Nous savons que vous êtes probablement fatigué d'entendre le terme « nouvelle normalité », mais c'est assez précis quand il s'agit de l'état de la plupart des lieux de travail. Beaucoup d'entreprises ont entièrement modifié leur approche du travail pendant la pandémie. Après avoir passé plus d'un an à travailler à distance, beaucoup de personnes ont du mal à trouver un équilibre entre les horaires de bureau et les horaires à distance.

Le débat sur le travail à domicile est terminé.

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Nous parions qu'un bon pourcentage des personnes lisant ce post viennent d'apprendre que leur bureau va officiellement adopter un emploi du temps hybride. Certains ont poussé un soupir de soulagement en entendant la nouvelle ; d'autres espéraient un 100 % à distance ou un 100 % au bureau, mais la plupart se sont gratté la tête et se sont demandé : « qu'est-ce qu'un emploi du temps hybride ? »

Alors que les managers et les employés se préparent à retourner au bureau, de nombreuses questions doivent être répondues.

Quel emploi du temps hybride fonctionne le mieux pour tout le monde ? Comment gérer les horaires de travail différents de chacun ? Quelle est la meilleure façon de communiquer quand vous n'êtes pas sûr des plans des gens pour la journée ?

Que vous entriez dans un environnement de travail hybride ou que vous essayiez d'organiser à quoi cela ressemble pour votre entreprise, nous sommes là pour vous aider. Considérez ceci comme votre guide officiel pour gérer votre nouvelle vie de travail hybride.

Qu'est-ce qu'un modèle de travail hybride ?

Un modèle de travail hybride est un style de travail conçu pour permettre aux employés travaillant entièrement à distance, partiellement à distance et au bureau de travailler ensemble aussi efficacement que possible. Ces modèles permettent aux employés et aux managers d'organiser efficacement les horaires de travail, ce qui facilite la compréhension de la façon dont les employés travailleront tout au long de la journée et communiqueront entre eux.

Qu'est-ce qu'un emploi du temps hybride ?

Un emploi du temps hybride est un emploi du temps où les employés alternent entre le travail à distance et le travail au bureau. Il existe diverses manières de structurer le travail hybride, et les emplois du temps peuvent varier d'équipe à équipe.

À quoi ressemble un modèle de travail hybride en réalité ?

La réponse à cette question est... compliquée. Rappelez-vous : les modèles de travail hybrides existent sur un large spectre. Certaines entreprises peuvent choisir d'avoir 100 % d'employés à distance et 100 % d'employés au bureau selon leur emplacement. D'autres pourraient permettre aux employés de choisir quand ils travaillent à distance et quand ils seront au bureau.

Le calendrier que suivront les employés individuels sera influencé par le modèle de travail choisi par l'entreprise et une variété d'autres facteurs. Les départements et équipes, la séniorité des employés, la charge de travail actuelle, les caprices fantaisistes d'un manager déconnecté — tout va quand il s'agit de planifier le calendrier.

En général, la plupart des entreprises se situent quelque part entre les deux. Mais finalement, c'est à votre lieu de travail de décider à quoi ressemble votre réalité hybride.

Que préfèrent les employés et pourquoi ?

Cherchez, et vous trouverez ! Par cela, nous voulons dire que la réponse à cette question dépendra en grande partie de votre base d'employés.

Mais si vous recherchez des conseils, une étude de Guru et Loom a trouvé qu'en termes de préférence, le travail hybride est la meilleure option, 47 % des employés préférant partager leur temps entre chez eux et le bureau. 29 % préféraient un travail entièrement en personne, tandis que seulement 24 % souhaitaient un aménagement à distance à plein temps.

Ces chiffres ont-ils soulevé plus de questions que de réponses pour vous ? C'est pourquoi nous recommandons fortement de prendre l'initiative de poser les questions vous-même. Un rapide sondage auprès des employés peut vous dire presque tout ce que vous devez savoir.

