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Una azienda sanitaria focalizzata sulla cura delle donne ha vissuto una rapida espansione che ha portato a sfide significative nella gestione e distribuzione delle informazioni critiche. L'organizzazione dipendeva fortemente da Google Drive per la gestione dei documenti, portando a problemi come il controllo delle versioni, difficoltà nel trovare informazioni aggiornate e mancanza di responsabilità nella revisione delle risorse.
“Ci sono molte risorse che sono duplicati, molte risorse che sono state deprecate e che forse la gente sta ancora usando. Ci sono davvero molte lacune nelle nostre conoscenze attuali adesso.”
– Direttore Senior delle Operazioni
Queste sfide erano particolarmente acute per i coordinatori dell'assistenza e i fornitori clinici, che necessitavano accesso rapido a informazioni accurate in situazioni ad alta pressione. Secondo un Manager delle Pratiche Infermieristiche, “Cercare e cliccare attraverso cinque link di documenti deprecati non è ovviamente il miglior uso del tempo per ottenere le informazioni di cui hanno bisogno.”
Inoltre, il sistema esistente non era scalabile, rendendo difficile per l'azienda mantenere coerenza mentre cresceva. “Siamo cresciuti da tre fornitori virtualmente a fornitori in più stati, e le soluzioni che funzionavano per un team di tre diventavano davvero difficili per un team di 50.”
L'azienda ha implementato Guru per centralizzare la propria base di conoscenza, rendendo più facile per tutti i team accedere e gestire informazioni essenziali. Hanno utilizzato le collezioni, le bacheche e le funzionalità di verifica di Guru per garantire che solo i contenuti più accurati e aggiornati fossero accessibili.
Migrando documenti critici da Google Drive a Guru, organizzandoli in collezioni strutturate.
“Penso che sarebbe più facile determinare quale vogliamo sia la nostra fonte di verità e poi importarlo in Guru invece del manicomio in Google Drive oggi.”
– Dipendente
Assicurando che tutte le informazioni siano revisionate e aggiornate regolarmente dagli esperti della materia appropriati, con chiara responsabilità.
Sfruttando l'integrazione Slack di Guru per ridurre le domande ridondanti nei canali di team, consentendo ai coordinatori dell'assistenza e ai fornitori di trovare risposte rapidamente senza interrompere il proprio flusso di lavoro.
“Questa [integrazione Slack] mi fa pensare al nostro canale Slack CC e al numero di domande ridondanti che si verificano lì. Essere in grado di informare quelle domande pre-membro con risposte verificate sarà un cambiamento di gioco.”
– Dipendente
L'azienda ha identificato i documenti e le risorse più critiche che dovevano essere centralizzati in Guru. Hanno deciso di eliminare Google Drive come loro principale fonte di verità, concentrandosi sull'importazione e l'organizzazione dei contenuti in Guru. “Niente più Drive. Avevamo bisogno di una soluzione che potessimo sviluppare, e Google Drive non stava più funzionando,” disse un Manager Senior per il Miglioramento della Qualità.
Il team di Successo del Cliente di Guru ha lavorato a stretto contatto con l'azienda per impostare collezioni e stabilire un processo di verifica. Hanno anche integrato Guru con i loro canali Slack per semplificare la comunicazione.“L'integrazione con Slack e le funzionalità di verifica in Guru ci faranno risparmiare così tanto tempo e mantenere tutti sulla stessa lunghezza d'onda,”.
Il team di Apprendimento e Sviluppo dell'azienda ha sviluppato materiali di formazione e condotto sessioni per formare tutti i coordinatori dell'assistenza e i fornitori sul nuovo sistema. Ciò ha incluso la creazione di video di formazione specifici per l'azienda per garantire un utilizzo consistente tra i team. Una volta formati su Guru, i team utilizzeranno Guru per aiutare a formare il team su diversi altri nuovi strumenti interni in fase di lancio. “Quando il team di leadership è emerso dalla pianificazione, avevamo in arrivo una serie di enormi implementazioni di sistema, e sembrava che Guru fosse la dipendenza per tutto questo.”
L'azienda ha stabilito cicli di feedback regolari, utilizzando le analisi di Guru per monitorare l'uso dei contenuti e identificare le lacune nella conoscenza. Hanno anche programmato cicli di verifica di routine per mantenere la loro base di conoscenza accurata e aggiornata.
Da quando abbiamo implementato Guru, l'azienda ha visto miglioramenti significativi nell'accessibilità delle informazioni e nell'efficienza del team. Il team di coordinamento dell'assistenza, che aveva lottato con risorse obsolete e sparse, ora ha un sistema affidabile e facile da navigare. Questo ha portato a:
I fornitori ora hanno accesso rapido ai protocolli più aggiornati, migliorando la loro capacità di fornire un'assistenza coerente e di alta qualità.
“È un feedback davvero frequentemente fornito dai fornitori: hanno bisogno delle raccomandazioni più aggiornate pronte per loro. Guru rende tutto ciò possibile.”
“Il feedback che abbiamo ricevuto dal team di supporto virtuale è travolgente. Un compagno di squadra ha detto: ‘Stiamo lavorando nel futuro con Guru."
L'integrazione con Slack ha ridotto le domande ripetute nei canali di team del 20%, consentendo ai team di concentrarsi sulla cura del paziente.
“Oggi, raccoglieremo informazioni in Slack, ma con Guru, avremo risposte verificate pronte, riducendo il rumore e migliorando l'efficienza.”
“Oggi un paziente mi ha chiesto una domanda molto specifica, ed è stato fantastico poter cercare Guru durante la visita, trovare le informazioni di cui avevo bisogno e consigliare correttamente.” – Dipendente del Team di Supporto
I nuovi assunti possono rapidamente aggiornarsi con materiali di formazione standardizzati e risorse facilmente accessibili, riducendo il tempo di inserimento.
