‍ข้อมูลพื้นฐานของบริษัท

ก่อตั้งขึ้นในปี 1988, Symphony Workplaces เป็นผู้บุกเบิกในตลาดพื้นที่ทำงานที่ยืดหยุ่น Symphony Workplaces มีสำนักงานส่วนตัวที่ตกแต่งครบครันสำหรับธุรกิจ พร้อมบริการทุกอย่างตั้งแต่โต๊ะทำงานไปจนถึงบริการอินเทอร์เน็ต และกาแฟ โดยมีสถานที่ตั้งใน Palm Beach, FL และ Morristown, NJ, Symphony ให้บริการลูกค้าหลากหลาย ตั้งแต่ผู้เช่ารายสั้นไปจนถึงธุรกิจที่ร่วมงานกับพวกเขามากว่า 30 ปี พวกเขามุ่งมั่นที่จะให้ประสบการณ์สำนักงานที่ไร้รอยต่อและครบวงจรในพื้นที่สำนักงานระดับพรีเมียมกว่า 80,000 ตารางฟุต.  โดยมีความเป็นเจ้าของเต็มรูปแบบของศูนย์ของพวกเขา Symphony จึงมั่นใจในบริการที่รวดเร็วและตอบสนองได้ทันที เพื่อรักษาประสบการณ์ระดับหนึ่งสำหรับลูกค้าทุกคน

ความท้าทาย

ก่อนที่จะนำ Guru มาใช้, Symphony Workplaces ประสบปัญหากับข้อมูลที่ไม่เป็นระเบียบซึ่งกระจายอยู่ในหลายระบบเช่น Dropbox และ SharePoint นี่สร้างความไม่มีประสิทธิภาพ โดยเฉพาะสำหรับพนักงานที่ต้องเข้าถึงวิธีการเฉพาะสำหรับการตั้งค่าอุปกรณ์สำนักงานหรือการจัดการบริการลูกค้า ทีม IT ที่นำโดย Carol Merriman มักถูกถามคำถามที่ซ้ำซากซึ่งสามารถตอบได้โดยการมีเอกสารที่เข้าถึงได้ง่ายมากขึ้น.“ทุกอย่างถูกจัดเก็บไว้ในหลายที่—ไม่ได้รับการอัปเดต ไม่ทันเวลา.  คนนี้จะสร้างมันขึ้นมา คนนี้จากไป, และ อีกคนจะเข้ามาและสร้างมันใหม่อีกครั้ง มันถูกกระจายอยู่ทั่วและ ใน รูปแบบที่แตกต่างกัน ดังนั้นมันจึงเหมือน; เราจำเป็นต้องทำความสะอาดตู้เสื้อผ้าของเรา” Carol อธิบาย ความไม่มีประสิทธิภาพนี้ทำให้กระบวนการชะลอตัวลงและทำให้พนักงานไม่มีคำตอบที่ถูกต้องอยู่ในมือ.

‍

วิธีแก้ปัญหา

Carol พิจารณาหลายตัวเลือกอย่างรอบคอบก่อนที่จะเลือก Guru โดยอธิบาย, “ฉันได้ดูสินค้าหลายประเภทเพราะฉันต้องการสิ่งที่ฉันชอบ เนื่องจากฉันจะต้องจัดการมัน แต่สิ่งที่สำคัญไม่แพ้กัน, ฉันต้องการการสนับสนุนที่มั่นคงในด้านหลัง.” การบริการลูกค้าที่ตอบสนองของ Guru ทำให้เธอประทับใจ: “พวกคุณยอดเยี่ยมจริงๆ ถ้าฉันติดต่อผ่านแชท, ฉันสามารถถามคำถามอย่างรวดเร็วและได้รับคำตอบที่รวดเร็ว.” ระดับการสนับสนุนนี้ทำให้ Guru เป็นตัวเลือกที่เหมาะสมที่สุดสำหรับความต้องการที่เปลี่ยนแปลงของ Symphony

‍

Symphony นำ Guru มาใช้เพื่อรวมศูนย์กระบวนการดำเนินงานทั้งหมด ทำให้สามารถค้นหาได้ง่ายและเข้าถึงได้ สิ่งนี้รวมถึงข้อมูลวิธีการในการตั้งค่าโทรศัพท์สำหรับลูกค้า, การจัดการปฏิสัมพันธ์กับลูกค้า, และการเข้าถึงเอกสารกระบวนการที่สำคัญผ่าน SharePoint, Dropbox และภายในองค์กร.  โดยการรวบรวมความรู้ใน Guru, Symphony สามารถกำจัดข้อมูลซ้ำซ้อนและมั่นใจได้ว่าข้อมูลล่าสุดที่ถูกต้องที่สุดจะถูกนำเสนอให้กับพนักงานอยู่เสมอ. “เรานำ Guru ไปใช้สำหรับกระบวนการ,” Carol แบ่งปัน “เรามีขั้นตอนกระจายอยู่ในหลายที่ แต่ Guru ช่วยเราในการรวมทุกอย่าง ตอนนี้มันเป็นสถานที่ที่เหมาะสำหรับทุกคนที่ต้องการข้อมูล.”  

