Detrás de cada gran equipo de ventas hay un gran equipo de habilitación de ventas. Proporcionan el soporte y documentación de ventas que los representantes necesitan para ser efectivos. En Guru, nuestro equipo de habilitación cree en utilizar el conocimiento para empoderar a todos los equipos que están en contacto con los clientes para tener mejores conversaciones con clientes y prospectos. Con ese fin, cuando nos propusimos actualizar nuestras presentaciones de ventas introductorias y la documentación de ventas de apoyo, adoptamos un enfoque basado en el conocimiento.

Donde la mayoría de la documentación de ventas falla

Tradicionalmente, a diferencia de la documentación de procesos estándar, la documentación de ventas para presentaciones ha tendido a tomar la forma de guiones de ventas. Un equipo de habilitación redactará guiones para que los representantes memoricen, enfatizando la narrativa desarrollada en la presentación. El problema de memorizar guiones es que los representantes pueden sonar como robots, o peor aún, entrar en pánico cuando un prospecto los saca del guion.

Problemas similares ocurren cuando la presentación misma es demasiado prescriptiva. Cuando las diapositivas presentan estadísticas específicas o historias de clientes, los representantes de ventas no tienen opción sino dirigir sus conversaciones para incluir esos puntos de discusión. Pero, si esa historia de cliente no resuena con el prospecto específico al teléfono, la presentación no se sentirá personalizada. Peor aún, la saturación de texto puede llevar a que los prospectos lean la presentación y pierdan interés en el representante... o, se desconecten por completo. La presentación debería ser un apoyo, no el centro de atención.

Apunta hacia una documentación de ventas flexible en su lugar

Al crear nuestras nuevas presentaciones en Guru, optamos por diapositivas cortas: cinco o menos. Además de acortar la presentación, decidimos hacer que las diapositivas fueran puramente visuales para que nuestros representantes pudieran usarlas como fondo para contar historias únicas adaptadas a prospectos individuales. En consecuencia, la documentación de ventas acompañante tampoco es demasiado prescriptiva: en su lugar, incluimos puntos de discusión en viñetas y sugerencias únicamente. Queríamos dar a los representantes la libertad de contar sus propias historias, en lugar de una presentación estandarizada que se repite en cada llamada de descubrimiento.

Seamos claros: solo porque no estemos escribiendo guiones detallados no significa que dejemos a nuestros representantes desprotegidos en lo que respecta a la documentación de ventas. Hemos elaborado una plantilla que coincide con cada diapositiva y proporciona conocimiento aplicable que los representantes pueden usar como guías para sus conversaciones.

Un nuevo enfoque a la documentación de ventas que no se quedará obsoleto

Estamos utilizando nuestro propio producto para proporcionar a los representantes conocimientos concisos (los llamamos Tarjetas) que respaldan cada diapositiva, para que puedan tener la información que necesitan abierta junto a la presentación mientras presentan. ¿Por qué no simplemente poner los puntos de discusión en la sección de notas en la parte inferior de la presentación? Bueno, la respuesta es simple: pedimos a los representantes que hagan una copia de la presentación maestra para personalizar, y en el momento en que lo hacen, lo que se escriba en la sección de notas se vuelve estático. Si actualizamos un punto de discusión en las notas de la presentación maestra, un representante que ya haya hecho una copia de la última versión no tendría forma de saber que algo ha cambiado.

Cualquier punto de discusión en la sección de notas de una presentación se vuelve instantáneamente obsoleto en el momento en que un representante hace una copia de la presentación para personalizarla para una llamada.

En su lugar, el único contenido en la sección de notas es un enlace a la documentación de ventas en Guru, que siempre es verificada como actualizada por un experto. Gracias al motor de verificación de Guru, los representantes pueden ver cuándo se actualizó la documentación por última vez y confiar en que es precisa. También hemos establecido un Disparador de Conocimiento que automáticamente muestra las Tarjetas de documentación de ventas cuando un representante abre la presentación, para que el conocimiento que necesitan para usar la presentación los encuentre en tiempo real sin que tengan que buscarlo.

