{{spacer-78}}

Masalah

Manajemen pengetahuan di dalam organisasi sering kali dapat menjadi kacau dan tidak efisien. Tanpa pendekatan yang terstruktur, informasi penting dapat menjadi usang, tidak konsisten, atau tidak dapat diakses. Kekurangan organisasi ini dapat mengakibatkan penurunan produktivitas, miskomunikasi, dan frustrasi di antara karyawan.

Solusi

Mendirikan Dewan Pengetahuan dapat memperlancar proses manajemen pengetahuan dan memastikan bahwa informasi tetap akurat, relevan, dan mudah diakses. Dewan Pengetahuan adalah kelompok yang didedikasikan untuk mengawasi penciptaan, pemeliharaan, dan tata kelola pengetahuan di dalam suatu organisasi. Dengan alat seperti Guru, dan para pemangku kepentingan yang bersatu di sekitar visi bersama, organisasi Anda akan mulai melihat peningkatan efisiensi dan efektivitas dari program pengetahuan Anda.

Berikut adalah praktik terbaik untuk membentuk Dewan Pengetahuan dan membuat standar tata kelola, dengan tips dari pelanggan kami di lapangan.‍

‍

1. Tentukan Tujuan dan Sasaran

• Jelaskan dengan jelas misi dan tujuan Dewan Pengetahuan.
• Sesuaikan tujuan dewan dengan tujuan strategis keseluruhan organisasi.
• Pastikan tujuan dikomunikasikan dengan baik kepada semua pemangku kepentingan.

‍

2. Berkumpul Tim yang Tepat

• Identifikasi para pemangku kepentingan kunci, personel pemberdayaan, dan ahli materi pelajaran dari berbagai departemen. Dalam peran pemberdayaan formal atau de facto, manajemen pengetahuan sangat penting untuk memastikan kesinambungan pengalaman dan informasi antar tim.
• Pastikan ada representasi beragam dari peran dan keahlian untuk menutupi semua aspek tata kelola pengetahuan.
• Tunjuk pemimpin atau koordinator yang berdedikasi untuk dewan guna mendorong inisiatif dan mempertahankan fokus pada tujuan.

‍

3. Tentukan Tanggung Jawab

Setiap dewan berbeda, dengan perspektif dan kasus penggunaan yang berbeda, jadi daftar tanggung jawab sangat situasional. Contoh umum termasuk:

• Buat sebuah Piagam Dewan Pengetahuan
• Rapat secara teratur (misal, bulanan) untuk mengkoordinasikan strategi dan proyek manajemen pengetahuan.
• Membuat, memantau, dan memelihara standar tata kelola (misal, seperangkat peran, aturan, dan alur kerja yang diikuti seluruh tim saat menggunakan Guru).
• Verifikasi Kartu secara bersama-sama.
• Membuat "Juara Koleksi" individu yang dapat mengambil kepemilikan dan akuntabilitas untuk kesehatan dan pemeliharaan Koleksi mereka (misalnya, Skor Kepercayaan, adopsi Guru, pembuatan Template Kartu, dll.).
• Melewati checklist pemeliharaan Dewan Pengetahuan contoh yang dapat mencakup: memeriksa dan meninjau tag baru/tak terkategori, kemajuan verifikasi, Penelusuran Menghasilkan/Tidak Menghasilkan Hasil, Kartu populer, template Kartu, dll.
• Mengajukan "tips" Guru di alat komunikasi tim.
• Menghargai kontributor dan pengguna pengetahuan yang baik di Slack atau dalam pengumuman.
  

‍

4. Tentukan Standar Tata Kelola

• Terapkan pedoman yang jelas untuk proses pembuatan konten, tinjauan, dan persetujuan.
• Tentukan kontrol versi melalui verifikasi dan standar dokumentasi.
• Siapkan audit reguler untuk memastikan kepatuhan dan mengidentifikasi area untuk perbaikan.

