{{spacer-78}}

Проблема

Управление знаниями в организациях часто может стать хаотичным и неэффективным. Без структурированного подхода важная информация может устареть, стать несогласованной или недоступной. Этот недостаток организации может привести к снижению продуктивности, недопониманию и разочарованию сотрудников.

Решение

Создание Совета по знаниям может оптимизировать процессы управления знаниями и обеспечить актуальность, релевантность и легкость доступа к информации. Совет по знаниям — это специальная группа, ответственная за контроль создания, обслуживания и управления знаниями в организации. С помощью таких инструментов, как Guru, и правильных заинтересованных лиц, объединенных общей целью, ваша организация начнет сразу видеть рост эффективности и результативности вашей программы знаний.

Вот лучшие практики для формирования Совета по знаниям и создания стандартов управления, с советами от наших клиентов с мест.‍

‍

1. Определите цель и задачи

• Четко сформулируйте миссию и задачи Совета по знаниям.
• Согласуйте цели совета с общими стратегическими целями организации.
• Убедитесь, что цель хорошо доведена до всех заинтересованных сторон.

‍

2. Соберите правильную команду

• Определите ключевых заинтересованных лиц, сотрудников по обеспечению и экспертов из разных отделов. В формальных или фактических ролях по обеспечению управление знаниями имеет решающее значение для обеспечения непрерывности опыта и информации между командами.
• Обеспечьте разнообразие представительства ролей и экспертов, чтобы покрыть все аспекты управления знаниями.
• Назначьте преданного лидера или координатора для совета, чтобы привести инициативы и сохранять фокус на целях.

‍

3. Определите обязанности

Каждый совет уникален, с различными точками зрения и сценариями использования, поэтому список обязанностей очень ситуативен. Типичные примеры включают:

• Создание Хартии Совета по знаниям
• Регулярные встречи (т. е. ежемесячно), чтобы согласовывать стратегии и проекты управления знаниями.
• Создание, контроль и поддержка стандартов управления (т. е. набора ролей, правил и рабочих процессов, которые вся команда соблюдает при использовании Guru).
• Проверка карт вместе.
• Создание индивидуальных «Чемпионов Коллекции», которые могут взять на себя ответственность за здоровье и обслуживание своей Коллекции (т. е. Оценки доверия, внедрение Guru, создание шаблонов карт и т. д.).
• Просмотр контрольного списка по обслуживанию Совета по знаниям, который может включать: проверку новых/некатегоризованных тегов, процесс проверки, поиск, не дающий результатов, популярные карты, шаблоны карт и т. д.
• Опубликуйте «советы» Guru в инструментах командной коммуникации.
• Признавайте отличных участников и потребителей знаний в Slack или в объявлении.
  

‍

4. Установите стандарты управления

• Реализуйте четкие рекомендации для создания контента, его проверки и утверждения.
• Определите контроль версий через стандарты проверки и документации.
• Создайте регулярные аудиты, чтобы обеспечить соблюдение и выявить области для улучшения.

‍

Примеры стандартов управления

• Оценка доверия не ниже 80% на каждую Коллекцию.
• Средний интервал проверки: ежеквартально или чаще.
• > 90% ежемесячного использования.
• Карты, которые не были проверены в течение 60 дней, будут архивированы.
• Карты без просмотров за последние 180 дней будут архивированы.
• Проверяющие должны всегда быть отдельными экспертами или небольшой группой экспертов "[Команда]".
• Карты должны иметь как минимум один тег, но не более четырех тегов.
• Нельзя создавать карты без добавления хотя бы в одну папку. Если применимы исключения, укажите их.
• Установите ожидания среди пользователей, что Guru — это первое место для поиска знаний.

‍

5. Обеспечьте обучение и ресурсы

• Предложите тренинги и ресурсы, которые соответствуют разнообразным потребностям членов вашего совета и сотрудников. Эти инструменты вместе с четко документированными обязанностями помогают членам совета чувствовать себя поддержанными в своих ролях.
  

‍

6. Поощряйте обратную связь и постоянное улучшение

• Прозрачность имеет решающее значение — регулярно публикуйте отчеты о производительности коллекции, подчеркивая области, требующие улучшения, и отмечая успехи.
• Используйте конкурсы или стимулы, чтобы поощрять волонтеров поддерживать высокие стандарты, предлагая небольшие призы, такие как ваучеры или продукцию компании, чтобы поддерживать мотивацию. Это не только признает их усилия, но и побуждает других активно участвовать в поддержании точности контента.
• Регулярно пересматривайте и обновляйте практики управления знаниями на основе обратной связи и изменяющихся потребностей.
• Стимулируйте культуру постоянного улучшения и обучения.
• Привлекайте старших заинтересованных лиц, чтобы продемонстрировать преимущества участия в совете, тем самым повышая значимость вовлеченных людей. 

