{{spacer-78}}

ปัญหา

การจัดการความรู้ภายในองค์กรมักจะกลายเป็นเรื่องยุ่งเหยิงและไร้ประสิทธิภาพ. หากไม่มีแนวทางที่มีโครงสร้าง ข้อมูลที่สำคัญอาจล้าสมัย ขาดความสอดคล้อง หรือไม่สามารถเข้าถึงได้. การขาดการจัดระเบียบนี้สามารถนำไปสู่การลดลงของผลิตภาพ การสื่อสารที่ผิดพลาด และความหงุดหงิดในหมู่พนักงาน.

โซลูชัน

การจัดตั้งคณะกรรมการความรู้สามารถช่วยให้กระบวนการจัดการความรู้เป็นไปได้ดีขึ้นและทำให้มั่นใจว่าข้อมูลนั้นถูกต้อง สอดคล้อง และเข้าถึงได้ง่าย. คณะกรรมการความรู้เป็นกลุ่มที่มีหน้าที่ ดูแลการสร้าง การบำรุงรักษา และการปกครองความรู้ในองค์กร. ด้วยเครื่องมือเช่น Guru และผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่เหมาะสม ซึ่งรวมกันตามวิสัยทัศน์ร่วมกัน องค์กรของคุณจะเริ่มเห็นประสิทธิภาพและความมีประสิทธิผลในทันทีจากโปรแกรมความรู้ของคุณ.

นี่คือแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการสร้างคณะกรรมการความรู้และสร้างมาตรฐานการปกครอง โดยมีเคล็ดลับจากลูกค้าของเราจากสนาม.‍

‍

1. กำหนดวัตถุประสงค์และเป้าหมาย

• สื่อสารอย่างชัดเจนเกี่ยวกับภารกิจและวัตถุประสงค์ของคณะกรรมการความรู้.
• จัดให้เป้าหมายของคณะกรรมการสอดคล้องกับเป้าหมายกลยุทธ์โดยรวมขององค์กร.
• ทำให้มั่นใจว่าจุดประสงค์ได้รับการสื่อสารอย่างดีไปยังผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมด.

‍

2. รวบรวมทีมที่เหมาะสม

• ระบุผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลัก บุคลากรในการช่วยเหลือ และผู้เชี่ยวชาญเฉพาะด้านจากแผนกต่างๆ. ในบทบาทในการสนับสนุนอย่างเป็นทางการหรือ de facto การจัดการความรู้เป็นสิ่งสำคัญในการทำให้แน่ใจว่าประสบการณ์และข้อมูลมีการต่อเนื่องระหว่างทีม.
• ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีการแสดงตัวแทนที่หลากหลายของบทบาทและความเชี่ยวชาญเพื่อครอบคลุมทุกด้านของการปกครองความรู้.
• แต่งตั้งผู้นำหรือผู้ประสานงานที่ทุ่มเทเพื่อติดตามโครงการและมุ่งมั่นไปที่เป้าหมาย.

‍

3. กำหนดความรับผิดชอบ

แต่ละคณะกรรมการมีความแตกต่างกัน โดยมีมุมมองและกรณีการใช้งานที่แตกต่างกัน ดังนั้นรายการความรับผิดชอบจึงมีลักษณะเฉพาะตามสถานการณ์สูงมาก. ตัวอย่างทั่วไป ได้แก่:

