Crafting a Hybrid Work Schedule (and Other Ways To Make The Newest New Normal Work For Your Team)
نعلم أنك ربما سئمت من سماع مصطلح "الوضع الطبيعي الجديد"، لكنه دقيق إلى حد كبير عند الحديث عن حالة معظم أماكن العمل. غيرت العديد من الشركات نهجها نحو العمل بشكل كامل خلال الوباء. بعد أن قضوا أكثر من عام يعملون عن بعد، يعاني الكثير من الأشخاص من إيجاد توازن بين ساعاتهما في المكتب وجدول العمل عن بعد.
نقاش العمل من المنزل قد انتهى.
نراهن أن نسبة جيدة من الأشخاص الذين يقرؤون هذه المقالة قد سمعوا للتو أن مكتبهم قد تحول رسمياً إلى جدول هجين. بعضهم تنفس الصعداء عندما سمعوا الخبر؛ بينما كان الآخرون يأملون في العمل عن بعد بنسبة 100% أو في المكتب بنسبة 100%، ولكن معظمهم حاروا وسألوا أنفسهم: "ما هو الجدول الهجين؟"
بينما يستعد المديرون والموظفون للعودة إلى المكتب، هناك العديد من الأسئلة التي تحتاج إلى إجابات.
ما هو الجدول الهجين الأفضل للجميع؟ كيف يمكنك إدارة ساعات العمل المختلفة للجميع؟ ما هي أفضل طريقة للتواصل عندما لا تكون متأكداً من خطط الأشخاص لليوم؟
سواء كنت تدخل بيئة عمل هجينة أو تحاول التخطيط لما يبدو عليه ذلك لشركتك، نحن هنا للمساعدة. اعتبر هذا دليلك الرسمي لإدارة حياتك العملية الهجينة الجديدة.
ما هو نموذج العمل الهجين؟
نموذج العمل الهجين هو نمط عمل مصمم للسماح للموظفين الذين يعملون عن بعد بالكامل أو جزئياً أو في المكتب بالتعاون مع بعضهم البعض بأكبر قدر ممكن من الفعالية. تتيح هذه النماذج للموظفين والمديرين تنظيم جداول العمل بفعالية، مما يسهل فهم كيفية عمل الموظفين خلال اليوم والتواصل معهم.
ما هو الجدول الهجين؟
الجدول الهجين هو جدول عمل يتناوب فيه الموظفون بين العمل عن بعد والوجود في المكتب. هناك طرق متعددة لتنظيم العمل الهجين، وقد تختلف الجداول من فريق لآخر.
كيف يبدو نموذج العمل الهجين في الواقع؟
الإجابة على هذا السؤال هي...معقدة. تذكر: نماذج العمل الهجين موجودة على طيف واسع. قد تختار بعض الشركات أن يكون لديها موظفون يعملون عن بعد بنسبة 100% وموظفون آخرون يعملون في المكتب بناءً على مواقعهم. قد يسمح الآخرون للموظفين باختيار متى يعملون عن بعد ومتى سيكونون في المكتب.
سيكون الجدول الذي يتبعه موظفو العمل الفرديون متأثراً بالنموذج المعتمد من قبل الشركة ومجموعة من العوامل الأخرى. الأقسام والفرق، وأقدمية الموظفين، والعبء الحالي من العمل، ورغبات مدير منفصل عن الواقع — كل شيء ممكن عند التخطيط للجداول.
عادةً، تقع معظم الشركات في مكان ما بين الطرفين. لكن في النهاية، الأمر متروك لمكان عملك ليقرر كيف يبدو واقعك الهجين.
ما الذي يفضله الموظفون ولماذا؟
ابحث، وستجد! يعني أننا نعني أن الإجابة على هذا السؤال ستعتمد إلى حد كبير على قاعدة موظفيك.
