¿Alguna vez te has preguntado cómo elegir el software de CRM de la manera correcta? Has llegado al lugar correcto aquí es donde encontrarás los secretos para seleccionar la herramienta que satisfará todas tus necesidades. 

El software de gestión de relaciones con clientes (CRM) es una solución que muchas empresas utilizan para mantener relaciones sólidas con sus clientes nuevos, potenciales y existentes. 

Con el mercado de CRM proyectado para alcanzar $88.19 mil millones para 2024, es ahora más importante que nunca invertir en una solución así. 

Hay un pequeño problema: ¿cómo elegir el software correcto? 

Probablemente tendrías dificultades para hacerlo por tu cuenta.  Pero con esta guía para compradores, puedes navegar por el mar tumultuoso de proveedores y elegir una herramienta que se ajuste a tus requerimientos, caso de uso, y presupuesto.

¿Qué es el software de CRM?

CRM es un sistema que tiene un objetivo: gestionar todas las interacciones y relaciones de tu empresa con clientes, prospectos y proveedores.

En resumen, rastrea y almacena datos de clientes, como información de contacto, pero también ayuda a descubrir nuevas oportunidades para hacer crecer tu negocio y mejorar tu rentabilidad. 

Además, CRM proporciona un excelente soporte al cliente a lo largo del ciclo de vida del comprador, ayudándote a mantenerte conectado con tu base de clientes en cada punto de contacto.

¿Para quién es el CRM? ¡Para todos! No importa tu industria o departamento, puedes usar esta herramienta para gestionar cada aspecto del viaje del cliente y tener toda la información sobre ellos fácilmente disponible. 

¿Cómo utilizas exactamente el CRM, entonces? Vamos a descubrirlo.

¿Cómo se utiliza el software de CRM?

Una buena herramienta de CRM aprovecha el poder de los datos para: 

• Seguir el comportamiento del cliente — CRM te ayuda a descubrir ideas valiosas sobre tus clientes, como cómo interactúan con tus productos y servicios, cuáles son sus preferencias, etc. 
• Automatizar la recopilación de feedback — ¿Cansado de siempre adivinar lo que piensan tus clientes acerca de tu marca? El CRM recopila todos los comentarios de los clientes en un solo lugar, lo que te permite mejorar tus servicios. 
• Tomar decisiones basadas en datos — La mejor manera de impulsar el crecimiento empresarial y crear relaciones más sólidas con los clientes es a través de un programa CRM. A través del análisis de datos, esta herramienta predice el comportamiento del usuario e identifica patrones para que puedas tomar mejores decisiones comerciales. 
• Personalizar experiencias de cliente — CRM sabe cómo hacer que tus clientes se sientan vistos y comprendidos. Con esta herramienta, puedes ofrecer interacciones personalizadas con los clientes que fortalezcan tus lazos. 
• Mejorar la percepción de la marca — Es importante escuchar lo que la gente dice sobre tu empresa en los canales de redes sociales. Esto ayuda a crear lealtad del cliente y mejorar la visibilidad de la marca. 

Pero estas son solo algunas de las cosas que puede hacer. 

El software de CRM adecuado optimiza tus procesos comerciales al reemplazar hojas de cálculo engorrosas y bases de datos complejas y conectar tus flujos de trabajo en un solo lugar. 

Lo que nos lleva a los beneficios de usar CRM…

¿Cuáles son los beneficios de usar software de CRM?

Como cualquier otra herramienta que tengas en tu negocio, el software de CRM viene cargado de toneladas de beneficios: 

• Mejores relaciones con los clientes: 85% de las personas citan mejores experiencias de cliente como uno de los tres principales beneficios del software CRM. No es de extrañar. Dado que este software hace que la información del cliente esté accesible para cualquier persona que la necesite, los miembros de tu equipo pueden aumentar la satisfacción del cliente. 
• Procesos de ventas incrementados: Una buena herramienta CRM automatiza tus operaciones comerciales y tareas clave a través de automatización de marketing. Esto libera tiempo de tus empleados, para que puedan centrarse en tareas más productivas. 
• Mejores análisis y campañas de marketing dirigidas: Puedes tener todos los datos que quieras. Pero si no los utilizas adecuadamente, son inútiles. El software de CRM tiene análisis integrados que ayudan a las empresas a desglosar los silos de datos en métricas fácilmente entendidas e insights accionables. Con esta información, puedes medir el éxito de tus esfuerzos de marketing y trabajar para mejorarlos. 
• Costos reducidos: Muchos CRMs son flexibles y escalables, lo que significa que son fáciles de implementar y crecen con tu empresa. Además, dado que la mayoría de las herramientas tienen un plan de precios por usuario, solo tienes que pagar por lo que necesitas, incluidas las características. Como resultado, mantienes los costos bajos y utilizas el CRM como desees.  