‍

Contoh Standar Tata Kelola

• Skor kepercayaan tidak lebih rendah dari 80% per Koleksi.
• Suku cadang verifikasi rata-rata: kuartalan atau lebih sering.
• > 90% Adopsi Bulanan.
• Kartu yang telah dibiarkan tidak diverifikasi selama 60 hari akan diarsipkan.
• Kartu yang tidak memiliki tampilan dalam 180 hari terakhir akan diarsipkan.
• Penverifikasi harus selalu merupakan SME individu atau kelompok "[TIM] Pakar" kecil.
• Kartu harus memiliki setidaknya satu tag, tidak lebih dari empat tag.
• Tidak ada Kartu yang boleh dibuat tanpa ditambahkan ke setidaknya satu folder. Jika ada pengecualian yang berlaku, jelaskan.
• Tetapkan harapan di antara pengguna bahwa Guru adalah tempat pertama untuk mencari pengetahuan.

‍

5. Berikan Pelatihan dan Sumber Daya

• Tawarkan sesi pelatihan dan sumber daya yang memenuhi kebutuhan beragam anggota dewan dan karyawan Anda. Alat-alat ini, digabungkan dengan tanggung jawab yang jelas dan terdokumentasi, membantu anggota dewan merasa didukung dalam peran mereka.
  

‍

6. Dorong Umpan Balik dan Perbaikan Berkelanjutan

• Transparansi adalah kunci—secara teratur terbitkan laporan tentang kinerja koleksi, menyoroti area yang perlu diperbaiki dan merayakan keberhasilan.
• Gunakan kompetisi atau insentif untuk mendorong sukarelawan untuk mempertahankan standar tinggi, dengan hadiah kecil seperti voucher atau barang perusahaan untuk menjaga motivasi tinggi. Ini tidak hanya mengakui usaha mereka tetapi juga mendorong orang lain untuk ikut berpartisipasi dalam mempertahankan akurasi konten.
• Secara teratur tinjau dan perbarui praktik manajemen pengetahuan berdasarkan umpan balik dan kebutuhan yang berubah.
• Promosikan budaya perbaikan dan pembelajaran yang berkelanjutan.
• Libatkan pemangku kepentingan senior untuk mendemonstrasikan manfaat partisipasi dewan, sehingga meningkatkan profil individu yang terlibat. 

‍
‍

‍

Template: Piagam Dewan Pengetahuan

Gunakan template ini untuk memusatkan pemangku kepentingan dewan pengetahuan di sekitar tujuan dewan dan bagaimana Anda akan berkolaborasi. 

‍

Memperkenalkan [nama perusahaan Anda] Dewan Pengetahuan

Dokumentasikan misi dewan pengetahuan Anda dalam Kartu Guru.

Sebuah dewan pengetahuan adalah sekelompok perwakilan dari masing-masing departemen atau tim yang menggunakan Guru, yang bertemu secara teratur untuk berkolaborasi, berbagi praktik terbaik, dan mempertahankan Guru pada tingkat yang tertinggi untuk memastikan memenuhi kebutuhan setiap departemen. Artikel ini mencakup:

• Tujuan Pemeliharaan Guru
• Standar Tata Kelola
• Tanggung Jawab Dewan
• Anggota Dewan Pengetahuan
• Metode Komunikasi

‍

Tujuan Pemeliharaan Guru

Penting untuk menetapkan serangkaian harapan yang jelas tentang bagaimana Anda ingin tim konten Anda mendekati pengetahuan tim Anda di Guru. Di bawah ini kami menyajikan contoh standar (silakan sesuaikan untuk tim Anda).

Untuk mempertahankan kolateral dan konten yang terpercaya di Guru, kami akan menjunjung standar berikut untuk semua Kartu dan konten:

• Skor kepercayaan tidak lebih rendah dari 80%.
• Rata-rata interval verifikasi: kuartalan +.
• 80% dari Kartu diberi tag untuk pencarian yang mudah.
• Adopsi pengguna: >90%.

‍

Standar Tata Kelola Guru

Standar tata kelola adalah seperangkat peran, aturan, dan alur kerja yang dibuat dan diterapkan oleh dewan pengetahuan yang diikuti oleh seluruh tim dalam penggunaan Guru. Penulis kartu dan pemilik Koleksi mengikuti standar tata kelola untuk membuat dan mengelola pengetahuan di Guru. Catatan: Jika Anda memutuskan bahwa setiap tim individu yang menggunakan Guru harus memiliki strategi tata kelola unik mereka sendiri, dokumentasikan di Guru sesuai!