ولكن إذا كنت تبحث عن بعض الإرشادات، فقد توصلت دراسة من Guru و Loom إلى أن العمل الهجين هو الأكثر تفضيلاً، حيث يفضل 47% من الموظفين تقسيم الوقت بين المنزل والمكتب. يفضل 29% العمل بشكل حضوري كامل، بينما فضل 24% فقط إعداد العمل عن بعد بشكل كامل.
هل أثارت هذه الأرقام المزيد من الأسئلة أكثر من الإجابات بالنسبة لك؟ لهذا السبب نوصي بشدة بأن تتخذ المبادرة لطرح الأسئلة بنفسك. يمكن أن تخبرك استطلاع سريع للموظفين بكل شيء تحتاج لمعرفته.
فوائد العمل الهجين
عندما تفكر في الخيار الأفضل بالنسبة لك أو لموظفيك، ضع في اعتبارك الإيجابيات والسلبيات للانتقال إلى نموذج هجين. دعونا نبدأ هذا بملاحظة إيجابية ونقضي بعض الوقت في التفكير في فوائد العمل الهجين.
توازن أفضل بين العمل والحياة
هل نحتاج إلى قول المزيد؟ غالباً ما يُشير توازن العمل/الحياة إلى أنه أحد الجوانب الأهم التي يمكن أن تتمتع بها بيئة العمل. إنشاء جدولك الخاص يمنحك مقداراً ملحوظاً من الحرية والاستقلالية أثناء يوم العمل.
تحسين الشمولية
توفر الجداول الهجينة خيارات عمل مرنة للأشخاص الذين يحتاجون إليها أكثر. يمكن للآباء ومقدمي الرعاية الآخرين أن يحصلوا على الوقت الذي يحتاجونه لتلبية واجبات الرعاية. قد يجد الأشخاص الذين يعانون من مخاوف صحية أن بيئات العمل الهجينة تعطيهم المرونة التي يحتاجونها لرؤية الأطباء ومعالجة احتياجات رعايتهم الصحية.
تقليل وقت التنقل
من الواضح أن الجدول الهجين يمكن أن يقلل بشكل مباشر من أوقات تنقل موظفيك، لكن قد لا تعرف أنك يمكن أن تساعد في تحسين حركة المرور للجميع في منطقتك. بفضل قلة الأشخاص على الطرق، تحسنت تنقلات الكثير من الأشخاص في الواقع في العام الماضي، ويأمل البعض أن يستمر هذا النمط مع اختيار المزيد من الناس للعمل عن بعد جزئيًا.
سلبيات العمل الهجين (وكيفية التخفيف منها)
بينما توجد العديد من الفوائد العظيمة، إلا أن العمل الهجين يأتي مع بعض العيوب. لحسن الحظ، مع خطة العمل الصحيحة، يمكن أن تكون إدارة تلك المشاكل سهلة.
عيوب العمل الهجين
كيف يمكن التخفيف منها
من الصعب تعزيز الروابط الأكثر عمقاً داخل الفرق واستقبال موظفين جدد.
اجمع الفرق معًا كلما كان ذلك ممكنًا وشجع الموظفين على مشاركة المعلومات حول أنفسهم.
قد تكون الفرص المهنية أفضل للأشخاص الذين يعملون بشكل حضوري أكثر، أو يعملون بشكل حضوري مع القيادة أكثر.
خطط لساعات مكتب افتراضية منتظمة تتيح للموظفين الوصول إلى قادة الشركة حتى يتمكن الجميع من بناء علاقات.
قد يكون الأشخاص الذين يعملون بشكل حضوري مع مديريهم المباشرين أكثر ميزة للتقدم المهني.
التزم بتدريب الأشخاص في المناصب القيادية على أفضل الممارسات لإدارة العمل عن بعد والهجين. اتخذ زمام المبادرة لتدريب وتحفيز القيادة الشاملة في جميع مستويات الإدارة.
احتمال أكبر لوجود اتصالات غير متسقة واختفاء عمل مهم.
اعتمد نموذج التواصل غير المتزامن حتى يستطيع الناس التواصل بشكل فعال.
نقص الفهم العام لأعمال المشاريع وأهداف الشركة.
