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Il problema

La gestione della conoscenza all'interno delle organizzazioni può spesso diventare caotica e inefficace. Senza un approccio strutturato, le informazioni importanti possono diventare obsolete, incoerenti o inaccessibili. Questa mancanza di organizzazione può portare a una diminuzione della produttività, a malintesi e a frustrazione tra i dipendenti.

La Soluzione

Stabilire un Consiglio della Conoscenza può semplificare i processi di gestione della conoscenza e garantire che le informazioni rimangano accurate, pertinenti e facilmente accessibili. Un Consiglio della Conoscenza è un gruppo dedicato responsabile della supervisione della creazione, manutenzione e governance della conoscenza all'interno di un'organizzazione. Con uno strumento come Guru, e i giusti stakeholder uniti attorno a una visione condivisa, la tua organizzazione inizierà a vedere immediati guadagni in termini di efficienza ed efficacia dal programma conoscenza.

Ecco le migliori pratiche per formare un Consiglio della Conoscenza e creare standard di governance, con consigli dai nostri clienti sul campo.‍

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1. Definire lo scopo e gli obiettivi

• Articolare chiaramente la missione e gli obiettivi del Consiglio della Conoscenza.
• Allineare gli obiettivi del consiglio con gli obiettivi strategici complessivi dell'organizzazione.
• Assicurarsi che lo scopo sia ben comunicato a tutti gli stakeholder.

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2. Costruire il team giusto

• Identificare i principali stakeholder, il personale di abilitazione e gli esperti di settore provenienti da reparti diversi. In ruoli di abilitazione formali o di fatto, la gestione della conoscenza è fondamentale per garantire la continuità dell'esperienza e delle informazioni tra i team.
• Assicurare una rappresentanza diversificata di ruoli ed esperienze per coprire tutti gli aspetti della governance della conoscenza.
• Nomina un leader o coordinatore dedicato per il consiglio per guidare le iniziative e mantenere il focus sugli obiettivi.

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3. Definire le responsabilità

Ogni consiglio è diverso, con prospettive e casi d'uso differenti, quindi l'elenco delle responsabilità è molto situazionale. Esempi tipici includono:

• Creare un Statuto del Consiglio della Conoscenza
• Incontrarsi regolarmente (ovvero mensilmente) per coordinarsi su strategie e progetti di gestione della conoscenza.
• Creare, monitorare e mantenere standard di governance (ovvero il set di ruoli, regole e flussi di lavoro che l'intero team segue quando utilizza Guru).
• Verifica le schede insieme.
• Creare "Campioni di Raccolta" individuali che possano assumere la responsabilità e la responsabilità per la salute e la manutenzione della loro Raccolta (ovvero, Punteggi di fiducia, adozione di Guru, creazione di modelli di schede, ecc.).
• Esaminare la lista di controllo di manutenzione del Consiglio della Conoscenza campione che può includere: il controllo e la revisione di nuovi/tag non categorizzati, i progressi nella verifica, ricerche che producono/non producono risultati, schede popolari, modelli di schede, ecc.
• Pubblica "consigli" di Guru negli strumenti di comunicazione del team.
• Evidenzia i grandi contributori e consumatori di conoscenza su Slack o in un annuncio.
  

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4. Stabilire standard di governance

• Implementare linee guida chiare per la creazione, revisione e approvazione dei contenuti.
• Definire il controllo delle versioni attraverso standard di verifica e documentazione.
• Impostare audit regolari per garantire la conformità e identificare aree di miglioramento.

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Esempi di standard di governance

• Punteggio di fiducia non inferiore all'80% per raccolta.
• Intervallo medio di verifica: trimestrale o più frequente.
• > 90% Adozione Mensile.
• Schede che non sono state verificate per 60 giorni saranno archiviate.
• Schede senza visualizzazioni negli ultimi 180 giorni saranno archiviate.
• I verificatori devono sempre essere un esperto individuale o un piccolo gruppo di "[TEAM] Esperti".
• Le schede devono avere almeno un tag, non più di quattro tag.
• Nessuna scheda deve essere creata senza essere aggiunta ad almeno una cartella. Se si applicano eccezioni, specificarle.
• Impostare l'aspettativa tra gli utenti che Guru è il luogo principale in cui cercare conoscenza.

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5. Fornire formazione e risorse

• Offrire sessioni di formazione e risorse che soddisfino le diverse esigenze dei membri del consiglio e dei dipendenti. Questi strumenti, combinati con chiare responsabilità documentate, aiutano i membri del consiglio a sentirsi supportati nei loro ruoli.
  

