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문제

조직 내의 지식 관리는 종종 혼란스럽고 비효율적이 될 수 있습니다. 구조화된 접근 방식이 없으면 중요한 정보가 구식이 되거나 일관성이 없거나 접근할 수 없게 될 수 있습니다. 이런 조직 부족은 생산성 감소, 잘못된 의사소통 및 직원 간의 불만으로 이어질 수 있습니다.

해결책

지식 위원회를 설립하면 지식 관리 프로세스를 간소화하고 정보가 정확하고 관련성이 있으며 쉽게 접근할 수 있도록 보장할 수 있습니다. 지식 위원회는 조직 내의 지식 창출, 유지 및 관리에 대한 책임이 있는 전담 그룹입니다. Guru와 같은 도구와 공통 비전 주위에 결속된 이해당사자들이 함께한다면, 귀하의 조직은 지식 프로그램에서 즉각적인 효율성과 효과성을 얻기 시작할 것입니다.

여기 지식 위원회를 구성하고 거버넌스 기준을 만드는 최고의 관행과 고객의 팁이 있습니다.‍

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1. 목적 및 목표 정의

• 지식 위원회의 사명과 목표를 명확하게 설명합니다.
• 위원회의 목표를 조직의 전체 전략적 목표와 일치시킵니다.
• 목적이 모든 이해당사자에게 잘 전달되도록 합니다.

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2. 올바른 팀 조합

• 핵심 이해당사자, 실행 인력 및 다양한 부서의 전문가를 식별합니다. 형식적이거나 사실상 운영하는 역할에서 지식 관리는 팀 간의 경험과 정보의 연속성을 보장하는 데 중요합니다.
• 지식 거버넌스의 모든 측면을 포괄할 수 있도록 다양한 역할과 전문성을 보장합니다.
• 위원회에 대한 원동력을 주고 목표에 집중할 수 있도록 전담 리더 또는 코디네이터를 임명하십시오.

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3. 책임 정의

각 위원회는 서로 다른 관점과 사용 사례가 대표되므로 책임 목록은 매우 상황dependent입니다. 전형적인 예는 다음과 같습니다:

• 지식 위원회 헌장를 작성합니다.
• 정기적으로 (즉, 매월) 지식 관리 전략 및 프로젝트를 조정하기 위해 회의합니다.
• 지식 관리에 있어 팀 전체가 사용하는 역할, 규칙 및 작업 흐름 집합을 다룰 수 있도록 거버넌스 기준을 만들고 모니터링하며 유지합니다.
• 카드를 함께 검증합니다.
• 각각의 "컬렉션 챔피언"을 만들어 자신의 컬렉션의 건강과 유지권을 책임지는 사람으로 지정합니다 (즉, 신뢰 점수, Guru 채택, 카드 템플릿 작성 등).
• 샘플 지식 위원회 유지 관리 체크리스트를 통해 확인합니다: 새로운/분류되지 않은 태그 확인 및 검증 진행 상황, 검색 여부 등을 확인합니다.
• 팀 커뮤니케이션 도구에서 Guru의 "팁"을 게시합니다.
• 훌륭한 지식 기여자와 소비자를 Slack이나 공지사항에서 부각시킵니다.
  

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4. 거버넌스 기준 설정

• 콘텐츠 작성, 검토 및 승인 프로세스를 위한 명확한 지침을 구현합니다.
• 검증 및 문서화 기준을 통해 버전 관리를 정의합니다.
• 정기적인 감사를 설정하여 준수 여부를 확인하고 개선할 수 있는 영역을 식별합니다.

