ในฐานะผู้จัดการความเสี่ยงและการปฏิบัติตามกฎระเบียบของ Guru ฉันใช้เวลาไม่น้อยในการใช้แอป Guru เพื่อสร้างและจัดระเบียบนโยบายที่กำหนดแนวทางการรักษาความปลอดภัยของบริษัทของเรา.  คุณรู้...การจดให้ครบ...การข้ามให้ครบ...การปรับปรุงคำและอื่น ๆ.  ในโลกของความปลอดภัยนี่คือสิ่งที่ต้องทำใช่ไหม?  นโยบายเป็นส่วนสำคัญของโปรแกรมการปฏิบัติตามกฎระเบียบแทบทุกโปรแกรมที่ มีการปฏิบัติตาม.  ถ้าไม่มีหลักเกณฑ์ เราก็เป็นแค่กลุ่มเด็กที่วิ่งไปมารอบสระน้ำที่เปรียบเสมือน.   

เมื่อเร็ว ๆ นี้ ฉันต้องคิดใหม่เกี่ยวกับกิจวัตรที่มีระเบียบของฉันในฐานะผู้จัดการการปฏิบัติตามกฎระเบียบและพิจารณาภาพรวมที่ใหญ่กว่า. เพื่อนร่วมงานของฉันสงสัยว่าเขาอาจจะไม่ได้ปฏิบัติตามแนวทางการรักษาความปลอดภัยบางอย่างอย่างสมบูรณ์ ดังนั้นเขาจึงติดต่อมาบอกว่าเขาหาไม่ได้ว่านโยบายการจัดการผู้ขายอยู่ที่ไหน. 

ฉันรู้สึกประหลาดใจเล็กน้อย เพราะฉันได้พยายามอย่างมากในการเขียนนโยบายที่สามารถใช้งานได้อย่างสมบูรณ์แบบเกี่ยวกับ “ความสัมพันธ์ของผู้จัดหา” และนำไปโพสต์ใน Guru ให้ทุกคนได้อ่าน.  ฉันหมายถึง, มาทำกันเถอะ, มีอะไรไม่เข้าใจบ้างใช่ไหม?  ผู้จำหน่าย?  ผู้จัดหา?  ความสัมพันธ์? และ, อืม...      

โอเค รับทราบ.  ในความเป็นจริง คำถามของเขาคือการตื่นตัวสำหรับผู้จัดการการปฏิบัติตามกฎระเบียบที่อยู่ในโลกที่มีไอวอรี่ซึ่งรู้สึกว่าเรามีนโยบายที่ชัดเจนและดึงดูดสำหรับทุกคนที่จะอ่าน.  ในช่วงเวลาที่มีประจักษ์นี้ ฉันสะท้อนเกี่ยวกับความจริงที่ว่า ห้องสมุดออนไลน์ของฉันเต็มไปด้วยภาษาที่มีคำศัพท์เฉพาะทาง.

ถ้าผู้คนไม่สามารถเชื่อมโยงกับคำศัพท์ได้ พวกเขาจะได้รับคำแนะนำจากมันได้อย่างไร?

เรื่องนี้ทำให้ฉันคิดถึงวิธีที่ดีกว่าในการจัดระเบียบนโยบายภายใน Guru. เราต้องการโปรแกรมการปฏิบัติตามกฎระเบียบที่ไม่เพียงแต่ตอบสนองความเป็นทางการที่จำเป็นโดยผู้ตรวจสอบ ลูกค้า และพันธมิตร แต่ยังให้บริการแก่ผู้ที่มีสิทธิ์ใช้งาน.  มันทำให้ฉันเริ่มการรณรงค์อย่างช้าๆในการเพิ่มความเกี่ยวข้องกับนโยบาย ซึ่งเป็นหน้าที่ที่ยึดอยู่บนการปรับปรุงสามประการ: การติดแท็ก การเชื่อมโยง และการทำให้นโยบายง่ายขึ้นด้วยภาษาที่เข้าใจง่าย.             

ศิลปะที่สูญหายของการติดแท็ก

กระบวนการสร้างการ์ด Guru ค่อนข้างง่าย แต่มีความคิดที่ต้องพิจารณาสำหรับการจัดระเบียบการ์ดและตั้งค่ามันสำหรับการค้นหา--คอลเล็กชันไหน, บอร์ดไหน, ฯลฯ.  ในฐานะที่เป็นผู้สร้างนโยบาย ฉันอยู่ในจุดที่ได้เปรียบในลักษณะที่ว่าการ์ดของฉันมีลำดับชั้นและมีการจัดระเบียบในลักษณะที่ชัดเจน.  แต่ก็ยังเป็นสูตรสำหรับความโดดเดี่ยว สถานที่เก็บข้อมูล ถ้าคุณต้องการ ว่าหมายถึงเพื่อประโยชน์ของมันเองและไม่ใช่เพื่อการเผยแพร่ไปยังผู้อ่านทั่วๆไป.

