Tất cả các nhóm kỹ thuật đều dựa vào một loại công cụ tài liệu nào đó để truyền đạt thông tin sản phẩm quan trọng với các đồng nghiệp của họ. Đối với các nhóm nhỏ mới bắt đầu, điều này có thể đơn giản như một tài liệu Google, và đối với các nhóm lớn hơn với những sản phẩm phức tạp, điều này có thể là một wiki phân cấp. Tùy thuộc vào cấu trúc công ty của họ, các nhóm khác (như nhân sự hoặc tiếp thị) cũng có thể sử dụng wiki này, hoặc có những khu vực khác nơi họ lưu trữ thông tin của nhóm.

Chúng tôi tin rằng việc có tất cả kiến thức công ty trong một nơi trung tâm là hiệu quả nhất, và chúng tôi cũng biết rằng nhu cầu của các nhóm kỹ thuật là cụ thể, tinh tế và mang tính kỹ thuật. Hãy cùng tìm hiểu một số cách mà Guru hỗ trợ nhu cầu tài liệu của các nhóm kỹ thuật, với các ví dụ từ nhóm của chúng tôi và khách hàng Guru RS21.

Thiết lập Môi trường và Đào tạo

Khi gia nhập một nhóm kỹ thuật mới (cả bên trong lẫn bên ngoài), quá trình đào tạo là rất quan trọng để xác định xem một đồng đội mới cảm thấy sẵn sàng để đóng góp nhanh đến mức nào. Từ việc thiết lập môi trường lập trình của họ cho đến việc xem tài liệu tính năng, có rất nhiều điều cần thiết để họ cập nhật và sẵn sàng đảm nhận công việc mới.

Đối với nhiều nhóm kỹ thuật, quá trình đào tạo trở nên vất vả đối với một đồng đội khác, người được chỉ định làm “bạn đồng nghiệp” của nhân viên mới và sẽ hướng dẫn họ thông qua thông tin này theo thời gian thực. Nhưng bằng cách cung cấp cho nhóm của họ các thẻ đã được xác minh bởi chuyên gia và luôn cập nhật trong Guru, các nhà lãnh đạo kỹ thuật của RS21 cho phép nhân viên mới linh hoạt trong việc đào tạo theo tốc độ riêng của họ. Điều này cho phép họ tiết kiệm thời gian với “bạn đồng nghiệp” để xây dựng các mối quan hệ cá nhân hơn hoặc giải quyết các câu hỏi còn lại.

Khi một kỹ sư mới gia nhập đội ngũ RS21, họ đăng nhập vào Guru để bắt đầu làm việc với tài liệu đào tạo của họ. Họ sẽ xem qua một Bảng “Thông tin Nhóm” nơi họ có thể tìm hiểu một chút về các đồng đội của mình, sử dụng các Thẻ cơ sở hạ tầng để thiết lập đúng môi trường của họ, và đọc qua các tiêu chuẩn lập trình của nhóm để nắm được cách hợp tác tốt nhất với các đồng nghiệp mới của họ.

Tương tự, tại Guru, khi một kỹ sư gia nhập hoặc chuyển đến một nhóm mới, quá trình đào tạo của họ được thực hiện trong Guru. Họ sẽ sử dụng các Thẻ câu chuyện cuộc đời để tìm hiểu về các đồng đội của họ, xem hướng dẫn về cách họ nên mong đợi làm việc cùng nhau, và duyệt qua Bộ sưu tập của nhóm mới của họ trong Guru để làm quen với các tính năng sản phẩm và các lĩnh vực họ hiện đang chịu trách nhiệm.

Thực tiễn Tốt nhất và Tiêu chuẩn của Nhóm

Khi toàn bộ nhóm đã hoàn tất quá trình đào tạo, các tài nguyên liên tục, như tiêu chuẩn lập trình và thực tiễn tốt nhất về tài liệu, cũng có một nơi trong Guru. Khi được tài liệu hóa theo cách có thể truy cập trong các quy trình của họ, điều này giúp các kỹ sư dễ dàng hợp tác hiệu quả với phần còn lại của nhóm và phần còn lại của công ty. Nó cũng ngăn họ không cần phải ghi nhớ bất kỳ chính sách hoặc quy trình nào hoặc tệ hơn nữa, là đánh dấu và dựa vào các tài liệu lỗi thời.

Bộ sưu tập Kỹ thuật của RS21 trong Guru bao gồm một Bảng dành riêng cho hướng dẫn quy trình, bao gồm các Thẻ có hướng dẫn cho việc gộp mã, tạo một tập lệnh bash, yêu cầu phê duyệt mã, và nhiều hơn nữa. Họ cũng có các Bảng dành riêng cho kiểu cú pháp lập trình đã được thống nhất của nhóm, hướng dẫn cài đặt AWS, thông tin quản trị hệ thống, và nhiều hơn nữa. Họ thậm chí có các đoạn mã thường được sử dụng có sẵn để dễ dàng sao chép và dán trong các Thẻ Guru.