• สร้าง เอกสารคณะกรรมการความรู้
• ประชุมเป็นประจำ (เช่น ทุกเดือน) เพื่อประสานงานเกี่ยวกับกลยุทธ์และโครงการการจัดการความรู้.
• สร้าง ตรวจสอบ และบำรุงรักษามาตรฐานการปกครอง (เช่น ชุดบทบาท กฎ และกระบวนการทำงานที่ทั้งทีมต้องปฏิบัติตามเมื่อใช้ Guru).
• ตรวจสอบการ์ดร่วมกัน.
• สร้าง "Collection Champions" แต่ละคนที่สามารถเป็นเจ้าของและรับผิดชอบต่อสุขภาพและการบำรุงรักษาของ Collection ของตน (เช่น Trust Scores การนำ Guru ไปใช้ การสร้างแม่แบบการ์ด ฯลฯ).
• ตรวจสอบรายการตรวจสอบการบำรุงรักษาของคณะกรรมการความรู้ ซึ่งอาจรวมถึง: การตรวจสอบและตรวจสอบแท็กใหม่/ไม่มีหมวดหมู่ ความก้าวหน้าในการตรวจสอบ การค้นหาผลิต/ไม่ผลิตผลลัพธ์ การ์ดที่เป็นที่นิยม แม่แบบการ์ด ฯลฯ.
• โพสต์ "เคล็ดลับ" ของ Guru ในเครื่องมือการสื่อสารของทีม.
• คอยสังเกตผู้ที่มีส่วนร่วมและผู้ใช้ที่ยอดเยี่ยมใน Slack หรือในการประกาศ.
  

‍

4. กำหนดมาตรฐานการปกครอง

• ดำเนินการตามแนวทางที่ชัดเจนสำหรับการสร้างเนื้อหา การตรวจสอบ และกระบวนการอนุมัติ.
• กำหนดการควบคุมเวอร์ชันผ่านการตรวจสอบและมาตรฐานเอกสาร.
• ตั้งค่าการตรวจสอบปกติเพื่อให้แน่ใจว่ามีการปฏิบัติตามและระบุจุดที่ต้องปรับปรุง.

‍

ตัวอย่างมาตรฐานการปกครอง

• คะแนนความไว้วางใจไม่ต่ำกว่า 80% ต่อ Collection.
• ช่วงเวลาการตรวจสอบเฉลี่ย: ทุกๆ ไตรมาสหรือบ่อยกว่านั้น.
• > 90% การนำไปใช้แบบรายเดือน.
• การ์ดที่ไม่ได้รับการตรวจสอบเป็นเวลา 60 วันจะถูกเก็บถาวร.
• การ์ดที่ไม่มีการเข้าชมในช่วง 180 วันที่ผ่านมา จะถูกเก็บถาวร.
• ผู้ตรวจสอบต้องเป็น SME บุคคลเดียวหรือกลุ่ม "[TEAM] Expert" ขนาดเล็กเสมอ.
• การ์ดจะต้องมีอย่างน้อยหนึ่งแท็ก ไม่เกินสี่แท็ก.
• ไม่มีการ์ดจะถูกสร้างขึ้นโดยไม่ถูกเพิ่มเข้าไปในอย่างน้อยหนึ่งโฟลเดอร์. หากมีข้อยกเว้น ตรวจสอบให้ชัดเจน.
• ตั้งความคาดหวังในหมู่ผู้ใช้ว่า Guru เป็นสถานที่แรกของทุกคนในการค้นหาความรู้.

‍

5. ให้การฝึกอบรมและทรัพยากร

• เสนอการฝึกอบรมและทรัพยากรที่ตอบสนองความต้องการที่หลากหลายของสมาชิกในคณะกรรมการและพนักงานของคุณ. เครื่องมือเหล่านี้บวกกับความรับผิดชอบที่ชัดเจนและมีเอกสารจะช่วยให้สมาชิกคณะกรรมการรู้สึกได้รับการสนับสนุนในบทบาทของพวกเขา.
  

