{{spacer-78}}

הבעיה

ניהול ידע בתוך ארגונים יכול לעיתים קרובות להפוך לכאוטי ולא יעיל. ללא גישה מסודרת, מידע חשוב עשוי להתיישן, להיות לא עקבי או לא נגיש. חוסר הארגון הזה יכול להוביל לירידה בפריון, לתקשורת לא נכונה ולאי נוחות בקרב העובדים.

הפתרון

הקמת מועצת ידע יכולה לייעל את תהליכי ניהול הידע ולוודא שהמידע נשאר מדויק, רלוונטי ונגיש בקלות. מועצת ידע היא קבוצה ייחודית האחראית על פיקוח על יצירה, תחזוקה וממשלת ידע בתוך הארגון. עם כלי כמו גוּרוּ, והסטייקהולדרים הנכונים מאוחדים סביב חזון משותף, הארגון שלך יתחיל לראות שיפורי יעילות ואפקטיביות מידיים מהתוכנית ידע שלך.

הנה הפרקטיקות הטובות ביותר עבור הקמת מועצת ידע והקמת תקני ממשלה, עם טיפים מהלקוחות שלנו מהשדה.‍

‍

1. הגדר את המטרה והמטרות

• הבהר את המשימה והמטרות של מועצת הידע.
• התאם את מטרות המועצה עם מטרות הארגון הכוללות.
• ודא שהמטרה מועברת היטב לכל הסטייקהולדרים.

‍

2. הרכיב את הצוות הנכון

• זהה את הסטייקהולדרים המרכזיים, אנשי ההנגשה ומומחי תוכן ממחלקות שונות. בתפקידי הנגשה פורמליים או דה פקטו, ניהול ידע הוא קריטי להבטחת רציפות של ניסיון ומידע בין הצוותים.
• הבטח ייצוג מגוון של תפקידים ומומחיות כדי לכלול את כל היבטי ממשלת הידע.
• מינה מנהיג או מתאם ייחודי עבור המועצה לדחוף יוזמות ולשמור על מיקוד במטרות.

‍

3. הגדר את האחריות

כל מועצה היא שונה, עם תפיסות שונות ומקרי שימוש מייצגים, כך שהרשימה של האחריות היא מאוד מצביעה. דוגמאות טיפוסיות כוללות:

• צור מפתחות מועצת ידע
• לשבת באופן קבוע (למשל, חודשית) כדי לתאם אסטרטגיות ניהול ידע ומיזמים.
• צור, ענה ותחזק את תקני הממשל (למשל, מערך התפקידים, הכללים והזרימות העבודה שכל הצוות מחויב בהם בעת השימוש בגוּרוּ).
• מפתחות יחד.
• יצירת "אלופי אוסף" הפרטיים שיכולים לקחת בעלות ואחריות על הבריאות והתחזוקה של האוסף שלהם (למשל, ציון אמון, אימוץ גוּרוּ, יצירת תבנית כרטיס, וכו').
• עבור בדיקה של מפת תחזוקה מועצת ידע סקירת תהליך שכוללת: בדיקה ושלילת תגים חדשים/לא מסווגים, התקדמות אימות, חיפושים מייצרים/לא מייצרים תוצאות, כרטיסים פופולריים, תבניות כרטיסים, וכו'.
• פרסם "טיפים" של גוּרוּ בכלים לתקשורת של הצוות.
• הודע על תורמים נהדרים של ידע וצרכנים ב-Slack או בהודעה.
  

‍

4. הקמת תקני ממשלה

• יש ליישם הנחיות ברורות ליצירת תוכן, סקירה ותהליכי אישור.
• הגדר שליטה על גרסאות באמצעות תקנים לאימות ולתיעוד.
• הקדש בדיקות קבועות כדי לוודא עמידה בסטנדרטים ולזהות אזורים לשיפור.

