¿Alguna vez te has preguntado cómo elegir el software de CRM de la manera correcta? Has llegado al lugar correcto: aquí es donde encontrarás los secretos para seleccionar la herramienta que cumplirá con todas tus necesidades.

El software de gestión de relaciones con los clientes (CRM) es una solución que muchas empresas utilizan para mantener relaciones sólidas con sus clientes nuevos, potenciales y existentes, con Gartner prediciendo que se convertiría en el área de ingresos más grande en gastos en software empresarial.

Con el mercado de CRM proyectado para alcanzar $88.19 mil millones para 2024, ahora es más importante que nunca invertir en tal solución.

Hay un pequeño problema: ¿cómo eliges el software correcto?

Probablemente tendrías dificultades para hacer esto por tu cuenta. Pero con esta guía del comprador, puedes navegar por el mar tumultuoso de proveedores y elegir una herramienta que se adapte a tus requisitos, casos de uso y presupuesto.

¿Qué es el software de CRM?

El software de CRM (Gestión de relaciones con los clientes) es un sistema que gestiona todas las interacciones y relaciones de tu empresa con clientes, clientes potenciales y proveedores mientras realiza un seguimiento de los datos de los clientes y descubre oportunidades de crecimiento.

Además, el CRM ofrece excelente soporte al cliente durante todo el ciclo de vida del comprador, ayudándote a mantenerte conectado con tu base de clientes en cada punto de contacto.

¿Para quién es el CRM? ¡Para todos! Sin importar tu industria o departamento, puedes utilizar esta herramienta para gestionar cada aspecto del viaje del cliente y tener toda la información sobre ellos disponible fácilmente.

¿Cómo utilizas exactamente el CRM, entonces? Vamos a descubrirlo.

Tipos de Software de CRM

Si bien la mayoría de las plataformas de CRM comparten objetivos comunes, se pueden categorizar en cuatro tipos principales según su función principal. Comprender estos tipos te ayuda a alinear una solución con tus objetivos comerciales específicos.

• CRM Operativo: Automatiza los procesos diarios de ventas, marketing y servicio

• CRM Analítico: Analiza los datos de los clientes para identificar patrones y tendencias

• CRM Colaborativo: Comparte información del cliente entre departamentos

• CRM Estratégico: Construye relaciones a largo plazo con el cliente a través de una estrategia basada en datos

¿Cómo se utiliza el software de CRM?

Una buena herramienta de CRM aprovecha el poder de los datos para:

• Seguir el comportamiento del cliente — CRM te ayuda a descubrir información valiosa sobre tus clientes, como cómo interactúan con tus productos y servicios, cuáles son sus preferencias, etc.

• Automatizar la recopilación de comentarios — ¿Cansado de adivinar siempre qué piensan tus clientes sobre tu marca? El CRM recopila todos los comentarios de los clientes en un solo lugar, lo que te permite mejorar tus servicios.

• Tomar decisiones basadas en datos — La mejor manera de impulsar el crecimiento empresarial y crear relaciones más sólidas con los clientes es a través de un programa de CRM. A través del análisis de datos, esta herramienta predice el comportamiento del usuario e identifica patrones para que puedas tomar mejores decisiones comerciales.

• Personalizar experiencias de cliente — CRM sabe cómo hacer que tus clientes se sientan vistos y comprendidos. Con esta herramienta, puedes ofrecer interacciones personalizadas con los clientes que fortalezcan tus lazos.

• Mejora la percepción de la marca — Es importante escuchar lo que la gente dice sobre tu empresa en los canales de redes sociales. Esto ayuda a crear lealtad del cliente y mejorar la visibilidad de la marca.

Pero estas son solo algunas de las cosas que puede hacer.

El software CRM adecuado simplifica tus procesos empresariales al reemplazar las tediosas hojas de cálculo y las complejas bases de datos, y conecta tus flujos de trabajo en un solo lugar.

Lo que nos lleva a los beneficios de usar CRM…

¿Cuáles son los beneficios de usar software de CRM?

Como cualquier otra herramienta que tengas en tu negocio, el software CRM viene cargado con un sinfín de beneficios:

• Mejores relaciones con los clientes: 85% de las personas mencionan experiencias de clientes mejoradas como uno de los tres principales beneficios del software CRM. No es de extrañar. Dado que este software hace que la información del cliente esté accesible para cualquier persona que la necesite, los miembros de tu equipo pueden aumentar la satisfacción del cliente.

