{{spacer-78}}

Sorun nedir

Kurumlar içindeki bilgi yönetimi genellikle kaotik ve verimsiz hale gelebilir. Yapılandırılmış bir yaklaşım olmadan, önemli bilgiler güncel olmayabilir, tutarsız hale gelebilir veya erişilemez olabilir. Bu organizasyon eksikliği, verimliliğin azalmasına, yanlış iletişime ve çalışanlar arasında hayal kırıklığına yol açabilir.

Çözüm

Bir Bilgi Konseyi kurmak, bilgi yönetim süreçlerini kolaylaştırabilir ve bilgilerin doğru, ilgili ve kolay erişilebilir kalmasını sağlayabilir. Bir Bilgi Konseyi, kuruluş içindeki bilgilerin oluşturulması, bakımı ve yönetiminden sorumlu bir grup oluşturmaktadır. Guru gibi bir aracı kullanarak ve doğru paydaşların ortak bir vizyon etrafında birleşmesiyle, kuruluşunuz bilgi programınızdan hemen verimlilik ve etkilik kazançları görmeye başlayacaktır.

İşte bir Bilgi Konseyi oluşturmaya ve yönetim standartları oluşturmaya yönelik en iyi uygulamalar, saha çalışanlarımızdan elde edilen ipuçlarıyla birlikte.‍

‍

1. Amacı ve Hedefleri Tanımlayın

• Bilgi Konseyi'nin misyonunu ve hedeflerini açıkça ifade edin.
• Konsolun hedeflerini kuruluşun genel stratejik hedefleriyle uyumlu hale getirin.
• Amaçların tüm paydaşlara iyi bir şekilde iletildiğinden emin olun.

‍

2. Doğru Takımı Bir Araya Getirin

• Anahtar paydaşları, yetkilendirme personelini ve farklı departmanlardan uzmanları belirleyin. Resmi veya de facto yetkilendirme rolleri içinde, bilgi yönetimi, ekipler arasında deneyim ve bilginin sürekliliğini sağlamak için kritik öneme sahiptir.
• Bilgi yönetiminin tüm yönlerini kapsamak için rollerde ve uzmanlıkta çeşitli temsili sağlayın.
• Konseye, girişimleri yönlendirmek ve hedeflere odaklanmayı sürdürmek için özel bir lider veya koordinatör atayın.

‍

3. Sorumlulukları Tanımlayın

Her konsey farklıdır, farklı bakış açıları ve kullanım durumları temsil edilmektedir, bu nedenle sorumluluklar listesi oldukça durumsaldır. Tipik örnekler şunları içerir:

• Bir Bilgi Konseyi Tüzüğü oluşturun
• Düzenli olarak (örneğin aylık) bilgi yönetimi stratejileri ve projeleri üzerinde koordine olmak için toplantılar yapın.
• Yönetim standartlarını oluşturun, izleyin ve sürdürün (örneğin, tüm ekibin Guru'yu kullanırken uyduğu roller, kurallar ve iş akışları).
• Kartları birlikte doğrulayın.
• Bireysel "Koleksiyon Şampiyonları" yaratarak, Koleksiyonlarının sağlığı ve bakımı için sahiplik ve hesap verebilirlik alma sürecine dahil edin (örn. Güven Skorları, Guru benimsemesi, Kart Şablonu oluşturma vb.).
• Örnek Bilgi Konseyi bakım kontrol listesini gözden geçirin, bu, yeni/kategorize edilmemiş etiketlerin kontrol edilmesi, doğrulama ilerlemesi, Arama Sonuçları Üretme/Üretmeme, popüler Kartlar, Kart şablonları vb. dahil edebilir.
• Ekip iletişim araçlarında Guru "ipuçlarını" paylaşın.
• Slack'te veya bir duyuruda harika bilgi katkıda bulunanları ve tüketicileri öne çıkarın.
  

‍

4. Yönetim Standartları Kurun

• İçerik oluşturma, gözden geçirme ve onay süreçleri için net yönergeler uygulayın.
• Doğrulama ve dokümantasyon standartları aracılığıyla sürüm kontrolünü tanımlayın.
• Uyumluluğu sağlamak ve iyileştirme alanlarını belirlemek için düzenli denetimler gerçekleştirin.

