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問題是？

組織內的知識管理常常變得混亂且效率低下。 沒有結構化的方法，重要的信息可能會變得過時、不一致或無法訪問。 這種缺乏組織會導致生產力下降、誤傳和員工挫折感。

解決方案

建立知識委員會可以簡化知識管理流程，確保信息保持準確、相關且易於訪問。 知識委員會是一個專責小組，負責監控組織內知識的創建、維護和管理。 有了像 Guru 的工具和正確的利益相關者團結在共同願景下，您的組織將開始看到來自知識計劃的即時效率和效果提升。

以下是形成知識委員會和創建管理標準的最佳實踐，並附上我們來自各地客戶的建議。 ‍

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1. 定義目的和目標

• 清楚地闡述知識委員會的使命和目標。
• 使委員會的目標與組織的整體戰略目標對齊。
• 確保目的向所有利益相關者充分傳達。

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2. 組建合適的團隊

• 識別關鍵利益相關者、促進人員和不同部門的主題專家。 在正式或事實上的促進角色中，知識管理對確保跨團隊經驗和信息的持續性至關重要。
• 確保代表多樣化的角色和專業知識，以涵蓋知識治理的所有方面。
• 指派一位專責領導或協調員，負責推動委員會的倡議並保持對目標的關注。

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3. 定義責任

每個委員會都是不同的，代表著不同的觀點和用例，因此責任清單高度具體情境相關。 典型的例子包括：

• 創建一個 知識委員會章程
• 定期會議（例如，每月）以協調知識管理策略和項目。
• 創建、監控和維護治理標準（即整個團隊在使用 Guru 時遵循的角色、規則和工作流程的集合）。
• 一起驗證卡片。
• 創建個別的“集合冠軍”，負責他們的集合的健康和維護（即 信任分數、Guru 採納情況、卡片模板創建等）。
• 通過示範知識委員會 維護清單，這可能包括：檢查和審查新/未分類標籤、驗證進度、搜索產生/未產生結果、流行卡片、卡片模板等等。
• 在團隊通信工具中發佈 Guru 的“提示”。
• 在 Slack 上或在公告中指出優秀的知識貢獻者和使用者。
  

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4. 建立治理標準

• 為內容創建、審查和批准過程實施明確的指導方針。
• 通過驗證和文件標準來定義版本控制。
• 設置定期審核以確保合規並識別改進領域。

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治理標準的例子

• 每個集合的信任分數不得低於80%。
• 平均驗證間隔：每季度或更頻繁。
• > 90% 的月度採納。
• 未驗證60天的卡片將被歸檔。
• 在過去180天內沒有查看的卡片將被歸檔。
• 驗證者必須始終是個別主題專家或一小組“[團隊]專家”。
• 卡片必須至少有一個標籤，最多不超過四個標籤。
• 不得創建未添加到至少一個文件夾的卡片。 如有例外，請具體說明。
• 設置期望讓用戶知道 Guru 是每個人尋找知識的首選地點。

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5. 提供培訓和資源

• 提供針對您委員會成員和員工多樣需求的培訓會議和資源。 這些工具，結合清晰的文檔責任，有助於讓委員會成員感受到支持。
  

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6. 鼓勵反饋和持續改進

• 透明度是一個關鍵——定期發佈有關集合表現的報告，突出需要改進的領域並慶祝成功。
• 使用比賽或獎勵來鼓勵志願者保持高標準，並提供小獎勵如代金券或公司商品，以保持動力。這不僅承認了他們的努力，還鼓勵其他人積極參與維護內容的準確性。
• 根據反饋和不斷變化的需求，定期審查和更新知識管理實踐。
• 促進持續改進和學習的文化。
• 吸引高層利益相關者，以展示參加委員會的好處，從而提高個人參與者的知名度。 

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模板：知識委員會章程

使用此模板使知識委員會的利益相關者圍繞委員會的目的以及如何協作。 

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介紹[您的公司名稱]知識委員會

在 Guru 卡片中記錄您的知識委員會的使命。

一個 知識委員會 是來自使用 Guru 的各個部門或團隊的代表組成的團體，定期會面以協作、分享最佳實踐並維護 Guru，確保它滿足每個部門的需求。 這篇文章包括：

• Guru 維護目標
• 治理標準
• 委員會責任
• 知識委員會成員
• 溝通方法

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Guru 維護目標

為了讓內容團隊在 Guru 中處理知識的方式設置明確的期望是有用的。 以下列出了一組示範標準（隨意為您的團隊進行調整）。

為了在 Guru 中維持可信的材料和內容，我們將遵守以下所有卡片和內容的標準：

• 信任分數不得低於80%。
• 平均驗證間隔：每季度以上。
• 80%的卡片被標記以便於搜尋。
• 用戶採納：>90%。

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Guru 治理標準

治理標準是由知識委員會創建和實施的角色、規則和工作流程的總和，整個團隊在使用 Guru 時遵循。 卡片作者和集合所有者遵循治理標準以創建和管理 Guru 中的知識。 注意：如果您決定每個使用 Guru 的團隊應該擁有自己獨特的治理策略，請相應地在 Guru 中記錄！