• Procesos de ventas incrementados: Una buena herramienta de CRM automatiza tus operaciones empresariales y tareas clave a través de la automatización del marketing. Esto libera tiempo a tus empleados, para que puedan enfocarse en tareas más productivas.

• Mejores análisis y campañas de marketing dirigidas: El software CRM transforma datos en bruto en ideas accionables, ayudándote a medir y mejorar el rendimiento del marketing.

• Reducción de costos: Muchos CRMs son flexibles y escalables, lo que significa que son fáciles de implementar y crecer junto con tu negocio. Además, dado que la mayoría de las herramientas tienen un plan de precios por usuario, solo tienes que pagar por lo que necesitas, incluidas las características. Como resultado, mantienes los costos bajos y utilizas el CRM como desees.

¿En conclusión? Bueno, dado que obtienes visibilidad en todas tus operaciones, puedes aumentar la productividad del equipo y optimizar tu canal de ventas.

Entonces, ¿cómo eliges el mejor sistema de CRM para tus necesidades? Vamos a sumergirnos.

Cómo Elegir el Sistema de CRM Adecuado

El mercado de software CRM seguirá creciendo, alcanzando un volumen de $131.90 mil millones para 2028. Con este enorme aumento, más y más sistemas CRM brotarán como setas después de la lluvia.

Lo cual no hace tu decisión más fácil.

Te llevará horas compararlos a todos; además, dado que cada uno tiene características únicas (que suenan bien en teoría, ¿pero realmente las necesitas?), es aún más difícil entender qué solución elegir.

Afortunadamente, elegir el proveedor de CRM adecuado puede ser pan comido si sigues estos pasos:

Paso #1: Identificar objetivos y metas específicas

Cada proceso de selección comienza identificando tus desafíos y necesidades, es decir, lo que estás tratando de lograr.

Por ejemplo, ¿solo quieres deshacerte de hojas de cálculo de carga lenta? Si tienes una pequeña empresa, entonces no necesitarás mucho de tu herramienta CRM. Pero, ¿y si quieres renovar tu servicio de atención al cliente?

Para ayudarte, responde estas preguntas:

• ¿Es tu herramienta actual suficiente para cumplir con los requisitos comerciales?

• ¿Qué quieres abordar con CRM?

• ¿Cuántas personas utilizarán el sistema CRM?

• ¿Cuál es el tamaño de tu presupuesto?

• ¿Integrarás el software CRM con otras herramientas existentes?

Al mapear tus metas y expectativas, puedes enfocarte en el software CRM que trabaje activamente para mejorar tus operaciones, un paso crucial dado que la investigación de Gallup muestra que solo el 15% de los trabajadores en EE. UU. sienten que su organización ha comunicado un plan claro para integrar nuevas tecnologías de IA. Los consideraste y los agregaste a tu lista de preselección, solo para descubrir que son demasiado caros.

Paso #2: Evalúa tu presupuesto

La curiosidad se apoderó de ti: una búsqueda rápida en Google te mostró algunas opciones que llamaron tu atención. Los consideraste y los agregaste a tu lista corta, solo para descubrir que son muuuuuy demasiado caros.

Para evitar decepciones y tiempo perdido, trata de establecer tu presupuesto desde el principio. Habla con los miembros de tu equipo para establecer tus expectativas y descartar cualquier herramienta de CRM fuera de tu rango de precios.

Paso #3: Haz una lista de características y funcionalidades

Presupuesto: ✅

Necesidades: ✅

Características: Cargando…

Enumere las funciones indispensables consultando a su equipo de ventas, que serán los principales usuarios. Enfoque primero en capacidades esenciales, luego agregue funciones agradables de tener si el presupuesto lo permite.

Por lo general, el software CRM debe tener las siguientes características:

• Capacidades de informes

• Gestión de leads

• Predicción de ventas

• [Software de gestión de proyectos] (https://www.getguru.com/reference/how-to-choose-project-management-software)

• Automatización de marketing

• Gestión de contactos

• Herramientas de colaboración

• Encuestas y sondeos de satisfacción del cliente

Pero podemos hablar en mayor detalle sobre estas funciones más adelante, ¡mantente al tanto!

