{{spacer-78}}

خلفية الشركة

Xenium HR، ومقرها في توالتين، أوريغون، متخصصة في تقديم حلول شاملة للموارد البشرية تتماشى مع احتياجات الشركات الصغيرة والمتوسطة. مؤسسة على مبادئ تقديم خدمات موارد بشرية استثنائية، تقدم Xenium مجموعة كاملة من الحلول، بما في ذلك استشارات الموارد البشرية، ومعالجة الرواتب، وإدارة المزايا، وتدريب وتعليم الموظفين.

‍

تتعاون شركة Xenium مع المؤسسات التي قد تفتقر إلى قسم موارد بشرية داخلي أو تحتاج إلى دعم إضافي لإدارة قوتها العاملة بفعالية. نهجهم متجذر في بناء علاقات قوية وضمان الامتثال لقوانين العمل المتغيرة باستمرار. يساعد فريق Xenium من محترفي الموارد البشرية ذوي الخبرة الشركات في التنقل عبر تحديات الموارد البشرية المعقدة، مما يمكّنهم من التركيز على عملياتهم الأساسية مع الحفاظ على قوة عاملة صحية ومشاركة.

التحدي

واجهت شركة Xenium HR تحديات كبيرة مع المعرفة المتناثرة بين المشاركين الأفراد ومنصات متنوعة، بما في ذلك البريد الإلكتروني، وخادم الملفات المحلي، ونظام SharePoint قديم. "كل هذه المعرفة موجودة هناك... ولكن عندما يكون لديك أشخاص يسألون أسئلة متكررة أو يبحثون عن الأشياء مرارًا وتكرارًا، وعليهم بذل جهد كبير ليكونوا مستقلين، هنا تكون المشكلة الكبرى،" يوضح براندون لوز، نائب رئيس قسم التسويق والمنتجات. أدى عدم وجود قاعدة معرفة موحدة إلى تباطؤ العمليات وخلق عدم اتساق في المعلومات المستخدمة من قبل الفرق المختلفة.

‍

كانت مشكلة رئيسية أخرى هي الصعوبة في العثور على الوثائق الأكثر حداثة وموثوقية. "قد تجد نموذجًا أو ملفًا على محرك الأقراص الخاص بنا، لكن إذا كان هناك العديد من النسخ المختلفة منه، فلا تعرف أي واحدة يجب أن تثق بها،" يضيف براندون. أدى ذلك إلى المزيد من عدم الكفاءة، حيث كان على الموظفين التحقق من المعلومات يدويًا، غالبًا من خلال تتبع المنشئ الأصلي، مما أهدَر وقتًا ثمينًا.

الحل

لمعالجة هذه التحديات، تحولت شركة Xenium HR إلى Guru لدمج معرفتها وتبسيط الوصول إلى المعلومات. "كمنظمة تعتمد على المعرفة، نحن مستشارون... كل ما لدينا لبيعه هو وقتنا. إذا كنا نتمتع بمعلومات في متناول أيدينا وكان بإمكان موظفينا أن يكونوا مستقلين، فسنوفر الكثير من الوقت ونكون أكثر فعالية لعملائنا،" يقول براندون. كانت قدرات البحث القوية لـ Guru والتكامل مع أدوات مثل Microsoft Teams و Chrome مفتاحًا لتحقيق هذه الرؤية.

‍

كما احتضنت شركة Xenium أيضًا استخدام Guru GPT داخل ChatGPT، مما عزز بشكل أكبر كيفية وصولهم وتفاعلهم مع المعرفة. "أستخدم ChatGPT بشكل متكرر طوال اليوم، وغالبًا ما أكون هناك أكثر من تواجدي في منصة Guru. لذا، لكي أتمكن من التبديل إلى Guru GPT وطرح سؤال عليه... فهو سلس،" شارك براندون. هذا التكامل يتيح لموظفي شركة Xenium التفاعل مع Guru بطريقة تناسب سير عملهم اليومي، مما يسهل عليهم العثور على المعلومات دون تعطيل روتينهم.

