{{spacer-78}}

Problem

Zarządzanie wiedzą w organizacjach może często stać się chaotyczne i nieefektywne. Bez ustrukturyzowanego podejścia ważne informacje mogą stać się przestarzałe, niespójne lub niedostępne. Brak organizacji może prowadzić do spadku wydajności, nieporozumień i frustracji wśród pracowników.

Rozwiązanie

Utworzenie Rady Wiedzy może usprawnić procesy zarządzania wiedzą i zapewnić, że informacje pozostaną dokładne, adekwatne i łatwo dostępne. Rada Wiedzy jest dedykowaną grupą odpowiedzialną za nadzorowanie tworzenia, utrzymania i zarządzania wiedzą w organizacji. Dzięki narzędziu, jakim jest Guru, oraz właściwym interesariuszom zjednoczonym wokół wspólnej wizji, twoja organizacja zacznie dostrzegać natychmiastowe zyski efektywności i skuteczności wynikające z programu zarządzania wiedzą.

Oto najlepsze praktyki dotyczące formowania Rady Wiedzy i stworzenia standardów zarządzania, wraz z wskazówkami od naszych klientów z branży.‍

‍

1. Zdefiniuj cel i cele

• Wyraźnie określ misję i cele Rady Wiedzy.
• Dostosuj cele rady do ogólnych celów strategicznych organizacji.
• Upewnij się, że cel jest dobrze komunikowany do wszystkich interesariuszy.

‍

2. Zbierz odpowiedni zespół

• Zidentyfikuj kluczowych interesariuszy, personel wspierający i ekspertów tematycznych z różnych działów. W formalnych lub de facto rolach wsparcia, zarządzanie wiedzą jest kluczowe dla zapewnienia ciągłości doświadczenia i informacji w zespołach.
• Zadbaj o różnorodne przedstawicielstwo ról i wiedzy, aby pokryć wszystkie aspekty zarządzania wiedzą.
• Wyznacz dedykowanego lidera lub koordynatora rady, aby prowadził inicjatywy i utrzymywał fokus na celach.

‍

3. Zdefiniuj obowiązki

Każda rada jest inna, z różnymi perspektywami i zastosowaniami, więc lista obowiązków jest wysoce sytuacyjna. Typowe przykłady to:

• Utwórz Statut Rady Wiedzy
• Spotykaj się regularnie (tj. co miesiąc), aby koordynować strategie i projekty zarządzania wiedzą.
• Twórz, monitoruj i utrzymuj standardy zarządzania (tj. zestaw ról, zasad i procesów, które zespół przestrzega przy korzystaniu z Guru).
• Weryfikuj Karty razem.
• Twórz indywidualnych "Mistrzów Kolekcji", którzy mogą przejąć odpowiedzialność i accountability za zdrowie i utrzymanie ich Kolekcji (tj. Wskaźniki zaufania, przyjęcie Guru, tworzenie szablonów Kart itd.).
• Przejdź przez przykładową listę kontrolną utrzymania Rady Wiedzy, która może obejmować: sprawdzanie i przeglądanie nowe/niekategoryzowane tagi, postęp weryfikacji, wyszukiwania, które przynoszą/nie przynoszą wyników, popularne Karty, szablony Kart itd.
• Publikuj "wskazówki" Guru w narzędziach komunikacji zespołowej.
• Wyróżnij wspaniałych współpracowników i użytkowników wiedzy na Slacku lub w ogłoszeniach.
  

‍

4. Ustal standardy zarządzania

• Wprowadź jasne wytyczne dotyczące tworzenia, przeglądu i procesów zatwierdzania treści.
• Zdefiniuj kontrolę wersji poprzez standardy weryfikacji i dokumentacji.
• Ustaw regularne audyty, aby zapewnić zgodność i zidentyfikować obszary do poprawy.