جدولة اجتماعات منتظمة للأخبار حول تقدم المشاريع والحفاظ على توافق الأفراد مع أداء الشركة.
قد يجعل عدد أكبر من الأشخاص الذين يعملون بطريقة غير متزامنة من الصعب أن يظهر القادة الطبيعيون في العمل.
تعيين القيادة صراحةً في المجموعات التي يجب أن تتشكل بشكل افتراضي وتدريب أولئك الذين يعبرون عن اهتمامهم بالقيادة.
الشركة التي أعمل بها ستنتقل إلى العمل الهجين. ماذا أحتاج إلى معرفته؟
هل لديك خيار الانتقال إلى العمل الهجين؟ إليك ما تحتاج إلى سؤاله قبل أن تتخذ قرارًا.
أسئلة الصحة والسلامة
يجب أن تكون الصحة والسلامة دائماً في المقدمة، ولكن من المفهوم أن يكون لديك مخاوف أكثر بعد وباء. بينما قد ترغب في تعديل أو تغيير هذه الأسئلة الموصى بها حسب الصناعة أو الموقع، إليك الأشياء الأساسية التي يجب معرفتها قبل العودة إلى المكتب:
- ما هي البروتوكولات التي لدينا للحفاظ على نظافة المكتب أثناء دخول الموظفين وخروجهم من المكتب للعمل؟
- هل لدينا تعليمات تنظيف خاصة لمكاتب تتناوب؟
- هل هناك أي مناطق في المكتب يجب على الموظفين ارتداء الكمامات فيها؟
- هل ستكون هناك مناطق للاجتماعات أو مناطق مشتركة حيث يمكن للناس العمل براحة على بعد 6 أقدام؟
- هل كانت هناك أي تغييرات في سياستنا بشأن إجازة المرضى؟
أسئلة لوجستية
يحتاج الجميع إلى فهم ما هو متوقع منهم مع تغير عمليات الشركة. يمكن أن توفر هذه الأسئلة بعض الإجابات الضرورية حول الجدولة والتخطيط.
- هل يمكنني العمل عن بعد وفي المكتب؟
- إذا كان يجب علي اختيار أحدهما، كيف سيتم اتخاذ القرار؟ (اختيار شخصي، موقع، احتياجات الفريق، إلخ)
- هل يمكنني اختيار عدد الأيام التي أريد العمل فيها في المكتب مقابل العمل عن بعد؟
- هل أنا مقيد بأيام معينة، أم يمكنني تغيير جدول عملي عن بعد/في المكتب؟
- هل يجب أن أعمل لساعات محددة؟
- هل أحتاج إلى جدولة أيام عملي في المكتب والبعيد مسبقاً؟ إذا كان الأمر كذلك، كم من الوقت مسبقاً؟
- هل هناك اجتماعات أو أنشطة معينة سأكون مطلوباً فيها في المكتب؟
- هل يتم وضع جميع سياسات العمل الهجين على مستوى الشركة، أم ستختلف هذه من قسم إلى آخر/فريق؟
- ما هي إعدادات المكتب الحالية، وهل سأكون لديّ مساحة مخصصة للعمل؟
- إذا كانت لديّ مساحة مخصصة، هل سيستخدم أي شخص آخر تلك المساحة أثناء عملي عن بعد؟
- هل سيكون هناك مساحة لي للعمل في المكتب إذا كنت بحاجة للقدوم في يوم خططت للعمل عن بعد؟
أسئلة العدالة
يمكن أن تكون العدالة بين الموظفين مسألة هامة في العمل الهجين. يجب ألا تكون السياسات متحيزة نحو شكل معين من العمل، ويستحق جميع الموظفين نفس الفرص بغض النظر عن كيفية اختيارهم جدولة أعمالهم. يمكن أن تشمل هذه الأسئلة المخاوف التي قد تكون لديك حول فرص العمل والأداء وقدرتك على إنجاز العمل.
