Crafting a Hybrid Work Schedule (and Other Ways To Make The Newest New Normal Work For Your Team)
Sabemos que probablemente estás cansado de escuchar el término “nueva normalidad”, pero es bastante preciso cuando hablas sobre el estado de la mayoría de los lugares de trabajo. Muchas empresas cambiaron por completo su enfoque del trabajo durante la pandemia. Después de pasar más de un año trabajando de forma remota, muchas personas están luchando por encontrar un equilibrio entre los horarios de oficina y remotos.
El debate sobre el trabajo desde casa ha terminado.
Estamos dispuestos a apostar que un buen porcentaje de las personas que leen esta publicación acaban de enterarse de que su oficina está cambiando oficialmente a un horario híbrido. Algunos respiraron aliviados al escuchar la noticia; otros esperaban un 100% remoto o un 100% en la oficina, pero la mayoría se rascaron la cabeza y se preguntaron: “¿Qué es un horario híbrido?”.
A medida que los gerentes y empleados se preparan para regresar a la oficina, hay muchas preguntas que necesitan respuesta.
¿Qué horario híbrido funciona mejor para todos? ¿Cómo gestionas los diferentes horarios laborales de todos? ¿Cuál es la mejor manera de comunicarte cuando no estás seguro de los planes de la gente para el día?
Ya sea que estés entrando en un entorno de trabajo híbrido o estés tratando de planificar cómo se verá uno para tu empresa, estamos aquí para ayudar. Considera esto como tu guía oficial para gestionar tu nueva vida laboral híbrida.

¿Qué es un modelo de trabajo híbrido?
Un modelo de trabajo híbrido es un estilo de trabajo diseñado para permitir que empleados totalmente remotos, parcialmente remotos y en la oficina trabajen juntos de la manera más eficiente posible. Estos modelos permiten a empleados y gerentes organizar eficientemente los horarios de trabajo que facilitan entender cómo trabajarán los empleados durante el día y comunicarse entre sí.
¿Qué es un horario híbrido?
Un horario híbrido es un horario laboral donde los empleados alternan entre trabajar de forma remota y estar en la oficina. Hay varias formas de estructurar el trabajo híbrido, y los horarios pueden variar de un equipo a otro.
¿Cómo se ve un modelo de trabajo híbrido en la realidad?
La respuesta a esa pregunta es... complicada. Recuerda: los modelos de trabajo híbridos existen en un amplio espectro. Algunas empresas pueden optar por tener empleados 100% remotos y 100% en oficina según su ubicación. Otros podrían permitir a los empleados elegir cuándo trabajan de forma remota y cuándo estarán en la oficina.
El horario que siguen los empleados individuales dependerá del modelo de trabajo elegido por la empresa y una variedad de otros factores. Departamentos y equipos, antigüedad de los empleados, carga de trabajo actual, los caprichos fantásticos de un gerente desconectado: todo vale al planificar el horario.
Generalmente, la mayoría de las empresas se sitúa en algún lugar intermedio. Pero, en última instancia, depende de tu lugar de trabajo decidir cómo se verá tu realidad híbrida.

¿Qué prefieren los empleados y por qué?
¡Busca y encontrarás! Con eso nos referimos a que la respuesta a esta pregunta dependerá en gran medida de tu base de empleados.
Pero si buscas orientación, un estudio de Guru y Loom encontró que, en términos de preferencia, el trabajo híbrido gana, con un 47% de los empleados prefiriendo dividir su tiempo entre casa y la oficina. El 29% prefirió trabajar completamente en persona, mientras que solo el 24% quería un entorno completamente remoto.
¿Esos números generaron más preguntas que respuestas para ti? Es por eso que te recomendamos encarecidamente que tomes la iniciativa de preguntar a las personas tú mismo. Una rápida encuesta a los empleados puede decirte casi todo lo que necesitas saber.