‍

Przykłady standardów zarządzania

• Wskaźnik zaufania nie niższy niż 80% na Kolekcję.
• Średni interwał weryfikacji: kwartalnie lub częściej.
• > 90% miesięczne przyjęcie.
• Karty, które pozostają niezweryfikowane przez 60 dni, będą archiwizowane.
• Karty bez wyświetleń w ciągu ostatnich 180 dni będą archiwizowane.
• Weryfikatorzy muszą zawsze być indywidualnym ekspertem tematycznym lub małą grupą "[ZESPÓŁ] Ekspertów".
• Karty muszą mieć przynajmniej jeden tag, nie więcej niż cztery tagi.
• Żadna Karta nie może być stworzona bez dodania do przynajmniej jednego folderu. Jeśli dotyczą wyjątki, sformułuj je.
• Ustawić oczekiwania wśród użytkowników, że Guru to pierwsze miejsce, gdzie można szukać wiedzy.

‍

5. Zapewnij szkolenia i zasoby

• Oferuj sesje szkoleniowe i zasoby, które odpowiadają różnorodnym potrzebom członków rady i pracowników. Narzędzia te, w połączeniu z jasnymi, udokumentowanymi obowiązkami, pomagają członkom rady czuć się wspieranymi w swoich rolach.
  

‍

6. Zachęć do informacji zwrotnej i ciągłego doskonalenia

• Przejrzystość to klucz—regularnie publikuj raporty dotyczące wydajności zbiorów, wskazując obszary wymagające poprawy oraz celebrując sukcesy.
• Użyj konkursów lub nagród, aby zachęcić wolontariuszy do utrzymania wysokich standardów, z niewielkimi nagrodami, takimi jak bony lub gadżety firmowe, aby utrzymać wysoki poziom motywacji. To nie tylko docenia ich wysiłki, ale także zachęca innych do aktywnego udziału w utrzymaniu dokładności treści.
• Regularnie przeglądaj i aktualizuj praktyki zarządzania wiedzą w oparciu o informacje zwrotne i zmieniające się potrzeby.
• Promuj kulturę ciągłego doskonalenia i uczenia się.
• Zaangażuj wyższych interesariuszy, aby pokazać korzyści z udziału w radzie, podnosząc tym samym profil zaangażowanych osób.

‍
‍

‍

Szablon: Statut Rady Wiedzy

Użyj tego szablonu, aby skupić interesariuszy Rady Wiedzy wokół celu rady i sposobu, w jaki będziecie współpracować.

‍

Wprowadzenie Rady Wiedzy [nazwa twojej firmy]

Udokumentuj misję swojej Rady Wiedzy w Karkach Guru.

Rada Wiedzy to grupa przedstawicieli z każdego działu lub zespołu, którzy korzystają z Guru, którzy spotykają się regularnie, aby współpracować, dzielić się najlepszymi praktykami i utrzymywać Guru na najwyższym poziomie, aby zapewnić zaspokojenie potrzeb każdego działu. Ten artykuł zawiera:

• Cele utrzymania Guru
• Standardy zarządzania
• Obowiązki rady
• Członkowie Rady Wiedzy
• Metody komunikacji

‍

Cele utrzymania Guru

Użyteczne jest ustalenie jasnych oczekiwań co do tego, jak chcecie, aby wasz zespół treści podchodził do wiedzy w Guru. Poniżej wymieniamy przykładowy zestaw standardów (możesz je dostosować do swojego zespołu).

Aby zachować zaufany materiał i treści w Guru, podtrzymamy następujące standardy dla wszystkich Kart i treści:

• Wskaźnik zaufania nie niższy niż 80%.
• Średni interwał weryfikacji: kwartalnie lub częściej.
• 80% Kart jest otagowanych dla łatwego wyszukiwania.
• Przyjęcie użytkowników: >90%.

‍

Standardy zarządzania Guru

Standardy zarządzania to zestaw ról, reguł i procesów stworzone i wdrożone przez radę wiedzy, których cały zespół przestrzega przy korzystaniu z Guru. Autorzy Kart i właściciele Kolekcji przestrzegają standardów zarządzania, aby tworzyć i zarządzać wiedzą w Guru. Uwaga: Jeśli zdecydujesz, że każdy indywidualny zespół korzystający z Guru powinien mieć swoją unikalną strategię zarządzania, udokumentuj to w Guru!