‍

นอกจากนี้ Guru ยังช่วย Symphony จัดระเบียบเอกสารขนาดใหญ่ที่เก็บไว้ภายนอก: “เราเสนอบริการข้อมูลจาก SharePoint และ Dropbox ใน Guru ดังนั้นตอนนี้พนักงานสามารถค้นหาและเข้าถึงสิ่งที่ต้องการได้ง่ายโดยไม่ต้องค้นหามัน.”  

‍

แนวทางการนำ

1. การรวมกระบวนการ: ทีม IT ได้ย้ายเอกสารที่กระจายเช่นคำแนะนำการตั้งค่าทางโทรศัพท์ของลูกค้าและขั้นตอนสำนักงานและลูกค้าเข้าไปใน Guru เพื่อสร้างฐานความรู้ที่รวมศูนย์สำหรับทีม
2. การเชื่อมโยงระบบภายนอก: เอกสารของ SharePoint และ Dropbox ได้ถูกเชื่อมโยงกับการ์ด Guru ทำให้ง่ายต่อพนักงานในการค้นหาข้อมูลที่เกี่ยวข้องเช่นสัญญาลูกค้าและเอกสารการจัดการทรัพย์สิน
3. การนำไปใช้กับพนักงาน: พนักงานได้รับการแนะนำให้รู้จักกับ Guru ในฐานะศูนย์กลางของพวกเขาสำหรับความรู้ด้าน IT และกระบวนการทำงานทั้งหมด พวกเขาได้รับการฝึกฝนให้ใช้ความสามารถในการค้นหาของ Guru เพื่อค้นหาข้อมูลที่ต้องการได้อย่างรวดเร็ว ลดความขัดข้องกับฝ่าย IT
4. การค้นหาที่ใช้ AI: ด้วย การค้นหาที่ใช้ AI ของ Guru, พนักงานสามารถดึงกระบวนการและเอกสารภายนอกล่าสุดได้ง่ายขึ้น ช่วยให้การทำงานของพวกเขาเป็นไปอย่างราบรื่น “แทนที่จะมีทรัพยากรกระจาย ทุกอย่างอยู่ในที่เดียว ซึ่งช่วยประหยัดเวลาให้กับเราได้มาก” Carol กล่าว

‍

ผลลัพธ์

ตั้งแต่ได้นำ Guru มาใช้, Symphony Workplaces พบว่าประสิทธิภาพการดำเนินงานดีขึ้นอย่างมีนัยสำคัญ พนักงานตอนนี้เข้าถึงข้อมูลที่ถูกต้องและทันสมัยในเวลาจริง ซึ่งลดความสับสนและการพึ่งพาฝ่าย IT สำหรับคำถามที่ใช้บ่อย Carol Merriman กล่าวถึงการลดประเด็นข้อมูลที่ล้าสมัยและเนื้อหาที่ซ้ำซ้อนอย่างมีนัยสำคัญ:

“ผู้คนจำนวนมากขึ้นตอนนี้มีข้อมูลที่ถูกต้องและทันเวลา—มากกว่าข้อมูลที่ล้าสมัย นั่นคือสิ่งสำคัญ” Carol เน้นย้ำ “มันช่วยประหยัดเวลาให้กับฉัน เพราะแทนที่จะโทรหาฉันเพื่อขอคำตอบ พวกเขาสามารถตรวจสอบ Guru ได้”

‍

Guru กลายเป็นฐานที่เชื่อถือได้ของ Symphony ช่วยให้พวกเขาให้บริการลูกค้าได้ดีขึ้นและช่วยให้ทีม IT สามารถมุ่งเน้นไปที่งานที่ซับซ้อนมากขึ้น เมื่อ Carol แชร์อย่างตลกขบขัน “สามีของฉันเรียกฉันว่า ‘องุ่นตอบคำถาม’ เพราะฉันมักจะตอบคำถามตลอดเวลา แต่ตอนนี้ขอบคุณ Guru, ผู้คนสามารถหาคำตอบด้วยตนเองได้.”