‍Історія компанії

Заснована в 1988 році, Symphony Workplaces є раннім піонером на ринку гнучких робочих місць. Symphony Workplaces надає елітні, повністю мебльовані приватні офісні приміщення для бізнесу, пропонуючи все: від столів до Інтернету  до кави. З офісами в Палм-Біч, Флорида, та Моррістаун, Нью-Джерсі, Symphony обслуговує різноманітних клієнтів: від орендарів на короткий термін до бізнесів, які співпрацюють з ними вже понад 30 років. Вони зосереджені на забезпеченні безперебійного, комплексного офісного досвіду на площі 80 000 квадратних футів преміум-офісного приміщення.  З повним володінням своїми центрами, Symphony гарантує пряме, чуйне обслуговування, підтримуючи першокласний досвід для всіх клієнтів.

Проблема

Перед впровадженням Guru, Symphony Workplaces страждала від неорганізованої інформації, яка була розпорошена по багатьом системам, таким як Dropbox та SharePoint. Це створювало неефективність, особливо для персоналу, який потребував доступу до специфічних процедур для налаштування офісного обладнання або управління клієнтськими послугами. ІТ-команда, якою керує Керол Мерріман, часто отримувала повторювані запитання, на які можна було б відповісти, якщо б документація була більш доступною.“Все було розкидано по різних місцях—не оновлене, не своєчасне.  Ця особа створила його, та інша особа залишила, і хтось інший прийшов і створив це знову. Воно було розкидане всюди та в різних форматах. Отже, все це виглядало так, ніби: нам потрібно привести в порядок наш шафа,” пояснила Керол. Ця неефективність уповільнила операції та залишила персонал без правильних відповідей під рукою.

\

Рішення

Керол уважно розглянула кілька варіантів перед тим, як вибрати Guru, пояснюючи, “Я розглядала багато різних продуктів, тому що мені потрібно було щось, що мені сподобалося, оскільки я буду керувати цим. Але не менш важливо, мені потрібна була надійна підтримка на задньому кінці.” Чуйний сервіс обслуговування клієнтів Guru переміг її: “Ви реально чудові. Якщо я звернуся через чат, я можу поставити швидке запитання і отримати швидку відповідь.” Цей рівень підтримки зробив Guru ідеальним вибором для змінюваних потреб Symphony.

‍

Symphony впровадила Guru, щоб централізувати всі операційні процедури, роблячи їх легко доступними та зручними для пошуку. Це включало процедурну інформацію по налаштуванню телефонів для клієнтів, управлінню клієнтськими взаємодіями та доступу до критично важливих процесуальних документів через SharePoint, Dropbox і локально.  Об'єднавши знання в Guru, Symphony змогла усунути дубльовану інформацію та забезпечити, щоб актуальна та найостанніша інформація завжди була доступна для персоналу. “Ми дуже активно використовуємо Guru для процедур,” поділилася Керол. “У нас були процеси розкидані по різних місцях, але Guru дозволив нам об'єднати все. Тепер це основне місце для всіх, кому потрібна інформація.”  

‍

Крім того, Guru допоміг Symphony організувати великі документи, зберігаючи їх зовні: “Ми також маємо інформацію з SharePoint і Dropbox у Guru, тому тепер персонал може легко знаходити і отримувати те, що їм потрібно, не шукаючи це.”  

‍

Підхід

1. Консолідація процедур: ІТ-команда перенесла розкидані документи, такі як інструкції налаштування телефонів для клієнтів та процедури для офісу та клієнтів, спроектувавши централізовану базу знань для команди.
2. Зв'язування зовнішніх систем: Документи SharePoint та Dropbox були прив'язані до карток Guru, спрощуючи для персоналу пошук відповідної інформації, такої як контракти з клієнтами та форми управління активами.
3. Впровадження для персоналу: Персонал був ознайомлений з Guru як з їхнім центральним вузлом для всієї інформації з ІТ та операцій. Їм провели навчання щодо використання можливостей пошуку Guru, щоб швидко знаходити необхідну інформацію, зменшуючи перерви для ІТ-відділу.
4. AI-оптимізований пошук: Завдяки AI-оптимізованому пошуку Guru, персонал тепер може легко отримувати останні процедури та зовнішні документи, спрощуючи їх робочі процеси. “Замість розкиданих ресурсів, все в одному місці, що заощадило нам багато часу,”— сказала Керол.

‍

Результат

З моменту впровадження Guru, Symphony Workplaces спостерігала різке покращення в оперативній ефективності. Тепер персонал має доступ до актуальної інформації в режимі реального часу, зменшуючи плутанину та залежність від ІТ-відділу для рутинних питань. Керол Мерріман зазначила значне зменшення застарілої інформації та дубльованого вмісту:

“Більше людей тепер мають правильну, своєчасну інформацію—а не застарілу. Ось що важливо,”— підкреслила Керол. “Це економить мені час, тому що замість того, щоб телефонувати мені за відповідями, вони можуть перевіряти Guru.”

‍

Guru став домашньою базою, на яку Symphony може покладатися, допомагаючи їм краще обслуговувати клієнтів і звільняючи ІТ-команду для зосередження на більш складних завданнях. Як жартувала Керол, “Мій чоловік називає мене «виною відповідей», тому що я завжди відповідала на запитання. Але тепер, дякуючи Guru, люди можуть самостійно знаходити відповіді.”