Verimli süreçleri sürdürmek ve güçlü bir iş akışına sahip olmak, başarılı bir işletmenin işleyişi için hayati öneme sahiptir.

Yüzlerce çalışanı bulunan bir iletişim merkezi işleten veya küçük bir ekip ile sanal hukuk ofisi yöneten işletmeler için iş süreçleri şirketinizin operasyonlarının temelidir. Bu yüzden süreçlerinizi gözden geçirmek ve düzenli olarak iyileştirmek için gerekli adımları atmanız önemlidir.

Ve iş ortamları normale dönerken, bunu yapmanın tam zamanı.

Bu kılavuz, işlemlerinizi ve çalışan verimliliğinizi artırmak için izlemeniz gereken yedi adımı kapsamaktadır. Bu adımları takip etmek, ekibinizde üretkenliği artırmanıza ve işinizi doğru şekilde ele almanıza olanak tanır.

Engellerle Yüzleşmek

Yedi adımlık kılavuzumuza geçmeden önce, süreci iyileştirme yolculuğunuzda karşılaşabileceğiniz herhangi bir zorluğu belirlemek önemlidir.

Karşılaşabileceğiniz ana engellerden ikisi, kendi haline memnuniyet ve yetersiz kaynaklardır.

Kendi haline memnuniyet

Rahat bölgenizde kalmak istemek normaldir. Ancak süreçleri iyileştirmeye geldiğinde, kendi haline memnuniyet sizi geri tutabilir.

Personel ve muhtemelen yönetim, mevcut süreçlere alışkın oldukları için değişime direnebilirler. Mevcut süreçleri değerlendirmek ve iyileştirmek için gereken çabayı sarf etmeye istekli olmayabilirler.

Örneğin, çalışanlar mevcut saat giriş sistemiyle memnunsa, daha verimli hale getireceğinizi düşündüğünüz yeni bir saat giriş hesap makinesi tanıtma fikrine karşı çıkabilirler.

Bu ilerlemenizi geciktirebilir veya durdurabilir, bu yüzden bu sorunu doğrudan ele almanız çok önemlidir. Ekibinizin süreçleri geliştirmenin iş hayatlarını kolaylaştırabileceğini bilmelerini sağlamak önemlidir.

Daha iyi süreçlerin yerinde olmasıyla, iş akışı daha sorunsuz olacak ve çalışanlar üzerindeki baskı azaltılabilir.

Kaynakların Yetersizliği

Mevcut süreçlerde herhangi bir değişiklik yapmaya karar vermeden önce, gerekli kaynakların mevcut olduğunu kontrol etmek önemlidir.

İyileştirmeler yapmak çok zaman, para ve işgücü alabilir, bu yüzden göreve yetkin bir şekilde katılabileceğinizi gerçekten kararlaştırmak faydalı olabilir. Örneğin, küçük işletmelere uygun bir CRM platformu uygulamanız gerektiğine inanıyorsanız, finansmanı kontrol etmeniz ve sistemi yönlendirmek için ek bir çalışanın alınması gerekip gerekmediğine karar vermeniz gerekebilir.

Bu düşünce bazı işletmeleri bunalmış ve iyileştirme girişimlerini süresiz olarak ertelemiş olabilir.

Ancak, bir kezlik bir değişim için, süreçleri iyileştirmenin yatırım getirisini (ROI) artırabileceği unutulmamalıdır. Böylece, şu anda zorlu görünebilir, ancak ileride kendinize teşekkür edeceksiniz.

Süreç Verimliliğini Nasıl Artırabiliriz: 7 Adım

Şimdi değerlendirdiniz ve karşılaştığınız tüm sorunları çözdüğünüze göre, işe koyulma zamanı geldi.

Bu yedi adımı takip etmek, süreçleri verimli bir şekilde artırmanıza ve dolayısıyla üretkenliği artırmanıza ve iş akışınızı geliştirmenize yardımcı olacaktır.

1. Mevcut süreçleri değerlendirin

Hangi sürecin iyileştirilmesi gerektiğini ve iyileştirmek için hangi değişikliklerin yapılması gerektiğini belirlemek için tüm mevcut süreçleri değerlendirmeniz gerekmektedir.