‍
‍

‍

Шаблон: Хартия Совета по знаниям

Используйте этот шаблон, чтобы объединить участников совета по знаниям вокруг цели совета и того, как вы будете сотрудничать. 

‍

Представляем [название вашей компании] Совет по знаниям

Документируйте миссию вашего совета по знаниям в карте Guru.

Совет по знаниям — это группа представителей из каждого из отделов или команд, использующих Guru, которые регулярно встречаются для сотрудничества, обмена лучшими практиками и поддержания Guru на самом высоком уровне, чтобы она отвечала потребностям каждого из отделов. Эта статья включает:

• Цели обслуживания Guru
• Стандарты управления
• Обязанности совета
• Члены совета по знаниям
• Методы коммуникации

‍

Цели обслуживания Guru

Полезно установить четкий набор ожиданий относительно того, как вы хотите, чтобы ваша команда контента подходила к вашим знаниям в Guru. Ниже мы перечисляем пример набора стандартов (не стесняйтесь изменять их для своей команды).

Для того, чтобы поддерживать надежные активы и контент в Guru, мы будем соблюдать следующие стандарты для всех карт и контента:

• Оценка доверия не ниже 80%.
• Средний интервал верификации: ежеквартально +.
• 80% карт имеют теги для простоты поиска.
• Прием пользователей: >90%.

‍

Стандарты управления Guru

Стандарты управления — это набор ролей, правил и рабочих процессов, созданных и внедренных советом по знаниям, который вся команда соблюдает при использовании Guru. Авторы карт и владельцы коллекции следуют стандартам управления, чтобы создавать и управлять знаниями в Guru. Примечание: если вы решите, что каждой отдельной команде, использующей Guru, следует иметь свою уникальную стратегию управления, документируйте это в Guru соответственно!

• Карты, которые не были проверены в течение 30 дней, будут архивированы.
• Карты без просмотров за последние 180 дней будут архивированы.
• Контент должен принадлежать/проверяться
  • Команда (по сравнению с отдельным) Полезно распределить ответственность и ускорить проверку (много рук облегчают работу); но будьте осторожны, чтобы пользователи не думали, что "кто-то еще в группе это сделает".
  • Индивидуально (по сравнению с командой) Полезно установить ответственность на фактического эксперта и обеспечить активное участие, как "все на вас".
• Не создавать карты без привязки хотя бы к одному тегу.
• Не создавать карты без добавления хотя бы в одну папку, могут применяться некоторые исключения.
• Все владельцы коллекции отвечают за карты и папки под их контролем, включая вышеуказанные стандарты.

‍

Обязанности Совета по знаниям

Проверяйте и принимайте меры для поддержания стандартов управления (примеры приведены ниже).

• Назначение владельцев области знаний и привлечение их к ответственности за такие вещи, как Оценки доверия, внедрение и создание шаблонов карт.
• Просмотр предложенного контрольного списка по обслуживанию и принятие согласованных и последовательных действий на основе анализа знаний.
• Регулярные встречи (т. е. ежемесячно) для координации управления знаниями и повышения внутренних Оценок доверия/уровней использования.
• Общение с вашим CSM Guru или взаимодействие с Сообществом Guru для консультаций.
• Содействуйте формированию командной культуры, основанной на знаниях, подчеркивая, что Guru — это первое место для поиска информации.

‍

Члены Совета по знаниям

Определите участников совета по знаниям и ответственных лиц, чтобы члены команды знали, кто отвечает за усилия по обслуживанию и где найти экспертов.

‍

Чемпион Коллекции: Лицо, которое ответственное за здоровье и организацию Коллекции и за обеспечение соответствия Коллекции стандартам, установленным советом по знаниям. Чемпионы могли бы быть активными членами совета по знаниям или быть назначены советом.

‍

Эксперты уровня папки: Вероятно, не участники встреч совета по знаниям, но создают и/или управляют контентом карты. В основном отвечают за ответы на вопросы о своей области контента через «Спросите эксперта» или Slack, а также за обеспечение того, чтобы их папка соответствовала стандартам KC.