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6. Incoraggiare il Feedback e il Miglioramento Continuo

• La trasparenza è fondamentale: pubblica regolarmente report sulle prestazioni della raccolta, evidenziando le aree che necessitano di miglioramenti e celebrando i successi.
• Utilizza competizioni o incentivi per incoraggiare i volontari a mantenere standard elevati, con piccole ricompense come voucher o gadget aziendali per mantenere alta la motivazione. Questo non solo riconosce i loro sforzi, ma incoraggia anche altri a partecipare attivamente nel mantenere l'accuratezza dei contenuti.
• Rivedere regolarmente e aggiornare le pratiche di gestione della conoscenza in base al feedback e alle esigenze in evoluzione.
• Promuovere una cultura di miglioramento continuo e apprendimento.
• Coinvolgere gli stakeholder senior per dimostrare i benefici della partecipazione al consiglio, alzando così il profilo degli individui coinvolti. 

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Template: Statuto del Consiglio della Conoscenza

Utilizza questo template per centrare gli stakeholder del consiglio della conoscenza attorno allo scopo del consiglio e come collaborerai. 

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Introduzione al Consiglio della Conoscenza di [nome della tua azienda]

Documenta la missione del tuo consiglio della conoscenza in una scheda Guru.

Un consiglio della conoscenza è un gruppo di rappresentanti di ciascun dipartimento o team che utilizza Guru, che si incontra regolarmente per collaborare, condividere le migliori pratiche e mantenere Guru ai massimi livelli per garantire che soddisfi le esigenze di ogni dipartimento. Questo articolo include:

• Obiettivi di Manutenzione di Guru
• Standard di governance
• Responsabilità del consiglio
• Membri del Consiglio della Conoscenza
• Metodi di comunicazione

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Obiettivi di Manutenzione di Guru

È utile stabilire un insieme chiaro di aspettative su come vuoi che il tuo team di contenuti si approcci alla conoscenza del tuo team in Guru. Di seguito elenchiamo un esempio di standard (sentiti libero di modificarli per il tuo team).

Per mantenere contenuti e materiali di fiducia in Guru, manterremo i seguenti standard per tutte le schede e i contenuti:

• Punteggio di fiducia non inferiore all'80%.
• Intervallo medio di verifica: trimestrale +.
• L'80% delle schede sono etichettate per una facile ricerca.
• Adozione degli utenti: >90%.

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Standard di governance di Guru

Gli standard di governance sono il set di ruoli, regole e flussi di lavoro creati e implementati da un consiglio della conoscenza che l'intero team segue nel loro utilizzo di Guru. Autori di schede e proprietari di raccolte seguono gli standard di governance per creare e gestire la conoscenza in Guru. Nota: Se decidi che ciascun team che utilizza Guru debba avere la propria strategia di governance unica, documenta in Guru di conseguenza!

• Le schede che non sono state verificate per 30 giorni saranno archiviate.
• Le schede senza visualizzazioni negli ultimi 180 giorni saranno archiviate.
• Il contenuto deve essere di proprietà/verificato da
  • Team (vs. individual) Utile per distribuire la proprietà e rendere la verifica più veloce (molti aiutano a fare il lavoro); tuttavia, fai attenzione che gli utenti non pensino che "qualcun altro nel gruppo lo farà".
  • Individuale (vs. team) Utile per mettere la responsabilità sull'esperto effettivo e garantire una partecipazione attiva, poiché "è tutto su di te".
• Nessuna scheda deve essere creata senza almeno un tag associato.
• Nessuna scheda deve essere creata senza essere aggiunta ad almeno una cartella, potrebbero applicarsi delle eccezioni.
• Tutti i proprietari di raccolte sono responsabili delle schede e delle cartelle sotto la proprietà del loro team, inclusi gli standard sopra.

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Responsabilità del Consiglio della Conoscenza

Controllare e prendere provvedimenti per mantenere gli standard di governance (esempi elencati di seguito).

• Assegnare proprietari di dominio della conoscenza e tenerli responsabili per elementi come punteggi di fiducia, adozione e creazione di schede modello.
• Attraversare la lista di controllo di manutenzione suggerita e agire in modo coeso e coerente sulle analisi della conoscenza.
• Incontrarsi regolarmente (ovvero, mensilmente) per coordinarsi su progetti di gestione della conoscenza e aumentare i tassi interni di fiducia/adottabilità.
• Comunicare con il tuo CSM di Guru o coinvolgersi con il Guru Community per consulenza.
• Aiutare a costruire una cultura del team attorno alla conoscenza rinforzando che Guru è il primo posto di tutti per cercare informazioni.

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Membri del Consiglio della Conoscenza

Identificare gli stakeholder e le persone responsabili del consiglio della conoscenza affinché i membri del team sappiano chi è responsabile degli sforzi di manutenzione e dove trovare esperti di gestione della conoscenza.

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Campione di Raccolta: La persona responsabile della salute e dell'organizzazione di una Raccolta e dell'assicurarsi che la Raccolta soddisfi gli standard creati dal consiglio della conoscenza. I campioni potrebbero essere membri attivi del consiglio della conoscenza o essere assegnati dal consiglio.

