{{spacer-78}}
Ett vårdföretag som fokuserar på kvinnors vård upplevde snabb tillväxt som ledde till betydande utmaningar i hanteringen och distributionen av kritisk information. Organisationen berodde kraftigt på Google Drive för dokumenthantering, vilket resulterade i problem som versionskontroll, svårigheter att hitta uppdaterad information och brist på ansvar för att granska resurser.
"Det finns många resurser som är kopior, många resurser som har avvecklats som kanske folk fortfarande använder. Det finns helt enkelt många luckor i vår nuvarande kunskap just nu."
– Senior Director of Operations
Dessa utmaningar var särskilt akuta för vårdkoordinatorer och kliniska leverantörer, som behövde snabb tillgång till korrekt information i högtryckssituationer. Enligt en sjuksköterska, "Att söka och klicka igenom fem länkar till avvecklade dokument är uppenbarligen inte det bästa sättet att få den information de behöver."
Dessutom var det befintliga systemet inte skalbart, vilket gjorde det svårt för företaget att upprätthålla konsekvens när de växte. "Vi växte från tre leverantörer virtuellt till leverantörer över flera stater, och lösningarna som fungerade för ett team på tre blev verkligen svåra för ett team på 50",.
Företaget implementerade Guru för att centralisera sin kunskapsbas, vilket gjorde det lättare för alla team att komma åt och hantera viktig information. De använde Gurus samlingar, tavlor och verifieringsfunktioner för att säkerställa att endast det mest exakta och uppdaterade innehållet var tillgängligt.
Migrering av kritiska dokument från Google Drive till Guru, organiserade dem i strukturerade samlingar.
"Jag tror att det skulle vara lättare att bara avgöra vad vi vill ha som vår sanna källa och sedan importera det till Guru jämfört med kaoset i Google Drive idag."
– Anställd
Säkerställa att all information regelbundet granskas och uppdateras av de lämpliga ämnesexperterna, med klar ansvarighet.
Utnyttja Gurus Slack-integration för att minska redundanta frågor i teamkanaler, så att vårdkoordinatorer och leverantörer snabbt kan hitta svar utan att störa sitt arbetsflöde.
"Denna [Slack-integration] får mig att tänka på vår CC Slack-kanal och antalet redundanta frågor som dyker upp där. Att kunna informera de förmedlemmars frågor med verifierade svar kommer att förändra spelplanen."
– Anställd
Företaget identifierade de mest kritiska dokument och resurser som behövde centraliseras i Guru. De beslutade att fasa ut Google Drive som sin främsta sanna källa, med fokus på att importera och organisera innehåll i Guru. "Ingen mer Drive. Vi behövde en lösning vi kunde växa in i, och Google Drive fungerade helt enkelt inte längre," sa en Senior Quality Improvement Manager.
Gurus Customer Success-team arbetade nära med företaget för att sätta upp samlingar och etablera en verifieringsprocess. De integrerade också Guru med sina Slack-kanaler för att effektivisera kommunikationen."Integrationen med Slack och verifieringsfunktionerna i Guru kommer att spara oss så mycket tid och hålla alla på samma sida,".
Företagets team för lärande och utveckling utvecklade utbildningsmaterial och genomförde sessioner för att introducera alla vårdkoordinatorer och leverantörer till det nya systemet. Detta inkluderade skapandet av företagsspecifika utbildningsvideor för att säkerställa en konsekvent användning över teamen. När de blivit inlemmande till Guru, kommer teamen att använda Guru för att hjälpa till att träna teamet på flera andra nya interna verktyg som snart lanseras. "När ledningsteamet kom ut från planeringen, hade vi en mängd stora systemimplementeringar på gång, och det var som att Guru är beroende för allt detta."
Företaget etablerade regelbundna feedbackloopar, med hjälp av Gurus analysverktyg för att övervaka innehållsanvändning och identifiera kunskapsluckor. De planerade också rutinemässiga verifieringscykler för att hålla sin kunskapsbas exakt och uppdaterad.
Sedan implementeringen av Guru har företaget sett betydande förbättringar i informationstillgång och teamets effektivitet. Vårdkoordineringsgruppen, som hade kämpat med föråldrade och spridda resurser, har nu ett pålitligt, lättnavigerat system. Detta har lett till:
Leverantörer har nu snabb tillgång till de mest aktuella protokollen, vilket ökar deras förmåga att ge konsekvent, högkvalitativ vård.
"Det är ett mycket ofta framförande feedback från leverantörer—de behöver de mest aktuella rekommendationerna tillgängliga för dem. Guru gör det möjligt."
"Den feedback vi har fått från det virtuella stödet är överväldigande. En kollega sa: 'Vi arbetar i framtiden med Guru."
Integrationen med Slack har minskat upprepade frågor i teamkanaler med 20%, vilket gör att team kan fokusera på patientvård.
"Idag crowdsourcar vi information i Slack, men med Guru har vi verifierade svar lätt tillgängliga, vilket minskar bruset och förbättrar effektiviteten."
"Jag hade en patient som frågade mig en mycket specifik fråga idag, och det var fantastiskt att kunna söka i Guru under besöket, hitta den info jag behövde och ge dem korrekt råd." – Anställd i Supportteamet
Nyanställda kan snabbt komma in på rätt spår med standardiserade utbildningsmaterial och lättillgängliga resurser, vilket minskar uppstartstiden.
\
\
