{{spacer-78}}

Problemet

Kunskapsförvaltning inom organisationer kan ofta bli kaotisk och ineffektiv. Utan en strukturerad metod kan viktig information bli föråldrad, inkonsekvent eller otillgänglig. Denna brist på organisation kan leda till minskad produktivitet, misskommunikation och frustration bland anställda.

Lösningen

Att etablera ett kunskapsråd kan effektivisera kunskapsförvaltningsprocesser och säkerställa att informationen förblir korrekt, relevant och lättillgänglig. Ett kunskapsråd är en dedikerad grupp som ansvarar för att övervaka skapandet, underhållet och styrningen av kunskap inom en organisation. Med ett verktyg som Guru, och de rätta intressenterna förenade kring en gemensam vision, kommer din organisation att börja se omedelbara effektivitet och resultat genom ditt kunskapsprogram.

Här är bästa praxis för att bilda ett kunskapsråd och skapa styrningsstandarder, med tips från våra kunder i fältet.‍

‍

1. Definiera syfte och mål

• Artikulera tydligt uppdraget och målen för kunskapsrådet.
• Justera rådets mål med organisationens övergripande strategiska mål.
• Säkerställ att syftet kommuniceras väl till alla intressenter.

‍

2. Sätt samman rätt team

• Identifiera nyckelintressenter, möjliggörare och ämnesexperter från olika avdelningar. I formella eller de facto möjliggörande roller är kunskapsförvaltning avgörande för att säkerställa kontinuiteten av erfarenhet och information mellan team.
• Säkerställ mångfald i roller och expertis för att täcka alla aspekter av kunskapens styrning.
• Utnämn en dedikerad ledare eller samordnare för rådet för att driva initiativ och hålla fokus på målen.

‍

3. Definiera ansvar

Varje råd är unikt, med olika perspektiv och användningsfall representerade, så listan över ansvar är mycket situationsberoende. Typiska exempel inkluderar:

• Skapa en kunskapsrådets stadga
• Hålla regelbundna möten (dvs. månadsvis) för att koordinera kunskapsförvaltningsstrategier och projekt.
• Skapa, övervaka och upprätthålla styrningsstandarder (dvs. uppsättningen roller, regler och arbetsflöden som hela teamet följer vid användning av Guru).
• Verifiera kort tillsammans.
• Skapa individuella "Collection Champions" som kan ta ägarskap och ansvar för deras kollektions hälsa och underhåll (dvs. Trust Scores, Guru-åtkomst, kortmallar osv.).
• Gå igenom exemplet på kunskapsrådets underhållskontrollista som kan inkludera: kontroll av och granskning av nya/okategoriserade taggar, verifieringsprogressen, Sökningar som ger/inte ger resultat, populära kort, kortmallar osv.
• Lägg ut Guru "tips" i teamets kommunikationsverktyg.
• Uppmärksamma fantastiska kunskapsbidragsgivare och konsumenter på Slack eller i ett meddelande.
  

‍

4. Etablera styrningsstandarder

• Genomför tydliga riktlinjer för skapande, granskning och godkännande av innehåll.
• Definiera versionskontroll genom verifierings och dokumentationsstandarder.
• Sätt upp regelbundna granskningar för att säkerställa efterlevnad och identifiera förbättringsområden.

‍

Exempel på styrningsstandarder

• Trustscore inte lägre än 80% per samling.
• Genomsnittligt verifieringsintervall: kvartalsvis eller oftare.
• > 90% månadsadoption.
• Kort som har lämnats overifierade i 60 dagar kommer att arkiveras.
• Kort utan visningar senaste 180 dagar kommer att arkiveras.
• Verifierare måste alltid vara en individuell SME eller en liten "[TEAM] Expert" grupp.
• Kort måste ha minst en tagg, högst fyra taggar.
• Inga kort får skapas utan att läggas till i minst en mapp. Om undantag gäller, specificera dessa.
• Ställ förväntningarna bland användare att Guru är allas första plats att söka efter information.

‍

5. Ge träning och resurser

• Erbjud träningstillfällen och resurser som tar hänsyn till de olika behoven hos dina rådsmedlemmar och anställda. Dessa verktyg, kombinerat med tydligt dokumenterade ansvar, hjälper styrelsen att känna sig stödd i sina roller.
  

