Підтримання ефективних процесів та сильного робочого потоку є важливим для успішної діяльності підприємства.
Чи є у вас контактний центр з сотнями співробітників або ви керуєте віртуальним адвокатським офісом з невеликою командою, бізнес-процеси є основою операцій вашої компанії. Тому важливо переглядати свої процеси та регулярно вживати необхідні заходи для їх поліпшення.
І з робочими середовищами, які повертаються до нормального стану, зараз саме час це зробити.
Цей посібник охоплює сім кроків, які ви повинні дотримуватися, щоб поліпшити ваші процеси та ефективність співробітників. Дотримання цих кроків дозволить вам підвищити продуктивність серед вашої команди та впоратися зі своєю роботою належним чином.
Сталкиваяся з перешкодами
Перш ніж перейти до нашого сімейного посібника, важливо виявити будь-які виклики, які ви можете зустріти на своєму шляху поліпшення процесу.
Дві основні перешкоди, які ви можете зустріти, це задоволеність та відсутність ресурсів.
Задоволеність
Це нещодавали, щоб залишатися у власній комфортній зоні. Але щодо поліпшення процесів, задоволеність може стримувати вас.
Співробітники, і можливо, навіть керівництво, можуть бути проти змін, оскільки вони відчувають себе комфортно з поточними процесами. Вони можуть не бути готові витрачати зусилля на оцінку та покращення наявних процесів.
Наприклад, якщо співробітники задоволені поточним системою реєстрації часу, вони можуть відкинути ідеї про впровадження нового калькулятора реєстрації часу, який, на вашу думку, полегшило б реєстрацію часу.
Це може затримати — або призупинити — ваш прогрес, тому дуже важливо, щоб ви рішуче вирішували це питання. Переконайтеся, що ваша команда знає, що поліпшення процесів ймовірно полегшить їхнє робоче життя.
З налагодженими процесами роботи буде більш гладким, а тиск на співробітників може зменшитися.
Відсутність ресурсів
Перш ніж здійснювати будь-які зміни в існуючих процесах, важливо перевірити наявність необхідних ресурсів.
Удосконалення може забрати багато часу, грошей та робочої сили, тому варто визначити, чи реально вам взятися за цю справу. Наприклад, якщо ви вважаєте, що вам потрібно впровадити платформу CRM, придатну для малого бізнесу, вам, можливо, знадобиться перевірити фінансування та вирішити, чи вам потрібно найняти додаткового співробітника для управління системою.
Ця думка може перевантажити деякі бізнес-процеси та призвести до того, що вони відкладатимуть свої ініціативи щодо поліпшення на невизначений термін.
Однак варто зауважити, що для одноразової зміни поліпшення процесів може забезпечити велику винагороду на інвестиції (ROI). Так, зараз це може здатися незворушним завданням, але пізніше ви подякуєте собі за це.
Підпис до цього зображення. Воно досить цікаве!
Як підвищити ефективність процесів: 7 кроків
Тепер, коли ви оцінили та вирішили всі проблеми, з якими ви стикаєтесь, настав час приступити до роботи.
Виконання цих семи кроків допоможе вам підвищити ефективність процесів, що в свою чергу підвищить продуктивність та покращить робочий процес.
1. Оцінюйте поточні процеси
Для визначення того, який процес потребує покращень та які зміни потрібно внести для його удосконалення, вам потрібно оцінити всі існуючі процеси.
При огляді поточних процесів акцентуйте увагу на їх ефективності. Наприклад, продажі, показники утримання та KPI сайту можуть бути всі вивчені. Якщо здається, що ви не отримуєте багато віддачі за процес, це може означати, що він застарілий. Також вивчайте конкретні елементи процесу для виявлення тих, які є зайвими.
Визначення того, які процеси працюють, а які показують погані результати дозволить вам скоротити список.
2. Створіть карти обраного процесу
Візуалізація розглянутого процесу допоможе вам повністю зрозуміти та інтерпретувати його. З цього моменту ви зможете приймати обґрунтовані рішення щодо його поліпшення.