• 在過去30天內未經驗證的卡片將被歸檔。
• 在過去180天內沒有查看的卡片將被歸檔。
• 內容必須由
  • 團隊（對比個人） 有助於分散擁有權，並使驗證速度更快（人多力量大）；但要小心，用戶可能會認為「小組中的某個人會做這件事」。
  • 個人（對比團隊） 有助於將責任放在實際專家的身上，並確保«這完全取決於你»的積極參與。
• 未附至少一個標籤的卡片不得創建。
• 未添加到至少一個文件夾的卡片不得創建，可能會有一些例外。
• 所有集合所有者均負責他們團隊所有的卡片和文件夾，包括上述標準。

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知識委員會責任

檢查並採取行動以維持治理標準（以下列出示例）。

• 分配知識領域所有者，並對信任分數、採納和卡片模板創建等項目負責。
• 通過建議的維護清單，持續採取協調和一致的行動來分析知識。
• 定期會議（例如，每月）以協調知識管理項目，並提升內部信任分數/採納率。
• 與您的 Guru CSM 通信或參加Guru Community 以獲得諮詢。
• 幫助圍繞知識建立團隊文化，強調 Guru 是每個人尋找信息的首選。

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知識委員會成員

識別知識委員會的利益相關者和負責個人，以便團隊成員知道誰負責維護工作以及在何處找到主題專家。

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集合冠軍：對於集合的健康和組織負有最終責任的人，並確保集合滿足知識委員會制定的標準。 冠軍可以是知識委員會的活躍成員或由委員會指派。

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文件夾等級的主題專家：不太可能出席知識委員會會議，但負責創建和/或管理卡片內容。 主要負責通過請教專家或 Slack 就他們的內容領域解答問題，並確保其文件夾符合知識委員會的標準。

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溝通方式

透過定義面對面（或虛擬）和非同步的合作方式，保持知識委員會參與。 提供自動化工作流程的建議，使維護變得易於管理。

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對我們的知識委員會有反饋嗎？

在[插入示例Slack頻道名稱及連結]中分享你的想法。

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相關鏈接

例如。 一個鏈接到此專案的專案管理軟體中。

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範本：知識委員會維護檢查清單

將此模板作為小組，讓你的委員會監控Wiki健康，並維護駐Guru的組織知識。

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資料夾健康

為了使維護更容易，考慮：

• 設置自動化Guru工作流程與Zapier或Workato （即：將信任分數更新發送到Slack或在專案管理軟體中為未驗證的卡片創建任務)
• 保存卡片管理者篩選器，以便輕鬆檢查你的資料夾。
• 安排Guru分析報告以獲得有關你的資料夾的見解。

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每週維護

管理收藏信任分數

• 是否有任何未驗證的卡片？
  • 如果卡片未驗證：
    • 點擊查看卡片的驗證間隔 。
    • 檢查驗證者：誰是該卡片的驗證者，他們是否仍然是正確的主題專家？
      • 如果驗證者正確，與他們確認並了解他們需要何種支持以便及時驗證其卡片
      • 如果驗證者不正確，將其重新指派給你相應的收藏專家
    • 如果你不確定誰應該驗證卡片，請使用卡片評論與作者、專家或新的驗證者進行交流，以便大家達成共識
• 檢查卡片的內容
  • 如果驗證者正確（而且是你！）—檢查內容。 這張卡片的所有內容是否依然最新且準確？ 你是否需要編輯卡片的某些部分？
• 查看驗證間隔
  • 如果卡片中的知識是長期有效且不經常變動的（例如：辦公室附近最常光顧的午餐地點），你可以將間隔調整為更長的時間（這會自動驗證卡片）。
  • 在卡片管理器中，透過篩選卡片來查看：驗證狀態 > 是 > 不信任 且最後驗證日期 > 超過 > 90天前。
• 人們是否在查看這張卡片？
  • 點擊卡片頂部的水平省略號（“⋯”）以打開更多選項菜單，然後點擊使用情況和分析。 以查看“卡片隨時間的查看情況”。 如果沒有人在查看這張卡片，請考慮對其進行歸檔。
  • 在卡片管理器中，透過篩選卡片來尋找未使用的知識：最後查看 > 超過 > 180天前。 透過篩選卡片查找靜態知識：最後修改日期 > 超過 > 180天前。

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組織內容

• 在卡片管理器中尋找“[舊版] 沒有在面板上的卡片”，決定是否有必要重新命名此文件夾或將卡片移動到其他文件夾。 （此文件夾僅能在2023年6月之前創建的Guru工作區中找到。）
• 透過使用重複檢測確保沒有重複內容。
• 使用標籤管理器檢查新的/未分類的標籤。

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鼓勵使用Guru

• 檢視你最受歡迎（被查看的）卡片的分析，並向團隊宣傳（在Slack中發布或使用公告）。
• 在Slack中慶祝最佳卡片使用者。

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每月維護

結構內容

• 檢視你的收藏體驗——你的資料夾結構對於第一次查看收藏的使用者是否合理？

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更新權限

• 創建內容的主題專家是否在適當的Guru群組中並擁有適當的角色？
• 是否有其他群組需要訪問的私密知識？ 如果是，調整資料夾的權限。

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填補知識空白

• 查看知識使用情況分析，特別是沒有產生結果的搜索。 是否有基於這些空白可以創建的卡片？
  • 指派作者來創建內容以填補這些空白。