{{spacer-78}}
Een gezondheidsbedrijf dat zich richt op zorg voor vrouwen heeft een snelle uitbreiding ervaren die leidde tot aanzienlijke uitdagingen in het beheren en verspreiden van kritieke informatie. De organisatie vertrouwde sterk op Google Drive voor documentbeheer, wat resulteerde in problemen zoals versiebeheer, moeite met het vinden van actuele informatie en gebrek aan verantwoordelijkheid voor het beoordelen van middelen.
“Er zijn veel bronnen die duplicaties zijn, veel bronnen die verouderd zijn en misschien nog steeds worden gebruikt. Er zijn gewoon veel hiaten in onze huidige kennis op dit moment.”
– Senior Director of Operations
Deze uitdagingen waren bijzonder acuut voor zorgcoördinatoren en klinische zorgverleners, die snel toegang nodig hadden tot nauwkeurige informatie in stressvolle situaties. Volgens een verpleegkundige manager, “Zoeken en klikken door vijf links van verouderde documenten is duidelijk niet de beste tijdsbesteding om de informatie te krijgen die ze nodig hebben.”
Daarnaast was het bestaande systeem niet schaalbaar, wat het voor het bedrijf moeilijk maakte om consistentie te behouden terwijl ze groeiden. “We zijn van drie zorgverleners naar zorgverleners in meerdere staten gegroeid, en de oplossingen die werkten voor een team van drie werden echt moeilijk voor een team van vijftig,”.
Het bedrijf implementeerde Guru om hun kennisbasis te centraliseren, waardoor het voor alle teams gemakkelijker werd om essentiële informatie toegankelijk te maken en te beheren. Ze maakten gebruik van Guru's collecties, borden en verificatiefuncties om ervoor te zorgen dat alleen de meest nauwkeurige en actuele inhoud toegankelijk was.
Kritieke documenten van Google Drive naar Guru migreren, ze organiseren in gestructureerde collecties.
“Ik denk dat het gemakkelijker zou zijn om gewoon te bepalen wat we willen dat onze bron van waarheid is en dat vervolgens in Guru te importeren in plaats van de chaos in Google Drive vandaag.”
– Medewerker
Zorg ervoor dat alle informatie regelmatig wordt beoordeeld en bijgewerkt door de juiste vakspecialisten, met duidelijke verantwoordelijkheid.
Gebruik maken van Guru's Slack-integratie om overbodige vragen in teamkanalen te verminderen, waardoor zorgcoördinatoren en zorgverleners snel antwoorden kunnen vinden zonder hun workflow te verstoren.
“Deze [Slack-integratie] doet me denken aan ons CC Slack-kanaal en het aantal overbodige vragen dat daar gebeurt. In staat zijn om die pre-lid vragen te informeren met geverifieerde antwoorden zal een game changer zijn.”
– Medewerker
Het bedrijf identificeerde de meest kritieke documenten en middelen die gecentraliseerd moesten worden in Guru. Ze besloten om Google Drive als hun primaire bron van waarheid geleidelijk af te bouwen, met de focus op het importeren en organiseren van inhoud in Guru. “Geen Drive meer. We hadden een oplossing nodig waar we in konden groeien, en Google Drive voldeed daar gewoon niet meer aan,” zei een Senior Quality Improvement Manager.
Het Customer Success-team van Guru werkte nauw samen met het bedrijf om collecties op te zetten en een verificatieproces te vestigen. Ze integreerden ook Guru met hun Slack-kanalen om de communicatie te stroomlijnen.“De integratie met Slack en de verificatiefuncties in Guru gaan ons zoveel tijd besparen en iedereen op dezelfde pagina houden,”.
Het Learning and Development-team van het bedrijf ontwikkelde trainingsmateriaal en voerde sessies uit om alle zorgcoördinatoren en zorgverleners aan het nieuwe systeem te introduceren. Dit omvatte het maken van bedrijfsspecifieke trainingsvideo's om consistent gebruik in alle teams te waarborgen. Zodra ze zijn ingewerkt in Guru, zullen teams Guru gebruiken om het team te helpen bij het trainen op verschillende andere nieuwe interne tools die binnenkort worden gelanceerd. “Toen het leiderschapsteam uit de planning kwam, hadden we een aantal grote systeemimplementaties die eraan kwamen, en het was alsof, Guru is de afhankelijkheid voor dit alles.”
Het bedrijf heeft regelmatige feedbackloops ingesteld, waarbij ze Guru's analyse gebruiken om het gebruik van inhoud te monitoren en kennishiaten te identificeren. Ze hebben ook routinematige verificatiecycli ingepland om hun kennisbasis accuraat en up-to-date te houden.
Sinds de implementatie van Guru heeft het bedrijf aanzienlijke verbeteringen gezien in de toegankelijkheid van informatie en de efficiëntie van het team. Het zorgcoördinatieteam, dat worstelde met verouderde en verspreide middelen, heeft nu een betrouwbaar, gemakkelijk te navigeren systeem. Dit heeft geleid tot:
Zorgverleners hebben nu snelle toegang tot de meest actuele protocollen, waardoor ze in staat zijn consistente en hoogwaardige zorg te leveren.
“Het is een zeer vaak gegeven feedback van zorgverleners—ze hebben de meest actuele aanbevelingen direct beschikbaar nodig. Guru maakt dat mogelijk.”
“De feedback die we hebben ontvangen van het virtuele ondersteuningsteam is overweldigend. Een teamgenoot zei: ‘We werken in de toekomst met Guru."
De integratie met Slack heeft het aantal herhaalde vragen in teamkanalen met 20% verminderd, waardoor teams zich kunnen concentreren op patiëntenzorg.
“Vandaag crowdsourcen we informatie in Slack, maar met Guru zullen we geverifieerde antwoorden direct beschikbaar hebben, waardoor de ruis wordt verminderd en de efficiëntie wordt verbeterd.”
“Ik had vandaag een patiënt die me een heel specifieke vraag stelde, en het was geweldig om Guru te kunnen doorzoeken tijdens het bezoek, de informatie te vinden die ik nodig had en hen nauwkeurig te adviseren.” – Ondersteuningsteam Medewerker
Nieuwe medewerkers kunnen snel op snelheid komen met gestandaardiseerd trainingsmateriaal en gemakkelijk toegankelijke bronnen, waardoor de inwerkperiode wordt verminderd.