Paso #4: Investiga proveedores de software CRM

Este paso lleva tiempo, ¡así que toma un café! ☕ Aquí tienes los mejores enfoques de investigación:

• Guías para compradores: Comienza con guías completas como esta

• Sitios de reseñas: Consulta G2 o TrustRadius para comentarios reales de usuarios

• Recomendaciones de la red: Pregunta a colegas sobre sus experiencias y facilidad de uso

Paso #5: Solicitar demostraciones y pruebas

Antes de probar las herramientas, sin embargo, hay una cosa más que debes hacer.

Y eso es afinar tu lista de proveedores a entre tres y cinco opciones preferidas. No solo te acerca a tu decisión final, sino que también te ayuda a probar las herramientas más rápidamente.

Con eso hecho, ahora puedes solicitar demos y pruebas de tus principales contendientes.

La mayoría de los proveedores ofrecen pruebas gratuitas de 30 días a las que puedes aprovechar inscribiéndote. Algunos proveedores incluso tienen planes gratuitos, lo cual es muy útil especialmente si no necesitas mucho de tu CRM.

Contacta a los proveedores de tu lista y prueba la herramienta. Recuerda invitar también a los miembros de tu equipo. Sus comentarios serán invaluables ya que son quienes lo usarán más. Permite que se familiaricen con el software CRM e intenten reducir aún más tu lista.

Paso #6: Toma tu decisión e implementa

Después de pasar por todos los pasos anteriores, deberías estar más cerca de tomar la decisión final.

Para algunos, está claro desde la fase de prueba quién es el ganador. Pero para otros, probar varias herramientas solo podría reducir sus opciones a dos buenas.

Si estás en la última categoría, realiza más investigaciones, pruébalas más y pide opiniones. Toma tu decisión final y comienza la implementación.

La facilidad de uso de tu herramienta elegida determinará cuánto tiempo lleva el proceso de integración y cuán fácil se adaptará a tus flujos de trabajo existentes.

Hemos prometido que analizaremos más de cerca las características — y estamos listos para cumplirlo.

¿Qué características de CRM buscar?

El software CRM es más que una herramienta de marketing; es una buena manera de impulsar más ventas y retener clientes. Pero ¿en qué características deberías enfocarte al seleccionar un nuevo sistema?

Aquí tienes algunas ideas:

• Gestión de contactos: En el centro de cualquier programa CRM deberías encontrar herramientas de gestión de contactos. Estas ayudan a organizar tus datos de clientes, como el historial de interacciones y la demografía. Se supone que deben ofrecer información sobre lo que puedes hacer para mejorar la experiencia del usuario.

• Calificación de leads: Esta función identifica leads de calidad y te ayuda a filtrarlos. Lo que significa que tu equipo puede mantenerse al tanto de ellos y eliminar los leads muertos antes de que obstruyan tus flujos de trabajo.

• Informes analíticos y paneles de control: Tu solución CRM elegida debe proporcionar una vista completa de tus operaciones. Debería tener reportes, información de leads, pronósticos, etc., que sean visualmente agradables y fáciles de entender. Y permitirte personalizarlos como desees para mejor visibilidad.

• Integraciones: Conecta con herramientas existentes como gestión de proyectos, contabilidad y plataformas de correo electrónico. La investigación muestra que la accesibilidad a los datos acorta los ciclos de ventas en un 8-14%.

• Herramientas de servicio al cliente: CRM se trata de clientes (¡está en el nombre, después de todo!) por lo que debe tener capacidades de servicio al cliente como plantillas predefinidas, historiales de ventas automatizados, etc.

Entonces, después de todo esto, la pregunta sigue siendo: ¿cuál es el mejor software CRM actualmente disponible?

Veamos...

10 Soluciones de Software CRM a Considerar

Tal vez no quieras pasar horas revisando listas en Capterra; una guía simple del comprador es suficiente. ¿Y adivina qué? ESTA es la única guía que necesitas para tomar la decisión correcta.

Entonces, para ayudar en tu proceso de selección, hemos hecho una lista de los mejores proveedores de CRM que definitivamente deberías revisar.

HubSpot CRM

HubSpot es una herramienta de servicio al cliente impulsada por IA con software CRM gratuito para tus equipos.

Además, tienes informes detallados a los que puedes acceder para identificar oportunidades de crecimiento.

En palabras de un revisor feliz, "No solo tienes un CRM para rastrear tus tareas, sino también ... un lugar donde literalmente puedes hacer cualquier cosa que necesites dentro de tu negocio.