Карта процесу - це візуальне відображення процесу. За допомогою неї ви отримаєте кращу уяву про задачі, використовувані системи та співробітників, що відповідають за цей конкретний процес. Це чудовий спосіб перегляду та розбору робочого процесу, що дає вам стартову точку для розмірковування шляхів його поліпшення.
Існують інструменти, в які ви можете інвестувати, щоб зробити процедуру картографування процесу швидше та легше. Ви навіть можете інвестувати у розробку мобільного додатку та створити додато, де ви зможете відстежувати завдання, призначати їх та відправляти слідкування за необхідності. Однак, якщо у вас немає засобів інвестувати в інструмент для картографування або часу, щоб створити власний додаток, не хвилюйтеся - звичайна паперова комбінація пенала підійде на все.
3. Задайте правильні питання
Як власник бізнесу чи менеджер, ви майже безумовно знаєте багато про кожен процес та їх застосування. Але правда полягає в тому, що ваші працівники працюють з ними щодня та можуть знати більше.
Задайте своїм працівникам детальні питання про процес. Прохайте їх підтвердити інформацію на вашій карті процесів, щоб переконатися, що ви нічого не пропустили. Звичайно, ви можете знати, які кроки включені в процес, але можливо, ви не усвідомлюєте будь-яких прогалин, які потрібно заповнити.
Скажімо, ви ведете середній онлайн магазин і хочете оцінити, наскільки ефективні ваші бізнес-процеси обробки даних про продажі. Ви можете знати всі кроки, необхідні для обробки даних про продажі, але ви не знаєте, що під час активних періодів святкового шопінгу ваша поточна система має проблеми з великим збільшенням замовлень.
Розмова з працівниками допоможе вам дізнатися більше про цю проблему та дозволить вам впровадити відповідне рішення. Можливо, вам потрібно розглянути вашу хмарну інфраструктуру та розглянути перехід до гібридного хмарового рішення.
Будь-яке рішення, яке вам потрібно буде прийняти, операційний внесок вашого працівника буде фундаментальним для досягнення цієї резолюції.
4. Оцініть існуючий робочий процес
Оцінка робочого процесу означає визначення того, як плавно і ефективно може виконуватися процес. Це допоможе вам визначити, що потрібно покращити для підвищення продуктивності робочого процесу.
Можливо, одне завдання в межах процесу є дуже складним та займає багато часу. Спрощення його дозволить не лише прискорити процес, але й звільнить деякий час ваших співробітників для того, щоб вони могли сконцентруватися на інших завданнях.
Ви також можете розглянути елементи процесу, які можуть бути застарілими та потребувати автоматизації. Можливо, ваш процес управління замовленнями наразі обслуговується командою співробітників, але може бути в основному здійснено за допомогою системи управління замовленнями (OMS).
У цьому випадку ви можете розглянути можливість інвестування у програмне забезпечення управління замовленнями, яке елімінуватиме один застарілий процес та допоможе підвищити продуктивність співробітників.
5. Внесіть зміни для покращення робочого процесу
Тепер, коли ви визначили, наскільки ефективний існуючий робочий процес, час внести зміни для його покращення.
Почніть з того, що складеш список усіх виявлених недоліків та зібрати свої менеджерські команди для сесій мозкування над рішеннями.
Після того, як ви склали список можливих рішень, пройдіться через них ще раз - на цей раз подумайте, як кожна пропозиція вплине на загальний процес та бізнес. Чи призведе це до змін у основний результат? Чи вам потрібно буде внести додаткові зміни для його впровадження?
Скажімо, ви вирішили, що мігрування ваші дані на іншу платформу зробить їх більш захищеними та буде краще для вашого бізнесу в майбутньому. Чудово знати, як це зробити, але вам може знадобитися також врахувати мінімізацію ризиків у ваше мігрування.
Переконайтесь, що ви охопили всі аспекти. Якщо виявиться, що покращення не варто витрат, поверніться до початку і знову чесно задумайте рішення.
Будьте відкриті й записуйте все. Кожну ідею слід розглядати.