Cómo construimos una plantilla de documentación de ventas flexible

1. No tengas miedo de equivocarte antes de hacerlo bien

Siempre supimos qué tipos de conocimiento queríamos proporcionar para cada diapositiva, pero tomó mucho ensayo y error llegar a (lo que pensamos) que es el formato perfecto para empoderar a nuestros representantes a tener conversaciones de calidad de manera consistente y demostrar el valor de Guru en llamadas a prospectos en vivo. Y cuando digo que hubo mucho ensayo y error, me refiero a mucho: según el historial de revisiones rastreadas en Guru, la Tarjeta que acompaña a nuestra diapositiva de problemas ha sido revisada 48 veces en menos de un mes.

Hicimos idas y venidas sobre algunas cosas:

• Qué conocimiento incluir y cómo ordenarlo para un fácil consumo;
• Cuánta información incluir en cada sección;
• Cómo fue recibido el flujo general por nuestros representantes internos y prospectos.

Después de trabajar en todo eso, aquí está la plantilla que terminamos creando:

2. Proporciona opciones de contenido, no mandatos

Nuestro segundo desafío fue determinar cuánta contenido incluir. El objetivo principal de las Tarjetas de Guru es que son concisas y fáciles de digerir en tiempo real, por lo que no queríamos sobrecargar de información. Pero también queríamos equipar adecuadamente a los representantes con toda la información relevante que puedan necesitar mientras están al teléfono.

Dado que no queríamos incluir diapositivas de casos de estudio estáticos o logotipos en la presentación maestra (Gong.io muestra por qué retirar esos elementos es el movimiento correcto), optamos en su lugar por proporcionar varias historias de clientes en la documentación de ventas. Ahora, los representantes pueden elegir entre las historias de clientes sugeridas según las que crean que serán más relevantes para el prospecto. También incluimos enlaces de vuelta a todo el caso de estudio junto a la cita que extrajimos en caso de que los representantes necesiten información adicional.

3. Obtener el apoyo de los representantes de ventas — y de los prospectos

El tercer factor que influyó en nuestras decisiones de contenido y formato fue una tonelada de comentarios de representantes y prospectos. Era super importante para nosotros tanto obtener aceptación temprana de los representantes, como probar con ellos para asegurarnos de que nuestra narrativa realmente fluyera bien en conversaciones reales.

Lanzamos la presentación y la documentación de ventas a un pequeño grupo de prueba de ejecutivos de cuentas primero para resolver los problemas antes de involucrar a toda la organización de ventas. Gracias a este grupo de prueba (y a Chorus, nuestra herramienta de inteligencia conversacional), pudimos observar cómo nuestros representantes usaban las nuevas Tarjetas para personalizar las conversaciones y aprender cómo la narrativa y los visuales de la presentación impactaban a los prospectos. Prestamos atención al orden en que los representantes pasaban por los puntos de discusión, preguntas y estadísticas, y luego ajustamos nuestra documentación en consecuencia. Alineados con eso, observamos las reacciones de los prospectos a las diapositivas y ajustamos nuestras imágenes en consecuencia.

Introducir un nuevo pitch deck y narrativa siempre requiere algo de gestión de cambios, pero dada la prueba y error por la que pasamos, junto con la libertad que viene con un enfoque de documentación de ventas de tamaño reducido, estábamos seguros de que nuestra organización de ventas completa abrazaría el cambio con los brazos abiertos.

Empoderando a nuestro equipo de ventas con conocimientos en tiempo real

Debido a que cada representante tiene una forma única de contar nuestra historia, y cada prospecto tiene un problema único que resolver, proporcionar pautas flexibles para que nuestros representantes usen mientras están al teléfono nos ayudó a validar tanto nuestra narrativa como nuestro proceso de documentación de ventas a través de las propias palabras únicas de nuestros prospectos. Nuestros equipos de habilitación de ventas/marketing de productos obtuvieron valiosos nuevos conocimientos al tomar este enfoque basado en el conocimiento para actualizar nuestra documentación de ventas, y nuestro equipo de ventas se siente más seguro al teléfono sabiendo que todo lo que tienen que hacer es tener una conversación con los prospectos, sin memorizar líneas.

¿Buscas más información sobre cómo empoderar a tus representantes? Tenemos una guía para eso.

El conocimiento juega un papel vital en nuestra estrategia de habilitación de ventas aquí en Guru, como lo hace para muchos de nuestros clientes. Si quieres escuchar de empresas como Square, Carta y Gong sobre cómo usan Guru para empoderar a sus equipos de ventas, únete a nosotros en nuestra próxima conferencia, Empoderar.