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거버넌스 기준의 예

• 컬렉션당 신뢰 점수는 80% 미만이 되어서는 안 됩니다.
• 평균 검증 간격: 분기별 또는 더 자주.
• > 90% 월간 채택률.
• 60일 동안 검증되지 않은 카드는 보관됩니다.
• 180일 동안 조회되지 않은 카드는 보관됩니다.
• 검증자는 항상 개별 SME 또는 소규모 "[팀] 전문가" 그룹이어야 합니다.
• 카드는 적어도 하나의 태그를 가져야 하며, 네 개의 태그는 넘지 않아야 합니다.
• 모든 카드는 적어도 하나의 폴더에 추가되지 않으면 생성될 수 없습니다. 예외 사항이 적용되는 경우, 구체적으로 명시하십시오.
• Guru가 모든 사람이 지식을 검색하는 첫 번째 장소라는 기대를 사용자들에게 설정합니다.

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5. 교육 및 자료 제공

• 위원회의 다양한 요구에 맞춘 교육 세션 및 자료를 제공합니다. 이 도구들에 명확하게 문서화된 책임이 추가되면 위원회 구성원들이 자신의 역할에서 지원을 느낄 수 있습니다.
  

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6. 피드백과 지속적인 개선 장려

• 투명성이 핵심입니다. - 수집 성과에 대한 보고서를 정기적으로 게시하고 개선이 필요한 영역을 강조합니다.
• 자원봉사자들이 높은 기준을 유지하도록 장려하며 소규모 보상으로 동기를 부여합니다. - 이러한 보상은 그들의 노력을 인정할 뿐만 아니라 다른 사람들이 콘텐츠의 정확성을 유지하는 데 적극적으로 참여하도록 유도합니다.
• 피드백과 변화하는 요구에 따라 지식 관리 관행을 정기적으로 검토 및 업데이트 합니다.
• 지속적인 개선과 학습의 문화를 촉진합니다.
• 고위 이해당사자를 참여시켜 위원회 참여의 이점을 입증하고 구성원들의 프로필을 높입니다. 

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템플릿: 지식 위원회 헌장

이 템플릿을 사용하여 지식 위원회 이해당사자들을 위원회의 목적과 협업 방안으로 모읍니다. 

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[회사 이름] 지식 위원회 소개

지식 위원회의 사명을 Guru 카드에 문서화 합니다.

지식 위원회는 Guru를 사용하는 각 부서의 대표들로 구성된 그룹으로, 정기적으로 만나 협력하고 최선의 관행을 공유하며 Guru가 각 부서의 필요를 충족하는지 확인하기 위해 최고 수준으로 유지합니다. 이 기사는 다음을 포함합니다:

• Guru 유지 관리 목표
• 거버넌스 기준
• 위원회 책임
• 지식 위원회 구성원
• 커뮤니케이션 방법

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Guru 유지 관리 목표

팀의 지식에 대한 접근 방식을 명확히 설정하려고 합니다. 아래는 표준의 예시를 나열합니다 (필요에 따라 팀에 맞게 조정하십시오).

Guru에서 신뢰할 수 있는 자료와 콘텐츠를 유지하기 위해, 우리는 모든 카드 및 콘텐츠에 대해 다음 기준을 준수할 것입니다:

• 신뢰 점수는 80% 이상이어야 합니다.
• 평균 검증 간격: 분기 이상.
• 80%의 카드에 태그가 부착되어 있어 검색이 용이합니다.
• 사용자 채택률: >90%.

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Guru 거버넌스 기준

거버넌스 기준은 지식 위원회에 의해 구성된 역할, 규칙 및 작업 흐름 집합으로, 팀 전체가 Guru 사용시 준수해야 합니다. 카드 저자 및 컬렉션 소유자는 거버넌스 기준을 준수하여 Guru에서 지식을 생성하고 관리합니다. 참고: 각 팀이 고유한 거버넌스 전략을 가져야 할 경우, Guru에 그에 대한 문서를 작성하십시오!