Avantages du travail hybride

Lorsque vous réfléchissez à la meilleure option pour vous ou vos employés, considérez les avantages et les inconvénients de passer à un modèle hybride. Commençons par une note positive et passons un peu de temps à réfléchir aux avantages du travail hybride.

Meilleur équilibre travail/vie

Faut-il en dire plus ? L'équilibre travail/vie est souvent cité comme l'une des qualités les plus importantes qu'un lieu de travail peut avoir. Faire son propre emploi du temps vous offre une quantité remarquable de liberté et d'autonomie tout au long de la journée de travail.

Amélioration de l'inclusivité

Les horaires hybrides offrent des options de travail flexibles aux personnes qui en ont le plus besoin. Les parents et autres aidants peuvent avoir le temps dont ils ont besoin pour s'occuper de leurs responsabilités d'aide. Les personnes ayant des problèmes de santé peuvent trouver que les environnements hybrides leur offrent la flexibilité dont elles ont besoin pour consulter des médecins et répondre à leurs besoins de soins de santé.

Temps de trajet réduit

Il est évident qu'un emploi du temps hybride peut directement réduire les temps de trajet de vos employés, mais vous ne savez peut-être pas que vous pourriez aider à améliorer la circulation pour tout le monde dans votre région. Grâce à moins de personnes sur les routes, les trajets de nombreuses personnes se sont en fait améliorés au cours de l'année dernière, et certains s'attendent à ce que ce schéma se poursuive à mesure que de plus en plus de personnes choisissent de travailler partiellement à distance.

Inconvénients du travail hybride (et comment les atténuer)

Bien qu'il y ait de nombreux avantages, le travail hybride comporte quelques inconvénients. Heureusement, avec le bon plan d'action, gérer ces problèmes peut être facile.

Inconvénients du travail hybride

Comment atténuer

Il est plus difficile de favoriser des connexions plus profondes au sein des équipes et d'accueillir de nouveaux employés.

Rassemblez les équipes chaque fois que cela est possible et encouragez les employés à partager des informations à leur sujet.

Les personnes qui travaillent plus souvent en personne, ou qui travaillent en personne avec des responsables, peuvent avoir de meilleures opportunités de carrière.

Planifiez des heures de bureau virtuelles régulières qui donnent accès aux employés aux dirigeants de l'entreprise afin que chacun ait la chance de construire des relations.

Les personnes qui travaillent en personne avec leurs responsables directs peuvent avoir un avantage pour l'avancement de leur carrière.

Engagez-vous à former les personnes occupant des postes de leadership aux meilleures pratiques pour la gestion à distance et hybride. Prenez l'initiative de former et d'inciter un leadership inclusif à tous les niveaux managériaux.

Risques élevés de communications désordonnées et de perte de travail important.

Adoptez un modèle de communication asynchrone afin que les gens puissent communiquer efficacement.

Manque de compréhension globale du travail de projet et des objectifs de l'entreprise.

Planifiez des réunions régulières pour donner des mises à jour sur l'avancement des projets et garder les gens alignés sur la performance de l'entreprise.

Plus de personnes travaillant de manière asynchrone peuvent rendre plus difficile l'émergence de dirigeants naturels au sein de l'entreprise.

Assignation explicite de leadership dans les groupes qui doivent se former virtuellement et formation de ceux qui expriment un intérêt pour le leadership.

L'entreprise pour laquelle je travaille passe au modèle hybride. Que dois-je savoir ?

Avez-vous la possibilité de passer au modèle hybride ? Voici ce que vous devez demander avant de prendre une décision.

Questions de santé et de sécurité

La santé et la sécurité doivent toujours être une priorité, mais il est compréhensible d'avoir encore plus de préoccupations après une pandémie. Bien que vous souhaitiez peut-être augmenter ou modifier ces questions recommandées en fonction de l'industrie ou de l'emplacement, voici les points à considérer avant de retourner au bureau :

• Quels protocoles avons-nous pour garder le bureau propre lorsque les employés entrent et sortent pour le travail ?
• Avons-nous des instructions de nettoyage spéciales en place pour les bureaux tournants ?
• Y a-t-il des zones du bureau où les employés doivent porter des masques ?
• Y aura-t-il des salles de réunion ou des espaces communs où les gens peuvent travailler confortablement à 2 mètres de distance ?
• Y a-t-il eu des changements dans notre politique de congés de maladie ?

