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महिलाओं की देखभाल पर केंद्रित एक स्वास्थ्य देखभाल कंपनी ने तेजी से विस्तार किया, जिससे महत्वपूर्ण जानकारी प्रबंधित करने और वितरित करने में महत्वपूर्ण चुनौतियों का सामना करना पड़ा। संस्थान ने दस्तावेज़ प्रबंधन के लिए Google ड्राइव पर काफी निर्भर किया, जिसके परिणामस्वरूप संस्करण नियंत्रण, अद्यतन जानकारी खोजने में कठिनाई और संसाधनों की समीक्षा के लिए जवाबदेही का अभाव था।
“बहुत सारे संसाधन हैं जो दोहराव हैं, बहुत सारे संसाधन हैं जो समाप्त हो गए हैं जिन्हें शायद लोग अभी भी उपयोग कर रहे हैं। यहाँ वर्तमान ज्ञान में हमारे लिए बहुत सारे अंतराल हैं।”
– संचालन के वरिष्ठ निदेशक
ये चुनौतियाँ देखभाल समन्वयकों और नैदानिक प्रदाताओं के लिए विशेष रूप से गंभीर थीं, जिन्हें उच्च-गति की स्थितियों में सटीक जानकारी तक त्वरित पहुंच की आवश्यकता थी। एक नर्स प्रैक्टिशनर प्रबंधक के अनुसार, "पुराने दस्तावेजों के पांच लिंक पर खोज और क्लिक करना जाहिर तौर पर उन्हें आवश्यक जानकारी प्राप्त करने के लिए समय का सही उपयोग नहीं है।"
इसके अतिरिक्त, मौजूदा प्रणाली स्केलेबल नहीं थी, जिससे कंपनी के लिए बढ़ते समय में एकरूपता बनाए रखना मुश्किल हो गया। "हम तीन प्रदाताओं से वर्चुअल रूप से बढ़कर विभिन्न राज्यों में प्रदाताओं तक पहुंचे, और एक टीम के लिए काम करने वाले समाधान 50 की टीम के लिए वास्तव में कठिन हो गए,"।
कंपनी ने अपने ज्ञान संस्करण को केंद्रित करने के लिए गुरु का कार्यान्वयन किया, जिससे सभी टीमों के लिए आवश्यक जानकारी तक पहुंच और प्रबंधन करना आसान हो गया। उन्होंने केवल सबसे सटीक और अद्यतन सामग्री तक पहुँच सुनिश्चित करने के लिए गुरु के संग्रह, बोर्ड और सत्यापन विशेषताओं का उपयोग किया।
महत्वपूर्ण दस्तावेजों को Google ड्राइव से गुरु में स्थानांतरित करना, उन्हें संरचित संग्रह में व्यवस्थित करना।
“मुझे लगता है कि यह तय करना आसान होगा कि हमारा सत्य का स्रोत क्या होना चाहिए और फिर उसे गुरु में आयात करना होगा, Google Drive में इस पागल घर की तुलना में।"
– कर्मचारी
यह सुनिश्चित करना कि सभी जानकारी को नियमित रूप से उचित विषय वस्तु विशेषज्ञों द्वारा समीक्षा और अद्यतन किया जाए, जिसमें स्पष्ट जवाबदेही हो।
टीम चैनलों में दोहराए गए प्रश्नों को कम करने के लिए गुरु के स्लैक एकीकरण का लाभ उठाना, जिससे देखभाल समन्वयकों और प्रदाताओं को उनके कार्य प्रवाह में व्यवधान के बिना जल्दी उत्तर मिल सके।
“यह [स्लैक एकीकरण] मुझे हमारे CC स्लैक चैनल और वहाँ होने वाले सवालों की संख्या के बारे में सोचने पर मजबूर करता है। सत्यापित उत्तरों के साथ पूर्व-मेहमान प्रश्नों को सूचित करने में सक्षम होना एक गेम चेंजर होगा।”
– कर्मचारी
\\\"उत्पादकता को बढ़ाने और लागत को कम करने में मदद करता है।\\\"
कंपनी ने सबसे महत्वपूर्ण दस्तावेजों और संसाधनों की पहचान की जो गुरु में केंद्रीकरण की आवश्यकता थी। उन्होंने अपने सत्य का प्राथमिक स्रोत के रूप में Google Drive को चरणबद्ध रूप से समाप्त करने का निर्णय लिया, गुरु में सामग्री को आयात और व्यवस्थित करने पर ध्यान केंद्रित किया। “कोई और ड्राइव नहीं। हमें एक ऐसा समाधान चाहिए था जिसमें हम बढ़ सकें, और Google Drive अब अधिक काम नहीं कर रहा था,” एक वरिष्ठ गुणवत्ता सुधार प्रबंधक ने कहा।
