedda med frågor och idéer. Att ge människor 5-15 minuter att komma in i rätt tankesätt kan göra underverk för produktiviteten.
4. Avgifta er kultur
Om du har sett något av följande:
Människor är rädda för att ställa frågor för de inte vill uppfattas som inkompetenta.
Du brukade ha en engagerad ämnesexpert, men efter att deras senaste 2 stora vinster gick obekräftade har de checkat ut från jobbet.
Anställda känner sig så överarbetade och överväldigade över sin nästa deadline att de inte ens vill ställa frågor.
Uh... det låter som om du har några problem som går djupare än kunskapsuppsamling.
Tyvärr måste vi berätta för dig
Om du verkligen vill ha en kunskapsdriven arbetsplats och minska antalet samlare i din mitt, arbeta på att skapa en positiv kultur för alla.
Beröm kreativitet och uppmuntra människor att komma till bordet med nya idéer oavsett hur väl genomtänkta de är. Ju fler människor delar och känner sig bekväma med att dela, desto bättre blir den kunskap de producerar. Välkommen till den nya eran
Kunskapsuppsamling är den tysta mördaren av lovande arbetsplatser, och det kan vara svårt att upptäcka om du inte känner igen tecknen.
Vi har pratat mycket om saker du kan göra inom din ledarskaps- och kultur för att hjälpa, men det finns en uppenbar lösning vi inte har nämnt: att ha rätt mjukvara. Du behöver bygga din nya kultur av kunskapsdelning på en solid grund.