• 30일 동안 검증되지 않은 카드는 보관됩니다.
• 180일 동안 조회되지 않은 카드는 보관됩니다.
• 콘텐츠는 소유/검증되어야 합니다.
  • 팀 (개인이 아닌) 소유권을 분산시키고 검증 속도를 높이기 위해 유용합니다 (많은 손이 적은 일을 만든다); 그러나 사용자가 "그룹의 누군가가 하겠지"라고 생각하지 않도록 주의하십시오.
  • 개인 (팀과 대비될 때) 실제 전문가에게 책임을 부과하고 "전부 너의 몫"이라는 간접적인 참여를 보장하는 데 유용합니다.
• 최소 하나의 태그가 연관되지 않으면 카드를 만들 수 없습니다.
• 최소 하나의 폴더에 추가되지 않으면 카드를 만들 수 없습니다. 일부 예외가 적용될 수 있습니다.
• 모든 컬렉션 소유자는 자신이 소유한 카드와 폴더, 최고 기준을 준수해야 합니다.

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지식 위원회 책임

거버넌스 기준 유지 및 관련된 조치를 취합니다 (아래 예시 참고).

• 지식 영역 소유자를 지정하고 신뢰 점수, 채택률, 카드 템플릿 작성과 같은 항목에 대해 책임을 부여합니다.
• 추천 유지 관리 체크리스트를 검토하고 지식 분석에 일관성 있고 응집력 있는 조치를 취합니다.
• 정기적으로 회의 (예: 매월)하여 지식 관리 프로젝트를 조정하고 내부 신뢰 점수/채택률을 높입니다.
• Guru CSM과의 의사소통 또는 Guru 커뮤니티와의 상호 작용을 통한 상담.
• 지식에 대한 팀 문화를 구축하고 Guru가 모든 사람이 정보를 검색하는 첫 번째 장소로 작용하도록 강화합니다.

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지식 위원회 구성원

지식 위원회의 이해당사자 및 책임자를 식별하여 팀원이 유지 관리 활동의 책임자를 아는 것입니다.

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컬렉션 챔피언: 컬렉션의 건강과 조직을 책임지고 지식 위원회가 수립한 기준을 따르는 사람. 챔피언들은 지식 위원회의 활동적인 회원일 수도 있고 위원회에 의해 배정될 수도 있습니다.

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폴더 수준 SME: 지식 위원회 회의 참석 가능성이 낮지만 카드 콘텐츠를 생성 및/또는 관리합니다. 주로 Ask an Expert 또는 Slack을 통해 자신의 콘텐츠 영역에 대한 질문에 답변하고 자신의 폴더가 KC의 기준을 충족하는지 확인하는 책임을 집니다.

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의사 소통 방법

대면(또는 가상) 및 비동기적으로 협력할 수 있는 방법을 정의하여 지식 위원회에 참여하도록 유지하세요. 유지 관리를 용이하게 하기 위해 자동화된 워크플로에 대한 권장 사항을 제시하세요.

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지식 위원회에 대한 피드백이 있으신가요?

[ 예시 슬랙 채널 이름 및 링크 삽입]에 아이디어를 공유하세요.

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관련 링크

즉. 귀하의 프로젝트 관리 소프트웨어에서 이 프로젝트에 대한 링크입니다.

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템플릿: 지식 위원회 유지 관리 체크리스트

이 템플릿을 그룹으로 사용하여 귀하의 위원회에서 위키 건강을 모니터링하고 귀하 조직의 지식을 Guru에서 유지 관리하십시오.

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컬렉션 건강

유지 관리를 쉽게 만들기 위해, 다음을 고려하세요:

• Zapier 또는 Workato를 사용한 자동화된 Guru 워크플로 설정(예를 들어, 슬랙에서 신뢰 점수 업데이트 전송 또는 프로젝트 관리 소프트웨어의 확인되지 않은 카드를 위한 작업 생성)
• 카드 관리자 필터를 저장하여 컬렉션을 쉽게 검토하십시오.
• 컬렉션에 대한 통찰력을 얻기 위해 Guru 분석 보고서를 예약하세요.