‍

6. สนับสนุนการให้ข้อเสนอแนะแบบต่อเนื่องและการปรับปรุง

• ความโปร่งใสเป็นกุญแจสำคัญ—เผยแพร่รายงานเกี่ยวกับประสิทธิภาพการเก็บรวบรวมเป็นประจำโดยเน้นพื้นที่ที่ต้องการการปรับปรุงและเฉลิมฉลองความสำเร็จ.
• ใช้การแข่งขันหรือแรงจูงใจเพื่อกระตุ้นให้เกิดอาสาสมัครเพื่อรักษามาตรฐานที่สูง โดยมีรางวัลเล็กน้อย เช่น คูปองหรือของที่ระลึกของบริษัทเพื่อให้แรงจูงใจสูงขึ้น นี่ไม่เพียงแต่จะรับรู้ถึงความพยายามของพวกเขาเท่านั้น แต่ยังช่วยส่งเสริมให้ผู้อื่นมีส่วนร่วมในการรักษาความถูกต้องของเนื้อหาอย่างกระตือรือร้นอีกด้วย.
• ตรวจสอบและปรับปรุงแนวปฏิบัติในการจัดการความรู้ตามข้อเสนอแนะแบบต่อเนื่องและความต้องการที่เปลี่ยนแปลงไป.
• สนับสนุนวัฒนธรรมการปรับปรุงอย่างต่อเนื่องและการเรียนรู้.
• มีส่วนร่วมกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียระดับสูงเพื่อแสดงผลประโยชน์ของการเข้าร่วมในคณะกรรมการ ซึ่งช่วยยกระดับโปรไฟล์ของบุคคลที่เกี่ยวข้อง. 

‍
‍

‍

แม่แบบ: เอกสารคณะกรรมการความรู้

ใช้แม่แบบนี้เพื่อศูนย์กลางผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในคณะกรรมการความรู้ตามวัตถุประสงค์ของคณะกรรมการและวิธีที่คุณจะร่วมมือ. 

‍

การแนะนำ [ชื่อบริษัทของคุณ] คณะกรรมการความรู้

บันทึกภารกิจของคณะกรรมการความรู้ของคุณใน Guru Card.

คณะกรรมการความรู้คือกลุ่มตัวแทนจากแต่ละแผนกหรือทีมที่ใช้ Guru ซึ่งพบกันเป็นประจำเพื่อความร่วมมือ แบ่งปันแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด และรักษา Guru ไว้ในระดับสูงสุดเพื่อให้ตอบสนองความต้องการของแต่ละแผนก. บทความนี้ประกอบด้วย:

• เป้าหมายการบำรุงรักษา Guru
• มาตรฐานการปกครอง
• ความรับผิดชอบของคณะกรรมการ
• สมาชิกคณะกรรมการความรู้
• วิธีการสื่อสาร

‍

เป้าหมายการบำรุงรักษา Guru

เป็นประโยชน์ในการตั้งค่าความคาดหวังที่ชัดเจนสำหรับวิธีที่คุณต้องการให้ทีมเนื้อหาของคุณเข้าหาความรู้ของคุณใน Guru. ด้านล่างนี้เราแสดงชุดมาตรฐานตัวอย่าง (อย่าลังเลที่จะปรับให้เข้ากับทีมของคุณ).

เพื่อรักษาสินทรัพย์และเนื้อหาที่เชื่อถือได้ใน Guru เราจะคงมาตรฐานต่อไปนี้สำหรับการ์ดทุกใบและเนื้อหา:

• คะแนนความไว้วางใจไม่ต่ำกว่า 80%.
• ช่วงเวลาการตรวจสอบเฉลี่ย: ประมาณการเป็นรายไตรมาสหรือบ่อยกว่านั้น.
• การ์ด 80% จะต้องมีการแท็กเพื่อให้ง่ายต่อการค้นหา.
• การนำไปใช้งาน: >90%.

‍

มาตรฐานการจัดการ Guru

มาตรฐานการปกครองคือชุดบทบาท กฎ และกระบวนการทำงานที่สร้างขึ้นและนำไปใช้โดยคณะกรรมการความรู้ที่ทั้งทีมต้องปฏิบัติตามเมื่อใช้ Guru. ผู้เขียนการ์ดและเจ้าของ Collection ปฏิบัติตามมาตรฐานการปกครองเพื่อสร้างและจัดการความรู้ใน Guru. หมายเหตุ: หากคุณตัดสินใจว่าแต่ละทีมที่ใช้ Guru ควรมีกลยุทธ์การปกครองเฉพาะให้บันทึกใน Guru ตามนั้น!

