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समस्या

संगठनों के भीतर ज्ञान प्रबंधन अक्सर अव्यवस्थित और अप्रभावी हो सकता है। संगठित दृष्टिकोण के बिना, महत्वपूर्ण जानकारी पुरानी, असंगत, या अप्राप्य हो सकती है। इस संगठन की कमी से उत्पादकता में कमी, गलत संचार, और कर्मचारियों के बीच निराशा हो सकती है।

समाधान

ज्ञान परिषद की स्थापना ज्ञान प्रबंधन प्रक्रियाओं को सुव्यवस्थित कर सकती है और यह सुनिश्चित कर सकती है कि जानकारी सटीक, प्रासंगिक, और आसानी से उपलब्ध रहे। ज्ञान परिषद एक समर्पित समूह है जो संगठन के भीतर ज्ञान के निर्माण, रखरखाव और शासन की देखरेख के लिए जिम्मेदार होता है। गुरु जैसे उपकरण के साथ, और सही हितधारकों के चारों ओर एक साझा दृष्टिकोण के साथ, आपका संगठन अपने ज्ञान कार्यक्रम से तात्कालिक दक्षता और प्रभावशीलता लाभ देखना शुरू करेगा।

यहाँ ज्ञान परिषद को बनाने और शासन मानकों को स्थापित करने के लिए सर्वोत्तम अभ्यास हैं, हमारे ग्राहकों से टिप्स के साथ।‍

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1. उद्देश्य और लक्ष्य परिभाषित करें

• ज्ञान परिषद के मिशन और उद्देश्यों को स्पष्ट रूप से व्यक्त करें।
• परिषद के लक्ष्यों को संगठन के समग्र रणनीतिक लक्ष्यों के साथ संरेखित करें।
• सुनिश्चित करें कि उद्देश्य सभी हितधारकों के बीच अच्छी तरह से संप्रेषित है।

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2. सही टीम का गठन करें

• मुख्य हितधारकों, सक्षम करने वालों, और विभिन्न विभागों के विषय विशेषज्ञों की पहचान करें। औपचारिक या अचेतन सक्षम भूमिकाओं में, ज्ञान प्रबंधन टीमों के बीच अनुभव और जानकारी की निरंतरता सुनिश्चित करने के लिए महत्वपूर्ण है।
• ज्ञान शासन के सभी पहलुओं को कवर करने के लिए भूमिकाओं और विशेषज्ञता का विविध प्रतिनिधित्व सुनिश्चित करें।
• परिषद के लिए एक समर्पित नेता या समन्वयक नियुक्त करें ताकि पहलों को चलाने और लक्ष्यों पर ध्यान केंद्रित रखने में सहायता मिल सके।

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3. जिम्मेदारियों को परिभाषित करें

हर परिषद अलग होती है, विभिन्न दृष्टिकोण और उपयोग के मामलों के साथ, इसलिए जिम्मेदारियों की सूची अत्यधिक परिस्थिति से जुड़ी होती है। प्रकार के उदाहरण शामिल हैं:

• एक ज्ञान परिषद चार्टर बनाएँ
• नियमित रूप से बैठक करें (जैसे कि मासिक) ज्ञान प्रबंधन रणनीतियों और परियोजनाओं के समन्वय के लिए।
• सरकार मानकों का निर्माण, निगरानी, और रखरखाव करें (जैसे की वह भूमिकाएं, नियम और कार्य प्रक्रियाएं जिन्हें पूरा टीम गुरु का उपयोग करते समय पालन करता है)।
• कार्डों को एक साथ सत्यापित करें।
• व्यक्तिगत "संग्रह चैंपियन" बनाना जो उनके संग्रह के स्वास्थ्य और रखरखाव के लिए जिम्मेदारी ले सकें (जैसे कि ट्रस्ट स्कोर, गुरु अपनाना, कार्ड टेम्पलेट निर्माण, आदि)।
• नमूना ज्ञान परिषद रखरखाव चेकलिस्ट के माध्यम से जाएँ जिसमें शामिल हो सकता है: नए/अवर्गीकृत टैग की जांच करना, सत्यापन प्रगति, खोजें जो परिणाम उत्पन्न कर रही हैं/जो नहीं कर रही हैं, लोकप्रिय कार्ड, कार्ड टेम्पलेट, आदि।
• टीम संचार उपकरणों में गुरु के "टिप्स" पोस्ट करें।
• स्लैक पर या किसी घोषणा में महान ज्ञान दाताओं और उपभोक्ताओं का उल्लेख करें।
  

