{{spacer-78}}

المشكلة

إدارة المعرفة داخل المنظمات قد تصبح فوضوية وغير فعالة. بدون نهج منظم، قد تصبح المعلومات الهامة قديمة أو غير متسقة أو غير متاحة. هذا النقص في التنظيم يمكن أن يؤدي إلى تقليل الإنتاجية، وسوء التواصل، والإحباط بين الموظفين.

الحل

إنشاء مجلس معرفي يمكن أن يسهل عمليات إدارة المعرفة ويضمن بقاء المعلومات دقيقة وذات صلة وسهلة الوصول. مجلس المعرفة هو مجموعة مخصصة مسؤولة عن الإشراف على إنشاء وصيانة وإدارة المعرفة داخل المنظمة. مع أداة مثل Guru، ومن أصحاب المصلحة المناسبين مع رؤية مشتركة، ستبدأ منظمتك في رؤية تحسن فوري في الكفاءة والفاعلية من برنامج المعرفة لديك.

إليك أفضل الممارسات لتشكيل مجلس المعرفة وخلق معايير حوكمة، مع نصائح من عملائنا من الميدان.‍

‍

1. حدد الغرض والأهداف

• وضح بوضوح المهمة والهدف من مجلس المعرفة.
• قم بتنسيق أهداف المجلس مع الأهداف الاستراتيجية العامة للمنظمة.
• تأكد من أن الغرض مُتواصل بشكل جيد مع جميع أصحاب المصلحة.

‍

2. اجمع الفريق المناسب

• حدد أصحاب المصلحة الرئيسيين، وموظفي التمكين، وخبراء الموضوع من مختلف الأقسام. في الأدوار الرسمية أو الفعلية لتمكين المعرفة، تعتبر إدارة المعرفة أمرًا حيويًا لضمان استمرارية الخبرة والمعلومات عبر الفرق.
• تأكد من وجود تمثيل متنوع للأدوار والخبرات لتغطية جميع جوانب حوكمة المعرفة.
• عين قائدًا أو منسقًا مخصصًا للمجلس لدفع المبادرات والحفاظ على التركيز على الأهداف.

‍

3. حدد المسؤوليات

كل مجلس يختلف، مع وجهات نظر واستخدامات مختلفة، لذا فإن قائمة المسؤوليات هي قائمة حالة. أمثلة نموذجية تشمل:

• إنشاء ميثاق مجلس المعرفة
• الاجتماع بانتظام (أي شهريًا) لتنسيق استراتيجيات ومشاريع إدارة المعرفة.
• إنشاء ومراقبة وصيانة معايير الحوكمة (أي مجموعة الأدوار والقواعد وسير العمل التي يلتزم بها المنتجون عند استخدام Guru).
• التحقق من البطاقات معًا.
• إنشاء "أبطال المجموعة" فردية يمكنهم تحمل المسؤولية والمحاسبة على صحة المجموعة وصيانتها (أي. درجات الثقة، واستخدام Guru، وإنشاء قوالب البطاقات، وما إلى ذلك).
• المرور عبر نموذج قائمة فحص صيانة مجلس المعرفة والتي يمكن أن تشمل: التحقق من العلامات الجديدة/غير المصنفة، وتقدم التحقق، والبحث عن نتائج لا تنتج، وبطاقات شائعة، وقوالب بطاقات، وما إلى ذلك.
• نشر نصائح Guru في أدوات التواصل الخاصة بالفريق.
• ضع علامات على المساهمين العظماء والمستهلكين في المعرفة على Slack أو في إعلان.
  

‍

4. تأسيس معايير الحوكمة

• تنفيذ إرشادات واضحة لعمليات إنشاء المحتوى، والمراجعة، والموافقة.
• حدد التحكم في الإصدارات من خلال معايير التحقق والتوثيق.
• قم بإعداد عمليات تدقيق دورية لضمان الامتثال وتحديد مجالات للتحسين.