गुरु की ग्राहक सफलता टीम ने संग्रह स्थापित करने और सत्यापन प्रक्रिया स्थापित करने के लिए कंपनी के साथ निकटता से काम किया। उन्होंने संचार को सुव्यवस्थित करने के लिए गुरु को अपने स्लैक चैनलों के साथ भी एकीकृत किया।“स्लैक के साथ एकीकरण और गुरु में सत्यापन विशेषताएँ हमें बहुत समय बचाने और सभी को एक ही पृष्ठ पर बनाए रखने जा रही हैं,”।
कंपनी की लर्निंग और डेवलपमेंट टीम ने सभी देखभाल समन्वयकों और प्रदाताओं को नए सिस्टम में ऑनबोर्ड करने के लिए प्रशिक्षण सामग्री विकसित की और सत्र आयोजित किए। इसमें सभी टीमों के भीतर एकरूपता सुनिश्चित करने के लिए कंपनी-विशिष्ट प्रशिक्षण वीडियो बनाना शामिल था। जब टीमों ने गुरु में ऑनबोर्ड किया, तब टीमें गुरु का उपयोग करके जल्द ही कई अन्य नए आंतरिक उपकरणों पर टीम को प्रशिक्षित करने में मदद करेंगी। “जब नेतृत्व टीम योजना से बाहर आई, तो हमारे पास कई बड़े सिस्टम कार्यान्वयन आ रहे थे, और यह ऐसा था, गुरु इसके सभी के लिए निर्भरता है।”
कंपनी ने नियमित प्रतिक्रिया लूप स्थापित किए, गुरु के विश्लेषण का उपयोग करके सामग्री के उपयोग की निगरानी की और ज्ञान के अंतर का पता लगाया। उन्होंने अपने ज्ञान आधार को सटीक और अद्यतन रखने के लिए नियमित सत्यापन चक्र भी निर्धारित किए।
गुरु के कार्यान्वयन के बाद, कंपनी ने जानकारी की उपलब्धता और टीम की दक्षता में महत्वपूर्ण सुधार देखा है। देखभाल समन्वय टीम, जो पुराने और बिखरे हुए संसाधनों के साथ संघर्ष कर रही थी, अब एक विश्वसनीय, नेविगेट करने में आसान सिस्टम है। इसने निम्नलिखित परिणाम प्रदान किया है:
प्रदाताओं को अब सबसे अद्यतन प्रोटोकॉल तक तेज़ी से पहुँच प्राप्त है, जिससे उन्हें निरंतर, उच्च-गुणवत्ता की देखभाल प्रदान करने में सक्षम बनाता है।
“यह प्रदाताओं से दी जाने वाली प्रतिक्रिया का वास्तव में बार-बार दिया जाने वाला हिस्सा है—उन्हें सबसे अद्यतन सिफारिशें तुरंत उपलब्ध होनी चाहिए। गुरु इसे संभव बनाता है।”
“हमने वर्चुअल समर्थन टीम से जो प्रतिक्रिया प्राप्त की है वह काफी है। एक साथी ने कहा, 'हम गुरु के साथ भविष्य में काम कर रहे हैं।"
स्लैक के साथ एकीकरण ने टीम चैनलों में दोहराए गए प्रश्नों को 20% तक कम कर दिया है, जिससे टीमों को मरीजों की देखभाल पर ध्यान केंद्रित करने की अनुमति मिलती है।
“आज, हम स्लैक में जानकारी को भीड़ की तरह हासिल करते हैं, लेकिन गुरु के साथ, हमारे पास सत्यापित उत्तर आसानी से उपलब्ध रहेंगे, शोर को कम करते हुए और दक्षता में सुधार करते हुए।”
“आज, मुझे एक मरीज ने एक बहुत विशिष्ट सवाल पूछा, और गुरु में खोजने, मुझे जो जानकारी चाहिए थी, पाने और उन्हें सटीक रूप से परामर्श देने में बहुत अच्छा लगा।” – सहायता टीम कर्मचारी
नए कर्मचारियों को मानकीकृत प्रशिक्षण सामग्री और आसानी से सुलभ संसाधनों के साथ तेजी से स्थापित किया जा सकता है, जिससे रैंप-अप समय कम हो जाता है।