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4. शासन मानकों की स्थापना करें

• सामग्री निर्माण, समीक्षा, और अनुमोदन प्रक्रियाओं के लिए स्पष्ट दिशानिर्देश लागू करें।
• सत्यापन और दस्तावेजीकरण मानकों के माध्यम से संस्करण नियंत्रण निर्धारित करें।
• सुनिश्चित compliance और सुधार की क्षेत्रों की पहचान के लिए नियमित ऑडिट स्थापित करें।

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शासन मानकों के उदाहरण

• कल्शन के लिए ट्रस्ट स्कोर 80% से कम नहीं होना चाहिए।
• सामान्य सत्यापन अंतराल: त्रैमासिक या उससे अधिक बार।
• > 90% मासिक अपनाना।
• 60 दिनों तक सत्यापित नहीं किए गए कार्डों को संग्रहीत किया जाएगा।
• 180 दिनों में कोई दृश्यता नहीं होने वाले कार्डों को संग्रहीत किया जाएगा।
• सत्यापकों को हमेशा एक व्यक्तिगत SME या एक छोटे "[टीम] विशेषज्ञ" समूह के रूप में होना चाहिए।
• कार्ड में कम से कम एक टैग होना चाहिए, चार टैग से अधिक नहीं।
• कोई भी कार्ड बिना कम से कम एक फ़ोल्डर में जोड़े नहीं बनाया जा सकता है। यदि अपवाद लागू होते हैं, उन्हें स्पष्ट करें।
• उपयोगकर्ताओं के बीच अपेक्षा स्थापित करें कि गुरु सभी के लिए ज्ञान खोजने का प्राथमिक स्थान है।

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5. प्रशिक्षण और संसाधन प्रदान करें

• प्रशिक्षण सत्र और संसाधन प्रदान करें जो आपके परिषद के सदस्यों और कर्मचारियों की विविध ज़रूरतों को पूरा करते हैं। ये उपकरण, स्पष्ट, प्रलेखित जिम्मेदारियों के साथ मिलकर, परिषद के सदस्यों को उनके भूमिकाओं में समर्थित महसूस करने में मदद करते हैं।
  

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6. प्रतिपुष्टता और निरंतर सुधार को प्रोत्साहित करें

• पारदर्शिता महत्वपूर्ण है - नियमित रूप से संग्रह प्रदर्शन पर रिपोर्ट प्रकाशित करें, सुधार की जरूरत के क्षेत्रों को उजागर करें और सफलताओं का जश्न मनाएँ।
• स्वैच्छिकों को उच्च मानकों को बनाए रखने के लिए प्रोत्साहित करने के लिए प्रतियोगिताओं या प्रोत्साहनों का उपयोग करें, ऐसे छोटे पुरस्कार जैसे वाउचर या कंपनी का सामान जो प्रेरणा उच्च रखने में मदद करते हैं।यह न केवल उनके प्रयासों को मान्यता देता है बल्कि अन्य लोगों को भी सामग्री की सटीकता बनाए रखने में सक्रिय रूप से भाग लेने के लिए प्रोत्साहित करता है।
• प्रतिक्रिया और बदलती आवश्यकताओं के आधार पर ज्ञान प्रबंधन प्रथाओं की नियमित समीक्षा और अद्यतन करें।
• निरंतर सुधार और सीखने की संस्कृति को बढ़ावा दें।
• वरिष्ठ हितधारकों को परिषद में भागीदारी के लाभों को प्रदर्शित करने के लिए संलग्न करें, इस प्रकार शामिल व्यक्तियों की प्रोफ़ाइल बढ़ाते हैं। 

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टेम्पलेट: ज्ञान परिषद चार्टर

इस टेम्पलेट का उपयोग करें ताकि ज्ञान परिषद के हितधारकों को परिषद के उद्देश्य और आप कैसे सहयोग करेंगे, के चारों ओर केंद्रित किया जा सके। 

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आपकी कंपनी का ज्ञान परिषद

अपने ज्ञान परिषद का मिशन एक गुरु कार्ड में दस्तावेज करें।

एक ज्ञान परिषद उन सभी विभागों या टीमों का प्रतिनिधियों का एक समूह है जो गुरु का उपयोग कर रहे हैं, जो नियमित रूप से सहयोग करने, सर्वोत्तम प्रथाओं को साझा करने और गुरु को उच्चतम स्तर पर बनाए रखने के लिए मिलते हैं ताकि यह सुनिश्चित किया जा सके कि यह प्रत्येक और हर विभाग की आवश्यकताओं को पूरा कर रहा है। इस लेख में शामिल हैं:

• गुरु रखरखाव लक्ष्य
• शासन मानक
• परिषद की जिम्मेदारियाँ
• ज्ञान परिषद के सदस्य
• संवाद के तरीके

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गुरु रखरखाव लक्ष्य

आपकी सामग्री टीम को आपके टीम के ज्ञान के लिए गुरु में के दृष्टिकोण के लिए स्पष्ट अपेक्षाओं का सेट निर्धारित करना उपयोगी है। नीचे हम मानकों का एक उदाहरण सेट सूचीबद्ध करते हैं (आपके लिए उन्हें आपके टीम के लिए समायोजित करना स्वतंत्र है)।

गुरु में भरोसेमंद सामग्री और सामग्री को बनाए रखने के लिए, हम सभी कार्डों और सामग्री के लिए निम्नलिखित मानकों को बनाए रखेंगे:

• ट्रस्ट स्कोर 80% से कम नहीं होना चाहिए।
• सामान्य सत्यापन अंतराल: त्रैमासिक +।
• 80% कार्ड आसानी से खोजने के लिए टैग किए गए हैं।
• उपयोगकर्ता अपनाना: >90%।

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गुरु शासन मानक

शासन मानक उन भूमिकाओं, नियमों और कार्यप्रवाहों का सेट होते हैं जिन्हें ज्ञान परिषद द्वारा बनाया और लागू किया जाता है जिसे समस्त टीम गुरु के उपयोग में पालन करती है। कार्ड लेखकों और संग्रह मालिकों को ज्ञान का निर्माण और प्रबंधन करने के लिए शासन मानकों का पालन करना होता है। नोट: यदि आप यह तय करते हैं कि गुरु का उपयोग करने वाली प्रत्येक व्यक्तिगत टीम के पास अपनी अद्वितीय शासन रणनीति होनी चाहिए, तो गुरु में उसके अनुसार दस्तावेज करें!

• 30 दिनों तक सत्यापित नहीं किए गए कार्डों को संग्रहीत किया जाएगा।
• 180 दिनों में कोई दृश्यता नहीं होने वाले कार्डों को संग्रहीत किया जाएगा।
• सामग्री को स्वामित्व / सत्यापित किया जाना चाहिए
  • टीम (के खिलाफ व्यक्तिगत) स्वामित्व फैलाने और सत्यापन को तेज करने के लिए उपयोगी (कई हाथ काम को हल्का बनाते हैं); हालाँकि, सावधान रहें कि उपयोगकर्ताओं को यह न लगे कि "समूह में कोई और इसे करेगा"।
  • व्यक्तिगत (टीम के खिलाफ)जबकि "यह सब आप पर है" इस जिम्मेदारी को वास्तविक विशेषज्ञ पर डालने और सक्रिय भागीदारी सुनिश्चित करने के लिए उपयोगी।
• कोई कार्ड बिना किसी टैग से संबद्ध किए नहीं बनाया जा सकता।
• कोई कार्ड बिना कम से कम एक फ़ोल्डर में जोड़े नहीं बनाया जा सकता है, कुछ अपवाद लागू हो सकते हैं।
• सभी संग्रह मालिक अपने टीम के स्वामित्व वाले कार्डों और फ़ोल्डरों के लिए जिम्मेदार हैं, जिसमें ऊपर दिए गए मानदंड शामिल हैं।

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ज्ञान परिषद की जिम्मेदारियाँ

शासन मानकों को बनाए रखने के लिए कार्यवाही करें (नीचे सूचीबद्ध उदाहरण)।

• ज्ञान डोमेन के मालिकों की नियुक्ति और उन्हें ट्रस्ट स्कोर, अपनाने और कार्ड टेम्पलेट निर्माण जैसे आइटमों के लिए जिम्मेदार ठहराना।
• सुझाए गए रखरखाव चेकलिस्ट के माध्यम से जाएँ और ज्ञान विश्लेषण पर एकीकृत और संगत कार्यवाही करें।
• ज्ञान प्रबंधन परियोजनाओं पर समन्वय के लिए नियमित रूप से बैठक करें (जैसे, मासिक) और आंतरिक ट्रस्ट स्कोर / अपनाने की दरों को बढ़ाएँ।
• अपने गुरु CSM के साथ संवाद करें या परामर्श के लिए गुरु समुदाय के साथ संलग्न करें।
• ज्ञान के चारों ओर एक टीम संस्कृति बनाने में मदद करें, यह सुदृढ़ करते हुए कि गुरु सभी के लिए जानकारी खोजने का प्राथमिक स्थान है।