• การ์ดที่ไม่ได้รับการตรวจสอบเป็นเวลา 30 วันจะถูกเก็บถาวร.
• การ์ดที่ไม่มีการเข้าชมในช่วง 180 วันที่ผ่านมาจะถูกเก็บถาวร.
• เนื้อหาต้องถูกเป็นเจ้าของ/หรือได้รับการตรวจสอบโดย
  • ทีม (vs. บุคคล) เป็นประโยชน์ในการกระจายความรับผิดชอบและทำให้การตรวจสอบรวดเร็วขึ้น (หลายมือทำให้การทำงานเบาลง); อย่างไรก็ตามต้องระวังเพื่อไม่ให้ผู้ใช้คิดว่า "คนอื่นในกลุ่มจะทำมัน".
  • บุคคล (vs. ทีม) เป็นประโยชน์ในการมอบความรับผิดชอบให้กับผู้เชี่ยวชาญที่แท้จริงและทำให้แน่ใจว่ามีส่วนร่วมอย่างแข็งขันเมื่อ "มันอยู่ที่คุณทั้งหมด".
• ไม่มีการ์ดจะถูกสร้างขึ้นโดยไม่มีแท็กที่เกี่ยวข้องอย่างน้อยหนึ่งแท็ก.
• ไม่มีการ์ดจะถูกสร้างขึ้นโดยไม่ถูกเพิ่มเข้าไปในอย่างน้อยหนึ่งโฟลเดอร์ บางข้อยกเว้นอาจมีได้.
• เจ้าของ Collection ทุกคนมีหน้าที่รับผิดชอบต่อการ์ดและโฟลเดอร์ภายใต้การดูแลของทีมของตน รวมถึงมาตรฐานข้างต้น.

‍

ความรับผิดชอบของคณะกรรมการความรู้

ตรวจสอบและดำเนินการเพื่อรักษามาตรฐานการปกครอง (ตัวอย่างอยู่ด้านล่าง).

• การมอบหมายเจ้าของโดเมนความรู้และทำให้พวกเขารับผิดชอบต่อสิ่งต่างๆ เช่น คะแนนความเชื่อมั่น การนำไปใช้ และการสร้างแม่แบบการ์ด.
• ตรวจสอบรายการตรวจสอบการบำรุงรักษาที่แนะนำและดำเนินการอย่างมีความหมายและสอดคล้องกับการวิเคราะห์ความรู้.
• ประชุมเป็นประจำ (เช่น ทุกเดือน) เพื่อประสานงานเกี่ยวกับโครงการการจัดการความรู้และเพิ่มคะแนน Trust Scores/adoption ภายใน.
• สื่อสารกับ CSM ของ Guru หรือมีส่วนร่วมกับGuru Community เพื่อขอคำปรึกษา.
• ช่วยสร้างวัฒนธรรมทีมที่เน้นความรู้โดยการเสริมว่าคือสถานที่แรกของทุกคนในการค้นหาข้อมูล.

‍

สมาชิกคณะกรรมการความรู้

ระบุผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในคณะกรรมการความรู้และบุคคลที่รับผิดชอบเพื่อให้สมาชิกในทีมรู้ว่าผู้ใดรับผิดชอบด้านการบำรุงรักษาและที่ตั้งของ SMEs.

‍

Collection Champion: บุคคลที่รับผิดชอบต่อสุขภาพและการจัดระเบียบของ Collection และทำให้มั่นใจว่า Collection สอดคล้องกับมาตรฐานที่สร้างขึ้นโดยคณะกรรมการความรู้. Champions อาจเป็นสมาชิกที่ทำงานอยู่ของคณะกรรมการความรู้หรือได้รับการแต่งตั้งจากคณะกรรมการ.

‍

ผู้เชี่ยวชาญด้านเนื้อหาระดับโฟลเดอร์: ไม่น่าจะเป็นผู้เข้าร่วมในการประชุมของคณะกรรมการความรู้ แต่สร้างและ/หรือจัดการเนื้อหาการ์ด. รับผิดชอบโดยหลักในการตอบคำถามเกี่ยวกับพื้นที่เนื้อหาของตนผ่าน Ask an Expert หรือ Slack และทำให้แน่ใจว่าโฟลเดอร์ของตนสอดคล้องกับมาตรฐานของ KC.