‍

Yönetim Standartları Örnekleri

• Koleksiyon başına %80'den düşük güven skoru.
• Ortalama doğrulama süresi: üç ay veya daha sık.
• > 90% Aylık Benimseme.
• 60 gün boyunca doğrulanmamış kalan Kartlar arşivlenecektir.
• Son 180 günde hiçbir görüntülemeye sahip olmayan Kartlar arşivlenecektir.
• Doğrulayıcılar her zaman bireysel KKE veya küçük bir "[EKİP] Uzman" Grup olmalıdır.
• Kartlar en az bir etiket, en fazla dört etiket içermelidir.
• En az bir klasöre eklenmeden hiçbir Kart oluşturulamaz. Aksaklık durumunda, bunları açıkça belirtin.
• Kullanıcılara Guru'nun herkesin bilgi aramak için ilk yeri olduğunu söyleyin.

‍

5. Eğitim ve Kaynak Sağlayın

• Konsol üyelerinizin ve çalışanlarınızın farklı ihtiyaçlarını karşılayan eğitim oturumları ve kaynaklar sunun. Bu araçlar, net, belgelenmiş sorumluluklarla birleştirildiğinde, konsey üyelerinin rollerinde desteklenmiş hissetmelerine yardımcı olur.
  

‍

6. Geri Bildirimi Teşvik Edin ve Sürekli İyileştirme

• Şeffaflık çok önemlidir—toplama performansı hakkında düzenli raporlar yayınlayın, iyileştirme gerektiren alanları vurgulayın ve başarıları kutlayın.
• Gönüllüleri yüksek standartları sürdürmeye teşvik etmek için rekabetler veya teşvikler kullanın, motivasyonu yüksek tutmak için küçük ödüller gibi kuponlar veya şirket hediyeleri verin. Bu sadece çabalarını tanımakla kalmaz, aynı zamanda diğerlerini de içerik doğruluğunu sürdürmeye aktif olarak katılmaya teşvik eder.
• Geri bildirimler ve değişen ihtiyaçlara göre bilgi yönetim uygulamalarını düzenli olarak gözden geçirin ve güncelleyin.
• Sürekli iyileşme ve öğrenme kültürünü teşvik edin.
• Konsere katılımın avantajlarını göstermek için kıdemli paydaşlarla etkileşimde bulunun, böylece dahil olan bireylerin profilini artırabilirsiniz. 

‍
‍

‍

Şablon: Bilgi Konseyi Tüzüğü

Bu şablonu, bilgi konseyi paydaşlarını, konseyin amacının etrafında bir araya getirmek ve nasıl işbirliği yapacağınızı belirtmek için kullanın. 

‍

[şirketinizin adı] Bilgi Konseyi tanıtımı

Bilgi konseyinin misyonunu bir Guru Kartında belgeler halinde kaydedin.

Bir bilgi konseyi, Guru'yu kullanan her bir departman veya ekibin temsilcilerinden oluşan bir gruptur ve bu grup düzenli olarak bir araya gelir, işbirliği yapar, en iyi uygulamaları paylaşır ve Guru'yu yüksek seviyede tutarak her departmanın ihtiyaçlarına hizmet etmesini sağlar. Bu makalede şunlar bulunmaktadır:

• Guru Bakım Hedefleri
• Yönetim Standartları
• Konsol Sorumlulukları
• Bilgi Konseyi Üyeleri
• İletişim Yöntemleri

‍

Guru Bakım Hedefleri

İçerik ekibinizin Guru'daki bilginize yaklaşımında nasıl bir beklenti seti istediğinizi belirlemek faydalıdır. Aşağıda bir örnek standartlar listesi bulunmaktadır (ekip üyeleriniz için uygun şekilde ayarlamakta serbestsiniz).

Guru'daki güvenilir mülkleri ve içeriklerini korumak için, tüm Kartlar ve içerik için aşağıdaki standartları koruyacağız:

• Güven skoru %80'den düşük olmamalıdır.
• Ortalama doğrulama süresi: çeyrek yıl +.
• Kartların %80'i kolay arama için etiketlenmelidir.
• Kullanıcı benimsemesi: >%90.

‍

Guru Yönetim Standartları

Yönetim standartları, bir bilgi konseyi tarafından oluşturulan ve uygulanan roller, kurallar ve iş akışları setidir; tüm ekibin Guru'yu kullanırken uyması gereken kurallardır. Kart yazarları ve Koleksiyon sahipleri, Guru'da bilgiyi oluşturma ve yönetme konusunda yönetim standartlarına uymalıdır. Not: Eğer Guru'yu kullanan her bir ekibin kendine özgü bir yönetim stratejisi olmasına karar verirseniz, bunu Guru'da belgeler halinde kaydedin!

