{{spacer-78}}

רקע החברה

Xenium HR, הממוקמת בטואלטין, אורגון, מתמחה במתן פתרונות משאבי אנוש מקיפים המותאמים לצרכים של עסקים קטנים ובינוניים. מאושרת על העקרונות של מתן שירותי HR יוצאי דופן, Xenium מציעה מגוון פתרונות, כולל ייעוץ HR, עיבוד שכר, ניהול הטבות והכשרה ופיתוח עובדים.

‍

Xenium משתפת פעולה עם ארגונים שעשויים לחסר מחלקת HR פנימית או צריכים תמיכה נוספת כדי לנהל את כוח העבודה שלהם ביעילות. הגישה שלהם מושרשת עמוקות בבניית קשרים חזקים והבטחת תאימות לחוקי העבודה המשתנים לעיתים קרובות. הצוות של Xenium, הכולל אנשי מקצוע מנוסים בתחום HR, מסייע לעסקים לנווט באתגרים מורכבים בתחום HR, ומאפשר להם להתרכז בפעילות הליבה שלהם תוך שמירה על כוח עבודה בריא ומעורב.

האתרון

Xenium HR עמדה בפני אתגרים משמעותיים עם ידע מפוזר בין תורמים בודדים ופלטפורמות שונות, כולל אימיילים, שרת קבצים מקומי ומערכת SharePoint מיושנת. "כל הידע הזה יושב שם... אבל כשיש לך אנשים ששואלים שאלות חוזרות או מחפשים דברים שוב ושוב, והם לא יכולים להיות עצמאים, זה המקום שבו זה הופך לבעיה גדולה," מסביר ברנדון לואו, סגן נשיא השיווק וה מוצר. חוסר בבסיס ידע מאוחד האט את הפעולות ויצר חוסר עקביות במידע שבו השתמשו צוותים שונים.

‍

בעיה מרכזית נוספת הייתה הקושי למצוא את המסמכים העדכניים והמהימנים ביותר. "אתה עשוי למצוא תבנית או קובץ בכונן שלנו, אבל אם יש המון גרסאות שונות שלו, אתה לא יודע איזו גרסה לסמוך עליה," מוסיף ברנדון. זה הוביל ליעילות נמוכה יותר כאשר עובדים נאלצו לאמת מידע באופן ידני, לעיתים על ידי חיפוש אחר היוצר המקורי, מה שבזבז זמן יקר.

הפתרון

כדי להתמודד עם אתגרים אלה, Xenium HR פנתה ל-Guru כדי לרכז את הידע שלה ולייעל את הגישה למידע. “כארגון העובד בידע, יועצים... כל מה שיש לנו למכור זה את הזמן שלנו. אם היה לנו מידע על קצות האצבעות שלנו ואנשים יכולים להיות עצמאים, אז היינו חוסכים כל כך הרבה זמן והיינו יעילים יותר עבור לקוחותינו," אומר ברנדון. היכולות החזקות של חיפוש בארגון Guru והשילובים עם כלים כמו Microsoft Teams ו-Chrome היו המפתח להפוך את החזון הזה למציאות.

למד עוד כאן.

‍

Xenium HR קיבלה גם את השימוש ב-Guru GPT בתוך ChatGPT, מה שמחזק עוד יותר את הגישה והאינטראקציה שלהם עם הידע. “אני משתמש ב-ChatGPT מאוד לעתים קרובות במהלך היום, אני לעיתים קרובות שם יותר ממה שאני ב-Guru. כך שיכולות פשוט להפעיל את Guru GPT ולשאול אותו שאלה… זה חסר חיכוך," שיתף ברנדון. אינטגרציה זו מאפשרת לעובדי Xenium לשאול שאלות ב-Guru בדרך המתאימה לזרימת העבודה היומית שלהם, מה שמקל על מציאת מידע מבלי להפריע לשגרה שלהם.

למד עוד כאן.