‍

6. Uppmuntra feedback och kontinuerlig förbättring

• Transparens är nyckeln - publicera regelbundet rapporter om kollektionsprestanda, lyfta fram områden som behöver förbättras och fira framgångar.
• Använd tävlingar eller incitament för att uppmuntra volontärer att upprätthålla höga standarder, med små belöningar som kuponger eller företagsprylar för att hålla motivationen hög. Detta erkänns inte bara deras insatser utan även uppmuntrar andra att aktivt delta i att upprätthålla innehållets noggrannhet.
• Granska och uppdatera regelbundet kunskapsförvaltningspraxis baserat på feedback och förändrade behov.
• Främja en kultur av kontinuerlig förbättring och lärande.
• Engagera seniora intressenter för att visa fördelarna med rådets deltagande, vilket ökar profilen på de involverade individerna. 

‍
‍

‍

Mall: Kunskapsrådets stadga

Använd denna mall för att centrera kunskapsrådets intressenter kring syftet med rådet och hur ni ska samarbeta. 

‍

Introduktion av [ditt företags namn] Kunskapsråd

Dokumentera syftet med ditt kunskapsråd i ett Guru-kort.

Ett kunskapsråd är en grupp representanter från varje avdelning eller team som använder Guru, som möts regelbundet för att samarbeta, dela bästa praxis och underhålla Guru på högsta nivå för att säkerställa att det tjänar behoven hos varje avdelning. Denna artikel inkluderar:

• Mål för Guru-underhåll
• Styrningsstandarder
• Rådets ansvar
• Medlemmar i kunskapsrådet
• Kommunikationsmetoder

‍

Mål för Guru-underhåll

Det är bra att sätta en tydlig uppsättning förväntningar på hur du vill att ditt innehållsteam ska närma sig er kunskap i Guru. Nedan listar vi ett exempel på standarder (justera dem gärna för ditt team).

För att upprätthålla betrodd information och innehåll i Guru kommer vi att upprätthålla följande standarder för alla kort och innehåll:

• Trustscore inte lägre än 80%.
• Genomsnittligt verifieringsintervall: per kvartal +.
• 80% av korten är taggade för enkel sökning.
• Användaradoption: >90%.

‍

Styrningsstandarder för Guru

Styrningsstandarder är uppsättningen roller, regler och arbetsflöden som en kunskapsråd skapat och implementerat som hela teamet följer i sin användning av Guru. Kortförfattare och kollektionsägare följer styrningsstandarder för att skapa och hantera kunskap i Guru. Observera: Om du bestämmer att varje individuellt team som använder Guru ska ha sin egen unika styrningsstrategi, dokumentera i Guru i enlighet därmed!

• Kort som har varit oövervakade i 30 dagar kommer att arkiveras.
• Kort utan visningar de senaste 180 dagarna kommer att arkiveras.
• Innehållet måste ägas/verifieras av
  • Team (vs. individuell) Nytta för att sprida ägarskap och göra verifieringen snabbare (många händer gör lätt arbete); men, var försiktig så att användarna inte tänker "någon annan i gruppen kommer att göra det".
  • Individuell (vs. team) Nytta för att lägga ansvar på den faktiska experten och säkerställa aktivt deltagande som "det är allt på dig".
• Inga kort får skapas utan minst en tagg kopplad.
• Inga kort får skapas utan att läggas till i minst en mapp, vissa undantag kan gälla.
• Alla kollektionsägare är ansvariga för kort och mappar under deras teams ägande inklusive ovanstående standarder.

‍

Ansvar för kunskapsrådet

Kontrollera och vidta åtgärder för att upprätthålla styrningsstandarderna (exempel listas nedan).

• Uppdrag av ägare i kunskapsområdet och hålla dem ansvariga för saker som Trust Scores, adoption och skapande av kortmallar.
• Gå igenom den föreslagna underhållskontrollistan och vidta sammanhängande och konsekventa åtgärder baserat på kunskapsanalys.
• Hålla regelbundna möten (tex. månadsvis) för att koordinera på kunskapsförvaltningsprojekt och öka interna Trust Scores/adoptionsnivåer.
• Kommunicera med din Guru CSM eller engagera dig med Guru Community för konsultation.
• Hjälpa till att bygga en teamkultur kring kunskap genom att förstärka att Guru är allas första plats att söka information.

‍

Medlemmar i kunskapsrådet

Identifiera intressenter i kunskapsrådet och ansvariga individer så att teammedlemmar vet vem som ansvarar för underhållsinsatser och var de kan hitta experter.

‍

Collection Champion: Den person som ytterst ansvarar för hälsan och organiseringen av en samling och säkerställer att samlingen uppfyller de standarder som skapats av kunskapsrådet. Champions kan vara aktiva medlemmar i kunskapsrådet eller utses av rådet.

‍

Folder-nivå SME: Inte troliga deltagare i möten för kunskapsrådet, men skapar och/eller hanterar kortinnehåll. Primärt ansvarig för att besvara frågor om sitt innehållsområde via Ask an Expert eller Slack, och för att säkerställa att deras mapp uppfyller KC:s standarder.