ฉันคิดว่าฉันอยู่ในรองเท้าสำหรับใครก็ตามที่อาจสงสัยเกี่ยวกับความรับผิดชอบด้านความปลอดภัยของตน โดยสมมุติว่าการค้นหา Guru ของพวกเขาจะรวมถึง “นโยบายความปลอดภัย.”  มองไปที่นโยบายของฉันแบบสุ่ม ฉันค้นพบว่าฉันไม่ได้เพิ่มวลีง่าย ๆ นี้เป็นแท็ก; ดังนั้น การค้นหาจะส่งกลับอะไรก็ได้ตั้งแต่นโยบายการลาพักร้อนจนถึง “นโยบายการรักษาความปลอดภัยเนื้อหา” ของกลุ่มวิศวกรรม.  ฉันเพิ่มคำเหล่านั้นเป็นแท็ก และเหมือนเวทมนตร์ นโยบายของฉันก็ขึ้นไปอยู่ในผลลัพธ์การค้นหาที่สูงขึ้น.  ขอบคุณแท็ก! 

การเชื่อมโยง

Guru เต็มไปด้วยสิ่งที่ผู้คนต้องการเพื่อทำงาน.  ฉันบางครั้งพบว่าตัวเองกำลังท่องคอลเล็กชันอื่น ๆ จนสะดุดกับการ์ดที่ดูและมีกลิ่นเหมือนนโยบายความปลอดภัย และความรู้ภายในของฉันทำให้รู้สึกวิตกกังวลเกี่ยวกับข้อเท็จจริงที่ว่ามันไม่ได้ถูกจัดระเบียบในคอลเล็กชันความปลอดภัยของฉัน. 

ฉันได้รู้ว่าการมีอยู่ของกฎเกณฑ์ในโลกการปฏิบัติตามกฎระเบียบคือสิ่งที่ดีไม่ว่าจะอยู่ที่ไหน.  เป็นหน้าที่ของฉันในการทำให้มันเกี่ยวข้องกับนโยบายและเชื่อมโยงมันกับคำหลักใน “การ์ด” ของฉัน.  

ตัวอย่างเช่น หากมีคำแนะนำจากผู้จัดการ IT เกี่ยวกับวิธีการอัปเดตระบบปฏิบัติการบนแล็ปท็อปที่ออกโดย Guru ฉันควรเชื่อมโยงกลับไปยัง “นโยบายสถานีทำงาน” ของฉันผ่านลิงก์ง่าย ๆ .  ขั้นตอนนี้ช่วยรวบรวมการมีส่วนร่วมของทุกคนและทำให้นโยบายรวมเข้าด้วยกัน เหมือนกับการจัดเรียงดาวเคราะห์เพื่อเปิดเผยระบบสุริยะด้านความปลอดภัยทั่วไป.  

ภาษาที่เข้าใจง่าย

คุณไม่ได้ยินเรื่องนี้จากฉัน แต่นักวางนโยบายมักจะซับซ้อนภาษาจนเกินไปเมื่อพวกเขาสามารถ. นำตัวอย่างเล็ก ๆ นี้จากข้อกำหนดการปฏิบัติตามของอุตสาหกรรมที่ชื่อจะต้องเก็บเป็นความลับ:  “โปรแกรมรักษาความปลอดภัยสารสนเทศเกี่ยวกับการปกป้องข้อมูลส่วนบุคคล ควรรวมถึงการจัดการการสื่อสารและการจัดการการดำเนินงาน.”

โอ้ย.  นั่นอาจหมายความกับผู้เขียนและผู้เชี่ยวชาญด้านความปลอดภัยบางคนที่ได้รับมอบหมายในการบังคับใช้ แต่ประชาชนทั่วไปอาจรู้สึกสับสน.  การจัดการการสื่อสาร?  การจัดการการดำเนินงาน?  อาจเป็นไปได้ว่าอาจจะ, แค่ อาจ, มาตรฐานเดียวกันนั้นสามารถทำให้เรียบง่ายลงให้กลายเป็นบางอย่างที่ง่ายกว่า เช่น “เราจะรักษาข้อมูลส่วนบุคคลให้ปลอดภัยโดยการจัดทำวิธีการที่เราทุกคนต้องปฏิบัติตาม?”  

ที่นั่น.  เราลดความซับซ้อนในถ้อยคำลง และไม่ได้ทำให้สูญเสียอะไรในกระบวนการ.  เชื่อหรือไม่ว่าน้อยลงอาจหมายถึงมากขึ้นในโปรแกรมการปฏิบัติตามกฎระเบียบที่ผู้คนแค่ต้องการรู้ว่าพวกเขาควรทำอะไร.  ผู้ประกอบการที่มีประสบการณ์อย่างฉันควรหลีกเลี่ยงการทำซ้ำกฎระเบียบและบรรจุให้อยู่ในการ์ด.  ถ้าเรายังไม่เข้าใจมันเอง เราจะคาดหวังให้คนอื่นทำได้อย่างไร?  

งานไม่เคยหยุด  

การติดแท็ก การเชื่อมโยง และการทำให้นโยบายความปลอดภัยง่ายขึ้นไม่ได้เป็นงานที่ทำครั้งเดียวและลืม.  นี่คือการเดินทาง การลงทุนทางเวลาและความคิดอย่างต่อเนื่องสำหรับผู้จัดการการปฏิบัติตามกฎระเบียบ.  ด้วยความคิดเชิงวิพากษ์นิดหน่อย ผู้เขียนนโยบายสามารถใช้ประโยชน์จาก Guru เพื่อปรับใช้ นโยบายที่บังคับใช้งานได้ซึ่งไม่เพียงแต่ตอบสนองความต้องการของผู้ควบคุมและลูกค้า แต่ยังพูดกับผู้ที่สำคัญที่สุด: ผู้ที่ต้องปฏิบัติตาม.