‍Företagsbakgrund

Grundat 1988, är Symphony Workplaces en tidig pionjär på marknaden för flexibla arbetsutrymmen. Symphony Workplaces erbjuder högklassiga, fullt möblerade privata kontorsutrymmen för företag, och tillhandahåller allt från skrivbord till internet  till kaffe. Med platser i Palm Beach, FL, och Morristown, NJ, betjänar Symphony en mängd olika kunder, från korttidsuthyrare till företag som har varit med dem i över 30 år. De fokuserar på att erbjuda en sömlös, allt-i-ett-kontorsupplevelse över 80 000 kvadratfot av premiärkontorsyta.  Med full äganderätt av sina centra, säkerställer Symphony direkt, responsiv service och upprätthåller en förstklassig upplevelse för alla kunder.

Utmaningen

Innan de antog Guru, hade Symphony Workplaces svårt med oorganiserad information som var utspridd över flera system som Dropbox och SharePoint. Det här skapade ineffektivitet, särskilt för personal som behövde få tillgång till specifika procedurer för att sätta upp kontorsutrustning eller hantera kundtjänster. IT-teamet, som leddes av Carol Merriman, fick ofta repetitiva frågor som skulle kunna besvaras genom att ha mer tillgänglig dokumentation.“Allt levde på många olika platser—inte uppdaterade, inte i tid.  Denna person skulle skapa det, den personen skulle lämna, och någon annan skulle komma in och skapa det igen. Det var utspritt överallt och i olika format. Så det var bara så; vi behöver städa ut vår garderob,” förklarade Carol. Denna ineffektivitet saktade ner verksamheten och lämnar personalen utan rätta svar inom räckhåll.

‍

Lösningen

Carol övervägde noggrant flera alternativ innan hon valde Guru, och förklarade, “Jag tittade på många olika produkter eftersom jag behövde något jag gillade eftersom jag ska hantera det. Men lika viktigt, jag behövde solid support i bakgrunden.” Gurus responsiva kundtjänst vann henne över: “Ni är verkligen bra. Om jag kontaktar via chatt, kan jag ställa en snabb fråga och få ett snabbt svar.” Denna nivå av support gjorde Guru till det ideala valet för Symphonys föränderliga behov.

‍

Symphony implementerade Guru för att centralisera alla operativa procedurer, vilket gör dem lätt sökbara och tillgängliga. Detta inkluderade procedurinformation om att ställa in telefoner för kunder, hantera kundinteraktioner och få tillgång till kritiska processdokument genom SharePoint, Dropbox och lokalt.  Genom att konsolidera kunskap i Guru kunde Symphony eliminera duplicerad information och säkerställa att de senaste, mest exakta uppgifterna alltid var tillgängliga för personalen. “Vi använder Guru mycket för procedurer,” delade Carol. “Vi hade processer spridda på olika ställen, men Guru tillät oss att konsolidera allt. Nu är det det givetna stället för alla som behöver information.”  

‍

Dessutom hjälpte Guru Symphony att organisera stora dokument som lagras externt: “Vi har också information från SharePoint och Dropbox i Guru, så nu kan personalen enkelt hitta och få tillgång till det de behöver utan att behöva leta efter det.”  

‍

Tillvägagångssättet

1. Konsolidera Procedurer: IT-teamet migrerade utspridda dokument, som instruktioner för klients telefoninställningar och kontors- och klientprocedurer, till Guru, vilket skapade en centraliserad kunskapsbas för teamet.
2. Länka Externa System: SharePoint- och Dropboxdokument länkades till Guru-kort, vilket gjorde det enkelt för personalen att hitta relevant information som klientkontrakt och tillgångshanteringsformulär.
3. Lansera till Personal: Personal blev introducerad till Guru som deras centrala nav för all IT- och verksamhetskunskap. De utbildades att använda Gurutjänstens sökfunktioner för att snabbt hitta den information de behövde, vilket minskade avbrotten för IT-avdelningen.
4. AI-driven Sökning: Med Gurus AI-drivna sökfunktion kan personalen enkelt hämta de senaste procedurerna och externa dokument, vilket effektiviserar deras arbetsflöde. “Istället för utspridda resurser, är allt på ett ställe, vilket har sparat oss mycket tid,” sa Carol.

‍

Resultatet

Sedan de antog Guru, har Symphony Workplaces sett en dramatisk förbättring i operationell effektivitet. Personal har nu tillgång till realtidsinformation som är uppdaterad, vilket minskar förvirring och beroendet av IT-avdelningen för rutinfrågor. Carol Merriman noterade en betydande reduktion av föråldrad information och duplicerat innehåll:

“Fler personer har nu korrekt, aktuell information—snarare än föråldrad information. Det är det stora,” betonade Carol. “Det sparar mig tid för istället för att ringa mig för svar, kan de kolla på Guru.”

‍

Guru har blivit Symphonys betrodda bas, vilket hjälper dem att betjäna kunder bättre och frigöra IT-teamet för att fokusera på mer komplexa uppgifter. Som Carol skämtade,“Min man kallar mig ’svarsdruvan’ för jag svarade alltid på frågor. Men nu, tack vare Guru, kan folk hitta svar själva.”