‍

דוגמאות לסטנדרטים ממשלתיים

• ציון אמון לא גבוה מ-80% לכל אוסף.
• תווך זמן אימות ממוצע: רבעוני או לעיתים תכופות יותר.
• > 90% אימוץ חודשי.
• כרטיסים שלא אומתו במשך 60 ימים יאוחסנו.
• כרטיסים ללא צפיות ב-180 הימים האחרונים יאוחסנו.
• מאמתים חייבים להיות תמיד מומחה SME או קבוצה קטנה של "[TEAM] Expert".
• כרטיסים חייבים לכלול לפחות תג אחד, לא יותר מארבעה תגי.
• לא ייווצר כרטיס מבלי להוסיף אותו לפחות לתיקייה אחת. אם קיימות חריגות, פרט את אלו.
• הגדר את הציפיות בין המשתמשים שגוּרוּ הוא המקום הראשון של כולם לחיפוש ידע.

‍

5. ספק הכשרה ומשאבים

• הצע סדנאות הכשרה ומשאבים שמיועדים לצרכים מגוונים של חברי המועצה והעובדים שלך. כלים אלה, בשילוב עם אחריות ברורה, מתועדת, מסייעים לחברי המועצה להרגיש נתמכים בתפקידם.
  

‍

6. עודד משוב ושיפור מתמשך

• שקיפות היא המפתח - פרסם באופן קבוע דוחות על ביצועי האוסף, הבהרת תחומים שזקוקים לשיפור וחגיגת הצלחות.
• השתמש בתחרויות או תמריצים כדי לעודד מתנדבים לשמור על סטנדרטים גבוהים, עם תמריצים קטנים כמו שוברי הנחה או שי מהחברה לשמור על המוטיבציה גבוהה. זה לא רק מכיר במאמציהם אלא גם מעודד אחרים להשתתף באופן פעיל בשמירה על דיוק התוכן.
• סקור ועדכן באופן קבוע את פרקטיקות ניהול הידע בהתבסס על משוב והצרכים המשתנים.
• קדם תרבות של שיפור מתמשך ולמידה.
• מעורבות בעלי עניין בכירים כדי להראות את היתרונות של השתתפות במועצה, ובכך להגדיל את פרופיל האנשים המעורבים. 

‍
‍

‍

תבנית: מפתחות מועצת ידע

השתמש בתבנית זו כדי למרכז את בעלי העניין של מועצת הידע סביב המטרה של המועצה ואיך תשתף פעולה. 

‍

מועצת הידע של [שם החברה שלך]

תעד את המשימה של מועצת הידע שלך בכרטיס גוּרוּ.

מועצת ידע היא קבוצה של נציגים מחלקים או צוותים שונים שמשתמשים בגוּרוּ, שמתכנסת באופן קבוע כדי לשתף פעולה, לשתף את מיטב הפרקטיקות ולשמור על גוּרוּ ברמה הגבוהה ביותר כדי להבטיח שהיא משרתת את הצרכים של כל מחלקה. מאמר זה כולל:

• מטרות תחזוקת גוּרוּ
• תקני ממשלה
• אחריות המועצה
• חברי מועצת הידע
• שיטות תקשורת

‍

מטרות תחזוקת גוּרוּ

חשוב לקבוע סט של ציפיות ברורות כיצד אתה רוצה שהצוות לתוכן שלך יתייחס לידע הקבוצתי בגוּרוּ. מתחת אנחנו רושמים דוגמה לסטנדרטים (הרגישו חופשי להתאים אותם לצוות שלכם).

כדי לשמור על תוכן מהימן ומניע בגוּרוּ, נאמן לעקרונות הבאים עבור כל הכרטיסים והתוכן:

• ציון אמון לא גבוה מ-80%.
• תווך זמן אימות ממוצע: רבעוני +.
• 80% מכרטיסים הם מתויגים לחיפוש קל.
• אימוץ משתמשים: >90%.

‍

תקני הממשלה של גוּרוּ

תקני ממשלה הם מערך התפקידים, הכללים והזרימות העבודה שנוצרו ויושמו על ידי מועצת הידע שהצוות כולו מחויב בהם במהלך השימוש בגוּרוּ. מחברי הכרטיסים ובעלי האוספים עוקבים אחר תקני הממשלה כדי ליצור ולנהל ידע בגוּרוּ. הערה: אם תחליט שכל צוות יחידי שגיוסם בגוּרוּ צריך להיות לו אסטרטגיה ממשלתית ייחודית, תעד זאת בגוּרוּ בהתאם!