• Karty, które nie są zweryfikowane przez 30 dni, będą archiwizowane.
• Karty bez wyświetleń w ciągu ostatnich 180 dni będą archiwizowane.
• Treść musi być własnościowo/zweryfikowana przez
  • Zespół (vs. indywidualny) Przydatne do rozłożenia odpowiedzialności i szybszej weryfikacji (wiele rąk czyni pracę lżejszą); jednak uważaj, aby użytkownicy nie myśleli, że "ktoś inny w grupie to zrobi".
  • Indywidualny (vs. zespół) Przydatne do nałożenia odpowiedzialności na rzeczywistego ekspert, zapewniając aktywny udział, ponieważ "wszystko leży na tobie".
• Żadna Karta nie może być stworzona bez przynajmniej jednego tagu.
• Żadna Karta nie może być stworzona bez dodania do przynajmniej jednego folderu, mogą mieć zastosowanie pewne wyjątki.
• Wszyscy właściciele Kolekcji są odpowiedzialni za Karty i foldery pod swoją własnością zespołową, w tym powyższe standardy.

‍

Obowiązki Rady Wiedzy

Sprawdzaj i podejmuj działania, aby utrzymać standardy zarządzania (przykłady wymienione poniżej).

• Przydziel właścicieli obszarów wiedzy i pociągnij ich do odpowiedzialności za takie elementy, jak Wskaźniki zaufania, przyjęcie i tworzenie szablonów Kart.
• Przechodząc przez sugerowaną listę kontrolną utrzymania i podejmując spójne i konsekwentne działania w oparciu o analitykę wiedzy.
• Spotykaj się regularnie (tj. co miesiąc), aby koordynować projekty zarządzania wiedzą i poprawiać wewnętrzne wskaźniki zaufania/tempa przyjęcia.
• Komunikuj się z Twoim Guru CSM lub angażuj się w Społeczność Guru w celu konsultacji.
• Pomóż w budowaniu kultury zespołowej wokół wiedzy, podkreślając, że Guru jest pierwszym miejscem, w którym wszyscy powinni szukać informacji.

‍

Członkowie Rady Wiedzy

Zidentyfikuj interesariuszy Rady Wiedzy i odpowiedzialne osoby, aby członkowie zespołu wiedzieli, kto jest odpowiedzialny za działania utrzymaniowe i gdzie znaleźć ekspertów tematycznych.

‍

Mistrz Kolekcji: Osoba odpowiedzialna za zdrowie i organizację Kolekcji oraz zapewnienie, że Kolekcja spełnia standardy stworzone przez Radę Wiedzy. Mistrzowie mogą być aktywnymi członkami Rady Wiedzy lub być powołany przez radę.

‍

Eksperci tematyczni na poziomie folderu: Prawdopodobnie nie uczestniczą w spotkaniach Rady Wiedzy, ale tworzą i/lub zarządzają treściami Kart. Odpowiedzialni przede wszystkim za odpowiedzi na pytania dotyczące ich obszaru zawartości poprzez "Zapytaj eksperta" lub Slack i za zapewnienie, że ich folder spełnia standardy KC.

‍

‍

Metody komunikacji

Zaangażuj swoją radę wiedzy, definiując sposoby współpracy na żywo (lub wirtualnie) oraz asynchronicznie. Zaoferuj rekomendacje dotyczące zautomatyzowanych przepływów pracy, aby ułatwić konserwację.

‍

Masz uwagi dla naszej Rady Wiedzy?

Podziel się swoimi pomysłami w [wstaw nazwę i link do kanału Slack].

‍

Powiązane linki

T.j. link do tego projektu w swoim oprogramowaniu do zarządzania projektami.

‍

Szablon: Lista kontrolna konserwacji Rady Wiedzy

Użyj tego szablonu, aby jako grupa monitorować zdolność Wiki i utrzymywać wiedzę swojej organizacji w Guru.

‍

Stan zbioru

Aby ułatwić konserwację, rozważ:

• Skonfigurowanie zautomatyzowanych przepływów pracy Guru z Zapier lub Workato (t.j. wysyłanie aktualizacji wyniku zaufania do Slacka lub Tworzenie zadań dla niezweryfikowanych kart w oprogramowaniu do zarządzania projektami)
• Zapisanie filtra menedżera kart, aby łatwo przeglądać swoją kolekcję.
• Zaplanowanie raportów analitycznych Guru, aby uzyskać informacje na temat swojej kolekcji.