HubSpot también te notifica cuando alguien abre un correo electrónico, para que puedas hacer un seguimiento al instante a través de chat en vivo, correo electrónico o teléfono.

¡Y se integra con Guru!

Bueno, "Realiza un seguimiento de clientes potenciales, cuentas, contactos, y oportunidades y las pantallas son muy similares, por lo que es fácil de aprender.

Salesforce

Salesforce es una herramienta CRM basada en la nube que analiza tus datos para brindarte información valiosa mientras te ayuda a atraer y retener clientes leales.

¿Qué hace Salesforce? En pocas palabras, Salesforce une a tus equipos en una única fuente de verdad; como resultado, siempre tendrán datos y conocimientos de clientes al alcance de la mano.

Además, es adaptable, escalable, seguro y flexible, satisfaciendo las necesidades de tu negocio sin importar el tamaño. Puedes integrar Salesforce con casi cualquier fuente de datos, como MuleSoft, Tableau, Slack y incluso Guru.

Pipedrive ofrece una combinación de CRM de ventas y gestión de pipeline en una solución fácil de usar.

Pipedrive

Con las analíticas avanzadas, el monitoreo de equipos y las previsiones de Pipedrive, puedes tomar decisiones más informadas basadas en datos.

Con este software CRM ágil, puedes automatizar tu pipeline de ventas y ahorrar más tiempo. También te permite sumergirte en reportes de ventas en tiempo real para tener una buena visión de tu embudo de ventas. "Me ayuda mucho en mantener asociaciones fructíferas y un seguimiento excepcional de posibles clientes."

El hecho de que Pipedrive pueda aumentar los ingresos a través de la gestión de ventas es, en mi opinión, su mejor característica. Pipedrive se conecta con toneladas de aplicaciones, incluyendo Guru.

Insightly proporciona a equipos de ventas y marketing de todos los tamaños una plataforma de CRM asequible que les ayuda a aumentar la productividad y construir relaciones duraderas con los clientes.

Insightly

Con estos, puedes aumentar la eficiencia y transparencia de ventas, eliminando cuellos de botella e inconsistencias.

Tiene muchas características útiles, como gestión de proyectos, seguimiento de leads y automatización de flujos de trabajo. Pero Insightly también crece con tu empresa, lo que significa que siempre trabajará para mejorar la experiencia del cliente y resolver problemas de clientes más rápidamente, independientemente del tamaño de tu negocio.

"Insightly es muy fácil de usar y personalizable para adaptarse a tus necesidades específicas ...

En general, mejora enormemente la eficiencia de mi equipo." En general, mejora enormemente la eficiencia de mi equipo."

Insightly se integra con Guru: vea cómo aquí.

Sugar Sell

Sugar Sell es una solución avanzada de CRM que conecta tus equipos de marketing, ventas y servicio para que puedan enfocarse en acelerar las ventas, aumentar la productividad y crear experiencias de clientes cautivadoras.

Esta herramienta CRM en las instalaciones combina tecnología de IA, automatización de marketing y servicio al cliente para impulsar el crecimiento, alineándose con una tendencia más amplia donde el 33% de los trabajadores en EE. UU. informan que sus organizaciones han comenzado a integrar nuevas tecnologías de IA para mejorar las prácticas comerciales. "... casi cualquier cosa que puedas imaginar puede automatizarse y no necesitas ser un genio de la tecnología para lograr procesos realmente eficientes."

Entonces, no solo proporciona los prospectos adecuados, sino que Sugar Sell también pone tus campañas de marketing en piloto automático, lo que da como resultado mejores resultados.

También es conocido por sus integraciones, una de ellas es con Guru.

Zendesk es fácil de usar e intuitivo, lo que significa que tus equipos no tendrán problemas para aprenderlo.

Zendesk Sell

Zendesk Sell, una plataforma CRM moderna, ayuda a los representantes de ventas a acelerar los ingresos y mejorar la experiencia del cliente.

"Zendesk realmente ha simplificado nuestro viaje de soporte al cliente.

El interfaz limpia y directa lo ha hecho muy fácil de navegar a través de los tickets de los clientes." Además, puedes mejorar la productividad del equipo y siempre cumplir con las expectativas de los clientes en todos los puntos de contacto.

No es de extrañar, con funciones como análisis avanzados, herramientas de productividad y paneles de control, tienes todo lo que necesitas en un solo lugar. Entre las innumerables integraciones de Zendesk Sell se encuentra una integración con Guru.