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ज्ञान परिषद के सदस्य

ज्ञान परिषद के हितधारकों और जिम्मेदार व्यक्तियों की पहचान करें ताकि टीम के सदस्यों को यह पता चले कि रखरखाव के प्रयासों के लिए कौन जिम्मेदार है और SME को कहां खोजना है।

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संग्रह चैंपियन: वह व्यक्ति जो संग्रह के स्वास्थ्य और संगठन के लिए अंतिम रूप से जिम्मेदार है और यह सुनिश्चित करता है कि संग्रह ज्ञान परिषद द्वारा बनाए गए मानकों को पूरा करता है। चैंपियन ज्ञान परिषद के सक्रिय सदस्य हो सकते हैं या परिषद द्वारा नियुक्त किए जा सकते हैं।

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फोल्डर-स्तरीय SMEs: ज्ञान परिषद की बैठकों के संभावित उपस्थित नहीं, लेकिन कार्ड सामग्री बनाए रखते हैं। मुख्य रूप से उनके सामग्री क्षेत्रों के बारे में प्रश्नों का उत्तर देने के लिए ज़िम्मेदार हैं, जो कि विशेषज्ञ को पूछें या स्लैक के माध्यम से, और यह सुनिश्चित करने के लिए कि उनका फ़ोल्डर KC के मानकों को पूरा करता है।

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संवाद के तरीके

अपने ज्ञान परिषद को सक्रिय रखने के लिए आमने-सामने (या आभासी) और असिंक्रोनस सहयोग के तरीकों को परिभाषित करें। रखरखाव को प्रबंधनीय बनाने के लिए स्वचालित वर्कफ़्लो के लिए सिफारिशें प्रदान करें।

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क्या आपकी ज्ञान परिषद के लिए प्रतिक्रिया है?

[उदाहरण स्लैक चैनल नाम और लिंक डालें] में अपने विचार साझा करें।

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संबंधित लिंक

यानी। आपकी परियोजना प्रबंधन सॉफ़्टवेयर में इस प्रोजेक्ट का लिंक।

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टेम्पलेट: ज्ञान परिषद रखरखाव चेकलिस्ट

इस टेम्पलेट का उपयोग अपने परिषद के समूह के रूप में करें ताकि वे विकी स्वास्थ्य की निगरानी कर सकें और अपने संगठन का ज्ञान गुरु में बनाए रख सकें।

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संग्रह स्वास्थ्य

रखरखाव को आसान बनाने के लिए, विचार करें:

• स्वचालित गुरु वर्कफ़्लो स्थापित करना ज़ापियर या वर्काटो (यानी, स्लैक में ट्रस्ट स्कोर अपडेट भेजना या असत्यापित कार्ड के लिए परियोजना प्रबंधन सॉफ़्टवेयर में कार्य बनाना)
• अपने संग्रह की समीक्षा करने के लिए कार्ड प्रबंधक फ़िल्टर सेट करें।
• अपने संग्रह के बारे में अंतर्दृष्टि प्राप्त करने के लिए गुरु एनालिटिक्स रिपोर्ट शेड्यूल करना।