¿En conclusión? Bueno, como obtienes visibilidad sobre todas tus operaciones, puedes aumentar la productividad del equipo y optimizar tu embudo de ventas. 

Entonces, ¿cómo eliges el mejor sistema de CRM para tus necesidades? Vamos a sumergirnos.

Cómo Elegir el Sistema de CRM Adecuado

El mercado de software CRM seguirá creciendo, alcanzando un volumen de $131.90 mil millones para 2028. Con este enorme aumento, más y más sistemas CRM brotarán como setas después de la lluvia. 

Lo que no facilita tu decisión.

Tomará horas compararlos a todos; además, ya que cada uno tiene características únicas (que suenan bien en papel, ¿pero realmente las necesitas?) es aún más difícil comprender qué solución elegir.

Afortunadamente, elegir el proveedor de CRM adecuado puede ser un paseo por el parque si sigues estos pasos: 

Paso #1: Identificar objetivos y metas específicas

Todo proceso de selección comienza con identificar tus desafíos y necesidades, es decir, lo que estás tratando de lograr.

Por ejemplo, ¿solo quieres deshacerte de hojas de cálculo de carga lenta? Si eres una pequeña empresa, entonces no necesitarás mucho de tu herramienta CRM. Pero, ¿y si quieres renovar tu servicio de atención al cliente? 

Para ayudar, responde estas preguntas: 

• ¿Es tu herramienta actual suficiente para cumplir con los requisitos comerciales?
• ¿Qué quieres abordar con el CRM? 
• ¿Cuántas personas usarán el sistema de CRM? 
• ¿Cuál es el tamaño de tu presupuesto? 
• ¿Integrarás el software de CRM con otras herramientas existentes? 

Al mapear tus objetivos y expectativas, puedes enfocarte en el software CRM que trabaja activamente para mejorar tus operaciones, no en cosas que no necesitas. 

Paso #2: Evalúa tu presupuesto

La curiosidad se apoderó de ti: una búsqueda rápida en Google te mostró algunas opciones que llamaron tu atención. Las consideraste y las añadiste a tu lista corta, solo para descubrir que son muy caras.

Para evitar decepciones y tiempo perdido, trata de establecer tu presupuesto desde el principio. Habla con los miembros de tu equipo para establecer tus expectativas y descartar cualquier herramienta de CRM fuera de tu rango de precios.

Paso #3: Haz una lista de características y funcionalidades

Presupuesto: ✅

Necesidades: ✅

Características: Cargando…

Ahora es el momento de hacer una lista de tus características imprescindibles. Las herramientas CRM tienen muchas funcionalidades emocionantes, pero tal vez no necesitas todas ellas. Reúne a tu equipo de ventas y hablen sobre lo que necesitan (ya que serán quienes usen el software).

Juntos, pueden elaborar una lista de capacidades clave. Pero si tu presupuesto lo permite, por supuesto, añade algunas características agradables de tener también, incluso si no son esenciales.

Por lo general, el software de CRM debería tener las siguientes características: 

• Capacidades de informes 
• Gestión de leads
• Predicción de ventas
• [Software de gestión de proyectos] (https://www.getguru.com/reference/how-to-choose-project-management-software)
• Automatización de marketing 
• Gestión de contactos
• Herramientas de colaboración
• Encuestas y sondeos de satisfacción del cliente

Pero podemos hablar en mayor detalle sobre estas características más adelante, mantente atento.

Paso #4: Investigar los proveedores de software CRM 

Prepara una olla de café, porque este paso llevará un tiempo. ☕

Después de hacer una lista de características imprescindibles, deberías comenzar a investigar las opciones que mejor se ajusten a tus requisitos. Puedes empezar por revisar guías de compradores como la nuestra.