Questions logistiques

Tout le monde doit comprendre ce qu'on attend de lui à mesure que les opérations de l'entreprise changent. Ces questions peuvent fournir des réponses nécessaires autour de la planification et des horaires.

• Puis-je travailler à distance et au bureau ?
• Si je dois choisir l'un ou l'autre, comment cela sera-t-il décidé ? (choix personnel, emplacement, besoins de l'équipe, etc.)
• Puis-je choisir combien de jours je souhaite travailler au bureau par rapport à travailler à distance ?
• Suis-je contraint à certains jours, ou puis-je changer mon emploi de travail à distance/en bureau ?
• Dois-je travailler à des heures fixes ?
• Devrai-je planifier mes jours de bureau et à distance à l'avance ? Si oui, combien de temps à l'avance ?
• Y a-t-il certaines réunions ou activités que je devrai effectuer au bureau ?
• Les politiques de travail hybride sont-elles établies à l'échelle de l'entreprise, ou varient-elles d'un département/équipe à l'autre ?
• Quelle est la configuration actuelle du bureau, et aurai-je un espace de travail dédié ?
• Si j'ai un espace de travail dédié, quelqu'un d'autre l'utilisera-t-il pendant que je travaille à distance ?
• Y aura-t-il un espace pour que je puisse travailler au bureau si je dois venir un jour où j'avais prévu de travailler à distance ?

Questions d'équité

L'équité des employés peut être une préoccupation significative pour le travail hybride. Les politiques ne devraient pas être biaisées vers une forme de travail, et tous les employés méritent les mêmes opportunités, quelle que soit la manière dont ils choisissent de structurer leur emploi du temps. Ces questions peuvent couvrir les préoccupations que vous pourriez avoir concernant les opportunités de travail, la performance et votre capacité à accomplir vos tâches.

• Avons-nous des indemnités pour les fournitures de bureau à domicile ou les services publics ?
• Le bureau choisira-t-il de contribuer financièrement aux personnes qui souhaitent louer un espace de coworking ?
• Comment l'entreprise prévoit-elle de s'assurer que l'évaluation de la performance et les opportunités de travail soient égales et non affectées (qu'elles soient consciemment ou inconsciemment) par qui choisit d'être plus au bureau ?
• Quelles mesures sont prises pour s'assurer que les employés à distance ont le même accès à l'information que les employés au bureau ?
• Comment l'entreprise forme-t-elle les personnes à la gestion et au leadership pour travailler dans un environnement hybride ?

Quelles sont les plans de l'entreprise pour aider les équipes à établir et à maintenir des liens avec d'autres employés ?

Prévoir un passage à un travail hybride ? Voici tout ce que vous devez considérer

Les employés ne sont pas les seuls à avoir des questions sur le travail hybride. Les personnes en management ont peut-être eu vent que l'entreprise passe à un modèle hybride, mais le flux d'informations s'est probablement arrêté là.

Être responsable de votre équipe, département, ou des horaires hybrides de vos subordonnés peut être stressant. Mais ne vous inquiétez pas ! Comme toujours, Guru est là pour aider. Si vous vous sentez bloqué, assurez-vous de couvrir tous vos besoins en posant ces questions aux principaux décideurs derrière votre passage au travail hybride.

Quelles personnes ou départements doivent être systématiquement sur site ?

Certains départements seront probablement plus flexibles que d'autres. Les départements qui dépendent d'interactions en personne occasionnelles pour leur travail, comme les RH, l'IT et l'opérationnel, peuvent avoir besoin d'être au bureau plus souvent que d'autres. Si vous passez à une configuration de bureau tournant (c'est-à-dire hot-desking ou hoteling), vous voudrez peut-être vous assurer que ces employés disposent de postes de travail permanents.

Combien de personnes votre bureau peut-il accueillir en toute sécurité ?