• 30 gün boyunca doğrulanmamış kalan Kartlar arşivlenecektir.
• Son 180 günde hiçbir görüntüleme yapmayan Kartlar arşivlenecektir.
• İçerik, sahiplenilmelidir/doğrulanmalıdır
  • Ekip (bireysel yerine) Sahipliği dağıtmak ve doğrulamayı hızlandırmak için kullanışlıdır (birçok el, hafif iş demektir); ancak, kullanıcıların "gruptaki birinin bununla ilgileneceğini" düşünmemesi için dikkatli olun.
  • Bireysel (ekip yerine) Sorumluluğu gerçek uzman üzerine koymak ve "her şey senin üstünde" gözlemlemek için geçerlidir.
• En az bir etiketle ilişkilendirilmeden hiçbir Kart oluşturulamaz.
• En az bir klasöre eklenmeden hiçbir Kart oluşturulamaz, bazı istisnalar geçerli olabilir.
• Tüm Koleksiyon sahipleri, kendi ekiplerinin sahipliği altındaki Kartlar ve klasörlerden sorumludur; yukarıdaki standartlar dahil.

‍

Bilgi Konseyi Sorumlulukları

Yönetim standartlarını sürdürmek için kontrol edin ve harekete geçin (aşağıda örnekler belirtilmiştir).

• Bilgi alanı sahiplerini atamak ve Güven Skorları, benimseme ve Kart şablonu oluşturma gibi konularda hesap verebilir olmalarını sağlamak.
• Önerilen bakım kontrol listesini gözden geçirmek ve bilgi analitiğinde bütünlüklü ve tutarlı bir eylem almak.
• Bilgi yönetimi projeleri üzerinde koordinasyon sağlamak ve iç Güven Skorları/benimseme oranlarını artırmak için düzenli olarak (örneğin aylık) toplantılar yapın.
• Guru CSM'inizle iletişimde bulunun veya danışmanlık almak için Guru Topluluğu ile etkileşime geçin.
• Guru'nun herkesin bilgi aramak için ana yer olduğunu pekiştirerek bilgi etrafında bir takım kültürü oluşturmaya yardımcı olun.

‍

Bilgi Konseyi Üyeleri

Bilgi konseyinin paydaşlarını ve sorumlu bireyleri belirleyin; böylece ekip üyeleri bakım çabalarının kimin üzerinde olduğunu ve uzmanları nerede bulabileceklerini bilirler.

‍

Koleksiyon Şampiyonu: Koleksiyonun sağlığı ve organizasyonundan tamamen sorumlu olan ve Koleksiyonun bilgi konseyi tarafından belirlenen standartlara uygun olmasını sağlayan kişidir. Şampiyonlar, bilgi konseyi aktif üyeleri olabilir veya konsey tarafından atanmaları mümkündür.

‍

Klasör düzeyinde KKE: Bilgi konseyinin toplantılarına katılmayan, ancak Kart içeriklerini oluşturan ve/veya yöneten kişidir. Kendi içerik alanları hakkında Sorular Sor veya Slack üzerinden sorulara karşı sormakla, ayrıca klasörlerinin bilgi konseyi standartlarına uygun olmasını sağlamaktan sorumludurlar.

‍

‍

İletişim Yöntemleri

Bilgi konseyinizi, yüz yüze (veya sanal) ve eş zamanlı olmayan şekilde işbirliği yaparak meşgul tutun. Bakımın yönetilebilir hale gelmesi için otomatik iş akışları önerin.

‍

Bilgi Konseyi için geri bildiriminiz var mı?

Fikirlerinizi [örnek Slack Kanalı adı ve bağlantısı ekleyin] paylaşın.

‍

İlgili Bağlantılar

Yani. Proje yönetim yazılımınızdaki bu projeye bir bağlantı.

‍

Şablon: Bilgi Konseyi Bakım Kontrol Listesi

Bu şablonu, Wiki sağlığını izlemek ve kuruluşunuzun bilgisini Guru'da sürdürmek için konseyinizle bir grup olarak kullanın.

‍

Koleksiyon Sağlığı

Bakımın daha kolay hale gelmesi için, dikkate alınız:

• Zapier ile veya Workato ile otomatik Guru iş akışları kurmak (örneğin, güven puan güncellemelerini Slack’e göndermek veya proje yönetim yazılımında onaylanmamış Kartlar için görevler oluşturmak)
• Kolayca Koleksiyonunuzu gözden geçirmek için bir Kart Yöneticisi filtresi kaydedin.
• Koleksiyonunuz hakkında içgörüler elde etmek için Guru analiz raporlarını planlayın.