O visitar sitios de reseñas como G2 o TrustRadius que generalmente tienen listas con el software que necesitas. Mirar reseñas te ayudará a ver una herramienta desde todos los ángulos, por lo que es más fácil formar una opinión basada en lo que los usuarios reales tienen que decir al respecto.

Pero también puedes pedir recomendaciones a tu red, como líderes, colegas y amigos. Te pueden dar información valiosa sobre qué herramienta usan, por qué es una buena opción y qué tan fácil es aprenderla.

Paso #5: Solicitar demostraciones y pruebas

Antes de probar las herramientas, sin embargo, hay una cosa más que debes hacer.

Y es recortar tu lista de proveedores a entre tres y cinco opciones preferidas. No solo te acerca a tu decisión final, sino que también te ayuda a probar las herramientas más rápidamente. 

Con eso hecho, ahora puedes solicitar demostraciones y pruebas de tus principales contendientes. 

La mayoría de los proveedores ofrecen pruebas gratuitas de 30 días a las que puedes aprovechar inscribiéndote. Algunos proveedores incluso tienen planes gratuitos, lo cual es muy útil especialmente si no necesitas mucho de tu CRM.

Contacta a los proveedores de tu lista y prueba la herramienta. Recuerda invitar también a los miembros de tu equipo. Sus comentarios serán invaluables ya que son quienes más lo usarán. Déjalos tener una idea del software CRM e intenta reducir tu lista aún más. 

Paso #6: Toma tu decisión e implementa

Después de pasar por todos los pasos anteriores, deberías estar más cerca de hacer la elección final. 

Para algunos, está claro desde la fase de prueba quién es el ganador. Pero para otros, probar varias herramientas podría reducir sus opciones a solo dos buenas. 

Si estás en la última categoría, investiga un poco más, pruébalos más a fondo y pide opiniones. Toma tu decisión final y comienza la implementación.

La facilidad de uso de tu herramienta elegida determinará cuánto tiempo tomará el proceso de adopción y qué tan fácil se mezclará con tus flujos de trabajo existentes.

Hemos prometido que examinaremos más de cerca las características y estamos listos para cumplirlo.

¿Qué características de CRM buscar?

El software CRM es más que una herramienta de marketing; es una buena manera de impulsar más ventas y retener clientes. Pero, ¿en qué características deberías enfocarte al seleccionar un nuevo sistema? 

Aquí hay algunas ideas: 

• Gestión de contactos: En el centro de cualquier programa CRM deberías encontrar herramientas de gestión de contactos. Estas ayudan a organizar tus datos de clientes, como el historial de interacciones y la demografía. Se supone que deben ofrecer información sobre lo que puedes hacer para mejorar la experiencia del usuario.
• Calificación de leads: Esta característica identifica leads de calidad y te ayuda a filtrarlos. Lo que significa que tu equipo puede mantenerse al tanto de ellos y eliminar los leads muertos antes de que obstruyan tus flujos de trabajo. 
• Análisis de informes y paneles de control: Tu solución CRM elegida debería proporcionar una vista completa de tus operaciones. Debería tener reportes, información de leads, pronósticos, etc., que sean visualmente agradables y fáciles de entender. Y permitirte personalizarlos como desees para mejor visibilidad. 
• Integraciones: Cada herramienta CRM debería tener complementos que le permitan integrarse con tus herramientas existentes. Según Nucleus Research, el acceso a datos clave acorta el ciclo de ventas de las personas en un 8-14%. El CRM debería funcionar bien con plataformas de gestión de proyectos, contabilidad y marketing por correo electrónico. Pero también puede integrarse con herramientas de base de conocimiento automatizadas como Guru que ofrecen acceso instantáneo a archivos de la empresa. 
• Herramientas de servicio al cliente: CRM se trata de clientes (¡está en el nombre, después de todo!) por lo que debería tener capacidades de servicio al cliente como plantillas predefinidas, historiales de ventas automatizados, etc. 

Entonces, después de todo esto, la pregunta sigue siendo: ¿cuál es el mejor software CRM actualmente disponible?

Veamos...

10 Soluciones de Software CRM a Considerar

Quizás no quieras pasar horas revisando listas en Capterra; una guía de compradores simple es suficiente. ¿Y sabes qué? ¡ESTA es la única guía que necesitas para tomar la decisión correcta! 

Entonces, para ayudar en tu proceso de selección, hemos hecho una lista de los mejores proveedores de CRM que definitivamente deberías revisar.