Les directives sanitaires varieront en fonction de votre localisation, alors assurez-vous que vos plans de réouverture de bureau sont conformes aux règles locales. Quelles que soient ces règles, cela ne peut pas faire de mal d'aller au-delà des mandats et de réfléchir à ce qui aidera les employés à se sentir le plus à l'aise.

Quelle formation les managers reçoivent-ils pour les aider à gérer efficacement dans un environnement hybride ?

Passer à un environnement hybride peut être difficile pour tout le monde, mais les managers et les chefs d'équipe ressentiront le poids de cela. Les managers doivent avoir beaucoup de temps, de formation et d'orientation pour s'adapter à ce nouveau mode de fonctionnement, y compris la planification des réunions et la communication efficace.

Comment allez-vous considérer les besoins d'inclusion et de flexibilité des employés ?

Les jours de travail à distance et au bureau pour tout le monde ne ressembleront pas à la même chose, alors décidez ce qui peut être standardisé et ce qui ne devrait pas l'être. Par exemple, y a-t-il des jours où les équipes doivent prévoir d'être au bureau ? Des moments où tout le monde doit prévoir d'être en ligne ou hors ligne ?

Y a-t-il des obligations légales envers les employés à prendre en compte ?

Êtes-vous obligé d'informer les employés si quelqu'un dans l'équipe a été exposé au COVID-19 ? Êtes-vous tenu de modifier le temps de travail au bureau de quelqu'un parce qu'il doit se rendre à un rendez-vous médical ? Faites attention à la manière dont vous partagez des informations confidentielles lorsque les gens travaillent à distance et sachez ce que vous pouvez et ne pouvez pas partager.

Ces 7 emplois du temps hybrides rendent la nouvelle normalité du travail fonctionnelle

Vous savez que vous vous dirigez vers un emploi du temps hybride ; vous ne savez juste pas exactement à quoi cela ressemble encore. Ne vous inquiétez pas ; vous avez plein de modèles parmi lesquels choisir !

Quels que soient votre style de travail hybride, nous savons qu'il existe un emploi du temps que vous et vos employés adorerez. Mais pour faciliter les choses, envisagez d'essayer l'un de ces modèles :

1. Emplois du temps en cohortes

Si les emplois du temps hybrides étaient des parfums de glace, la cohorte serait définitivement à la vanille. Incontournable et apprécié, un véritable basique pour les emplois du temps de travail hybride.

Lorsque vous adoptez la méthode des cohortes, vous travaillez certains jours de la semaine de manière régulière. Puisque les employés travaillent avec des emplois du temps fixes et prévisibles, cette approche nécessite généralement moins de temps et de supervision pour être gérée. Cette méthode fonctionne bien pour les entreprises dont les employés doivent être sur le lieu de travail, mais n'ont pas nécessairement besoin de travailler avec différents départements pour accomplir leurs tâches.

Ex : Tout le monde vient au bureau lundi, mercredi, vendredi et travaille de chez soi mardi et jeudi.

2. Horaires échelonnés

Si les emplois du temps en cohortes sont à la vanille, les emplois du temps échelonnés sont un pot de vanille avec un tourbillon de fudge. Les employés qui suivent des horaires échelonnés peuvent toujours avoir des jours de travail à distance et au bureau fixes, mais ils n'arriveront pas en même temps. Les personnes travaillant dans un grand bâtiment avec plusieurs locataires pourraient préférer une approche échelonnée si elles souhaitent réduire les longs temps de sécurité/d'enregistrement.

Ex : Tous les membres de votre équipe travaillent au bureau lundi, mercredi et vendredi, mais tout le monde commence la journée et quitte le bureau par tranches horaires.

3. Horaires flexibles (dirigés par le manager)

Si votre bureau opte pour un modèle flexible dirigé par les managers, nous espérons vraiment que vous avez un patron cool. Ici, ce sont les managers qui déterminent en grande partie qui travaille de chez soi et qui travaille au bureau. Selon les objectifs de l'équipe ou les réunions, votre manager peut exiger que vous soyez au bureau certains jours.