Ngoài những Thẻ riêng cho kỹ thuật này, Guru cũng là một nơi tuyệt vời cho các kỹ sư truy cập các thực tiễn và hướng dẫn tốt nhất liên chức năng cho các quy trình giữa các nhóm. Ví dụ, đội ngũ RS21 tiến hành các cuộc thảo luận không đồng bộ bằng cách sử dụng Guru để cho phép các thành viên trong nhóm có nhiều thời gian hơn để phản hồi một cách suy nghĩ, và để mọi người có một nền tảng công bằng và đồng đều để đóng góp. Hướng dẫn cho cách thiết lập và theo dõi những thảo luận này được giữ trong một mẫu Guru, để bất cứ ai cũng có thể tạo một thảo luận một cách dễ dàng khi cần thiết.

Tại Guru, chúng tôi mời các nhóm ngoài tổ chức phát triển sản phẩm của mình để hỗ trợ với quy trình đảm bảo chất lượng (QA) của chúng tôi. Với nhiều ý kiến đa dạng hơn, chúng tôi có thể xác định lỗi, khám phá các thách thức tiềm năng của khách hàng và bảo vệ chúng trước khi phát hành. Nhưng một quy trình kỹ thuật như QA cần thiết phải có các hướng dẫn và quy trình được tài liệu hóa khi liên quan đến các nhóm giữa chức năng. Trước khi bắt đầu QA cho một tính năng mới, một trưởng nhóm kỹ thuật sẽ sử dụng mẫu Quy trình QA để tạo một nơi tập trung cho tất cả mọi thứ mà nhóm của chúng tôi và các bên liên quan sẽ cần cho QA từ đầu đến cuối. Khi chúng tôi đã sẵn sàng để bắt đầu QA, họ sẽ gửi thông báo này đến nhóm và các bên liên quan, và bao gồm cả ngày QA hoạt động trong tin nhắn.

Lập kế hoạch Dự án và Tài liệu Phát triển

Bất cứ khi nào một dự án phát triển mới bắt đầu, có rất nhiều tài liệu theo sau để đảm bảo mọi người có đầy đủ ngữ cảnh cần thiết để thực hiện phần của họ. Sau một cuộc họp khởi động, các kỹ sư dựa vào các tài liệu yêu cầu từ các nhóm sản phẩm, các thiết kế chức năng cập nhật nhất từ nhóm UX của họ, nội dung từ nhóm tiếp thị hoặc viết nội dung của họ, và nhiều hơn nữa.

Và, tất nhiên, họ sẽ thường xuyên cần tham khảo bất kỳ tài liệu kỹ thuật nào ảnh hưởng đến tính năng họ đang làm việc, hoặc mà họ sẽ cần cập nhật sau này trong quá trình phát triển.

Tại Guru, chúng tôi theo dõi các tài nguyên khác nhau cần thiết cho phát triển sản phẩm trong một Thẻ Tài nguyên Dự án Hoạt động, do trưởng nhóm kỹ thuật từng dự án phụ trách. Các Thẻ này là tài nguyên được nhóm kỹ thuật truy cập trong suốt các giai đoạn đầu của chu trình phát triển sản phẩm, và được cập nhật để phản ánh bất kỳ thay đổi nào trong suốt quá trình.

Khi quy trình phát triển tiến triển, sự hợp tác giữa kỹ thuật và thiết kế phải được giữ đồng bộ. Nhưng do đặc điểm thường không đồng bộ và làm việc từ xa, các nhà thiết kế và kỹ sư không phải lúc nào cũng có thể tham gia một cuộc gọi Zoom để trao đổi về bất kỳ vấn đề hoặc phản hồi nào. Để đảm bảo họ đang tuân theo quy trình nội bộ đã thống nhất của chúng tôi để yêu cầu phản hồi thiết kế, nhóm kỹ thuật của chúng tôi sử dụng Phản hồi Thiết kế cho Quy trình Thay đổi Giao diện người dùng được tài liệu hóa trong Guru.

Tài liệu được chuẩn bị cho tương lai

Tài liệu luôn là và sẽ luôn là một phần cần thiết trong công việc của một kỹ sư. Nhưng những gì từng gây ra những tiếng rên rỉ đau đớn và những tiếng thở dài đau khổ giờ đây có thể trở thành một phần đơn giản, tự nhiên trong công việc hàng ngày của họ khi nó được tích hợp trực tiếp vào quy trình làm việc của họ. Tiện ích mở rộng trình duyệt Guru đưa tài liệu đến ngay những nơi kỹ sư cần sử dụng, thay vì buộc họ phải chuyển ngữ cảnh để truy cập nó, và các Thẻ ngắn gọn, đã được xác minh bởi chuyên gia, giúp giảm áp lực khỏi các bài viết dài mà trước đây rất khó viết và thậm chí còn khó duy trì hơn. Vậy tại sao phải gia tăng nợ kỹ thuật với tài liệu lỗi thời khi bạn có thể dễ dàng chuẩn bị cho tương lai ngay bây giờ? Bắt đầu hôm nay miễn phí.