‍

أمثلة على معايير الحوكمة

• درجة الثقة لا تقل عن 80% لكل مجموعة.
• متوسط فترة التحقق: ربع سنوي أو أكثر بشكل متكرر.
• > 90% تبني شهري.
• البطاقات التي لم يتم التحقق منها لمدة 60 يومًا سيتم أرشفتها.
• البطاقات التي لم تحصل على مشاهدات في الـ 180 يومًا الماضية ستتم أرشفتها.
• يجب أن يكون المدققون دائمًا فردًا خبيرًا أو مجموعة "خبراء الفريق" الصغيرة.
• يجب أن تحتوي البطاقات على الأقل على علامة واحدة، وليس أكثر من أربع علامات.
• لا يجوز إنشاء بطاقة بدون إضافتها إلى الأقل إلى مجلد واحد. إذا كانت هناك استثناءات، فقم بتوضيحها.
• حدد التوقعات بين المستخدمين بأن Guru هو المكان الأول للجميع للبحث عن المعرفة.

‍

5. تقديم التدريب والموارد

• تقديم جلسات تدريب وموارد تتناسب مع الاحتياجات المتنوعة لأعضاء مجلسك وموظفيك. هذه الأدوات، جنبًا إلى جنب مع المسؤوليات المحددة بوضوح، تساعد أعضاء المجلس على الشعور بالدعم في أدوارهم.
  

‍

6. تشجيع التغذية الراجعة والتحسين المستمر

• الشفافية هي المفتاح - نشر تقارير منتظمة حول أداء المجموعة، مع تسليط الضوء على المجالات التي تحتاج إلى تحسين والاحتفاء بالنجاحات.
• استخدم المسابقات أو الحوافز لتشجيع المتطوعين على الحفاظ على معايير عالية، مع مكافآت صغيرة مثل القسائم أو منتجات الشركة لتحفيزهم على المشاركة. هذا لا يعترف فقط بجهودهم بل يشجع الآخرين أيضًا على المشاركة في الحفاظ على دقة المحتوى.
• مراجعة وتحديث ممارسات إدارة المعرفة بانتظام بناءً على التغذية الراجعة والاحتياجات المتغيرة.
• تعزيز ثقافة التحسين المستمر والتعلم.
• اشرك أصحاب المصلحة الرئيسيين لإظهار فوائد المشاركة في المجلس، مما يعزز من مكانة الأفراد المتورطين. 

‍
‍

‍

نموذج: ميثاق مجلس المعرفة

استخدم هذا النموذج لتنسيق أصحاب المصلحة في مجلس المعرفة حول غرض المجلس وكيف ستتعاون. 

‍

تقديم مجلس المعرفة [اسم شركتك]

وثق mission of your knowledge council in a Guru Card.

مجلس المعرفةهو مجموعة من ممثلي كل من الأقسام أو الفرق التي تستخدم Guru، الذين يجتمعون بانتظام للتعاون، ومشاركة أفضل الممارسات، وصيانة Guru بأعلى مستوى لضمان تلبية احتياجات كل قسم. تشمل هذه المقالة:

• أهداف صيانة Guru
• معايير الحوكمة
• مسؤوليات المجلس
• أعضاء مجلس المعرفة
• طرق الاتصال

‍

أهداف صيانة Guru

من المفيد تعيين مجموعة واضحة من التوقعات لكيفية تريد لفريقك التعامل مع المعرفة في Guru. فيما يلي نذكر مجموعة من المعايير (لا تتردد في تعديلها لفريقك).

من أجل الحفاظ على العناصر والمحتوى الجدير بالثقة في Guru، سنتبع المعايير التالية لجميع البطاقات والمحتوى:

• درجة الثقة لا تقل عن 80%.
• متوسط فترة التحقق: ربع سنوي +.
• 80% من البطاقات مصنفة لسهولة البحث.
• تقبل المستخدمين: >90%.

‍

معايير حوكمة Guru

معايير الحوكمة هي مجموعة الأدوار والقواعد وسير العمل التي أنشأها المجلس المعرفي والتي يلتزم بها الفريق بأكمله في استخدام Guru. يجب أن يتبع مؤلفو البطاقات ومالكو المجموعات معايير الحوكمة لإنشاء وإدارة المعرفة في Guru. ملاحظة: إذا قررت أن لكل فريق فردي يستخدم Guru يجب أن تكون لديهم استراتيجيتها الفريدة في الحوكمة، وثق ذلك في Guru بما يتناسب!