Beneficios del trabajo híbrido
Cuando pienses en la mejor opción para ti o tus empleados, considera los pros y los contras de cambiar a un modelo híbrido. Empecemos esto de manera positiva y dediquemos un poco de tiempo a pensar sobre los beneficios del trabajo híbrido.
Mejor equilibrio entre trabajo y vida personal
¿Necesitamos decir más? El equilibrio entre trabajo y vida personal es frecuentemente citado como una de las cualidades más importantes que puede tener un lugar de trabajo. Hacer tu propio horario te brinda una cantidad notable de libertad y autonomía durante la jornada laboral.
Mejor Inclusividad
Los horarios híbridos ofrecen opciones de trabajo flexible a quienes más lo necesitan. Los padres y otros cuidadores pueden tener el tiempo que necesitan para atender sus responsabilidades de cuidado. Las personas con problemas de salud pueden encontrar que los entornos híbridos les brindan la flexibilidad que necesitan para ver a médicos y atender sus necesidades de atención médica.
Reducción del tiempo de desplazamiento
Es obvio que un horario híbrido puede reducir directamente los tiempos de desplazamiento de tus empleados, pero puede que no sepas que podrías ayudar a mejorar el tráfico para todos en tu área. Gracias a que hay menos personas en las carreteras, los desplazamientos de muchas personas han mejorado realmente en el último año, y algunos esperan que este patrón continúe a medida que más personas opten por el trabajo parcialmente remoto.
Desventajas del trabajo híbrido (y cómo mitigarla)
Si bien hay muchos grandes beneficios, el trabajo híbrido también presenta algunas desventajas. Afortunadamente, con el plan de acción correcto, gestionar esos problemas puede ser fácil.
Desventajas del trabajo híbrido
Cómo mitigar
Es más difícil fomentar conexiones más profundas dentro de los equipos y dar la bienvenida a nuevos empleados.
Reúne a los equipos siempre que sea posible y anima a los empleados a compartir información sobre sí mismos.
Las personas que trabajan más en persona, o que trabajan más en persona con líderes, pueden tener mejores oportunidades profesionales.
Planifica horas virtuales regulares que den a los empleados acceso a los líderes de la empresa para que todos tengan la oportunidad de construir relaciones.
Las personas que trabajan in situ con sus gerentes directos más pueden tener ventajas en el avance profesional.
Comprométete a capacitar a las personas en posiciones de liderazgo en las mejores prácticas para la gestión remota e híbrida. Tómate la iniciativa de capacitar e incentivar un liderazgo inclusivo en todos los niveles gerenciales.
Mayor potencial para comunicaciones desarticuladas y para perder trabajo importante.
Adopta un modelo de comunicación asíncrona para que las personas puedan comunicarse de manera efectiva.
Falta de comprensión general del trabajo del proyecto y de los objetivos de la empresa.
Programa reuniones regulares para dar actualizaciones sobre el progreso del proyecto y mantener alineadas a las personas sobre el rendimiento de la empresa.
Más personas trabajando de manera asíncrona puede dificultar que los líderes naturales emerjan en el trabajo.
Asigna explícitamente liderazgo en grupos que deben formarse de manera virtual y capacita a los que expresen interés en el liderazgo.
La empresa para la que trabajo está pasando a un modelo híbrido. ¿Qué necesito saber?
¿Tienes la opción de ir híbrido? Esto es lo que necesitas preguntar antes de tomar una decisión.
Preguntas sobre salud y seguridad
La salud y seguridad deben siempre ser una prioridad, pero es comprensible tener incluso más preocupaciones después de una pandemia. Si bien es posible que desees aumentar o cambiar estas preguntas recomendadas dependiendo de la industria o ubicación, aquí están las cosas generales que debes averiguar antes de regresar a la oficina:
- ¿Qué protocolos tenemos para mantener la oficina limpia a medida que los empleados entran y salen para trabajar?
- ¿Tenemos instrucciones de limpieza especiales para los escritorios rotativos?
- ¿Hay áreas de la oficina donde los empleados deben usar máscaras?
- ¿Habrá áreas de reuniones o comunes donde las personas puedan trabajar cómodamente a 6 pies de distancia?
- ¿Ha habido cambios en nuestra política de días de enfermedad?

Preguntas logísticas
Todos deben entender qué se espera de ellos a medida que cambian las operaciones de la empresa. Estas preguntas pueden proporcionar algunas respuestas muy necesarias sobre programación y planificación.
- ¿Puedo trabajar de forma remota y en la oficina?
- Si necesito elegir uno u otro, ¿cómo se decidirá eso? (elección personal, ubicación, necesidades del equipo, etc.)
- ¿Puedo elegir cuántos días quiero trabajar en la oficina frente a trabajar de forma remota?
- ¿Estoy restringido a ciertos días o puedo cambiar mi horario remoto/en la oficina?
- ¿Necesito trabajar en horas fijas?
- ¿Necesitaré programar mis días en la oficina y remotos con anticipación? ¿Si es así, con cuánta anticipación?
- ¿Hay ciertas reuniones o actividades que deberé hacer en la oficina?
- ¿Se establecen todas las políticas de trabajo híbrido a nivel de la empresa, o variará esto entre departamentos/equipos?
- ¿Cuál es la configuración actual de la oficina y tendré un espacio de trabajo dedicado?
- Si tengo un espacio de trabajo dedicado, ¿habrá alguien más usándolo mientras trabajo de forma remota?
- ¿Habrá espacio para trabajar en la oficina si necesito ir un día que planeaba trabajar de forma remota?