6. Спілкуйтеся з вашою командою
Після того, як зміни були узгоджені та процес був оновлений, вам потрібно повідомити про це своїх співробітників.
Використовуйте всі доступні комунікаційні канали та включіть якомога більше інформації. Вам не потрібно, щоб уникнути будь-якої непорозуміння чи сумніву.
Підготуйте буклет, в якому буде уся необхідна інформація, та проведіть навчальні сесії, щоб переконатися, що всі на одній хвилі. Можливо, варто подумати про те, як покращити комунікацію з віддаленими командами.
7. Огляніть новий процес
Одним з найважливіших кроків у поліпшенні процесу є перегляд змін, які ви внесли. Слідкуйте за новим процесом уважно та вирішіть, чи мають ці зміни позитивний вплив на ваш бізнес, чи ні.
Якщо ви змінили свій процес делегування роботи, впровадивши мобільні додатки для бізнесу управління завданнями, подивіться, як ця зміна вплинула на швидкість, з якою завдання розподіляються, приймаються і виконуються.
Чи бачите ви кращі результати? Чи менше помилок відбувається? Чи ваші співробітники стають більш продуктивними?
Відповіді на ці питання нададуть вам показники, необхідні для визначення того, чи покращення зміни ваш процес.
Пам'ятайте, прогресія постійна. Світ бізнесу постійно змінюється, тому ваші нові процеси потрібно буде знову переглянути у майбутньому, щоб бути в курсі часу.
Заключний пункт
Все може здатися багато зусиль. Проте гарантувати, що всі процеси у вашому бізнесі максимально ефективні, це ключово для залишання на вершині вашої галузі.
Незалежно від того, чи ви вирішили включити автоматизоване управління людськими ресурсами, або все ще намагаєтеся придумати ефективне рішення для поліпшення комунікації між командами, ці кроки можуть допомогти.
Скористайтеся цим керівництвом, якщо вам це потрібно. Це не тільки корисно для ваших команд, але це також зробить щасливими вашіх клієнтів також.
Підтримання ефективних процесів та сильного робочого потоку є важливим для успішної діяльності підприємства.
Чи є у вас контактний центр з сотнями співробітників або ви керуєте віртуальним адвокатським офісом з невеликою командою, бізнес-процеси є основою операцій вашої компанії. Тому важливо переглядати свої процеси та регулярно вживати необхідні заходи для їх поліпшення.
І з робочими середовищами, які повертаються до нормального стану, зараз саме час це зробити.
Цей посібник охоплює сім кроків, які ви повинні дотримуватися, щоб поліпшити ваші процеси та ефективність співробітників. Дотримання цих кроків дозволить вам підвищити продуктивність серед вашої команди та впоратися зі своєю роботою належним чином.
Сталкиваяся з перешкодами
Перш ніж перейти до нашого сімейного посібника, важливо виявити будь-які виклики, які ви можете зустріти на своєму шляху поліпшення процесу.
Дві основні перешкоди, які ви можете зустріти, це задоволеність та відсутність ресурсів.
Задоволеність
Це нещодавали, щоб залишатися у власній комфортній зоні. Але щодо поліпшення процесів, задоволеність може стримувати вас.
Співробітники, і можливо, навіть керівництво, можуть бути проти змін, оскільки вони відчувають себе комфортно з поточними процесами. Вони можуть не бути готові витрачати зусилля на оцінку та покращення наявних процесів.
Наприклад, якщо співробітники задоволені поточним системою реєстрації часу, вони можуть відкинути ідеї про впровадження нового калькулятора реєстрації часу, який, на вашу думку, полегшило б реєстрацію часу.
Це може затримати — або призупинити — ваш прогрес, тому дуже важливо, щоб ви рішуче вирішували це питання. Переконайтеся, що ваша команда знає, що поліпшення процесів ймовірно полегшить їхнє робоче життя.
З налагодженими процесами роботи буде більш гладким, а тиск на співробітників може зменшитися.
Відсутність ресурсів
Перш ніж здійснювати будь-які зміни в існуючих процесах, важливо перевірити наявність необхідних ресурсів.