‍

Haftalık Bakım

Koleksiyon Güven Puanını Yönet

• Onaylanmamış Kartlar var mı?
  • Eğer bir Kart onaylanmamışsa:
    • Kartın doğrulama aralığını görmek için tıklayın.
    • Doğrulayıcıyı kontrol edin: Kartın doğrulayıcısı kimdir ve o kişi hala doğru uzman mı?
      • Eğer doğrulayıcı doğruysa, onlarla kontrol edin ve kartlarını zamanında doğrulamak için hangi desteklere ihtiyaçları olduğunu anlayın.
      • Eğer doğrulayıcı yanlışsa, onu kendi koleksiyonunuzdaki uzmana atayın.
    • Eğer Kartı kimin doğrulaması gerektiğinden emin değilseniz, yazarla, uzmanla veya yeni doğrulayıcıyla iletişime geçmek için Kart yorumlamasını kullanın, herkesin aynı sayfada olmasını sağlayın.
• Kartın içeriğini kontrol edin
  • Eğer doğrulayıcı doğruysa (ve sizseniz!)—içeriği gözden geçirin. Bu Kartta her şey hala güncel ve doğru mu? Kartın belirli kısımlarını düzenlemeniz gerekiyor mu?
• Doğrulama aralığını kontrol edin
  • Eğer Karttaki bilgi sürekli ve sık sık değişmiyorsa (örneğin, ofiste yemek için gitmek için favori yerler) aralığı daha uzun bir zamana ayarlayabilirsiniz (bu otomatik olarak Kartı doğrulayacaktır).
  • Kart Yöneticisi'nde, Kartları şu şekilde filtreleyin: Doğrulama Durumu > dır > Güvenilmez VE Son Doğrulama Tarihi > daha fazla > 90 Gün Önce.
• Bu Kartı kimler görüntülüyor?
  • Kartın üst kısmındaki yatay üç nokta ("⋯") tıklayın Daha fazla seçenek menüsünü açmak için ve Kullanım ve analizler tıklayın. "Kartların zaman içindeki görünümleri" görmek için. Eğer kimse bu Kartı görüntülemiyorsa, arşivlemeyi düşünün.
  • Kart Yöneticisi'nde, kullanılmayan bilgileri bulmak için Kartları filtreleyin: Son Görüntüleme > Daha fazla > 180 Gün Önce. Statik bilgileri bulmak için Kartları filtreleyin: Son Değiştirilme Tarihi > daha fazla > 180 Gün Önce.

‍

İçeriği Düzenle

• Kart Yöneticisi'nde "[Eski] Kartların bir Tahtada olmadığını" kontrol edin—bu klasörü yeniden adlandırmanın mantıklı olup olmadığına veya Kartları farklı bir klasöre taşıma kararı verin. (Bu klasör sadece Haziran 2023'ten önce oluşturulmuş Guru çalışma alanlarında bulunabilir.)
• Tekrar eden içerik olmadığından emin olmak için tekrar eden kontrolü kullanın.
• Yeni/kategorize edilmemiş etiketleri kontrol etmek için etiket yöneticisini kullanın.

‍

Guru kullanımını teşvik edin

• En popüler (görüntülenen) Kartlarınız için analizleri gözden geçirin ve ekibe reklam yapın (Slack'te paylaşın veya bir duyuru kullanın).
• Slack'te en iyi Kart kullanıcılarını kutlayın.

‍

Aylık Bakım

İçeriği yapılandırın

• Koleksiyon deneyiminizi gözden geçirin—Koleksiyonunuza ilk kez bakan birisi için klasör yapısı anlamlı mı?

‍

İzinleri güncelleyin

• Koleksiyonlarınızda içerik oluşturan konu uzmanları, uygun Guru Grubu(lar) içinde uygun rollere sahip mi?
• Eğer öyleyse, klasör izinlerini ayarlayın. Eğer öyleyse, klasör izinlerini ayarlayın.

‍

Bilgi açıklarını doldurun

• Bilgi Kullanım analizlerine bakın, özellikle sonuç vermeyen aramalar. Bu açıklar temelinde oluşturulabilecek bir Kart var mı?
  • Bu boşlukları doldurmak için yazar atayın.