‍

ברנדון מעריך במיוחד את אינטגרציית Guru המערכת המולטיפלטפורמית, ומציין, "אני אוהב שיש לך את Guru מפוזר במגוון מקומות כמו תוסף, ChatGPT, Microsoft Teams, ו-Outlook. זו תכונה משמעותית של Guru שבה היא פוגשת אנשים היכן שהם עובדים. אם הייתם רק עם פלטפורמה חד-ממדית, אני לא חושב שהייתם מצליחים כמו שאתם עושים." על ידי אינטגרציה עם הכלים שעובדי Xenium כבר השתמשו בהם, Guru הבטיחה שיעור אימוץ גבוה וגישה חלקה למידע קרדינלי.

‍

עם Guru, Xenium הצליחה להעביר משאבים חיוניים ומעודכנים לבסיס ידע מרוכז. “אנחנו עדיין משתמשים בכונן [ישן] הזה, אבל רק כדי לאחסן קבצים ארכיוניים. הגרסה שהיא עבור כולם, ציבורית ונגישה לצריכה, נכנסת ל-Guru," אומר ברנדון. מעבר זה סייע להבטיח שעובדים תמיד עובדים עם המידע המעודכן והאמיתי ביותר, מה שסילק את הבלבול והיעילות הנמוכה של העבר.

\\u200B

יותר מכך, האינטגרציה עם כלים כמו Loom ו-Scribe אפשרה ל-Xenium לשלב סרטונים ותיעוד תהליך צעד אחר צעד ישירות ב-Guru. ברנדון מדגיש זאת כאחת התכונות האהובות עליו, ואומר, "זה כל כך מגניב פשוט להכניס את הקישור לשם, והוא אוטומטית משלב סרטון."

‍

לפרטים נוספים על השימוש ב-Guru עם Microsoft Teams, בדוק את מרכז העזרה של Guru.

הגישה

1. הערכה ותכנון: ברנדון לואו, סגן נשיא השיווק ומוצר, שיתף פעולה עם מנהל התפעול של Xenium כדי לזהות תחומי ידע מרכזיים ולתכנן את תהליך ההגירה.
2. הגירת נתונים: תבניות פעילות ומסמכים קריטיים הועברו משרת הקבצים הישן שלהם ל-Guru, והובטח כי רק המידע הרלוונטי והמעודכן ביותר יהיה נגיש.
3. השקת צוות: Guru הוצג בכל החברה, עם סדנאות הכשרה ספציפיות בהובלת ברנדון. מועצת הידע הוקמה כדי לפקח על ניהול תוכן, אימות ועדכונים מתמשכים.
4. אינטגרציה עם כלים קיימים: Guru שולבה עם Microsoft Teams, Outlook ו-Chrome כדי להבטיח גישה חלקה בכל הארגון.

התוצאה

מאז שהיישום Guru, Xenium HR ראתה שיפורים משמעותיים ביעילות, קונסיסטנטיות ואמון בכל הפעולות שלה. “Guru היה טרנספורמטיבי. חיסכון בזמן ונוחות הגישה למידע מאומת היו מנתחים משמעותיים עבורנו. אנחנו עכשיו יכולים להתמקד במה שאנחנו עושים הכי טוב—ייעוץ ללקוחותינו,” אומר ברנדון. עובדים עכשיו יש גישה מהירה למידע מאומת ואמין, מה שהיה קריטי לשמירה על שירות לקוחות קונסיסטנטי. 

‍

"לפני Guru, אני לא יודע אם מישהו סומך על משהו," ברנדון משקף. ההצגה של Guru שינתה Dramatically את הדינמיקה הזו, שכן המידע שנמצא ב-Guru הוא עכשיו מהימן ונגיש בקלות בכל הארגון. Xenium HR גם הקימה מועצת ידע ייעודית, שהייתה חיונית לשמירה על האמון הזה. המועצה מבטיחה שהתוכן נבדק באופן קבוע ומעודכן, מונעת את התפשטות המידע השגוי או המיושן. האמון המוגבר הזה לא רק שיפר את הביטחון הפנימי אלא גם השפיע לחיוב על חוויית הלקוח, כאשר יועצים יכולים עכשיו לסמוך על מידע קונסיסטנטי ומדויק בעת מתן שירותים.