• البطاقات التي لم يتم التحقق منها لمدة 30 يومًا ستتم أرشفتها.
• البطاقات التي لم تحصل على مشاهدات في الـ 180 يومًا الماضية ستتم أرشفتها.
• يجب أن يتم امتلاك/تحقق المحتوى من قبل
  • فريق (مقابل فردي) مفيد لتوزيع الملكية وجعل التحقق أسرع (اليد الواحدة تخفف من العمل)؛ لكن، احذر من أن المستخدمين لا يظنون أن "شخصًا آخر في المجموعة سيفعل ذلك".
  • فردي (مقابل الفريق) مفيد لوضع المسؤولية على الخبراء الفعليين وضمان المشاركة النشطة حيث" كل ذلك على عاتقك".
• لا يوجد بطاقة يتم إنشاؤها بدون أن تكون مرتبطة بوسم واحد على الأقل.
• لا يجوز إنشاء بطاقة بدون إضافتها إلى الأقل إلى مجلد واحد، قد تنطبق بعض الاستثناءات.
• جميع مالكي المجموعات مسؤولون عن البطاقات والمجلدات تحت ملكية فريقهم بما في ذلك المعايير أعلاه.

‍

مسؤوليات مجلس المعرفة

تحقق من المعايير واتخذ إجراءات للحفاظ على معايير الحوكمة (أمثلة المذكورة أدناه).

• تعيين مالكي مجال المعرفة ومحاسبتهم على عناصر مثل درجات الثقة، والتبني، وإنشاء نماذج البطاقات.
• المرور عبر قائمة الفحص المقترحة واتخاذ إجراءات متسقة ومتناسقة حول تحليلات المعرفة.
• الاجتماع بانتظام (أي، شهريًا) للتنسيق بشأن المشاريع المتعلقة بإدارة المعرفة وزيادة درجات الثقة/adoption الداخلي.
• التواصل مع Guru CSM الخاص بك أو المشاركة مع مجتمع Guru للحصول على استشارة.
• المساعدة في بناء ثقافة فريق حول المعرفة من خلال التأكيد على أن Guru هو أول مكان للبحث عن المعلومات للجميع.

‍

أعضاء مجلس المعرفة

حدد أصحاب المصلحة ومؤسسات مجلس المعرفة بحيث يعرف أعضاء الفريق من هم المسؤولون عن جهود الصيانة وأين يمكن العثور على خبراء الموضوع.

‍

البطل هم المجموعة: الشخص المسؤول عن صحة وتنظيم مجموعة وضمان تلبية المعايير التي وضعها مجلس المعرفة. يمكن أن يكون الأبطال أعضاء نشطين في المجلس المعرفي أو يتم تعيينهم من قبل المجلس.

‍

خبراء مستوى المجلد: ربما لا يحضرون اجتماعات مجلس المعرفة، ولكنهم ينشئون و/أو يديرون محتوى البطاقة. مسؤولون في الغالب عن معالجة الأسئلة حول مجالات محتواهم عبر Ask an Expert أو Slack، وضمان أن مجلدهم يلبي معايير KC.

‍

‍

طرق الاتصال

احتفظ بمجلس معرفتك نشطًا من خلال تحديد طرق التعاون الشخصية (أو الافتراضية) وغير المتزامنة. قدم توصيات للعملية الآلية لجعل الصيانة أكثر قابلية للإدارة.

‍

هل لديك ملاحظات لمجلس معرفتنا؟

شارك أفكارك في [أدخل اسم قناة Slack ورابطها].

‍

الروابط ذات الصلة

أي ، رابط لهذا المشروع في برنامج إدارة المشاريع الخاص بك.

‍

القالب: قائمة مراجعة صيانة مجلس المعرفة

استخدم هذا القالب كمجموعة لمجلسك لمراقبة صحة الويكي والحفاظ على معرفة منظمتك في Guru.

‍

صحة المجموعة

لتسهيل الصيانة، ضع في اعتبارك:

• إعداد عمليات Guru الآلية مع Zapier أو Workato (أي، إرسال تحديثات درجة الثقة إلى Slack أو إنشاء مهام لبطاقات غير المصدقة في برنامج إدارة المشاريع)
• حفظ فلتر مدير البطاقة لمراجعة مجموعتك بسهولة.
• جدولة تقارير تحليلات Guru للحصول على رؤى حول مجموعتك.