Mevcut süreçlere bakarken, etkinliklerine odaklanın. Örneğin, satış rakamları, müşteri koruma oranları ve web sitesi KPI'ları hepsi incelenebilir. Bir süreçten çok fazla geri dönüş almadığınızı düşünüyorsanız, bu sürecin modası geçmiş olabileceği ortaya çıkabilir. Sürecin belirli unsurlarına da bakarak, gereksiz olanları tespit edebilirsiniz.

Hangi süreçlerin işlediğini ve hangi süreçlerin başarısız olduğunu anlamak, listenizi daraltmanıza yardımcı olabilir.

2. Seçilen süreci haritalandırın

Sorgulanan süreci görselleştirmek, onu tam olarak anlamanıza ve yorumlamanıza yardımcı olabilir. Buradan, nasıl iyileştireceğinize dair bilinçli kararlar verebilirsiniz.

Bir süreç haritası, bir sürecin görsel bir temsilidir. Bu sayede, ilgili görevler, kullanılan sistemler ve bu belirli süreçten sorumlu çalışanlar hakkında daha iyi bir fikir edinebilirsiniz. Bu, süreç iş akışını görüntülemenin harika bir yoludur ve süreci nasıl iyileştirebileceğiniz konusunda düşünmeye başlamak için bir başlangıç noktası sağlar.

Süreç haritalama prosedürünü daha hızlı ve kolay hale getirmek için yatırım yapabileceğiniz araçlar bulunmaktadır. Gerektiğinde görevleri takip edebileceğiniz, atayabileceğiniz ve gerektiğinde takip edebileceğiniz bir uygulama olan mobil uygulama geliştirme ve bir uygulama oluşturabilirsiniz. Ancak, haritalama aracına yatırım yapma imkanınız yoksa veya kendi uygulamanızı oluşturma zamanınız yoksa endişelenmeyin—basit bir kalem ve kağıdın birleşimi işinizi halledecektir.

3. Doğru soruları sorun

Bir işletme sahibi veya yönetici olarak, her süreç ve uygulamaları hakkında muhtemelen çok şey biliyorsunuzdur. Ancak, çalışanlarınız günlük olarak dolaylı olarak çalıştıklarından, daha fazla bilgiye sahip olabilirler.

Süreç hakkında çalışanlarınıza detaylı sorular sorun. Süreç haritanızdaki bilgileri onaylamalarını isteyerek, gözden kaçırdığınız bir şey olup olmadığından emin olun. Belki bir süreçte yer alan adımları biliyor olabilirsiniz ancak doldurulması gereken boşlukları fark etmemiş olabilirsiniz.

Varsayalım ki orta ölçekli bir online mağaza işletiyorsunuz ve iş süreçlerinizde satış verilerinin etkin bir şekilde nasıl kullanıldığını değerlendirmek istiyorsunuz. Satış verilerini işleme sürecinde yer alan tüm adımları biliyor olabilirsiniz ancak yoğun tatil alışveriş dönemlerinde mevcut sisteminizin siparişlerdeki büyük artışla başa çıkmakta zorlandığını fark etmemiş olabilirsiniz.

Çalışanlarınızla konuşmak, bu konu hakkında daha fazla bilgi edinmenize ve uygun bir çözüm uygulamanıza olanak sağlayacaktır. Bulut altyapınıza göz atmanız ve hibrit bulut'a geçişi düşünmeniz gerekebilir.

Yapmanız gereken her neyse, çalışanlarınızın girdisi, bu çözüme ulaşmada temel olacaktır.

4. Sürecin mevcut iş akışını değerlendirin

Bir sürecin iş akışını değerlendirmek, sürecin ne kadar sorunsuz ve etkili bir şekilde yürütülebileceğini belirlemek anlamına gelir. Bu, iş akışını geliştirmek için nelerin iyileştirilmesi gerektiğine karar vermenize yardımcı olacaktır.

Belki de süreçteki bir görev çok karmaşık ve zaman alıcıdır. Bu basitleştirmek sadece süreci daha hızlı hale getirmekle kalmaz, aynı zamanda çalışanlarınızın diğer görevlere odaklanabilmeleri için bir miktar zamanlarını da boşa çıkarır.

Sürecin gereksiz olabilecek ve otomatize edilmesi gereken unsurlarına da bakabilirsiniz. Belki sipariş yönetim süreciniz şu anda bir ekip tarafından yürütülüyor ama çoğunlukla bir sipariş yönetim sistemi (OMS) ile ilgilenilebilir.