- هل نحصل على أي مزايا لمستلزمات المكتب المنزلي أو الخدمات؟
- هل ستختار المكتب أن يساهم بمال نحو الأشخاص الذين يرغبون في استئجار مساحة عمل مشتركة؟
- كيف تخطط الشركة للتأكد من أن تقييم الأداء وفرص العمل متساوية وغير متأثرة (سواء عن عمد أو عن غير قصد) بمن يختار التواجد في المكتب أكثر؟
- ما الخطوات المتخذة للتأكد من أن الموظفين عن بعد لديهم نفس الوصول إلى المعلومات مثل الموظفين في المكتب؟
- كيف تقوم الشركة بتدريب الأشخاص في الإدارة والقيادة لإدارة العمل في بيئة هجينة؟
ما هي الخطط التي وضعتها الشركة للمساعدة في تشكيل الفرق والحفاظ على الاتصالات مع زملاء العمل؟
هل تخطط للانتقال إلى العمل الهجين؟ إليك كل ما تحتاج إلى التفكير فيه
لا يُعد الموظفون الوحيدون الذين لديهم أسئلة حول العمل الهجين. قد يكون الأشخاص في الإدارة قد سمعوا أن الشركة تتحول إلى نموذج هجين، لكن جريان المعلومات ربما توقف بعد ذلك.
تحمل المسؤولية عن جدول العمل الهجين لفريقك، القسم، أو تقاريرك المباشرة يمكن أن يكون مرهقًا. لكن لا تقلق! كما هو الحال دائماً، كان Guru هنا للمساعدة. إذا كنت تشعر بالضياع فتأكد من تغطية جميع جوانبك من خلال طرح هذه الأسئلة على صانعي القرار الرئيسيين وراء تحركك نحو العمل الهجين.
أي الأشخاص أو الأقسام بحاجة للبقاء في الموقع بانتظام؟
من المحتمل أن تكون بعض الأقسام أكثر مرونة من غيرها. قد تحتاج الأقسام التي تعتمد على التعاون في بعض الأحيان من العمل في شخص مثل الموارد البشرية وتكنولوجيا المعلومات والعمليات، إلى التواجد في المكتب أكثر من غيرها. إذا كنت تحول إلى إعداد مكتب يتناوب (المعروف أيضًا باسم العمل على مكتب ساخن أو مكتب مشترك)، فقد ترغب في التأكد من أن هؤلاء الموظفين لديهم أماكن عمل دائمة.
كم عدد الأشخاص الذين يمكن لمكتبك استيعابهم بأمان؟
ستختلف التوجيهات الصحية اعتمادًا على موقعك، لذا تأكد من أن خطط إعادة فتح المكتب لديك تتوافق مع القواعد المحلية. بغض النظر عن ما هي، لا يضر أن تذهب أبعد من التعليمات وتفكر في ما سيساعد الموظفين على الشعور بالراحة أكثر.
ما التدريب الذي يتلقاه المديرون لمساعدتهم على إدارة فعالة في بيئة هجين؟
يمكن أن تكون الانتقال إلى بيئة هجين تحديًا للجميع، لكن المديرين وقادة الفرق سيشعرون بالعبء الأكبر. يجب منح المديرين الكثير من الوقت والتدريب والتوجيه للتكيف مع الطريقة الجديدة للقيام بالأمور، بما في ذلك جدولة الاجتماعات والتواصل الفعال.
كيف ستأخذ في الاعتبار احتياجات الموظفين من الشمولية والمرونة؟
لن تبدو أيام العمل عن بُعد والفيزيكية للجميع متماثلة، لذا قرر ما يمكن توحيده وما يجب ألا يتم توحيده. على سبيل المثال، هل هناك أيام يجب أن تخطط الفرق للتواجد في المكتب؟ هل هناك أوقات ينبغي على الجميع التخطيط للتواجد فيها على الإنترنت أو عدم التواجد؟
هل هناك أي التزامات قانونية تجاه الموظفين يجب أخذها بعين الاعتبار؟
هل يجب عليك إبلاغ الموظفين إذا تعرض أحد أفراد الفريق لـ COVID-19؟ هل يُطلب منك تغيير وقت التواجد في المكتب لشخص ما لأنه يحتاج للذهاب إلى موعد طبي؟ كن حذراً بشأن كيفية مشاركة المعلومات السرية عندما يعمل الناس عن بُعد واعرف ما يمكنك وماذا لا يمكنك مشاركته.