Preguntas sobre equidad
La equidad de los empleados puede ser una preocupación significativa para el trabajo híbrido. Las políticas no deben estar sesgadas hacia una forma de trabajo, y todos los empleados merecen las mismas oportunidades independientemente de cómo elijan hacer su horario. Estas preguntas pueden abordar preocupaciones que puedas tener sobre oportunidades laborales, rendimiento y tu capacidad para completar el trabajo.
- ¿Recibimos algún estipendio para suministros de oficina en casa o servicios públicos?
- ¿La oficina elegirá contribuir con dinero para las personas que quieren alquilar un espacio de coworking?
- ¿Cómo planea la empresa asegurarse de que la evaluación del rendimiento y las oportunidades laborales sean iguales y no afectadas (ya sea de manera consciente o inconsciente) por quienes eligen estar más en la oficina?
- ¿Qué pasos se están tomando para asegurarse de que los empleados remotos tengan el mismo acceso a la información que los empleados en la oficina?
- ¿Cómo está la empresa capacitando a las personas en gestión y liderazgo para gestionar en un entorno híbrido?
¿Qué planes tiene la empresa para ayudar a los equipos a formar y mantener conexiones con otros empleados?

¿Planeando un cambio a trabajo híbrido? Aquí tienes todo lo que necesitas considerar
Los empleados no son los únicos con preguntas sobre el trabajo híbrido. Las personas en la gestión pueden haberse enterado de que la empresa está cambiando a un modelo híbrido, pero el flujo de información probablemente terminó después de eso.
Estar a cargo del horario híbrido de tu equipo, departamento o reportes directos puede ser estresante. Pero no te preocupes. Como siempre, Guru está aquí para ayudar. Si te sientes atascado, asegúrate de cubrir todas tus bases haciendo estas preguntas a los principales tomadores de decisiones detrás de tu cambio a trabajo híbrido.
¿Qué personas o departamentos necesitan estar regularmente en el sitio?
Algunos departamentos probablemente sean más flexibles que otros. Los departamentos que dependen de la interacción ocasional en persona para el trabajo, como HR, IT y operaciones, pueden necesitar estar en la oficina más a menudo que otros. Si cambias a una configuración de escritorio rotativo (también conocida como hot-desking o hoteling), es posible que desees asegurarte de que estos empleados tengan lugares de trabajo permanentes.
¿Cuántas personas puede acomodar tu oficina de manera segura?
Las pautas de salud variarán dependiendo de tu ubicación, así que asegúrate de que tus planes de reapertura de oficina cumplan con las reglas locales. Independientemente de cuáles sean, no estaría de más ir más allá de los mandatos y considerar qué ayudará a los empleados a sentirse más cómodos.
¿Qué capacitación están recibiendo los gerentes para ayudarles a gestionar eficazmente en un entorno híbrido?
Pasar a un entorno híbrido puede ser un desafío para todos, pero los gerentes y líderes de equipo sentirán el peso de ello. Los gerentes necesitan que se les dé mucho tiempo, capacitación y orientación para adaptarse a la nueva forma de hacer las cosas, incluyendo la programación de reuniones y la comunicación eficaz.
¿Cómo considerarás las necesidades de los empleados en términos de inclusión y flexibilidad?
Los días remotos y presenciales de todos no se verán igual, así que decide qué se puede estandarizar y qué no. Por ejemplo, ¿hay días en los que los equipos deberían planear estar en la oficina? ¿Cuándo deberían planificar todos estar en línea o fuera de línea?
¿Hay alguna obligación legal con los empleados que considerar?
¿Tienes que informar a los empleados si alguien del equipo estuvo expuesto a COVID-19? ¿Se requiere que cambies el tiempo en oficina de alguien porque necesita ir a una cita médica? Ten cuidado con cómo compartes información confidencial cuando las personas trabajan de forma remota y sabe qué puedes y qué no puedes compartir.
Estos 7 horarios de trabajo híbrido hacen que la nueva normalidad funcione
Sabes que te estás moviendo hacia un horario híbrido; simplemente no sabes exactamente cómo luce eso aún. ¡No te preocupes; tienes muchos modelos para elegir!
Independientemente de tu estilo de trabajo híbrido, sabemos que hay un horario que a ti y a tus empleados les encantará. Pero para hacerlo fácil, considera probar cualquiera de estos modelos:
1. Horarios por cohortes
Si los horarios de trabajo híbrido fueran sabores de helado, la cohorte definitivamente sería vainilla. Probado y verdad, un éxito asegurado, y prácticamente la base para los horarios de trabajo híbrido.
Cuando adoptas el método de cohortes, trabajas ciertos días a la semana de forma regular. Dado que los empleados trabajan con horarios fijos y predecibles, este enfoque generalmente requiere menos tiempo y supervisión para gestionar. Este método funciona bien para empresas con empleados que necesitan estar en el lugar de trabajo pero que no necesitan trabajar con diferentes departamentos para completar las cosas.
Ej: Todos vienen el lunes, miércoles y viernes y trabajan desde casa el martes y jueves.
2. Horarios escalonados
Si los horarios de cohortes son vainilla, los horarios escalonados son un pinta de vainilla con un remolino de fudge. Los empleados que siguen horarios escalonados todavía pueden tener días remotos y en la oficina establecidos, pero no llegarán al mismo tiempo. Las personas que trabajan en un edificio grande con múltiples inquilinos pueden preferir un enfoque escalonado si quieren reducir los tiempos de seguridad y registro prolongados.
Ej: Todos en tu equipo trabajan en la oficina el lunes, miércoles y viernes, pero todos comienzan el día y salen de la oficina en incrementos de una hora.
3. Horarios flexibles (dirigido por el gerente)
Si tu oficina opta por un modelo flexible dirigido por el gerente, realmente esperamos que tengas un jefe genial. Aquí, los gerentes son quienes determinan en gran medida quién trabaja desde casa y quién trabaja en la oficina. Dependiendo de los objetivos generales del equipo o las reuniones, tu gerente puede requerir que estés en la oficina ciertos días.
Ej: Tu gerente dice que tu equipo necesita estar presente porque hay un cliente visitando la oficina esta semana, pero todos pueden trabajar desde casa la semana siguiente.