‍

‍

Kommunikationsmetoder

Håll ditt kunskapsråd engagerat genom att definiera fysiska (eller virtuella) och asynkrona sätt att samarbeta. Erbjud rekommendationer för automatiserade arbetsflöden för att göra underhållet hanterbart.

‍

Har du feedback till vårt kunskapsråd?

Dela dina idéer i [infoga exempel Slack Kanalnamn och länk].

‍

Relaterade länkar

D.v.s. en länk till detta projekt i din projektledningsprogramvara.

‍

Mall: Checklista för Underhåll av Kunskapsråd

Använd denna mall som en grupp för ditt råd att övervaka Wiki-hälsa och upprätthålla din organisations kunskap i Guru.

‍

Samlingens Hälsa

För att göra underhållet enklare, överväg:

• Ställa in automatiserade Guru-arbetsflöden med Zapier eller Workato (d.v.s., skicka Trust Score-uppdateringar till Slack eller Skapa uppgifter för ovärderade kort i projektledningsprogramvara)
• Spara ett kortchefsfilter för att enkelt granska din samling.
• Schemalägg Guru-analysrapporter för att få insikter om din samling.

‍

Veckovis Underhåll

Hantera Samlingens Tillitsbetyg

• Finns det några ovärderade kort?
  • Om ett kort är ovärderat:
    • Klicka för att se verifieringsintervallet för kortet.
    • Kontrollera verifieraren: Vem är verifieraren av kortet och är den personen fortfarande den korrekta ämnesexperten?
      • Om verifieraren är korrekt, kontrollera med dem och förstå vilket stöd de behöver för att verifiera sina kort i tid.
      • Om verifieraren är felaktig, tilldela det till experten i din respektive samling.
    • Om du är osäker på vem som ska verifiera kortet, använd kortkommentarer för att kommunicera med författaren, experten eller ny verifierare för att få alla på samma sida.
• Kontrollera innehållet i kortet
  • Om verifieraren är korrekt (och det är du!)—granska innehållet. Är allt i det här kortet fortfarande aktuellt och korrekt? Behöver du redigera vissa delar av kortet?
• Kolla verifieringsintervallet
  • Om kunskapen i kortet är alltid grön och inte förändras ofta (d.v.s. favoritplatser att ta lunch runt kontoret) kan du justera intervallet till en längre tid (detta kommer automatiskt att verifiera kortet).
  • I kortchefen, filtrera kort efter: Verifieringsstatus > är > Otrovärdad OCH Senast verifierad datum > mer än > 90 dagar sedan.
• Tittar folk på det här kortet?
  • Klicka på de horisontella ellipserna ("⋯") högst upp på kortet för att öppna menyn Fler alternativ och klicka på Användning och analyser. för att se "Kortvisningar över tid". Om ingen tittar på detta kort, överväg att arkivera det.
  • I kortchefen, hitta oanvänd kunskap genom att filtrera korten efter: Senast visad > Mer än > 180 dagar sedan. Hitta statisk kunskap genom att filtrera korten efter: Senast modifierat datum > mer än > 180 dagar sedan.

‍

Organisera Innehåll

• Kontrollera för "[Legacy] Kort som inte är på en Tavla" i kortchefen—besluta om det är meningsfullt att döpa om denna mapp eller flytta korten till en annan mapp. (Denna mapp kan bara hittas i Guru-arbetsytor som skapades före juni 2023.)
• Se till att det inte finns något duplicerat innehåll genom att använda duplikatdetektion.
• Använd taggförvaltare för att kontrollera nya/okategoriserade taggar.

‍

Uppmuntra användningen av Guru

• Granska analyser för dina mest populära (visade) kort och marknadsför till teamet (lägg upp i Slack eller använd ett meddelande).
• Fira topp kortanvändare i Slack.

‍

Månatligt Underhåll

Strukturera innehåll

• Gå igenom din samlingserfarenhet—Är mappstrukturen i din samling meningsfull för någon som ser din samling för första gången?

‍

Uppdatera behörigheter

• Är de ämnesexperter som skapar innehåll i dina samlingar i lämpliga Guru-grupp(er) med lämpliga roller?
• Finns det privat kunskap som andra grupper behöver få tillgång till? Om så är fallet, justera mappens behörigheter.

‍

Fyll i kunskapsluckor

• Titta på analyser av kunskapsanvändning, specifikt sökningar som inte ger några resultat. Finns det ett kort som kan skapas baserat på dessa luckor?
  • Tilldela författare att skapa innehåll för att fylla dessa luckor.