‍

Miesięczna konserwacja

Zarządzanie wynikiem zaufania kolekcji

• Czy są jakieś niezweryfikowane karty?
  • Jeśli karta jest niezweryfikowana:
    • Kliknij, aby zobaczyć interwał weryfikacji karty.
    • Sprawdź weryfikatora: Kto jest weryfikatorem karty i czy ta osoba nadal jest odpowiednim ekspertem w danej dziedzinie?
      • Jeśli weryfikator jest poprawny, skontaktuj się z nim i zrozum, jakiego wsparcia potrzebuje, aby na czas zweryfikować swoje karty
      • Jeśli weryfikator jest niepoprawny, przypisz go do eksperta w swojej kolekcji
    • Jeśli nie jesteś pewien, kto powinien zweryfikować kartę, użyj komentowania karty, aby skontaktować się z autorem, ekspertem lub nowym weryfikatorem, aby wszyscy byli w jednym nurcie
• Sprawdź treść karty
  • Jeśli weryfikator jest poprawny (i to ty!)—sprawdź treść. Czy wszystko w tej karcie jest nadal aktualne i dokładne? Czy musisz edytować niektóre części karty?
• Sprawdź interwał weryfikacji
  • Jeśli wiedza zawarta w karcie jest ponadczasowa i nie zmienia się często (np. ulubione miejsca na lunch w pobliżu biura), możesz dostosować interwał do dłuższego czasu (to automatycznie zweryfikuje kartę).
  • W menedżerze kart filtruj karty według: Stan weryfikacji > jest > Niezaufany I Data ostatniej weryfikacji > więcej niż > 90 dni temu.
• Czy ludzie przeglądają tę kartę?
  • Kliknij poziome elipsy ("⋯") u góry karty, aby otworzyć menu Więcej opcji i kliknij Użycie i analizy. aby zobaczyć "Wyświetlenia kart w czasie". Jeśli nikt nie przegląda tej karty, rozważ jej zarchiwizowanie.
  • W menedżerze kart znajdź nieużytą wiedzę, filtrując karty według: Ostatnio oglądane > Więcej niż > 180 dni temu. Znajdź statyczną wiedzę, filtrując karty według: Data ostatniej modyfikacji > więcej niż > 180 dni temu.

‍

Zorganizuj treść

• Sprawdź "[Legacy] Karty nie na tablicy" w menedżerze kart—zdecyduj, czy sensowne jest zmiana nazwy tego folderu lub przeniesienie kart do innego folderu. (Ten folder można znaleźć tylko w przestrzeniach roboczych Guru stworzonych przed czerwcem 2023 roku.)
• Upewnij się, że nie ma duplikatów treści, korzystając z detekcji duplikatów.
• Użyj menedżera tagów, aby sprawdzić nowe/niekategoryzowane tagi.

‍

Zachęcaj do korzystania z Guru

• Przejrzyj analizy najpopularniejszych (przeglądanych) kart i reklamuj je zespołowi (opublikuj w Slacku lub użyj ogłoszenia).
• Świętuj użytkowników kart w Slacku.

‍

Miesięczna konserwacja

Struktura treści

• Przejdź przez swoje doświadczenie z kolekcją—czy struktura folderów w twojej kolekcji ma sens dla kogoś, kto przegląda twoją kolekcję po raz pierwszy?

‍

Zaktualizuj uprawnienia

• Czy eksperci, którzy tworzą treści w Twoich kolekcjach, są w odpowiednich grupach Guru z odpowiednimi rolami?
• Czy istnieje prywatna wiedza, do której inne grupy muszą mieć dostęp? Jeśli tak, dostosuj uprawnienia folderu.

‍

Wypełnij luki w wiedzy

• Zobacz analizy wykorzystania wiedzy, szczególnie wyszukiwania, które nie dały wyników. Czy istnieje karta, która mogłaby być stworzona w oparciu o te luki?
  • Przypisz autorów do tworzenia treści na wypełnienie tych luk.