Удосконалення може забрати багато часу, грошей та робочої сили, тому варто визначити, чи реально вам взятися за цю справу. Наприклад, якщо ви вважаєте, що вам потрібно впровадити платформу CRM, придатну для малого бізнесу, вам, можливо, знадобиться перевірити фінансування та вирішити, чи вам потрібно найняти додаткового співробітника для управління системою.
Ця думка може перевантажити деякі бізнес-процеси та призвести до того, що вони відкладатимуть свої ініціативи щодо поліпшення на невизначений термін.
Однак варто зауважити, що для одноразової зміни поліпшення процесів може забезпечити велику винагороду на інвестиції (ROI). Так, зараз це може здатися незворушним завданням, але пізніше ви подякуєте собі за це.
Підпис до цього зображення. Воно досить цікаве!
Як підвищити ефективність процесів: 7 кроків
Тепер, коли ви оцінили та вирішили всі проблеми, з якими ви стикаєтесь, настав час приступити до роботи.
Виконання цих семи кроків допоможе вам підвищити ефективність процесів, що в свою чергу підвищить продуктивність та покращить робочий процес.
1. Оцінюйте поточні процеси
Для визначення того, який процес потребує покращень та які зміни потрібно внести для його удосконалення, вам потрібно оцінити всі існуючі процеси.
При огляді поточних процесів акцентуйте увагу на їх ефективності. Наприклад, продажі, показники утримання та KPI сайту можуть бути всі вивчені. Якщо здається, що ви не отримуєте багато віддачі за процес, це може означати, що він застарілий. Також вивчайте конкретні елементи процесу для виявлення тих, які є зайвими.
Визначення того, які процеси працюють, а які показують погані результати дозволить вам скоротити список.
2. Створіть карти обраного процесу
Візуалізація розглянутого процесу допоможе вам повністю зрозуміти та інтерпретувати його. З цього моменту ви зможете приймати обґрунтовані рішення щодо його поліпшення.
Карта процесу - це візуальне відображення процесу. За допомогою неї ви отримаєте кращу уяву про задачі, використовувані системи та співробітників, що відповідають за цей конкретний процес. Це чудовий спосіб перегляду та розбору робочого процесу, що дає вам стартову точку для розмірковування шляхів його поліпшення.
Існують інструменти, в які ви можете інвестувати, щоб зробити процедуру картографування процесу швидше та легше. Ви навіть можете інвестувати у розробку мобільного додатку та створити додато, де ви зможете відстежувати завдання, призначати їх та відправляти слідкування за необхідності. Однак, якщо у вас немає засобів інвестувати в інструмент для картографування або часу, щоб створити власний додаток, не хвилюйтеся - звичайна паперова комбінація пенала підійде на все.
3. Задайте правильні питання
Як власник бізнесу чи менеджер, ви майже безумовно знаєте багато про кожен процес та їх застосування. Але правда полягає в тому, що ваші працівники працюють з ними щодня та можуть знати більше.
Задайте своїм працівникам детальні питання про процес. Прохайте їх підтвердити інформацію на вашій карті процесів, щоб переконатися, що ви нічого не пропустили. Звичайно, ви можете знати, які кроки включені в процес, але можливо, ви не усвідомлюєте будь-яких прогалин, які потрібно заповнити.
Скажімо, ви ведете середній онлайн магазин і хочете оцінити, наскільки ефективні ваші бізнес-процеси обробки даних про продажі. Ви можете знати всі кроки, необхідні для обробки даних про продажі, але ви не знаєте, що під час активних періодів святкового шопінгу ваша поточна система має проблеми з великим збільшенням замовлень.
Розмова з працівниками допоможе вам дізнатися більше про цю проблему та дозволить вам впровадити відповідне рішення. Можливо, вам потрібно розглянути вашу хмарну інфраструктуру та розглянути перехід до гібридного хмарового рішення.
Будь-яке рішення, яке вам потрібно буде прийняти, операційний внесок вашого працівника буде фундаментальним для досягнення цієї резолюції.