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साप्ताहिक रखरखाव

संग्रह ट्रस्ट स्कोर प्रबंधित करें

• क्या कोई असत्यापित कार्ड हैं?
  • यदि कोई कार्ड असत्यापित है:
    • कार्ड के प्रमाणन अंतराल को देखने के लिए क्लिक करें।
    • प्रमाणित करने वाले की जाँच करें: कार्ड का प्रमाणीकरण कौन कर रहा है और क्या वह व्यक्ति अभी भी सही विषय विशेषज्ञ है?
      • यदि प्रमाणित करने वाला सही है, तो उन्हें संपर्क करें और समझें कि उन्हें अपने कार्ड को समय पर प्रमाणित करने के लिए क्या समर्थन की आवश्यकता है।
      • यदि प्रमाणीकरण करने वाला गलत है, तो इसे आपके संबंधित संग्रह में विशेषज्ञ को पुनः सौंप दें।
    • यदि आपको नहीं पता कि कार्ड की प्रमाणित कौन कर सकता है, तो लेखक, विशेषज्ञ या नए प्रमाणीकरण करने वाले के साथ संवाद करने के लिए कार्ड टिप्पणी का उपयोग करें ताकि सभी एक ही पृष्ठ पर रहें।
• कार्ड की सामग्री की जाँच करें
  • यदि प्रमाणीकरण करने वाला सही है (और यह आप हैं!)—सामग्री की समीक्षा करें। क्या इस कार्ड में सब कुछ अभी भी अद्यतन और सटीक है? क्या आपको कार्ड के कुछ हिस्सों को संपादित करने की आवश्यकता है?
• प्रमाणन अंतराल की जाँच करें।
  • यदि कार्ड पर ज्ञान हमेशा ताज़ा है और अक्सर नहीं बदलता (जैसे, कार्यालय के चारों ओर लंच लेने के पसंदीदा स्थान) तो आप अंतराल को लंबा कर सकते हैं (यह स्वचालित रूप से कार्ड को प्रमाणित करेगा)।
  • कार्ड प्रबंधक में, कार्ड को फ़िल्टर करें: प्रमाणीकरण स्थिति > है > अविश्वसनीय और अंतिम प्रमाणित तिथि > अधिक से अधिक > 90 दिन पहले।
• क्या लोग इस कार्ड को देख रहे हैं?
  • कार्ड के शीर्ष पर क्षैतिज त्रिकोणों ("⋯") पर क्लिक करें ताकि अधिक विकल्प मेनू खोल सकें और उपयोग और विश्लेषण पर क्लिक करें। सामग्री कलाकृति को देखने के लिए। यदि कोई इस कार्ड को नहीं देख रहा है, तो इसे संग्रहित करने पर विचार करें।
  • कार्ड प्रबंधक में, उपयोग नहीं किए गए ज्ञान को खोजें, कार्ड को फ़िल्टर करके: अंतिम बार देखा गया > अधिक से > 180 दिन पहले। स्थिर ज्ञान को खोजें, कार्ड को फ़िल्टर करके: अंतिम संशोधित तिथि > अधिक से > 180 दिन पहले।

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सामग्री व्यवस्थित करें

• कार्ड प्रबंधक में "[विरासत] बोर्ड पर नहीं" के लिए जाँच करें—निर्णय लें कि क्या इस फ़ोल्डर का नाम बदलना या कार्ड को किसी दूसरे फ़ोल्डर में स्थानांतरित करना सही है। (यह फ़ोल्डर केवल गुरु कार्यक्षेत्रों में पाया जा सकता है जो जून 2023 से पहले बनाए गए थे।)
• डुप्लिकेट पहचानने का उपयोग करके यह सुनिश्चित करें कि कोई डुप्लिकेट सामग्री नहीं है।
• नए/श्रेणीबद्ध टैग की जांच करने के लिए टैग प्रबंधक का उपयोग करें।

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गुरु के उपयोग को प्रोत्साहित करें

• अपने सबसे लोकप्रिय (देखी गई) कार्ड के लिए विश्लेषण की समीक्षा करें और टीम को विज्ञापित करें (स्लैक में पोस्ट करें या घोषणा का उपयोग करें)।
• स्लैक में शीर्ष कार्ड उपयोगकर्ताओं का जश्न मनाएं।

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मासिक रखरखाव

सामग्री संरचना

• अपने संग्रह के अनुभव के माध्यम से चलें—क्या आपके संग्रह में फ़ोल्डर संरचना किसी को पहली बार देखने के लिए समझ में आती है?

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अनुमतियों को अपडेट करें

• क्या विषय विशेषज्ञ जो आपके संग्रह में सामग्री बनाते हैं, उचित गुरु समूहों में हैं और उचित भूमिकाओं के साथ हैं?
• क्या कोई गोपनीय ज्ञान है जिसे अन्य समूहों को एक्सेस करने की आवश्यकता है? यदि हां, तो फ़ोल्डर अनुमतियों को समायोजित करें।

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ज्ञान के अंतर को भरें

• ज्ञान उपयोग विश्लेषिकी पर नजर डालें, विशेष रूप से खोजों में जो बिना परिणाम उत्पन्न करती हैं। क्या इन अंतरालों के आधार पर कोई कार्ड बनाया जा सकता है?
  • इन अंतरालों को भरने के लिए लेखकों को सामग्री बनाने के लिए आवंटित करें।