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주간 유지 관리

컬렉션 신뢰 점수 관리

• 확인되지 않은 카드가 있습니까?
  • 카드가 확인되지 않은 경우:
    • 카드의 확인 간격 을 보려면 클릭하세요.
    • 검증자 확인: 카드의 검증자는 누구이며, 그 사람이 여전히 적절한 주제 전문가인지요?
      • 검증자가 올바른 경우, 그들과 확인하여 적시에 카드를 확인하는 데 필요한 지원을 이해하십시오.
      • 검증자가 부정확한 경우, 귀하의 각 컬렉션의 전문가에게 다시 할당하십시오.
    • 누구에게 카드 검증을 요청해야 할지 모르겠다면 카드 댓글 기능을 사용하여 저자, 전문가 또는 새로운 검증자와 소통하여 모두를 같은 페이지에 가져오세요.
• 카드의 내용을 확인하세요.
  • 검증자가 정확한 경우(그리고 그게 당신이라면!) - 내용을 검토하세요. 이 카드의 모든 것이 여전히 최신이고 정확합니까? 카드의 특정 부분을 편집해야 하나요?
• 확인 간격을 확인하세요.
  • 카드의 지식이 일회성인지 자주 변경되지 않는다면(예: 사무실 주변 점심 먹기 좋은 장소), 간격을 더 긴 시간으로 조정할 수 있습니다(이렇게 하면 카드가 자동으로 확인됩니다).
  • 카드 관리자에서 카드 필터링: 검증 상태 > 미신뢰됨 및 마지막 검증일 > 90일 전보다 더 많음.
• 사람들이 이 카드를 보고 있습니까?
  • 카드 상단의 수평 줄점(“⋯”)을 클릭하여 더 많은 옵션 메뉴를 열고 사용 및 분석을 클릭하세요. "시간이 지남에 따라 카드 조회수"를 확인하려면 클릭하세요. 아무도 이 카드를 보고 있지 않다면, 보관하는 것을 고려하세요.
  • 카드 관리에서 사용되지 않는 지식을 찾으려면 카드 필터링: 마지막 조회 > 180일 전보다 더 많이 합니다. 정적 지식을 찾으려면 카드 필터링: 마지막 수정일 > 180일 전보다 더 많이 합니다.

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콘텐츠 구성

• 카드 관리자에서 "[레거시] 카드가 보드에 없음"을 확인하고 이 폴더의 이름을 바꾸거나 카드를 다른 폴더로 옮기는 것이 적절한지 결정하세요. (이 폴더는 2023년 6월 이전에 생성된 Guru 작업공간에서만 찾을 수 있습니다.)
• 중복 감지를 사용하여 중복 콘텐츠가 없는지 확인하세요.
• 태그 관리자를 사용하여 새로운/범주화되지 않은 태그를 확인하세요.

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Guru의 사용을 장려하세요.

• 가장 인기 있는(조회수) 카드들에 대한 분석을 검토하고 팀에 광고하십시오(슬랙에 게시하거나 발표를 사용하세요).
• 슬랙에서 상위 카드 사용자들을 기념하세요.

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월간 유지 관리

콘텐츠 구조화

• 귀하의 컬렉션 경험을 살펴보세요 - 귀하의 컬렉션의 폴더 구조가 처음 보는 사람에게 의미가 있습니까?

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권한 업데이트

• 귀하의 컬렉션에서 콘텐츠를 생성하는 주제 전문가가 적절한 Guru 그룹 및 적절한 역할을 가지고 있습니까?
• 다른 그룹이 액세스해야 할 개인 지식이 있습니까? 그렇다면 폴더 권한을 조정하십시오.

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지식 격차 채우기

• 검색 결과가 없는 지식 사용 분석을 확인하세요. 이러한 격차를 기반으로 생성될 수 있는 카드가 있습니까?
  • 이러한 격차를 메우기 위해 콘텐츠를 생성할 저자를 지정하십시오.