HubSpot CRM

HubSpot es una herramienta de servicio al cliente impulsada por IA con software CRM gratuito para tus equipos.

Con esta herramienta, puedes seguir y analizar tu pipeline de ventas completo en tiempo real en un tablero visual. 

Además, tienes reportes detallados a los que puedes acceder para identificar oportunidades de crecimiento. 

En palabras de un revisor feliz, "No solo tienes un CRM para seguir tus tareas, sino también ... un lugar donde literalmente puedes hacer cualquier cosa que necesites dentro de tu negocio". 

HubSpot también te notifica cuando alguien abre un correo electrónico, para que puedas hacer un seguimiento instantáneo a través de chat en vivo, correo electrónico o teléfono. 

¡Y se integra con Guru! 

Salesforce

Salesforce es una herramienta CRM basada en la nube que analiza tus datos para brindarte información valiosa mientras te ayuda a atraer y retener clientes leales.

¿Qué hace Salesforce? Bueno, "Hace un seguimiento de clientes potenciales, cuentas, contactos y oportunidades y las pantallas son muy similares, por lo que es fácil de aprender." 

En resumen, Salesforce une a tus equipos en una única fuente de verdad; como resultado, siempre tendrán datos de clientes y conocimiento al alcance de la mano. Además, es adaptativo, escalable, seguro y flexible, satisfaciendo las necesidades de tu negocio sin importar el tamaño.

Puedes integrar Salesforce con casi cualquier fuente de datos, como MuleSoft, Tableau, Slack e incluso Guru. 

Pipedrive

Pipedrive ofrece una combinación de CRM de ventas y gestión de pipeline en una solución fácil de usar. 

Con este software CRM ágil, puedes automatizar tu pipeline de ventas y ahorrar más tiempo. También te permite sumergirte en reportes de ventas en tiempo real para tener una buena visión de tu embudo de ventas. Con análisis avanzados, monitoreo de equipos y pronósticos de Pipedrive, puedes tomar decisiones más informadas basadas en datos.

"Me ayuda mucho en mantener asociaciones fructíferas y un seguimiento excepcional de clientes. El hecho de que Pipedrive pueda aumentar los ingresos a través de la gestión de ventas es, en mi opinión, su mejor característica." Pero Insightly también se adapta a tu empresa, lo que significa que siempre trabajará para elevar la experiencia del cliente y resolver problemas de los clientes más rápido, independientemente del tamaño de tu negocio. 

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Insightly

Insightly proporciona a equipos de ventas y marketing de todos los tamaños una plataforma CRM asequible que les ayuda a aumentar la productividad y construir relaciones duraderas con los clientes. 

Tiene muchas características útiles, como gestión de proyectos, seguimiento de leads y automatización de flujos de trabajo. Con estas, puedes aumentar la eficiencia y transparencia de las ventas, eliminando cuellos de botella e inconsistencias. 

"Insightly es muy fácil de usar y personalizable para adaptarse a tus necesidades específicas...

“Insightly es muy fácil de usar y personalizable para adaptarse a sus necesidades específicas ... En general, mejora enormemente la eficiencia de mi equipo. 

Insightly se integra con Guru, consulta cómo aquí.

Sugar Sell

Sugar Sell es una solución CRM avanzada que conecta a tus equipos de marketing, ventas y servicio para que se enfoquen en acelerar las ventas, aumentar la productividad y crear experiencias atractivas para los clientes. 

Esta herramienta CRM local combina tecnología de IA, automatización de marketing y servicio al cliente para impulsar el crecimiento y fortalecer los lazos con los clientes. 

"... casi cualquier cosa que puedas imaginar puede automatizarse y no necesitas ser un mago técnico para lograr procesos realmente eficientes." 

Entonces, no solo entrega los leads correctos, sino que Sugar Sell también pone tus campañas de marketing en piloto automático, resultando en mejores resultados. 

También es famoso por sus integraciones, una de ellas con Guru.

Zendesk Sell

Zendesk Sell, una plataforma CRM moderna, ayuda a los representantes de ventas a acelerar los ingresos y mejorar la experiencia del cliente.

Zendesk es fácil de usar e intuitivo, lo que significa que tus equipos no tendrán problemas para aprenderlo. 

"Zendesk ha simplificado realmente nuestro viaje de soporte al cliente. La interfaz limpia y sencilla facilitó la navegación a través de los tickets de clientes."