‍

‍

Методы коммуникации

Поддержите вовлеченность вашего совета знаний, определив личные (или виртуальные) и асинхронные способы сотрудничества. Предложите рекомендации для автоматизированных рабочих процессов, чтобы сделать техобслуживание управляемым.

‍

Есть ли у вас отзывы для нашего совета знаний?

Поделитесь своими идеями в [вставьте пример названия канала Slack и ссылку].

‍

Связанные ссылки

Т.е. ссылка на этот проект в вашем программном обеспечении для управления проектами.

‍

Шаблон: Контрольный список по обслуживанию совета знаний

Используйте этот шаблон, чтобы ваша комиссия могла следить за состоянием вики и поддерживать знания вашей организации в Guru.

‍

Состояние коллекции

Чтобы облегчить обслуживание, учтите:

• Настройка автоматизированных рабочих процессов Guru с Zapier или Workato (т.е. отправка обновлений рейтинга доверия в Slack или создание задач для непроверенных карточек в программном обеспечении для управления проектами)
• Сохранение фильтра менеджера карточек для удобного просмотра вашей коллекции.
• Запланировать отчеты по аналитике Guru, чтобы получить информацию о вашей коллекции.

‍

Еженедельное обслуживание

Управление рейтингом доверия коллекции

• Есть ли непроверенные карточки?
  • Если карточка непроверенная:
    • Нажмите, чтобы увидеть интервал проверки карточки.
    • Проверьте проверяющего: Кто проверяющий карточки и действительно ли этот человек все еще является соответствующим экспертом?
      • Если проверяющий верен, свяжитесь с ним и узнайте, какую поддержку они нуждаются, чтобы проверить свои карточки своевременно
      • Если проверяющий неправильный, переназначьте его эксперту в вашей соответствующей коллекции
    • Если вы не уверены, кто должен проверить карточку, используйте комментирование карты, чтобы связаться с автором, экспертом или новым проверяющим, чтобы все были на одной волне
• Проверьте содержимое карточки
  • Если проверяющий прав, то это вы! — проверьте содержание. Все ли здесь в данной карточке все еще актуально и точно? Нужно ли изменить отдельные части карточки?
• Изучите интервал проверки
  • Если знания о карточке не меняются часто (например, любимые места, где пообедать рядом с офисом), вы можете настроить интервал на более долгий срок (это автоматически проверит карточку).
  • В менеджере карточек фильтруйте карточки по: Состояние проверки > является > Неподтвержденным И дата последней проверки > более чем > 90 дней назад.
• Люди просматривают эту карточку?
  • Нажмите на горизонтальные многоточия ("⋯") в верхней части карточки, чтобы открыть Меню дополнительных параметров и нажмите Использование и аналитика. чтобы увидеть "Просмотры карточек с течением времени". Если никто не просматривает эту карточку, подумайте о ее архивировании.
  • В менеджере карточек найдите неиспользуемые знания, фильтруя карточки по: Дата последнего просмотра > Более чем > 180 дней назад. Найдите статические знания, фильтруя карточки по: Дата последнего изменения > более чем > 180 дней назад.

‍

Организовать контент

• Проверьте наличие "[Устаревших] карточек, не находящихся на доске" в менеджере карточек — решите, имеет ли смысл переименовать эту папку или переместить карточки в другую папку. (Эта папка может быть найдена только в рабочих областях Guru, созданных до июня 2023 года.)
• Убедитесь, что нет дублированного контента с помощью обнаружения дубликатов.
• Используйте менеджер тегов для проверки новых/некатегоризированных тегов.

‍

Стимулируйте использование Guru

• Просмотрите аналитику для ваших самых популярных (просматриваемых) карточек и сообщите команде (опубликуйте в Slack или используйте объявление).
• Отпразднуйте топ-исполнителей карточек в Slack.

‍

Ежемесячное обслуживание

Структурировать содержимое

• Пройдите через свой опыт коллекции — соответствует ли структура папок в вашей коллекции ожиданиям тех, кто просматривает вашу коллекцию в первый раз?

‍

Обновить разрешения

• Нужны ли специалистам, создающим контент в ваших коллекциях, подходящие группы Guru с соответствующими ролями?
• Существует ли конфиденциальная информация, к которой другие группы должны иметь доступ? Если да, отрегулируйте разрешения папки.

‍

Заполните пробелы в знаниях

• Посмотрите аналитику использования знаний, особенно поиски, не дающие результатов. Есть ли карточка, которую можно создать на основе этих пробелов?
  • Назначьте авторов для создания контента, чтобы заполнить эти пробелы.