{{spacer-78}}

Проблема

Управління знаннями в організаціях часто може стати хаотичним і неефективним. Без структурованого підходу важлива інформація може стати застарілою, суперечливою або недоступною. Відсутність організації може призвести до зниження продуктивності, непорозуміння і розчарування серед співробітників.

Рішення

Створення Ради знань може оптимізувати процеси управління знаннями і забезпечити, щоб інформація залишалася точною, актуальною і доступною. Рада знань - це спеціалізована група, відповідальна за нагляд за створенням, підтримкою і управлінням знаннями в організації. Завдяки такому інструменту, як Guru, та правильним учасникам, об’єднаним навколо спільного бачення, ваша організація почне отримувати негайні вигоди в ефективності та результативності від вашої програми знань.

Ось найкращі практики для формування Ради знань і створення стандартів управління з порадами від наших клієнтів з практики.‍

‍

1. Визначте мету і цілі

• Чітко сформулюйте місію та цілі Ради знань.
• Узгодьте цілі ради з загальними стратегічними цілями організації.
• Забезпечте, щоб мета була добре донесена до всіх учасників.

‍

2. Зберіть правильну команду

• Визначте ключових учасників, співробітників з підготовки і експертів з різних відділів. У формальних або де-факто ролях з підготовки управління знаннями забезпечує безперервність досвіду та інформації між командами.
• Забезпечте різноманітне представлення ролей і спеціалізацій, щоб охопити всі аспекти управління знаннями.
• Призначте спеціалізованого лідера або координатора ради для управління ініціативами та підтримки фокусу на цілях.

‍

3. Визначте обов'язки

Кожна рада є різною, з різними поглядами та випадками використання, тому список обов'язків є дуже ситуаційним. Типові приклади включають:

• Створіть Статут Ради знань
• Регулярні зустрічі (тобто щомісячно) для координування стратегій і проектів управління знаннями.
• Створення, моніторинг і підтримка стандартів управління (тобто набір ролей, правил і робочих процесів, яким слідує вся команда, коли використовує Guru).
• Разом перевіряйте карти.
• Створіть окремих "Чемпіонів колекцій", які можуть взяти на себе відповідальність за стан і підтримку своїх колекцій (тобто, Оцінки довіри, впровадження Guru, створення шаблонів карт і т.д.).
• Перегляньте зразок контрольного списку з обслуговування Ради знань, який може включати: перевірку нових/некатегоризованих тегів, прогресу перевірки, пошук результатів, популярні карти, шаблони карт тощо.
• Публікуйте "поради" Guru в інструментах командного спілкування.
• Відзначайте великих учасників і споживачів знань у Slack або в оголошенні.
  

‍

4. Встановіть стандарти управління

• Залучення чітких вказівок для створення, перевірки та укладення контенту.
• Визначення контролю версій через стандарти перевірки та документації.
• Налаштування регулярних аудитів, щоб забезпечити відповідність і виявити області для поліпшення.

‍

Приклади стандартів управління

• Оцінка довіри не нижча за 80% на колекцію.
• Середній інтервал перевірки: щоквартально чи частіше.
• > 90% щомісячного впровадження.
• Карти, які залишились неперевіреними протягом 60 днів, буде арбітровано.
• Карти, які не мали переглядів за останні 180 днів, будуть арбітровані.
• Перевіряючі повинні завжди бути індивідуальним експертом з предмету або невеликою групою "[КОМАНДА] Експерт".
• Карти повинні мати принаймні один тег, але не більше чотирьох тегів.
• Жодна карта не повинна бути створена без додавання до щонайменше однієї папки. Якщо застосовуються винятки, про це слід зазначити.
• Встановіть очікування серед користувачів, що Guru - це перше місце, де слід шукати знання.

‍

5. Надайте навчання та ресурси

• Запропонуйте навчальні сесії та ресурси, які задовольняють різноманітні потреби ваших членів ради та працівників. Ці інструменти, разом з чітко задокументованими обов'язками, допомагають членам ради відчувати підтримку у своїх ролях.
  

‍

6. Стимулюйте зворотний зв'язок та безперервне вдосконалення

• Прозорість є ключовою — регулярно публікуйте звіти про виконання колекцій, висвітлюючи області, які потребують покращення, і святкуючи успіхи.
• Використовуйте конкурси або стимули для заохочення волонтерів утримувати високі стандарти, з маленькими призами, такими як ваучери або сувеніри компанії, щоб підтримувати мотивацію.
• Регулярно переглядайте та оновлюйте практики управління знаннями на основі зворотного зв'язку та змін в потребах.
• Сприяйте культурі безперервного вдосконалення та навчання.
• Залучайте старших учасників, щоб продемонструвати переваги участі в раді, підвищуючи профіль окремих осіб.