• Kartu yang telah tidak diverifikasi selama 30 hari akan diarsipkan.
• Kartu yang tidak memiliki tampilan dalam 180 hari terakhir akan diarsipkan.
• Konten harus dimiliki/diverifikasi oleh
  • Tim (dibandingkan individu) Berguna untuk menyebarkan kepemilihan dan mempercepat verifikasi (banyak tangan membuat pekerjaan ringan); namun, berhati-hatilah agar pengguna tidak berpikir "seseorang di kelompok akan melakukannya".
  • Individu (dibandingkan tim) Berguna untuk menempatkan tanggung jawab pada ahli nyata dan memastikan partisipasi aktif karena "semuanya tergantung pada Anda."
• Tidak ada Kartu yang boleh dibuat tanpa setidaknya satu tag terkait.
• Tidak ada Kartu yang boleh dibuat tanpa ditambahkan ke setidaknya satu folder, beberapa pengecualian mungkin berlaku.
• Semua pemilik Koleksi bertanggung jawab untuk Kartu dan folder di bawah kepemilikan tim mereka termasuk standar di atas.

‍

Tanggung Jawab Dewan Pengetahuan

Periksa dan ambil tindakan untuk mempertahankan standar tata kelola (contoh di bawah ini).

• Menetapkan pemilik domain pengetahuan dan memegang mereka akuntabel untuk item seperti Skor Kepercayaan, adopsi, dan pembuatan template Kartu.
• Melalui checklist pemeliharaan yang disarankan dan mengambil tindakan yang kohesif dan konsisten terhadap analitik pengetahuan.
• Rapat secara teratur (misalnya, bulanan) untuk berkoordinasi pada proyek manajemen pengetahuan dan meningkatkan tingkat kepercayaan/adopsi internal.
• Berkomunikasi dengan CSM Guru Anda atau berinteraksi dengan Komunitas Guru untuk konsultasi.
• Bantu membangun budaya tim sekitar pengetahuan dengan menegaskan bahwa Guru adalah tempat pertama bagi semua orang untuk mencari informasi.

‍

Anggota Dewan Pengetahuan

Identifikasi pemangku kepentingan dewan pengetahuan dan individu yang bertanggung jawab sehingga anggota tim tahu siapa yang bertanggung jawab atas upaya pemeliharaan dan di mana menemukan SME.

‍

Juara Koleksi: Orang yang bertanggung jawab atas kesehatan dan organisasi Koleksi serta memastikan Koleksi memenuhi standar yang dibuat oleh dewan pengetahuan. Juara dapat menjadi anggota aktif dewan pengetahuan atau ditunjuk oleh dewan.

‍

SME tingkat folder: Tidak mungkin peserta rapat dewan pengetahuan, tetapi membuat dan/atau mengelola konten Kartu. Bertanggung jawab terutama untuk menjawab pertanyaan tentang area konten mereka melalui Tanya Pakar atau Slack, dan untuk memastikan folder mereka memenuhi standar KC.

‍

‍

Metode Komunikasi

Pertahankan dewan pengetahuan Anda terlibat dengan mendefinisikan cara kolaborasi secara langsung (atau virtual) dan cara asinkron. Tawarkan rekomendasi untuk alur kerja otomatis agar pemeliharaan mudah.

‍

Apakah Anda memiliki umpan balik untuk Dewan Pengetahuan kami?

Bagikan ide-ide Anda di [masukkan nama dan tautan Saluran Slack contoh].

‍

Tautan Terkait

i.e. tautan ke proyek ini di perangkat lunak manajemen proyek Anda.

‍

Template: Daftar Periksa Pemeliharaan Dewan Pengetahuan

Gunakan template ini sebagai grup untuk Dewan Anda dalam memantau kesehatan Wiki dan mempertahankan pengetahuan organisasi Anda di Guru.

‍

Kesehatan Koleksi

Untuk memudahkan pemeliharaan, pertimbangkan:

• Mengatur alur kerja otomatis Guru dengan Zapier atau Workato (misalnya, kirim pembaruan Skor Trust ke Slack atau Buat tugas untuk Kartu yang tidak terverifikasi di perangkat lunak manajemen proyek)
• Menyimpan filter Manajer Kartu untuk dengan mudah meninjau Koleksi Anda.
• Menjadwalkan laporan analitik Guru untuk mendapatkan wawasan tentang Koleksi Anda.