‍

‍

วิธีการสื่อสาร

ให้ความรู้แก่ที่ปรึกษาโดยการกำหนดวิธีการทำงานร่วมกันแบบพบหน้า (หรือทางออนไลน์) และแบบไม่ทันที ให้คำแนะนำสำหรับการทำงานอัตโนมัติเพื่อทำให้การบำรุงรักษาจัดการได้ง่าย

‍

มีข้อเสนอแนะแก่ที่ปรึกษาความรู้ของเราหรือไม่?

แชร์แนวคิดของคุณใน [แทรกชื่อช่อง Slack ตัวอย่างและลิงก์]

‍

ลิงก์ที่เกี่ยวข้อง

เช่น ลิงก์ไปยังโครงการนี้ในซอฟต์แวร์จัดการโครงการของคุณ

‍

เทมเพลต: เช็คลิสต์การบำรุงรักษาความรู้ของที่ปรึกษา

ใช้เทมเพลตนี้เป็นกลุ่มสำหรับที่ปรึกษาของคุณเพื่อติดตามสุขภาพของ Wiki และรักษาความรู้ในองค์กรของคุณใน Guru

‍

สุขภาพของการเก็บรวบรวม

เพื่อทำให้การบำรุงรักษาง่ายขึ้น โปรดพิจารณา:

• ตั้งค่าการทำงานอัตโนมัติของ Guru ด้วย Zapier หรือ Workato (เช่น, ส่งการอัปเดตคะแนนความไว้วางใจไปยัง Slack หรือ สร้างงานสำหรับการ์ดที่ยังไม่ผ่านการตรวจสอบในซอฟต์แวร์จัดการโครงการ)
• บันทึกการกรองผู้จัดการการ์ดเพื่อในการตรวจสอบการเก็บรวบรวมของคุณได้ง่ายขึ้น
• กำหนดเวลาการวิเคราะห์ Guru เพื่อให้ได้ข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับการเก็บรวบรวมของคุณ

‍

การบำรุงรักษารายสัปดาห์

จัดการคะแนนความไว้วางใจของการเก็บรวบรวม

• มีการ์ดที่ยังไม่ผ่านการตรวจสอบหรือไม่?
  • หากการ์ดยังไม่ผ่านการตรวจสอบ:
    • คลิกเพื่อดูช่วงการตรวจสอบของการ์ด
    • ตรวจสอบผู้ตรวจสอบ: ใครคือผู้ตรวจสอบการ์ดและบุคคลนั้นยังคงเป็นผู้เชี่ยวชาญด้านวิชาการที่ถูกต้องหรือไม่?
      • หากผู้ตรวจสอบถูกต้องให้ตรวจสอบกับเขาและเข้าใจว่าพวกเขาต้องการการสนับสนุนอะไรในการตรวจสอบการ์ดของตนอย่างทันท่วงที
      • หากผู้ตรวจสอบไม่ถูกต้องให้มอบหมายหมายไปยังผู้เชี่ยวชาญในองค์กรที่เกี่ยวข้องของคุณ
    • หากคุณไม่แน่ใจว่าควรให้ใครตรวจสอบการ์ดให้ใช้การแสดงความคิดเห็นของการ์ดแทนการสื่อสารกับผู้เขียน ผู้เชี่ยวชาญ หรือผู้ตรวจสอบใหม่เพื่อให้ทุกคนอยู่ในหน้าเดียวกัน
• ตรวจสอบเนื้อหาของการ์ด
  • หากผู้ตรวจสอบถูกต้อง (และเป็นคุณ!)—ตรวจสอบเนื้อหา ทุกอย่างในการ์ดนี้ยังเป็นปัจจุบันและถูกต้องอยู่หรือไม่? คุณต้องการแก้ไขบางส่วนของการ์ดหรือไม่?
• ตรวจสอบช่วงการตรวจสอบ
  • หากความรู้ในการ์ดนั้นไม่มีวันหมดอายุและไม่เปลี่ยนแปลงบ่อย (เช่น สถานที่ที่ชื่นชอบในการรับประทานอาหารกลางวันรอบสำนักงาน) คุณสามารถปรับช่วงแก้เวลาให้นานขึ้น (นี้จะตรวจสอบการ์ดโดยอัตโนมัติ)
  • ในผู้จัดการการ์ด ให้กรองการ์ดตาม: สถานะการตรวจสอบ > คือ > ไม่เชื่อถือ และวันที่ตรวจสอบล่าสุด > มากกว่า > 90 วันที่ผ่านมา
• มีคนดูการ์ดนี้หรือไม่?
  • คลิกที่จุดไข่ปลานอนแนวนอน("⋯") ที่ด้านบนของการ์ดเพื่อเปิดเมนู ตัวเลือกเพิ่มเติม และคลิกที่ การใช้งานและการวิเคราะห์ เพื่อดู "การดูการ์ดตามเวลา" หากไม่มีใครกำลังดูการ์ดนี้ให้พิจารณาเก็บรักษาเป็นความลับ
  • ในผู้จัดการการ์ด ค้นหาความรู้ที่ไม่ได้ใช้โดยการกรองการ์ดตาม: ถูกดูครั้งล่าสุด > มากกว่า > 180 วันที่ผ่านมา ค้นหาความรู้ที่ไม่เปลี่ยนแปลงโดยการกรองการ์ดตาม: วันที่แก้ไขล่าสุด > มากกว่า > 180 วันที่ผ่านมา