‍
‍

‍

Шаблон: Статут Ради Знань

Скористайтеся цим шаблоном, щоб зосередити учасників ради знань навколо мети ради та способів співпраці.

‍

Представляємо [назву вашої компанії] Раду знань

Задокументуйте місію вашої ради знань у картці Guru.

Рада знань - це група представників з кожного з відділів чи команд, що використовують Guru, які регулярно зустрічаються, щоб співпрацювати, ділитися найкращими практиками та підтримувати Guru на найвищому рівні, щоб забезпечити задоволення потреб кожного відділу. Ця стаття містить:

• Цілі обслуговування Guru
• Стандарти управління
• Обов'язки ради
• Члени Ради знань
• Методи комунікації

‍

Цілі обслуговування Guru

Корисно визначити чіткий набір очікувань щодо того, як ви хочете, щоб ваша команда контенту підходила до знань вашої команди в Guru. Нижче наведено приклад набору стандартів (не соромтеся адаптувати їх для вашої команди).

Щоб підтримувати надійні активи та контент в Guru, ми будемо дотримуватися наступних стандартів для всіх карт і контенту:

• Оцінка довіри не нижча за 80%.
• Середній інтервал перевірки: щоквартально +.
• 80% карт мають бути позначені для легкого пошуку.
• Прийняття користувачами: >90%.

‍

Стандарти управління Guru

Стандарти управління — це набір ролей, правил і робочих процесів, створених і реалізованих Радою знань, яких дотримується вся команда в своєму використанні Guru. Автори карт і власники колекцій дотримуються стандартів управління для створення та управління знаннями в Guru. Примітка: Якщо ви вирішите, що кожна команда, яка використовує Guru, повинна мати свою унікальну стратегію управління, задокументуйте це в Guru відповідно!

• Карти, які не були перевірені протягом 30 днів, будуть арбітровані.
• Карти, які не мали переглядів за останні 180 днів, будуть арбітровані.
• Контент повинен бути власністю/перевірених.
  • Команда (порівняно з індивідом) корисна для розподілу відповідальності та швидшої перевірки (багато рук роблять легку роботу); однак будьте обережні, щоб користувачі не думали, що "хтось інший у групі це зробить".
  • Індивід (порівняно з командою) корисно для покладення відповідальності на фактичного експерта і забезпечення активної участі, як "все на вас".
• Жодна карта не повинна бути створена без принаймні одного асоційованого тегу.
• Жодна карта не повинна бути створена без додавання до щонайменше однієї папки, можуть застосовуватися деякі винятки.
• Всі власники колекцій несуть відповідальність за карти та папки під їхньою відповідальністю, в тому числі за вказані вище стандарти.

‍

Обов'язки Ради знань

Контролюйте та вживайте заходів для підтримки стандартів управління (приклади наведені нижче).

• Призначення власників знань домену та притягнення їх до відповідальності за такі елементи, як оцінки довіри, впровадження та створення шаблонів карт.
• Перегляд рекомендованого контрольного списку з обслуговування та вжиття узгоджених і послідовних дій щодо аналітики знань.
• Регулярні зустрічі (тобто щомісячні) для координації проектів управління знаннями та підвищення внутрішніх оцінок довіри/рівнів впровадження.
• Спілкування з вашим CSM Guru або участь у Guru Community для консультування.
• Допоможіть створити командну культуру навколо знань, підкреслюючи, що Guru — це перше місце, куди слід звернутися за інформацією.

‍

Члени Ради знань

Визначте учасників Ради знань та відповідальних осіб, щоб члени команди знали, хто відповідає за обслуговування і де знайти експертів.

‍

Чемпіон колекцій: особа, яка в кінцевому підсумку відповідальна за стан та організацію колекції і за забезпечення відповідності колекції стандартам, встановленим Радою знань. Чемпіони можуть бути активними членами Ради знань або призначатися Радою.

‍

Експерти на рівні папки: ймовірно, не відвідують засідання Ради знань, але створюють і/або управляють змістом карт. Переважно відповідають за відповіді на запитання про їхню предметну область через Ask an Expert або Slack і за забезпечення відповідності їх папки стандартам KC.