• כרטיסים שלא אומתו במשך 30 ימים יאוחסנו.
• כרטיסים ללא צפיות ב-180 ימים האחרונים יאוחסנו.
• תוכן חייב להיות בבעלותו/מאומת ע"י
  • צוות (נגד. אישי) מועיל כדי להפיץ את הבעלות ולעשות את האימות מהיר יותר (ידיים רבות מקלות את העבודה); עם זאת, היזהר שלא משתמשים לא יחשבו "מישהו אחר בצוות יעשה זאת".
  • אישי (נגד. צוות) מועיל להטיל אחריות על המומחה האמיתי ולוודא השתתפות פעילה כי "זה הכל עליך".
• לא ייווצר כרטיס מבלי לכלול לפחות תג אחד שמקושר.
• לא ייווצר כרטיס מבלי להוסיף אותו לפחות לתיקייה אחת, ייתכן שישנן חריגות.
• כל בעלי האוספים אחראים על כרטיסים ותיקיות תחת הבעלות של הצוות שלהם כולל הסטנדרטים למעלה.

‍

אחריות מועצת הידע

בדוק ופעל לשמור על תקני ממשלה (דוגמאות ניתנות למטה).

• הקצאת בעלי תחום ידע ולהחזיק אותם אחראים על פריטים כמו ציוני אמון, אימוץ ויצירת תבניות כרטיסים.
• לעבור על רשימת תחזוקה המוצעת ולקחת פעולה קוהרנטית ועקבית על ניתוחי ידע.
• לשבת באופן קבוע (למשל, חודשית) כדי לתאם פרויקטים של ניהול ידע ולשפר את ציוני האמון/אימוץ הפנימיים.
• לתקשר עם גוּרוּ CSM שלך או לפנות לקהילת גוּרוּ לייעוץ.
• עזור לבנות תרבות צוותית סביב ידע על ידי חיזוק העובדה שגוּרוּ הוא המקום הראשון של כולם לחיפוש מידע.

‍

חברי מועצת הידע

זהה את בעלי העניין של מועצת הידע ואנשים אחראים כך שחברי הצוות ידעו מי אחראי על מאמצי התחזוקה ואיפה למצוא את המומחים.

‍

אלוף האוסף: האחראי הסופי על בריאות וארגון האוסף ומוודא שהאוסף עומד בסטנדרטים שנוצרו על ידי מועצת הידע. אלופים עשויים להיות חברים פעילים במועצת הידע או להיות ממונים על ידי המועצה.

‍

SMEs ברמת התיקייה: לא צפויים להיות משתתפים פוטנציאליים בישיבות מועצת הידע, אך יוצרים ו/או מנהלים תוכן כרטיסים. האחראים בעיקר על מענה על שאלות בנוגע לאזור התוכן שלהם באמצעות שאל מומחה או Slack, ועל כך שתיקיהם עומדים בסטנדרטים של המועצה.

‍

‍

שיטות תקשורת

שמור על מועצת הידע שלך מעורבת על ידי הגדרה של דרכים פנים אל פנים (או וירטואליות) ואסינכרוניות לשיתוף פעולה. הצע המלצות עבור תהליכי עבודה אוטומטיים כדי להפוך את התחזוקה לניהולית.

‍

האם יש לך פידבק עבור מועצת הידע שלנו?

שתף את הרעיונות שלך ב-[הכנס שם קישור לערוץ Slack].

‍

קישורים קשורים

ז.י. קישור לפרויקט זה בתוכנת ניהול הפרויקטים שלך.

‍

תבנית: רשימת תחזוקה של מועצת הידע

השתמש בתבנית זו כקבוצה עבור המועצה שלך כדי לעקוב אחר בריאות ה-Wiki ולשמור על הידע של הארגון שלך ב-Guru.

‍

בריאות האוסף

כדי להקל על התחזוקה, שקול:

• הקמת תהליכי עבודה אוטומטיים עם Zapier או Workato (כלומר, שלח עדכונים על ציוני אמון ל-Slack או צור משימות עבור קלפים לא מאושרים בתוכנת ניהול פרויקטים)
• שמור מסנן מנהל קלפים כדי לעבור על האוסף שלך בקלות.
• תכנן דוחות אנליטיים של Guru כדי לקבל תובנות על האוסף שלך.