Zoho CRM es adecuado para organizaciones de tamaño mediano a grande que ofrecen diversas características útiles, como automatización de flujos de trabajo, gestión de contactos y un asistente conversacional impulsado por IA.

Zoho CRM

Además, tu negocio puede aprovechar el poder de los KPI, la inteligencia predictiva y la omnicanalidad para ofrecer experiencias personalizadas que creen consumidores leales.

¿Qué exactamente hace? Zoho CRM te ayuda a cerrar más tratos, disfrutar de mejor visibilidad en tu pipeline de ventas y construir relaciones más sólidas con los clientes.

"Zoho CRM se lleva bien con otros.

Integrarse con diferentes herramientas de negocio se siente como una sinfonía armoniosa en lugar de una batalla tecnológica." Zoho CRM se integra con Guru.

Zoho CRM se integra con Guru. Copper es una solución de software CRM fácil de usar con un fuerte enfoque en hacer crecer tu negocio.

Copper

Copper es una solución de software CRM fácil de usar con un fuerte enfoque en el crecimiento de tu negocio.

¿Cómo logra eso? A través de una automatización simple de flujo de trabajo que elimina tareas tediosas. Y visibilidad de 360 grados en las actividades de ventas de todos tus equipos. De esta manera, evitas perder oportunidades de crecimiento y prospectos.

Además, "Copper CRM es un CRM fácil de usar y personalizable que se integra perfectamente con Google Workspace, lo que lo convierte en una elección ideal para empresas que dependen de Gmail, Calendar y otras aplicaciones de Google."

Y sí — Copper se conecta fácilmente con otras herramientas, incluido Guru. Pero es especialmente ideal para aquellos que trabajan con Google Workspace.

Apptivo

Apptivo es más que un software CRM: es una herramienta de gestión empresarial SaaS para empresas de todos los tamaños.

Lo que más le gusta a la gente de Apptivo es su servicio al cliente. "Todo el equipo de soporte de Apptivo es servicial, fácil de contactar y experto." Por lo tanto, si tienes un problema con el software, Apptivo puede ayudarte a resolverlo en pocos minutos.

Además, esta herramienta tiene características típicas de CRM, como generación de informes programados, automatización de flujos de trabajo, múltiples ciclos de venta, etc. Apptivo también viene en varias formas y tamaños, como móvil o integrado.

Hablando de integraciones, Apptivo se integra perfectamente con tus herramientas actuales; ¡y no olvides a Guru!

Monday.com

Un lunes que definitivamente no odiarás, Monday.com es una solución de gestión de proyectos en el corazón. Pero también tiene capacidades de CRM completamente personalizables, como generación automática de tareas y creación de fórmulas.

Puedes personalizar Monday.com como desees, dependiendo de tus necesidades. Tiene bloques de construcción como automatizaciones, integraciones y tableros que te ayudan a crear un espacio de trabajo intuitivo para tus equipos.

"Podemos dividir al personal en equipos para asegurar que la información correcta se muestre a las personas adecuadas, lo que mantiene las cosas ordenadas y nos permite categorizar el contenido que es aplicable para diferentes equipos."

Monday.com se integra muy bien con aplicaciones de terceros, ¡y sí, con Guru también!

Conecta tu CRM con tu fuente de verdad de IA

Elegir el CRM correcto es solo el primer paso. El valor real proviene de conectar los datos de tu CRM con el ecosistema de conocimiento más amplio de tu empresa.

La mayoría de los CRMs almacenan datos de clientes, pero la información crítica reside en otros lugares:

• Documentación de productos

• Guías de soporte

• Detalles de campañas de marketing

• Procesos y procedimientos internos

Aquí es donde se vuelve esencial una Fuente de Verdad de IA como Guru, especialmente cuando los datos de Gallup muestran que 7 de cada 10 empleados en EE. UU. nunca usan IA, destacando una brecha significativa en la adopción. Guru conecta todas tus aplicaciones para crear un único cerebro empresarial al que los equipos pueden acceder a través de Slack, Teams o su navegador.

¿El resultado? Respuestas confiables y sensibles a los permisos que combinan información del CRM con el conocimiento de toda la organización. Cuando los expertos actualizan la información, se corrige una vez y se propaga en todas partes. Mira una demostración para ver cómo Guru potencia el poder de tu CRM.