‍

‍

Методи комунікації

Утримуйте залучену раду знань, визначивши особисті (або віртуальні) та асинхронні способи співпраці. Запропонуйте рекомендації для автоматизованих робочих потоків, щоб зробити обслуговування досяжним.

‍

Є відгуки щодо нашої ради знань?

Поділіться своїми ідеями в [введіть назву каналу Slack та посилання].

‍

Пов’язані посилання

Тобто. посилання на цей проєкт у вашому програмному забезпеченні для управління проєктами.

‍

Шаблон: Контрольний список обслуговування ради знань

Використовуйте цей шаблон у групі для вашої ради, щоб контролювати здоров’я вікі та підтримувати знання вашої організації в Guru.

‍

Здоров'я колекції

Щоб зробити обслуговування простішим, розгляньте:

• Налаштування автоматизованих робочих потоків Guru з Zapier або Workato (тобто, відправка оновлень Trust Score в Slack або створення завдань для непідтверджених карток у програмному забезпеченні для управління проєктами)
• Зберігання фільтра менеджера карток для зручного перегляду вашої колекції.
• Заплануйте аналітику Guru, щоб отримати уявлення про вашу колекцію.

‍

Щотижневе обслуговування

Управління довірою колекції

• Чи є непідтверджені картки?
  • Якщо картка непідтверджена:
    • Натисніть, щоб побачити інтервал перевірки картки.
    • Перевірте перевіряючого: Хто є перевіряючим картки і чи є ця людина ще правильним експертом у предметній області?
      • Якщо перевіряючий правильний, зв'яжіться з ним і дізнайтеся, яку підтримку їм потрібно, щоб своєчасно перевірити свої картки
      • Якщо перевіряючий неправильно, переайтуйте його до експерта у вашій колекції
    • Якщо ви не впевнені, хто має перевірити картку, використовуйте коментування картки, щоб спілкуватися з автором, експертом або новим перевіряючим, щоб усі були на одній хвилі
• Перевірте вміст картки
  • Якщо перевіряючий правильний (і це ви!) — перегляньте вміст. Чи є все в цій картці досі актуальним і точним? Чи потрібно редагувати певні частини картки?
• Перевірте інтервал перевірки
  • Якщо знання на картці ніколи не змінюються (наприклад, улюблені місця для обіду біля офісу), ви можете зменшити інтервал на довший час (це автоматично перевірить картку).
  • У менеджері карток фільтруйте картки за: стан перевірки > є > непідтверджений І Остання перевірка > більше > 90 днів тому.
• Чи переглядають люди цю картку?
  • Натисніть на горизонтальні три крапки ("⋯") на верху картки, щоб відкрити меню Більше варіантів і натисніть Використання та аналітика. щоб побачити "Перегляди картки за часом". Якщо ніхто не переглядає цю картку, розгляньте можливість її архівування.
  • У менеджері карток знайдіть невикористані знання, фільтруючи картки за: Останній перегляд > більше ніж > 180 днів тому. Знайдіть статичні знання, фільтруючи картки за: Дата останнього редагування > більше ніж > 180 днів тому.

‍

Організація контенту

• Перевірте на "[Спадкові] картки, які не знаходяться на дошці" в менеджері карток — вирішіть, чи має сенс перейменувати цю папку або перемістити картки в іншу папку. (Цю папку можна знайти лише в робочих просторах Guru, створених до червня 2023 року.)
• Переконайтеся, що немає дубльованого контенту, використовуючи виявлення дублювань.
• Використовуйте менеджер тегів, щоб перевірити нові/категоризовані теги.

‍

Стимулюйте використання Guru

• Огляд аналітики для ваших найпопулярніших (переглянутих) карток і рекламуйте команді (публікуйте в Slack або використовуйте оголошення).
• Вітаємо найактивніших користувачів карток у Slack.

‍

Щомісячне обслуговування

Структурування контенту

• Приблизьте ваш досвід використання колекції — Чи має структура папок у вашій колекції сенс для когось, хто вперше переглядає вашу колекцію?

‍

Оновлення дозволів

• Чи є експерти у вашій збірці, які створюють вміст, в належних групах Guru з відповідними ролями?
• Чи є конфіденційні знання, до яких потребують доступ інші групи? Якщо так, налаштуйте дозволи папки.

‍

Заповніть прогалини в знаннях

• Перегляньте аналітику використання знань, зокрема пошуки, які не дають результатів. Чи є картка, яку можна створити на основі цих прогалин?
  • Призначте авторів для створення вмісту, щоб заповнити ці прогалини.