‍

صيانة أسبوعية

إدارة درجة الثقة في المجموعة

• هل هناك بطاقات غير مصدقة؟
  • إذا كانت البطاقة غير مصدقة:
    • انقر لرؤية فترة التحقق للبطاقة.
    • تحقق من المصدق: من هو المصدق على البطاقة وهل لا يزال هذا الشخص هو الخبير المناسب؟
      • إذا كان المصدق صحيحًا، تحقق معهم وفهم ما الدعم الذي يحتاجونه للتحقق من بطاقاتهم في الوقت المناسب
      • إذا كان المصدق غير صحيح، أعيد تعيينه للخبير في مجموعتك المعنية
    • إذا كنت غير متأكد من يجب أن يحقق في البطاقة، استخدم تعليق البطاقة للتواصل مع المؤلف أو الخبير أو المصدق الجديد لكي يتفق الجميع.
• تحقق من محتوى البطاقة
  • إذا كان المصدق صحيحًا (وإذا كنت أنت!)—راجع المحتوى. هل كل شيء في هذه البطاقة لا يزال محدثًا ودقيقًا؟ هل تحتاج إلى تعديل بعض أجزاء البطاقة؟
• تحقق من فترة التحقق
  • إذا كانت المعرفة في البطاقة دائمة ولا تتغير غالبًا (مثل الأماكن المفضلة لتناول الغداء حول المكتب) يمكنك ضبط الفترة على فترة أطول (هذا سيتحقق تلقائيًا من البطاقة).
  • في مدير البطاقات، قم بتصفية البطاقات حسب: حالة التحقق > هي > غير موثوق بها AND تاريخ آخر تحقق > أكثر من > 90 يومًا مضت.
• هل يراها الناس؟
  • انقر على النقاط الأفقية ("⋯") في أعلى البطاقة لفتح قائمة المزيد من الخيارات وانقر على الاستخدام والتحليلات. لرؤية "عرض البطاقات بمرور الوقت". إذا لم يكن أحد يشاهد هذه البطاقة، فكر في أرشفتها.
  • في مدير البطاقات، ابحث عن المعرفة غير المستخدمة عن طريق تصفية البطاقات حسب: آخر عرض > أكثر من > 180 يومًا مضت. ابحث عن المعرفة الثابتة عن طريق تصفية البطاقات حسب: تاريخ آخر تعديل > أكثر من > 180 يومًا مضت.

‍

تنظيم المحتوى

• تحقق من "[البطاقات القديمة] التي ليست على لوحة" في مدير البطاقات—حدد ما إذا كان من المنطقي إعادة تسمية هذا المجلد أو نقل البطاقات إلى مجلد آخر. (يمكن العثور على هذا المجلد فقط في مساحات عمل Guru التي أُنشئت قبل يونيو 2023.)
• تأكد من عدم وجود محتوى مكرر باستخدام الكشف عن التكرار.
• استخدم مدير الوسوم للتحقق من الوسوم الجديدة/المصنفة.

‍

شجع استخدام Guru

• راجع التحليلات لأكثر البطاقات شيوعًا (المشاهدة) وقم بالترويج للفريق (نشر في Slack أو استخدام إعلان).
• احتفل بأعلى مستخدمي البطاقات في Slack.

‍

صيانة شهرية

هيكل المحتوى

• مر عبر تجربة مجموعتك—هل هيكل المجلدات في مجموعتك منطقي لشخص يشاهد مجموعتك لأول مرة؟

‍

تحديث الأذونات

• هل الخبراء الموضوعيون الذين يخلقون محتوى في مجموعاتك في المجموعات المناسبة في Guru مع الأدوار المناسبة؟
• هل هناك معرفة خاصة تحتاج مجموعات أخرى للوصول إليها؟ إذا كان الأمر كذلك، قم بضبط أذونات المجلد.

‍

سد الفجوات المعرفية

• راجع تحليلات استخدام المعرفة، خاصة البحث الذي لا ينتج نتائج. هل هناك بطاقة يمكن إنشاؤها بناءً على هذه الفجوات؟
  • تعيين المؤلفين لإنشاء محتوى لسد هذه الفجوات.