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挑戰

一家專注於女性護理的健康照護公司經歷了快速擴展，導致在管理和分發關鍵資訊方面面臨重大的挑戰。 該組織在文檔管理中大量依賴 Google Drive，導致出現版本控制、難以找到最新資訊以及缺乏審核資源的責任感等問題。

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「有很多資源是重複的，很多資源已經過時，但也許人們仍在使用。 我們目前的知識有很多空白。」
– 營運高級總監

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這些挑戰對於需要在高壓狀況下迅速獲取準確資訊的護理協調員和臨床供應者尤為嚴重。 根據一位護理師經理的說法，「搜尋並點擊五個過時文檔的鏈接顯然不是獲取所需資訊的最佳時間利用。」‍

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此外，現有系統無法擴展，隨著公司成長，難以保持一致性。 「我們從三位提供者擴展到多個州的提供者，而之前適用於三人團隊的解決方案對於 50 人的團隊卻變得非常困難，」

解決方案

公司實施 Guru 來集中他們的知識庫，使所有團隊更容易訪問和管理關鍵資訊。 他們利用 Guru 的集合、看板和驗證功能，確保只有最新和最準確的內容可供訪問。

集中式知識管理

從 Google Drive 遷移關鍵文檔到 Guru，並將它們組織到結構化的集合中。

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「我覺得直接決定我們想要的真相來源，然後將其導入 Guru 會更簡單，而不是今天 Google Drive 裡的混亂。」
– 員工

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驗證工作流程

確保所有資訊由適當的主題專家定期審查和更新，並明確負責。

‍Slack 整合‍

利用 Guru 的 Slack 整合來減少團隊頻道中的重複問題，使護理協調員和供應者能夠迅速找到答案而不打斷他們的工作流程。

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「這個 [Slack 整合] 讓我想起我們的 CC Slack 頻道和那裡出現的重複問題的數量。 能夠用經過驗證的答案來解答那些預先成員問題將會改變遊戲規則。」
– 員工

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方法

1. 評估與計劃

公司確定了需要集中在 Guru 中的最關鍵文檔和資源。 他們決定逐步淘汰 Google Drive 作為主要的真相來源，專注於在 Guru 中導入和組織內容。 「不再使用 Drive。 我們需要一個能夠發展的解決方案，而 Google Drive 已經無法滿足需求了，」 一位高級質量改善經理表示。

2. 實施‍

Guru 的客戶成功團隊與公司密切合作，設置集合並建立驗證過程。 他們還將 Guru 與他們的 Slack 頻道集成，以簡化通信。「與 Slack 的整合以及 Guru 中的驗證功能將為我們節省大量時間，並讓每個人保持在同一頁面上，」。
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3. 訓練與推出‍

公司的學習與發展團隊開發了訓練材料並舉辦了會議，將所有護理協調員和供應者引入新系統。 這包括創建特定於公司的培訓視頻，以確保在各團隊之間的一致使用。  一旦上線到 Guru，團隊將利用 Guru 幫助訓練團隊使用即將推出的幾個其他新內部工具。  「當領導小組完成規劃時，我們有很多大型系統實施即將進行，而 Guru 將是所有這些的依賴。」

4. 持續改進‍

公司建立了定期的反饋機制，利用 Guru 的分析來監控內容使用情況並識別知識空白。 他們還安排了例行的驗證週期，以保持知識庫的準確性和及時性。

結果

自從實施 Guru 以來，該公司在資訊可及性和團隊效率方面取得了顯著改善。 面臨過時和分散資源挑戰的護理協調團隊，現在擁有一個可靠且易於導航的系統。 這導致：

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提升提供者滿意度‍

提供者現在可以快速訪問最新的協議，提高了他們提供一致、高質量護理的能力。

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「這是提供者經常提供的反饋，他們需要隨時掌握最新的建議。 Guru 使這一切成為可能。」 ‍

「我們從虛擬支持團隊得到的反饋是壓倒性的。 一位隊友說，‘我們正與 Guru 一起在未來工作。"

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減少重複查詢‍

與 Slack 的整合使團隊頻道中的重複問題減少了 20%，使團隊能夠專注於病人護理。

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「今天，我們在 Slack 中眾包資訊，但有了 Guru，我們將能夠隨時獲得經過驗證的答案，減少噪音，提高效率。」

「今天我有位病人問我一個非常具體的問題，能夠在訪問中搜尋 Guru，找到我需要的資訊並準確地指導他們，真是太好了。」 – 支持團隊員工

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簡化的入職過程‍

新員工可以迅速熟悉標準化的培訓材料和易於訪問的資源，從而縮短適應時間。