‍Şirket Bilgisi

1988 yılında kurulan Symphony Workplaces, esnek çalışma alanı pazarında öncü bir şirket. Symphony Workplaces, işletmeler için yüksek kaliteli, tam donanımlı özel ofis alanları sunarak, masalardan internete ve kahveye kadar her şeyi sağlıyor. Palm Beach, FL ve Morristown, NJ'deki lokasyonlarıyla, Symphony, kısa süreli kiracılardan 30 yıldan fazla onlarla olan işletmelere kadar çeşitli müşterilere hizmet vermektedir. 80,000 metrekarelik birinci sınıf ofis alanında sorunsuz, her şey dahil ofis deneyimi sunmaya odaklanıyorlar.  Merkezlerinin tam sahipliği ile, Symphony doğrudan, hızlı bir hizmet sunarak tüm müşteriler için birinci sınıf bir deneyim sağlıyor.

Sorun

Guru'yu benimsemeden önce, Symphony Workplaces, Dropbox ve SharePoint gibi birçok sistemde dağınık olan bilgilerle mücadele ediyordu. Bu, ofis ekipmanlarını kurma veya müşteri hizmetlerini yönetme için özel prosedürlere erişmesi gereken çalışanlar için verimsizlikler yarattı. Carol Merriman tarafından yönetilen IT ekibi, daha erişilebilir dokümanlar olduğunda cevaplanabilecek tekrarlayan sorular sıklıkla aldı.“Her şey birçok farklı yerde yaşıyordu - güncellenmemiş, zamanında değil.  Bu kişi bunu oluştururdu, o kişi ayrılırdı, ve başka biri gelip tekrar oluştururdu. Her şeyin etrafa dağılmıştı ve farklı formatlarda dağınık.” Bu yüzden sadece; dolabımızı temizlememiz gerekiyor,” dedi Carol. Bu verimsizlik operasyonları yavaşlattı ve çalışanları doğru cevaplar olmadan bıraktı.

‍

Çözüm

Carol dikkatlice Guru’yu seçmeden önce birden fazla seçeneği değerlendirdi ve şöyle açıkladı, “Birçok farklı ürüne baktım çünkü benim yöneteceğim bir şey bulunduğundan emin olmalıyım. Ama en az bunun kadar önemli olan, arka uçta sağlam bir desteğe ihtiyacım vardı.” Guru’nun hızlı müşteri hizmeti onu etkiledi: “Sizler gerçekten harikasınız. Eğer sohbet üzerinden iletişim kurarsam, hızlı bir soru sorup hızlı bir yanıt alabiliyorum.” Bu destek seviyesi, Guru'yu Symphony’nin gelişen ihtiyaçları için ideal bir seçim haline getirdi.

‍

Symphony, tüm operasyon prosedürlerini merkezi hale getirip kolayca aranabilir ve erişilebilir olmasını sağlamak için Guru'yu uyguladı. Bu, müşteriler için telefon kurulumları, müşteri etkileşimlerini yönetme ve SharePoint, Dropbox ve yerel olarak kritik süreç belgelerine erişim dahil olmak üzere prosedürel bilgileri içeriyordu.  Bilgiyi Guru'da birleştirerek, Symphony tekrar eden bilgileri ortadan kaldırmayı başardı ve en güncel, en doğru verilerin her zaman çalışanlara ulaşmasını sağladı. “Prosedürler için Guru'yu çok kullanıyoruz,” dedi Carol. “Farklı yerlerde dağınık süreçlerimiz vardı, ancak Guru sayesinde her şeyi bir araya getirebildik. Artık, bilgiye ihtiyaç duyan herkes için gitmek gereken yer oldu.”  

‍

Ayrıca, Guru, Symphony’nin dışarıda depolanan büyük belgeleri düzenlemesine yardımcı oldu: “Artık Guru’da SharePoint ve Dropbox’tan da bilgimiz var, böylece personel neye ihtiyaç duyduğunu kolayca bulabilir ve erişebilir..”  

‍

Yaklaşım

1. Prosedürleri Konsolide Etme: IT ekibi, dağıtık belgeleri, müşteri telefon kurulum talimatları ve ofis ve müşteri prosedürleri gibi, Guru'ya taşıyarak, ekip için merkezi bir bilgi tabanı oluşturdu.
2. Dış Sistemleri Bağlama: SharePoint ve Dropbox belgeleri Guru kartlarına bağlandı, böylece çalışanlar müşteri sözleşmeleri ve varlık yönetim formları gibi ilgili bilgileri bulmakta zorlanmadı.
3. Personel için Uygulama: Çalışanlar Guru'ya, tüm IT ve operasyonel bilgi için merkezi hubları olarak tanıtıldı. Çalışanlar, IT departmanına müdahaleleri azaltacak şekilde ihtiyaç duydukları bilgilere hızla erişmek için Guru'nun arama yeteneklerini kullanmaları için eğitim aldılar.
4. Yapay Zeka Destekli Arama: Guru'nun yapay zeka destekli araması, çalışanların artık en son prosedürleri ve dış belgeleri kolayca bulmasını sağlayarak iş akışlarını sadeleştiriyor. “Dağınık kaynaklar yerine, her şey bir yerde, bu da bize çok zaman kazandırdı,”” dedi Carol.

‍

Sonuç

Guru’yu benimsemelerinden bu yana, Symphony Workplaces'ın operasyonel verimliliğinde önemli bir artış gözlemlendi. Personel artık güncel, gerçek zamanlı bilgilere erişime sahip, bu da karmaşayı azaltıyor ve rutin sorular için BT departmanına bağımlılığı azaltıyor. Carol Merriman, geçersiz bilgilerin ve çift içeriğin belirgin bir şekilde azaldığını belirtti:

“Artık daha fazla kişi doğru, zamanında bilgiler alıyor - geçersiz bilgilerin yerine. Bu en büyük şey,” Carol vurguladı. “Bana zaman kazandırıyor çünkü cevaplar için aramak yerine, Guru’yu kontrol edebiliyorlar.”

‍

Guru, Symphony’nin güvenilir ana üssü haline geldi, müşterilere daha iyi hizmet vermelerine yardımcı olarak, BT ekibini daha karmaşık görevlere odaklanmaya serbest bıraktı. Carol şaka yollu olarak şunu paylaştı: “Kocam bana ‘cevap üzümü’ diyor, çünkü ben her zaman soruları yanıtlıyordum. Ama şimdi, Guru sayesinde, insanlar cevapları kendileri bulabiliyorlar.”