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SMEs a livello di cartella: Non è probabile che siano partecipanti alle riunioni del consiglio della conoscenza, ma creano e/o gestiscono il contenuto delle schede. Responsabili principalmente di rispondere alle domande sulla loro area di contenuto tramite la funzione Chiedi un Esperto o Slack e per garantire che la loro cartella soddisfi gli standard del KC.

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Metodi di Comunicazione

Mantieni il tuo consiglio di conoscenza coinvolto definendo modi di collaborare di persona (o virtualmente) e in modo asincrono. Offri raccomandazioni per flussi di lavoro automatizzati per rendere la manutenzione gestibile.

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Hai feedback per il nostro Consiglio della Conoscenza?

Condividi le tue idee in [inserisci il nome e il link del canale Slack di esempio].

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Collegamenti Correlati

I.e. un link a questo progetto nel tuo software di gestione progetti.

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Modello: Checklist di Manutenzione del Consiglio della Conoscenza

Usa questo modello come gruppo per il tuo Consiglio per monitorare la salute del Wiki e mantenere la conoscenza della tua organizzazione in Guru.

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Salute della Collezione

Per rendere la manutenzione più semplice, considera:

• Impostare flussi di lavoro Guru automatizzati con Zapier o Workato (i.e., inviare aggiornamenti del punteggio di fiducia a Slack o Creare compiti per schede non verificate nel software di gestione progetti)
• Salvare un filtro del Manager di Schede per rivedere facilmente la tua Collezione.
• Pianificare rapporti analitici di Guru per ottenere informazioni sulla tua Collezione.

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Manutenzione Settimanale

Gestire il Punteno di Fiducia della Collezione

• Ci sono schede non verificate?
  • Se una scheda è non verificata:
    • Clicca per vedere l'intervallo di verifica della scheda.
    • Controlla il verificatore: Chi è il verificatore della scheda e quella persona è ancora il soggetto esperto corretto?
      • Se il verificatore è corretto, controlla con loro e comprendi quale supporto hanno bisogno per verificare le loro schede in modo tempestivo
      • Se il verificatore è errato, riassegna a chi è esperto nella tua collezione rispettiva
    • Se non sei sicuro di chi dovrebbe verificare la scheda, usa il commento sulla scheda per comunicare con l'autore, l'esperto o il nuovo verificatore per far mettere tutti d'accordo
• Controlla il contenuto della scheda
  • Se il verificatore è corretto (e sei tu!)—rivedi il contenuto. Tutto è aggiornato e accurato in questa scheda? Hai bisogno di modificare alcune parti della scheda?
• Controlla l'intervallo di verifica
  • Se la conoscenza sulla scheda è sempreverde e non cambia spesso (ad es. i posti preferiti per pranzare in ufficio) puoi regolare l'intervallo a un periodo più lungo (questo verificherà automaticamente la scheda).
  • Nel Manager di Schede, filtra le schede per: Stato di verifica > è > Non affidabile E Data dell'ultima verifica > più di > 90 giorni fa.
• Le persone stanno visualizzando questa scheda?
  • Clicca sui puntini orizzontali ("⋯") in cima alla scheda per aprire il menu Altre opzioni e clicca su Utilizzo e analisi. per vedere "Visualizzazioni della scheda nel tempo". Se nessuno sta visualizzando questa scheda, considera di archiviarla.
  • Nel Manager di Schede, trova conoscenze non utilizzate filtrando le schede per: Ultima visualizzazione > più di > 180 giorni fa. Trova conoscenze statiche filtrando le schede per: Data dell'ultima modifica > più di > 180 giorni fa.

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Organizzare i Contenuti

• Controlla le "[Legacy] Schede non su una Lavagna" nel Manager di Schede—decidi se ha senso rinominare questa cartella o spostare le schede in un'altra cartella. (Questa cartella può essere trovata solo negli spazi di lavoro Guru creati prima di giugno 2023.)
• Assicurati che non ci sia contenuto duplicato utilizzando la rilevazione dei duplicati.
• Usa il gestore di tag per controllare nuovi tag/non categorizzati.

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Incoraggia l'uso di Guru

• Rivedi le analisi delle tue schede più popolari (visualizzate) e pubblica un annuncio al team (pubblica su Slack o utilizza un annuncio).
• Celebra gli utenti delle schede di punta in Slack.

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Manutenzione Mensile

Struttura dei contenuti

• Analizza la tua esperienza con la Collezione—La struttura delle cartelle nella tua Collezione ha senso per qualcuno che visualizza la tua collezione per la prima volta?

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Aggiorna le autorizzazioni

• Gli esperti della materia che creano contenuti nelle tue Collezioni si trovano nei Gruppi Guru appropriati con i ruoli adeguati?
• C'è conoscenza riservata che altri gruppi devono accedere? Se sì, regola le autorizzazioni delle cartelle.

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Colmare le lacune di conoscenza

• Controlla le analisi dell'uso della conoscenza, in particolare le ricerche che non producono risultati. C'è una scheda che potrebbe essere creata in base a queste lacune?
  • Assegna autori per creare contenuti per colmare queste lacune.