تجعل هذه الجداول الهجينة السبعة العمل الجديد في العادي الأكثر شيوعًا
أنت تعلم أنك تتحرك نحو جدول هجين؛ فقط لا تعرف بعد كيف سيبدو ذلك بالضبط. لا تقلق؛ لديك الكثير من النماذج للاختيار من بينها!
بغض النظر عن نمط العمل الهجين الخاص بك، نعلم أن هناك جدولًا ستحبه أنت وموظفوك. لكن لتسهيل الأمر، فكر في تجربة أي من هذه النماذج:
1. جدول فرق
إذا كانت الجداول الهجينة نكهات طعام الآيس كريم، فستكون الفرق بالتأكيد بطعم الفانيليا. مجربة وصحيحة، تُعتبر من المفضلات، وعادة ما تكون الأساس للجداول الهجينة.
عندما تتبنى طريقة الفرق، ستعمل بعض الأيام في الأسبوع بشكل منتظم. نظرًا لأن الموظفين يعملون بحسب جداول محددة، فهذه الطريقة تأخذ عادةً وقتًا أقل ومراقبة للإدارة. تعمل هذه الطريقة بشكل جيد للشركات التي تحتاج إلى تواجد الموظفين في مكان العمل لكن لا يحتاجون بالضرورة إلى العمل مع أقسام مختلفة لإنجاز الأمور.
مثال: يأتي الجميع يوم الاثنين والأربعاء والجمعة ويعملون من المنزل يومي الثلاثاء والخميس.
2. الجداول المتدرجة
إذا كانت جداول الفرق تعني الفانيليا، فإن الجداول المتدرجة تكون وعاء من الفانيليا مع دوامة الشوكولاتة. يمكن للموظفين الذين يتبعون الجداول المتدرجة أن يحتفظوا بأيام محددة عن بُعد وفي المكتب، لكنهم لن يصلوا في نفس الوقت. قد يفضل الأشخاص الذين يعملون في مبنى كبير مع مستأجرين متعددين أسلوبًا متدرجًا إذا كانوا يرغبون في تقليل أوقات الأمن/التسجيل الطويلة.
مثال: يعمل جميع أفراد فريقك في المكتب يوم الاثنين والأربعاء والجمعة، لكن يبدأ الجميع اليوم ويغادر المكتب وفقًا لساعات محددة.
3. الجداول المرنة (تحت إشراف المدير)
إذا اختار مكتبك نموذجًا مرنًا تحت إشراف المدير، نأمل حقًا أن يكون لديك مدير رائع. إذًا، المديرون هم الذين يحددون في الغالب من يعمل من المنزل ومن يعمل في المكتب. اعتمادًا على الأهداف العامة للفرق أو الاجتماعات، قد يتطلب منك مديرك الحضور في المكتب في أيام معينة.
مثال: يقول مديرك إن فريقك يحتاج إلى التواجد لأن هناك عميلًا يزور المكتب هذا الأسبوع، ولكن بإمكان الجميع العمل من المنزل الأسبوع المقبل.
4. الجداول المرنة (تحت إشراف الموظف)
هل كنت ترغب دائمًا في وضع جدولك الخاص؟ إذاً، ابدأ في الأمل بأن تختار شركتك جدولًا مرنًا تحت إشراف الموظف. لا يزال يتطلب ذلك الكثير من الإشراف والتواصل الفعال من المديرين لضمان معرفة الجميع بما هو متوقع منهم. هذه الجداول ليست عشوائية (قول "أعتقد أنني سأعمل من المنزل غدًا، هل ذلك مقبول؟" في الساعة 3:30 مساءً لن يصلح) ويجب التخطيط لها مسبقًا.