‍

Pemeliharaan Mingguan

Kelola Skor Trust Koleksi

• Apakah ada Kartu yang tidak terverifikasi?
  • Jika sebuah Kartu tidak terverifikasi:
    • Klik untuk melihat interval verifikasi dari Kartu.
    • Periksa verifikator: Siapa verifikator kartu dan apakah orang itu masih menjadi pakar subjek yang benar?
      • Jika verifikator sudah benar, periksa dengan mereka dan pahami dukungan apa yang mereka butuhkan untuk memverifikasi kartu mereka tepat waktu
      • Jika verifikator salah, alihkan ke pakar dalam koleksi Anda masing-masing
    • Jika Anda tidak yakin siapa yang harus memverifikasi Kartu, gunakan komentar Kartu untuk berkomunikasi dengan penulis, ahli, atau verifikator baru untuk memastikan semua orang sejalan
• Periksa konten Kartu
  • Jika verifikator sudah benar (dan ini adalah Anda!)—tinjau kontennya. Apakah semua dalam Kartu ini masih terbaru dan akurat? Apakah Anda perlu mengedit bagian tertentu dari Kartu?
• Periksa interval verifikasi
  • Jika pengetahuan di Kartu bersifat abadi dan tidak sering berubah (misalnya tempat favorit untuk makan siang di sekitar kantor) Anda dapat menyesuaikan interval menjadi waktu yang lebih lama (ini akan secara otomatis memverifikasi Kartu tersebut).
  • Di Manajer Kartu, filter Kartu berdasarkan: Status Verifikasi > adalah > Tidak Terpercaya DAN Tanggal Terakhir Diverifikasi > lebih dari > 90 Hari yang lalu.
• Apakah orang-orang melihat Kartu ini?
  • Klik elips horizontal ("⋯") di bagian atas Kartu untuk membuka menu Opsi lebih dan klik Penggunaan dan analitik. untuk melihat "Tampilan kartu dari waktu ke waktu". Jika tidak ada yang melihat Kartu ini, pertimbangkan untuk mengarsipkannya.
  • Di Manajer Kartu, temukan pengetahuan yang tidak terpakai dengan menyaring Kartu berdasarkan: Terakhir Dilihat > Lebih dari > 180 Hari yang lalu. Temukan pengetahuan statis dengan menyaring Kartu berdasarkan: Tanggal Dimodifikasi Terakhir > lebih dari > 180 Hari yang lalu.

‍

Atur Konten

• Periksa untuk "[Kartu Warisan] yang tidak di Board" di Manajer Kartu—putuskan apakah itu masuk akal untuk mengganti nama folder ini atau memindahkan Kartu ke folder yang berbeda. (Folder ini hanya dapat ditemukan di workspace Guru yang dibuat sebelum Juni 2023.)
• Pastikan tidak ada konten duplikat dengan menggunakan deteksi duplikat.
• Gunakan pengelola tag untuk memeriksa tag baru/tidak terkategori.

‍

Dorong penggunaan Guru

• Tinjau analitik untuk Kartu Anda yang paling populer (dilihat) dan promosikan kepada tim (posting di Slack atau gunakan pengumuman).
• Rayakan pengguna Kartu terbaik di Slack.

‍

Pemeliharaan Bulanan

Struktur konten

• Jelajahi pengalaman Koleksi Anda—Apakah struktur folder dalam Koleksi Anda masuk akal bagi seseorang yang melihat koleksi Anda untuk pertama kalinya?

‍

Perbarui izin

• Apakah para ahli materi pelajaran yang membuat konten dalam Koleksi Anda berada di Grup Guru yang tepat dengan peran yang tepat?
• Apakah ada pengetahuan pribadi yang perlu diakses oleh kelompok lain? Jika iya, sesuaikan izin folder.

‍

Isi kekurangan pengetahuan

• Lihat analitik Penggunaan Pengetahuan, khususnya pencarian yang tidak menghasilkan hasil. Apakah ada Kartu yang bisa dibuat berdasarkan kekurangan ini?
  • Tunjuk penulis untuk membuat konten untuk mengisi kekurangan ini.