Ex : Votre manager dit que votre équipe doit être sur place parce qu'un client visite le bureau cette semaine, mais que tout le monde peut travailler de chez soi la semaine suivante.

4. Horaires flexibles (dirigés par l'employé)

Avez-vous toujours voulu établir votre propre emploi du temps ? Si oui, espérez que votre entreprise choisisse un emploi du temps flexible dirigé par l'employé. Cela nécessite encore beaucoup de supervision et une communication efficace de la part des managers pour s'assurer que tout le monde sait ce qu'on attend de lui. Ces horaires ne sont pas spontanés (dire "Je pense que je vais travailler de chez moi demain, est-ce que ça va ?" à 15h30 ne fonctionnera pas) et doivent être planifiés à l'avance.

Ex : Vous avez un client qui visite donc vous serez au bureau toute la semaine, mais comme vous n’avez besoin de voir personne la semaine suivante, vous travaillerez de chez vous.

5. Horaires hybrides alternés

Les horaires hybrides alternés prennent les meilleurs aspects de ceux qui ont été mentionnés ci-dessus, permettant aux employés de travailler dans un bureau de cohorte unique de 1 à 4 jours par semaine tout en travaillant de chez eux les autres jours. (Pour information, c'est ce que Guru fait.)

Ex : Vous allez travailler de chez vous 2 jours/semaine et être au bureau en juin, mais en juillet, vous serez au bureau 1 jour/semaine et chez vous pendant 4 jours.

6. Horaires permanents de WFH

Grâce à l'évolution des attitudes concernant le travail à distance et les préférences des employés, certains lieux de travail font le saut vers une culture d'emploi à distance permanente. De nombreuses entreprises ont fait le changement vers le travail à distance permanent après la pandémie. Voyez pourquoi Guru est l'un des 3 meilleurs outils de G2 pour le travail à distance.

7. Emplois du temps combinés

Mixez et associez votre style de travail à votre guise ! Associez un emploi du temps hybride dirigé par un manager avec un emploi du temps de cohorte ou une autre combinaison pour trouver ce qui fonctionne le mieux pour votre bureau.

Meilleurs modèles, outils et conseils pour les emplois du temps hybrides

Vous avez besoin d'un peu d'aide pour configurer votre nouveau mode de travail à distance ? Nous sommes préparés avec tout ce dont vous avez besoin pour vous adapter à votre nouvelle normalité. Découvrez cette carte pour nos conseils et astuces sur la façon de travailler à distance et efficacement.

Comment mettre en œuvre les emplois du temps hybrides

Après que votre équipe ait décidé de l'emploi du temps hybride qui fonctionnera le mieux pour elle, il est temps de créer votre plan de mise en œuvre. (Pour info : Nous recommandons fortement que vous consultiez notre guide de gestion du changement si vous souhaitez obtenir des conseils sur la façon de mettre en œuvre de grands changements.)

Commencez par trouver un outil qui pourra vous aider à gérer la planification de bureau pour les employés. Recherchez quelque chose qui offre une transparence sur le programme de chacun et qui permet aux managers de traiter les demandes des employés pour travailler à distance ou au bureau.

Si les choses semblent un peu trop intenses pour commencer maintenant, envisagez de commencer avec un groupe de test plus petit. Observer un groupe de test peut vous aider à apporter des ajustements à votre plan et à gérer les problèmes au fur et à mesure qu'ils surviennent.

Enfin, assurez-vous de recueillir beaucoup de retours de la part des employés. Demandez-leur s'ils estiment que ce nouvel emploi du temps fonctionne pour eux et s'ils ont rencontré des problèmes de productivité. Encore mieux : voyez s'ils ont des suggestions pour améliorer votre approche actuelle du travail hybride.

En savoir plus sur le travail hybride

Nous avons passé beaucoup de temps à réfléchir à la meilleure façon de faire en sorte que le travail à distance et hybride fonctionne ... pour tout le monde chez Guru. Si vous voulez en savoir plus, nous avons du contenu que vous voudrez voir :

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