‍

يقدر براندون بشكل خاص تكامل Guru عبر منصات متعددة، مشيرًا، "أحب أنك أصبحت لديك Guru متواجدة في أماكن مختلفة مثل ملحق، وChatGPT، وMicrosoft Teams، وOutlook. هذه ميزة هامة في Guru حيث اجتمعت مع الناس في أماكن عملهم. إذا كان لديك منصة أحادية الأبعاد، لا أعتقد أنك ستحصل على التبني الذي لديك الآن." من خلال التكامل مع الأدوات التي كان يستخدمها موظفو Xenium بالفعل، ضمنت Guru معدلات تبني عالية وسهولة الوصول إلى المعلومات الحيوية.

‍

مع Guru، تمكنت شركة Xenium من نقل الموارد الأساسية والحديثة إلى قاعدة معرفة مركزية. "لا زلنا نستخدم ذلك [القديم] للملفات المؤرشفة. الإصدار المخصص للجميع والذي يكون متاحًا للجمهور للاستهلاك يُدرج في Guru،" كما يلاحظ براندون. ساعدت هذه الانتقالة في ضمان أن الموظفين يعملون دائمًا بأحدث المعلومات الدقيقة، مما جلب الوضوح والكفاءة مقارنة بالماضي.

علاوة على ذلك، سمح التكامل مع أدوات مثل Loom وScribe لشركة Xenium بإدراج مقاطع الفيديو ووثائق العمليات خطوة بخطوة مباشرة في Guru. يبرز براندون هذا كواحد من ميزاته المفضلة، قائلاً، "من الرائع فقط أن تكون قادرًا على إدراج الرابط هناك، وأن يتم تضمين الفيديو تلقائيًا."

‍

لمزيد من التفاصيل حول استخدام Guru مع Microsoft Teams، تحقق من مركز مساعدة Guru.

النهج

1. التقييم والتخطيط: تعاون براندون لوز، نائب رئيس قسم التسويق والمنتجات، مع مدير العمليات في شركة Xenium لتحديد مجالات المعرفة الرئيسية والتخطيط لعملية الانتقال.
2. نقل البيانات: تم نقل القوالب النشطة والوثائق الحيوية من خادم الملفات القديم إلى Guru، لضمان وصول المعلومات الأكثر صلة وحداثة فقط.
3. إطلاق الفريق: تم تقديم Guru على مستوى الشركة، مع جلسات تدريب محددة يقودها براندون. تم إنشاء مجلس المعرفة الخاص للإشراف على إدارة المحتوى، والتحقق، والتحديثات المستمرة.
4. التكامل مع الأدوات الموجودة: تم دمج Guru مع Microsoft Teams وOutlook وChrome لضمان الوصول السلس عبر المؤسسة.

النتيجة

منذ تنفيذ Guru، شهدت شركة Xenium HR تحسينات هامة في الكفاءة والاتساق والثقة عبر عملياتها. "لقد كانت Guru تحولية. لقد كانت التوفير في الوقت وسهولة الوصول إلى المعلومات الموثوقة بمثابة تغيير لقواعد اللعبة بالنسبة لنا. نحن الآن قادرون على التركيز على ما نفعله بشكل أفضل - الاستشارة مع عملائنا،" يقول براندون. الآن أصبح لدى الموظفين وصول سريع إلى معلومات موثوقة، وهو أمر كان حاسمًا للحفاظ على خدمة العملاء المتسقة. 

‍

"قبل Guru، لا أعرف إذا كان أي شخص يثق في أي شيء،" يعكس براندون. أدى تقديم Guru إلى تغيير هذه الديناميكية بشكل كبير، حيث أصبحت المعلومات المخزنة في Guru موثوقة وسهلة الوصول بين جميع أنحاء المؤسسة. أنشأت شركة Xenium أيضًا مجلس المعرفة الخاص بها، الذي كان له دور أساسي في الحفاظ على هذه الثقة. يضمن المجلس مراجعة المحتوى بانتظام وتحديثه، مما يمنع انتشار المعلومات القديمة أو غير الصحيحة. لقد زادت هذه الثقة من تعزيز الثقة الداخلية ولكنها أثرت أيضًا بشكل إيجابي على تجربة العملاء، حيث أصبح بإمكان الاستشاريين الآن الاعتماد على معلومات دقيقة وثابتة عند تقديم الخدمات.