Bu durumda, bir OMS yazılımına yatırım yapmayı düşünebilirsiniz, bu da gereksiz bir süreci ortadan kaldıracak ve çalışan verimliliğini artırmaya yardımcı olacaktır.

5. İş akışını iyileştirmek için değişiklikler yapın

Bir sürecin mevcut iş akışının ne kadar etkili olduğunu belirledikten sonra, iyileştirmek için değişiklikler yapmanın zamanı geldi.

Belirlediğiniz tüm hataların bir listesini yapmaya başlayarak, yönetim ekiplerinizi toplayın ve çözüm önerileri için beyin fırtınası yapın.

Olası çözüm önerileri listesini oluşturduktan sonra, bunları tekrar gözden geçirin - bu sefer, her önerinin genel süreç ve işletmeyi nasıl etkileyebileceğini düşünün. Ana sonuçta herhangi bir değişiklik yapacak mı? Bunu accommode etmek için daha fazla değişiklik yapmanız gerekecek mi?

Örneğin, mevcut verilerinizi başka bir platforma migre etmenin daha güvenli ve uzun vadede işletmeniz için daha iyi olacağına karar verirseniz harika olur. Bunun nasıl yapılacağını bilmek harika olsa da, migrayona risk azaltımını da entegre etmeniz gerekebilir.

Tüm yönleri kapsamaktan emin olun. İyileştirmelerin yatırıma değer olmadığı ortaya çıkarsa, tekrar başa dönün ve tekrar beyin fırtınası yapın.

Açık fikirli olun ve her şeyi yazın. Her fikir göz önünde bulundurulmalıdır.

6. Ekibinizle iletişim kurun

Değişiklikler tamamlandığında ve işlem güncellendiğinde, çalışanlarınıza bilgi vermek zorundasınız.

Örneğin yeni iş akışı yönetimi yazılımını entegre etmeyi seçtiyseniz, çalışanların yeni sisteme nasıl erişip işletmelerini nasıl işleteceklerini bilmeleri gerekir.

Gerekli tüm iletişim kanallarını kullanın ve mümkün olduğunca çok bilgi ekleyin. Herhangi bir karışıklık veya şüphe olmasını istemezsiniz.

Gerekli tüm bilgileri içeren bir broşür hazırlayın ve herkesin aynı sayfada olmasını sağlamak için eğitim oturumları düzenleyin. Ayrıca uzaktaki ekiplerle iletişimi nasıl iyileştirebileceğinizi de değerlendirmeye almakta fayda var.

7. Yeni işlemi gözden geçirin

Bir işlemi iyileştirmenin en önemli adımlarından biri yaptığınız değişiklikleri gözden geçirmektir. Yeni işlemi yakından takip edin ve bu değişikliklerin işinize olumlu etkisi olup olmadığına karar verin.

İş dağıtım sürecinizi iş mobil uygulamaları task yönetimi ile değiştirdiyseniz, görevlerin dağıtılma, kabul edilme ve tamamlanma hızını nasıl etkilediğine bakın.

Daha iyi sonuçlar mı görüyorsunuz? Daha az hata mı yapılıyor? Çalışanlarınız daha verimli mi?

Bu soruları cevaplamanız, değişikliklerin işleminizi iyileştirip iyileştirmediğini belirlemek için gereken metrikleri sağlayacaktır.

Unutmayın, ilerleme sürekli devam eder. İş dünyası sürekli değişiyor, bu nedenle yeni işlemlerinizi zamanla ayak uydurmak için yeniden gözden geçirmeniz gerekecek.

Sonuç

Hepsi çok çaba gibi görünebilir. İşletmenizdeki tüm işlemlerin mümkün olduğu kadar verimli olmasını sağlamak, sektörünüzdeki liderliği sürdürmek için hayati öneme sahiptir.

Automatik HR yazılımını dahil etmeye karar verdiyseniz veya çapraz ekip iletişiminizi iyileştirmek için işe yarar bir çözüm bulmaya çalışıyorsanız, bu adımlar yardımcı olabilir.

İhtiyacınız olduğunda bu kılavuzu kullanın. Sadece takımlarınıza fayda sağlamayacak, aynı zamanda müşterilerinizi de mutlu edecek.