‍

תחזוקה שבועית

נהל את ציוני האמון של האוסף

• האם יש קלפים לא מאושרים?
  • אם קלף אינו מאושר:
    • לחץ כדי לראות את מרווח האישור של הקלף.
    • בדוק את המאשר: מי המאשר של הקלף והאם האדם הזה עדיין המומחה הנכון לנושא?
      • אם המאשר הוא נכון, בדוק עימם והבין מה תמיכה הם צריכים כדי לאשר את כרטיסיהם בזמן.
      • אם המאשר אינו נכון, הקצה אותו למומחה באוסף שלך.
    • אם אינך בטוח מי צריך לאשר את הקלף, השתמש בהערות קלף כדי לתקשר עם המחבר, המומחה או מאשר חדש כדי להביא את כולם לאותו עמוד.
• בדוק את תוכן הקלף
  • אם המאשר נכון (וזה אתה!)—סקור את התוכן. האם הכל בקלף הזה עדיין עדכני ומדויק? האם אתה צריך לערוך חלקים מסוימים של הקלף?
• בדוק את מרווח האישור
  • אם הידע שבקלף הוא נצחי ואינו משתנה לעיתים קרובות (למשל, מקומות אהובים לשתות צהריים סביב המשרד) תוכל להגדיר את המרווח לזמן ארוך יותר (זה יאשר אוטומטית את הקלף).
  • במנהל קלפים, סנן קלפים לפי: מצב אימות > הוא > לא מהימן ו-תאריך מאומת אחרון > יותר מ-> 90 ימים קודם.
• האם אנשים צופים בקלף הזה?
  • לחץ על האליפסה האופקית ("⋯") בחלק העליון של הקלף כדי לפתוח את התפריט יותר אפשרויות ולחץ על שימוש ואנליטיקה. כדי לראות "צפיות קלפים לאורך זמן". אם אף אחד לא צופה בקלף הזה, שקול לארכב אותו.
  • במנהל קלפים, מצא ידע שלא נעשה בו שימוש על ידי סינון הקלפים לפי: תמיד נוספו > יותר מ-> 180 ימים קודם. מצא ידע סטטי על ידי סינון הקלפים לפי: תאריך שונה לאחרונה > יותר מ-> 180 ימים קודם.

‍

ארגן תוכן

• בדוק "[קלפים ישנים] לא נמצאים בלוח" במנהל קלפים—החליט אם יש הגיון לשנות את שם התיק או להעביר את הקלפים לתיק אחר. (תיק זה ניתן למצוא רק במרחבי עבודת Guru שנוצרו לפני יוני 2023.)
• ודא שאין תוכן כפול על ידי שימוש באיתור כפילויות.
• השתמש במנהל התגים כדי לבדוק תגים חדשים/לא מסווגים.

‍

עודד את השימוש ב-Guru

• סקור אנליטיקה עבור הקלפים הפופולריים (הרבים) ביותר שצפו ופרסם בפני הצוות (פרסם ב-Slack או השתמש בהודעה).
• חגגו את משתמשי הקלפים המובילים ב-Slack.

‍

תחזוקה חודשית

מבנה תוכן

• עבר על חוויית האוסף שלך—האם המבנה בתיק שלך הגיוני עבור מישהו שצופה באוסף שלך לראשונה?

‍

עדכן הרשאות

• האם המומחים המקצועיים שכותבים תוכן באוספים שלך נמצאים בקבוצות הנכונות ב-Guru עם התפקידים המתאימים?
• האם יש ידע פרטי שצריכים גופים אחרים לגשת אליו? אם כן, התאם את הרשאות התיק.

‍

מלא פערי ידע

• בדוק את האנליטיקה של השימוש בידע, במיוחד חיפושים שלא הוציאו תוצאות. האם יש קלף שיכול להיווצר בהתבסס על הפערים האלה?
  • הצמד מחברים ליצור תוכן כדי למלא את הפערים הללו.