‍Thông Tin Về Công Ty

Được thành lập vào năm 1988, Các Nơi Làm Việc Symphony là một trong những người tiên phong đầu tiên trong thị trường không gian làm việc linh hoạt. Các Nơi Làm Việc Symphony cung cấp không gian văn phòng riêng được trang bị đầy đủ cao cấp cho các doanh nghiệp, cung cấp mọi thứ từ bàn làm việc đến Internet  đến cà phê. Với các địa điểm tại Palm Beach, FL và Morristown, NJ, Symphony phục vụ nhiều đối tượng khách hàng, từ người thuê ngắn hạn đến các doanh nghiệp đã gắn bó với họ hơn 30 năm. Họ tập trung vào việc cung cấp trải nghiệm văn phòng liền mạch, toàn diện trên diện tích 80,000 bộ vuông không gian văn phòng cao cấp.  Với quyền sở hữu hoàn toàn các trung tâm của họ, Symphony đảm bảo dịch vụ phản hồi nhanh nhạy, giữ gìn trải nghiệm đẳng cấp cho tất cả khách hàng.

Thách Thức

Trước khi áp dụng Guru, Các Nơi Làm Việc Symphony gặp khó khăn với thông tin không được tổ chức mà phân tán trên nhiều hệ thống như Dropbox và SharePoint. Điều này tạo ra sự không hiệu quả, đặc biệt là đối với nhân viên cần truy cập vào các quy trình cụ thể để thiết lập thiết bị văn phòng hoặc quản lý các dịch vụ khách hàng. Nhóm IT, do Carol Merriman quản lý, thường nhận được các câu hỏi lặp lại mà có thể được trả lời bằng cách có tài liệu dễ tiếp cận hơn.“Mọi thứ đều sống ở nhiều nơi khác nhau - không được cập nhật, không kịp thời.  Người này tạo ra nó, người kia sẽ rời đi, và người khác sẽ vào và tạo lại. Nó bị phân tán khắp nơi và trong các định dạng khác nhau. Vì vậy, chúng tôi chỉ cần làm sạch tủ quần áo của mình,” Carol giải thích. Sự không hiệu quả này làm chậm các hoạt động và để nhân viên không có câu trả lời đúng trong tầm tay.

‍

Giải Pháp

Carol đã cân nhắc kỹ lưỡng nhiều tùy chọn trước khi chọn Guru, giải thích, “Tôi đã xem xét rất nhiều sản phẩm khác nhau vì tôi cần một cái gì đó mà tôi thích vì tôi sẽ quản lý nó. Nhưng cũng quan trọng, tôi cần sự hỗ trợ vững chắc ở phía sau.” Dịch vụ khách hàng phản hồi nhanh của Guru đã chinh phục cô ấy: “Các bạn thực sự tuyệt vời. Nếu tôi liên hệ qua trò chuyện, tôi có thể hỏi một câu hỏi nhanh và nhận được phản hồi nhanh.” Mức độ hỗ trợ này đã làm cho Guru trở thành lựa chọn lý tưởng cho những nhu cầu đang phát triển của Symphony.

‍

Symphony đã triển khai Guru để tập trung tất cả các quy trình hoạt động, giúp chúng dễ dàng tìm kiếm và truy cập. Điều này bao gồm thông tin quy trình về việc thiết lập điện thoại cho khách hàng, quản lý tương tác với khách hàng, và truy cập các tài liệu quy trình quan trọng thông qua SharePoint, Dropbox và cục bộ.  Bằng việc hợp nhất kiến thức vào Guru, Symphony đã có thể loại bỏ thông tin trùng lặp và đảm bảo rằng dữ liệu mới nhất, chính xác nhất luôn có sẵn cho nhân viên. “Chúng tôi sử dụng Guru rất nhiều cho các quy trình,” Carol cho biết. “Chúng tôi đã có các quy trình bị phân tán ở nhiều nơi khác nhau, nhưng Guru cho phép chúng tôi hợp nhất mọi thứ. Bây giờ, đó là nơi truy cập chính cho bất cứ ai cần thông tin.”  

‍

Hơn nữa, Guru đã giúp Symphony tổ chức các tài liệu lớn được lưu trữ bên ngoài: “Chúng tôi cũng có thông tin từ SharePoint và Dropbox trong Guru, vì vậy bây giờ nhân viên có thể dễ dàng tìm và truy cập những gì họ cần mà không cần phải săn lùng.

‍

Phương Pháp

1. Hợp Nhất Các Quy Trình: Nhóm IT đã di chuyển các tài liệu bị phân tán, như hướng dẫn cài đặt điện thoại cho khách hàng và các quy trình văn phòng và khách hàng, vào Guru, tạo ra một cơ sở kiến thức tập trung cho nhóm.
2. Liên Kết Các Hệ Thống Ngoài: Các tài liệu SharePoint và Dropbox đã được liên kết với các thẻ Guru, giúp nhân viên dễ dàng tìm thấy thông tin liên quan như hợp đồng khách hàng và các biểu mẫu quản lý tài sản.
3. Triển Khai Cho Nhân Viên: Nhân viên đã được giới thiệu về Guru như là trung tâm chính cho tất cả thông tin IT và hoạt động. Họ đã được đào tạo để sử dụng khả năng tìm kiếm của Guru để nhanh chóng tìm kiếm thông tin mà họ cần, giảm thiểu sự gián đoạn cho bộ phận IT.
4. Tìm Kiếm AI: Với tìm kiếm AI của Guru, nhân viên hiện có thể dễ dàng truy cập các quy trình và tài liệu bên ngoài mới nhất, giúp tinh giản quy trình làm việc của họ. “Thay vì các tài nguyên bị phân tán, mọi thứ đều ở một nơi, điều này đã tiết kiệm cho chúng tôi rất nhiều thời gian,” Carol nói.

‍

Kết Quả

Kể từ khi áp dụng Guru, Các Nơi Làm Việc Symphony đã chứng kiến một sự cải thiện đáng kể về hiệu suất hoạt động. Nhân viên hiện có quyền truy cập vào thông tin theo thời gian thực, cập nhật, giảm thiểu sự nhầm lẫn và phụ thuộc vào bộ phận IT cho các câu hỏi định kỳ. Carol Merriman đã ghi nhận sự giảm đáng kể thông tin lỗi thời và nội dung trùng lặp:

“Nhiều người hiện nay có thông tin chính xác, kịp thời - thay vì thông tin lỗi thời. Đó mới là điều lớn,” Carol nhấn mạnh. “Nó tiết kiệm thời gian cho tôi vì thay vì gọi tôi để hỏi, họ có thể kiểm tra Guru.”

‍

Guru đã trở thành căn cứ đáng tin cậy của Symphony, giúp họ phục vụ khách hàng tốt hơn và giải phóng đội ngũ IT để tập trung vào các nhiệm vụ phức tạp hơn. Khi Carol chia sẻ một cách hài hước, “Chồng tôi gọi tôi là ‘nho trả lời’ vì tôi luôn trả lời các câu hỏi. Nhưng bây giờ, nhờ có Guru, mọi người có thể tự tìm câu trả lời.”