4. Horarios flexibles (dirigido por el empleado)
¿Siempre has querido hacer tu propio horario? Si es así, empieza a esperar que tu empresa elija un horario flexible dirigido por el empleado. Esto todavía requiere una buena supervisión y comunicación efectiva de los gerentes para asegurar que todos sepan lo que se espera de ellos. Estos horarios no son espontáneos (decir "creo que voy a trabajar desde casa mañana, ¿está bien?" a las 3:30 p.m. no funciona) y necesitan ser planificados con anterioridad.
Ej: Tienes un cliente visitando, así que estarás en la oficina toda la semana, pero dado que no necesitas ver a nadie la semana siguiente, trabajarás desde casa.
5. Horarios híbridos alternos
Los horarios híbridos alternos toman los mejores aspectos de los anteriores, permitiendo a los empleados trabajar desde una única oficina de cohortes de 1 a 4 días a la semana mientras trabajan desde casa los otros días. (Para que conste, esto es lo que está haciendo Guru.)
Ej: Vas a trabajar desde casa 2 días a la semana y estarás en la oficina en junio, pero para julio estarás en la oficina 1 día a la semana y en casa 4.
6. Horarios permanentes de trabajo desde casa
Gracias a las cambiantes actitudes sobre el trabajo remoto y las preferencias de los empleados, algunos lugares de trabajo están haciendo la transición a una cultura permanente de trabajo desde casa. Muchas empresas han realizado el cambio a trabajo desde casa permanente después de la pandemia. Vea por qué Guru es una de las 3 mejores herramientas de trabajo remoto según G2.
7. Horarios combinados
¡Combina y mezcla tu estilo de trabajo a tu gusto! Empareja un horario híbrido dirigido por el gerente con un horario por cohortes o una combinación diferente para encontrar lo que mejor funciona para tu oficina.
Las mejores plantillas, herramientas y consejos para horarios de trabajo híbrido
¿Quieres un poco de ayuda para establecer tu nuevo horario remoto? Estamos preparados con todo lo que necesitas para ajustarte a tu nueva normalidad. Consulta esta tarjeta para nuestros consejos y trucos sobre cómo puedes trabajar de forma remota y eficiente.
Cómo implementar los horarios de trabajo híbridos
Después de que tu equipo decida el horario híbrido que mejor funcionará para ellos, es hora de crear tu plan de implementación. (Para tu información: recomendamos encarecidamente que eches un vistazo a nuestra guía de gestión del cambio si quieres consejos sobre cómo implementar grandes cambios.)
Empieza encontrando una herramienta que pueda ayudarte a gestionar la programación de la oficina para los empleados. Busca algo que dé transparencia al horario de todos y que permita a los gerentes procesar las solicitudes de los empleados para trabajar desde casa o en la oficina.
Si las cosas parecen un poco demasiado intensas para comenzar ahora, considera empezar con un grupo de prueba más pequeño. Observar un grupo de prueba puede ayudarte a hacer ajustes a tu plan y lidiar con problemas a medida que surjan.
Finalmente, asegúrate de recoger muchos comentarios de los empleados. Pregunta si sienten que este nuevo horario funciona para ellos y si han tenido problemas con la productividad. Aún mejor: verifica si tienen sugerencias sobre cómo mejorar tu enfoque actual del trabajo híbrido.
Aprende más sobre el trabajo híbrido
Hemos pasado mucho tiempo pensando en la mejor manera de que el trabajo remoto e híbrido funcione bien... funcione para todos en Guru. Si quieres aprender más, tenemos contenido que querrás ver:
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