No es de extrañar, con funciones como análisis avanzados, herramientas de productividad y paneles de control, tienes todo lo que necesitas en un solo lugar. Además, puedes desbloquear mejor productividad en el equipo y siempre cumplir con las expectativas de los clientes en todos los puntos de contacto. 

Entre las innumerables integraciones de Zendesk Sell se encuentra una integración con Guru.

Zoho CRM

Zoho CRM es adecuado para organizaciones de tamaño medio a grande que ofrecen diversas características útiles, como automatización de flujos de trabajo, gestión de contactos y un asistente conversacional impulsado por IA. 

¿Qué exactamente hace? Zoho CRM te ayuda a cerrar más tratos, disfrutar de mejor visibilidad en tu pipeline de ventas y construir relaciones más sólidas con los clientes.

Además, tu negocio puede aprovechar el poder de los KPI, la inteligencia predictiva y omni-canal para ofrecer experiencias personalizadas que creen consumidores leales.

“Zoho CRM se lleva bien con otros. Integrarse con diferentes herramientas empresariales se siente como una sinfonía armoniosa en lugar de una batalla tecnológica. 

Zoho CRM se integra con Guru. Zoho CRM se integra con Guru. 

Copper

Copper es una solución de software CRM fácil de usar con un fuerte enfoque en hacer crecer tu negocio.

¿Cómo logra eso? A través de una automatización simple de flujo de trabajo que elimina tareas tediosas. Y visibilidad de 360 grados en las actividades de ventas de todos tus equipos. De esta manera, evitas perder oportunidades de crecimiento y perder leads.

Además, “Copper CRM es un CRM fácil de usar y personalizable que se integra perfectamente con Google Workspace, lo que lo convierte en una elección ideal para empresas que dependen de Gmail, Calendar y otras aplicaciones de Google.” 

Y sí — Copper se conecta fácilmente con otras herramientas, incluido Guru. Pero es particularmente ideal para aquellos que trabajan con Google Workspace.

Apptivo

Apptivo es más que software de CRM — es una herramienta de gestión empresarial SaaS para empresas de todos los tamaños.

Lo que más le gusta a la gente de Apptivo es su servicio al cliente. “Todo el equipo de soporte de Apptivo es servicial, fácil de contactar y con conocimientos.” Por lo tanto, si tienes un problema con el software, Apptivo puede ayudarte a resolverlo en pocos minutos. 

Además, esta herramienta tiene características típicas de CRM, como generación de informes programados, automatización de flujos de trabajo, múltiples ciclos de venta, etc. Apptivo también viene en varias formas y tamaños, como móvil o integrado.

Hablando de integraciones, Apptivo se mezcla perfectamente con tus herramientas actuales; ¡y no te olvides de Guru!

Monday.com

Un lunes que definitivamente no odiarás, Monday.com es una solución de gestión de proyectos en su corazón. Pero también tiene capacidades de CRM totalmente personalizables, como generación de tareas automatizadas y creación de fórmulas.  

Puedes personalizar Monday.com como desees, dependiendo de tus necesidades. Tiene bloques de construcción como automatizaciones, integraciones y tableros que te ayudan a crear un espacio de trabajo intuitivo para tus equipos.

“Podemos dividir al personal en equipos para asegurar que se muestre la información correcta a las personas indicadas — esto mantiene las cosas limpias y nos permite categorizar el contenido que es aplicable para diferentes equipos.” 

Monday.com se integra fácilmente con aplicaciones de terceros — y sí, ¡con Guru, también! 

Tu turno

Entonces, ¿qué piensas? ¿Ha hecho esta guía que tu proceso de selección de CRM sea mucho más fácil? 

Esperamos que sí. Con todos los consejos y trucos de este artículo sobre cómo elegir software de CRM que satisfaga las necesidades de tu empresa, es súper simple tomar la decisión final.

Pero, ¿sabes qué va bien con tu solución final de CRM? ¡Guru! 

Guru es una solución de gestión del conocimiento 3-en-1 que se conecta con todas tus herramientas y flujos de trabajo existentes. La misión principal de Guru es llevar su conocimiento colectivo (datos de clientes, historias de interacciones, etc.) justo donde se encuentre.

Pero probarlo por ti mismo es la mejor forma de actuar. Así que no dudes en registrarte en Guru gratis. 

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