‍

จัดระเบียบเนื้อหา

• ตรวจสอบ "[Legacy] การ์ดที่ไม่มีบนกระดาน" ในผู้จัดการการ์ด—ตัดสินใจว่าการเปลี่ยนชื่อโฟลเดอร์นี้หรือย้ายการ์ดไปยังโฟลเดอร์ที่แตกต่างออกไปได้เหมาะสมหรือไม่ (โฟลเดอร์นี้สามารถพบได้ในพื้นที่ทำงาน Guru ที่สร้างขึ้นก่อนเดือนมิถุนายน 2023)
• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าไม่มีเนื้อหาซ้ำซ้อนโดยการตรวจจับเนื้อหาซ้ำ
• ใช้ตัวจัดการแท็กเพื่อตรวจสอบแท็กใหม่/ที่ไม่มีหมวดหมู่

‍

สนับสนุนการใช้ Guru

• ตรวจสอบ การวิเคราะห์สำหรับการ์ดที่ได้รับความนิยม (ถูกดู) และประกาศให้กับทีม (โพสต์ใน Slack หรือใช้การประกาศ)
• เฉลิมฉลองผู้ใช้การ์ดชั้นนำใน Slack

‍

การบำรุงรักษารายเดือน

กำหนดโครงสร้างเนื้อหา

• ตรวจสอบประสบการณ์การรวบรวมของคุณ—โครงสร้างโฟลเดอร์ในการรวบรวมของคุณเข้าท่าหรือไม่สำหรับผู้ที่ดูการรวบรวมเป็นครั้งแรก?

‍

อัปเดตสิทธิ์

• ผู้เชี่ยวชาญด้านวิชาเอกที่สร้างเนื้อหาในหมวดหมู่ของคุณอยู่ในกลุ่ม Guru ที่เหมาะสมพร้อมบทบาทที่เหมาะสมหรือไม่?
• มีความรู้ส่วนตัวที่กลุ่มอื่นจำเป็นต้องเข้าถึงหรือไม่? หากเป็นเช่นนั้นให้ปรับสิทธิ์โฟลเดอร์

‍

เติมเต็มช่องว่างด้านความรู้

• ดูที่การวิเคราะห์การใช้งานความรู้โดยเฉพาะการค้นหาที่ไม่มีผลลัพธ์ มีการ์ดที่สามารถสร้างจากช่องว่างเหล่านี้หรือไม่?
  • กำหนดให้ผู้เขียนสร้างเนื้อหาเพื่อเติมเต็มช่องว่างเหล่านี้