مثال: لديك عميل يزورك لذا ستبقى في المكتب طوال الأسبوع، لكن بما أنك لا تحتاج لرؤية أي شخص الأسبوع التالي ستعمل من المنزل.
5. الجداول الهجينة المتناوبة
تأخذ الجداول الهجينة المتناوبة أفضل الجوانب من الجداول السابقة، مما يسمح للموظفين بالعمل من مكتب واحد 1-4 أيام في الأسبوع والعمل من المنزل في الأيام الأخرى. (للمعلومات، هذا ما يفعله Guru.)
مثال: ستعمل من المنزل يومين في الأسبوع وستكون في المكتب في شهر يونيو، لكن في يوليو، ستكون في المكتب يومًا واحدًا في الأسبوع وفي المنزل لأربعة.
6. جداول العمل من المنزل دائمة
بفضل تغير المواقف تجاه العمل عن بُعد وتفضيلات الموظفين، فإن بعض أماكن العمل تقوم بالانتقال إلى ثقافة العمل من المنزل الدائمة. الكثير من الشركات انتقلت إلى العمل من المنزل الدائم بعد الوباء. رؤية لماذا Guru يعتبر من بين أفضل 3 أدوات للعمل عن بُعد.
7. الجداول التراكمية
امزج واطابق أسلوب العمل الخاص بك كما تشاء! قم بدمج جدول هجين تحت إشراف المدير مع جدول فرق أو تركيبة مختلفة للعثور على ما يناسب مكتبك.
أفضل نماذج جداول العمل الهجينة، والأدوات، والنصائح
تريد القليل من المساعدة في إعداد جدولك الجديد عن بُعد؟ لقد أعددنا كل ما تحتاجه للتكيف مع الوضع الجديد. تحقق من هذه البطاقة للحصول على نصائحنا وحيلنا حول كيفية العمل عن بُعد بكفاءة.
كيفية تنفيذ جداول العمل الهجينة
بعد أن يقرر فريقك الجدول الهجين الذي سيعمل بشكل أفضل بالنسبة لهم، حان الوقت لوضع خطة التنفيذ الخاصة بك. (للعلم: نحن نوصي بشدة بإلقاء نظرة على دليل إدارة التغيير إذا كنت تريد نصائح حول كيفية تنفيذ التغييرات الكبيرة.)
ابدأ بالبحث عن أداة يمكن أن تساعدك في إدارة جدولة المكتب للموظفين. ابحث عن شيء يوفر شفافية في جدول الجميع ويمكن أن يسمح للمديرين بمعالجة طلبات الموظفين إما للعمل من المنزل أو العمل في المكتب.
إذا بدت الأمور مكثفة بعض الشيء للبدء الآن، فكر في البدء بمجموعة اختبار أصغر. يمكن أن تساعدك ملاحظة مجموعة اختبار على إجراء التعديلات لخطتك والتعامل مع المشكلات عند ظهورها.
أخيرًا، تأكد من جمع الكثير من الملاحظات من الموظفين. اسألهم إذا كانوا يشعرون أن هذا الجدول الجديد يناسبهم وإذا واجهوا أي مشاكل في الإنتاجية. الأفضل من ذلك: انظر إذا كانت لديهم اقتراحات حول كيفية تحسين النهج الحالي الخاص بك للعمل الهجين.
تعرف على المزيد حول العمل الهجين
لقد قضينا الكثير من الوقت في التفكير في أفضل طريقة لجعل العمل عن بُعد والهجين يعمل بشكل جيد... للعمل للجميع في Guru. إذا كنت ترغب في معرفة المزيد، لدينا بعض المحتوى الذي سترغب في رؤيته:
type: entry-hyperlink id: 4zgAlmwe62xq4SxaZ2RM3K
type: entry-hyperlink id: 49XYCnFJSoO7ykU7W0TIAW
type: entry-hyperlink id: 5oqon4Duhp9xdYVQ5hDFUN