4. Оцініть існуючий робочий процес
Оцінка робочого процесу означає визначення того, як плавно і ефективно може виконуватися процес. Це допоможе вам визначити, що потрібно покращити для підвищення продуктивності робочого процесу.
Можливо, одне завдання в межах процесу є дуже складним та займає багато часу. Спрощення його дозволить не лише прискорити процес, але й звільнить деякий час ваших співробітників для того, щоб вони могли сконцентруватися на інших завданнях.
Ви також можете розглянути елементи процесу, які можуть бути застарілими та потребувати автоматизації. Можливо, ваш процес управління замовленнями наразі обслуговується командою співробітників, але може бути в основному здійснено за допомогою системи управління замовленнями (OMS).
У цьому випадку ви можете розглянути можливість інвестування у програмне забезпечення управління замовленнями, яке елімінуватиме один застарілий процес та допоможе підвищити продуктивність співробітників.
5. Внесіть зміни для покращення робочого процесу
Тепер, коли ви визначили, наскільки ефективний існуючий робочий процес, час внести зміни для його покращення.
Почніть з того, що складеш список усіх виявлених недоліків та зібрати свої менеджерські команди для сесій мозкування над рішеннями.
Після того, як ви склали список можливих рішень, пройдіться через них ще раз - на цей раз подумайте, як кожна пропозиція вплине на загальний процес та бізнес. Чи призведе це до змін у основний результат? Чи вам потрібно буде внести додаткові зміни для його впровадження?
Скажімо, ви вирішили, що мігрування ваші дані на іншу платформу зробить їх більш захищеними та буде краще для вашого бізнесу в майбутньому. Чудово знати, як це зробити, але вам може знадобитися також врахувати мінімізацію ризиків у ваше мігрування.
Переконайтесь, що ви охопили всі аспекти. Якщо виявиться, що покращення не варто витрат, поверніться до початку і знову чесно задумайте рішення.
Будьте відкриті й записуйте все. Кожну ідею слід розглядати.
6. Спілкуйтеся з вашою командою
Після того, як зміни були узгоджені та процес був оновлений, вам потрібно повідомити про це своїх співробітників.
Використовуйте всі доступні комунікаційні канали та включіть якомога більше інформації. Вам не потрібно, щоб уникнути будь-якої непорозуміння чи сумніву.
Підготуйте буклет, в якому буде уся необхідна інформація, та проведіть навчальні сесії, щоб переконатися, що всі на одній хвилі. Можливо, варто подумати про те, як покращити комунікацію з віддаленими командами.
7. Огляніть новий процес
Одним з найважливіших кроків у поліпшенні процесу є перегляд змін, які ви внесли. Слідкуйте за новим процесом уважно та вирішіть, чи мають ці зміни позитивний вплив на ваш бізнес, чи ні.
Якщо ви змінили свій процес делегування роботи, впровадивши мобільні додатки для бізнесу управління завданнями, подивіться, як ця зміна вплинула на швидкість, з якою завдання розподіляються, приймаються і виконуються.
Чи бачите ви кращі результати? Чи менше помилок відбувається? Чи ваші співробітники стають більш продуктивними?
Відповіді на ці питання нададуть вам показники, необхідні для визначення того, чи покращення зміни ваш процес.
Пам'ятайте, прогресія постійна. Світ бізнесу постійно змінюється, тому ваші нові процеси потрібно буде знову переглянути у майбутньому, щоб бути в курсі часу.
Заключний пункт
Все може здатися багато зусиль. Проте гарантувати, що всі процеси у вашому бізнесі максимально ефективні, це ключово для залишання на вершині вашої галузі.
Незалежно від того, чи ви вирішили включити автоматизоване управління людськими ресурсами, або все ще намагаєтеся придумати ефективне рішення для поліпшення комунікації між командами, ці кроки можуть допомогти.
Скористайтеся цим керівництвом, якщо вам це потрібно. Це не тільки корисно для ваших команд, але це також зробить щасливими вашіх клієнтів також.
Досвідчіть силу платформи Guru особисто – пройдіть наш інтерактивний тур продуктом
