{{spacer-78}}

Het probleem

Kennisbeheer binnen organisaties kan vaak chaotisch en inefficiënt worden. Zonder een gestructureerde aanpak kan belangrijke informatie verouderd, inconsistent of ontoegankelijk worden. Dit gebrek aan organisatie kan leiden tot een verminderde productiviteit, miscommunicatie en frustratie onder werknemers.

De Oplossing

Het opzetten van een Kennisraad kan de processen van kennisbeheer stroomlijnen en ervoor zorgen dat informatie accuraat, relevant en gemakkelijk toegankelijk blijft. Een Kennisraad is een toegewijde groep die verantwoordelijk is voor het toezicht op de creatie, het onderhoud en het beheer van kennis binnen een organisatie. Met een tool zoals Guru, en de juiste belanghebbenden verenigd rond een gedeelde visie, zal uw organisatie onmiddellijk efficiëntie- en effectiviteitswinsten zien van uw kennisprogramma.

Hier zijn de beste praktijken voor het vormen van een Kennisraad en het creëren van governance-standaarden, met tips van onze klanten uit de praktijk.‍

‍

1. Bepaal het Doel en de Doelstellingen

• Formuleer de missie en doelstellingen van de Kennisraad duidelijk.
• Stem de doelstellingen van de raad af op de algehele strategische doelstellingen van de organisatie.
• Zorg ervoor dat het doel goed wordt gecommuniceerd aan alle belanghebbenden.

‍

2. Stel het Juiste Team Samen

• Identificeer belangrijke belanghebbenden, ondersteuningspersoneel en vakexperts uit verschillende afdelingen. In formele of de facto ondersteuningsrollen is kennisbeheer cruciaal om de continuïteit van ervaring en informatie tussen teams te waarborgen.
• Zorg voor een diverse vertegenwoordiging van rollen en expertise om alle aspecten van kennisbeheer te dekken.
• Stel een toegewijde leider of coördinator aan voor de raad om initiatieven aan te sturen en de focus op de doelstellingen te behouden.

‍

3. Bepaal Verantwoordelijkheden

Elke raad is anders, met verschillende perspectieven en gebruiksgevallen, dus de lijst met verantwoordelijkheden is zeer situationeel. Typische voorbeelden zijn:

• Maak een Kennisraad Charter
• Regelmatig vergaderen (d.w.z. maandelijks) om te coördineren over kennisbeheerstrategieën en projecten.
• Maak, monitor en handhaaf governance-standaarden (d.w.z. de set van rollen, regels en workflows waar het hele team zich aan houdt wanneer ze Guru gebruiken).
• Verifieer Kaarten samen.
• Creëer individuele "Collectie Kampioenen" die eigenaarschap en verantwoordelijkheid kunnen nemen voor de gezondheid en het onderhoud van hun Collectie (d.w.z. Vertrouwenscores, adoptie van Guru, het creëren van kaarttemplates, enz.).
• Ga door de voorbeeld Kennisraad onderhoudschecklist die kan bestaan uit: het controleren en beoordelen van nieuwe/ongecategoriseerde tags, de voortgang van de verificatie, zoekopdrachten die resultaten opleveren/niet opleveren, populaire Kaarten, kaarttemplates, enz.
• Plaats Guru "tips" in teamcommunicatietools.
• Noem geweldige kennisbijdragers en -gebruikers op Slack of in een aankondiging.
  

‍

4. Stel Governance-standaarden vast

• Implementeer duidelijke richtlijnen voor contentcreatie, beoordeling en goedkeuringsprocessen.
• Definieer versiebeheer door verificatie en documentatiestandaarden.
• Stel regelmatig audits in om naleving te waarborgen en gebieden voor verbetering te identificeren.

‍

Voorbeelden van Governance-standaarden

• Vertrouwensscore niet lager dan 80% per Collectie.
• Gemiddeld verificatie-interval: elk kwartaal of vaker.
• > 90% Maandelijkse Adoptie.
• Kaarten die 60 dagen niet zijn geverifieerd, worden gearchiveerd.
• Kaarten zonder weergaven in de afgelopen 180 dagen worden gearchiveerd.
• Verifiers moeten altijd een individuele SME of een kleine "[TEAM] Expert" Groep zijn.
• Kaarten moeten ten minste één tag hebben, niet meer dan vier tags.
• Geen Kaart mag worden aangemaakt zonder aan ten minste één map te worden toegevoegd. Als er uitzonderingen zijn, specificeer deze.
• Stel de verwachting onder gebruikers dat Guru de eerste plaats is waar iedereen naar kennis zoekt.

‍

5. Bied Training en Middelen

• Bied trainingen en middelen aan die inspelen op de diverse behoeften van uw leden van de raad en werknemers. Deze tools, gecombineerd met duidelijke, gedocumenteerde verantwoordelijkheden, helpen de leden van de raad zich ondersteund te voelen in hun rol.
  

‍

6. Moedig Feedback en Continue Verbetering aan

• Transparantie is de sleutel—publiceer regelmatig rapporten over de prestaties van de verzameling, benadruk gebieden die verbetering behoeven en vier successen.
• Gebruik wedstrijden of stimulansen om vrijwilligers aan te moedigen hoge standaarden te handhaven, met kleine beloningen zoals vouchers of bedrijfsspullen om de motivatie hoog te houden. Dit erkent niet alleen hun inspanningen, maar moedigt ook anderen aan om actief deel te nemen aan het handhaven van de nauwkeurigheid van de inhoud.
• Beoordeel en actualiseer regelmatig de praktijken van kennisbeheer op basis van feedback en veranderende behoeften.
• Promoot een cultuur van continue verbetering en leren.
• Betrek senior belanghebbenden om de voordelen van deelname aan de raad aan te tonen, waardoor het profiel van de betrokken personen wordt verhoogd. 

‍
‍

‍

Sjabloon: Kennisraad Charter

Gebruik dit sjabloon om belanghebbenden van de kennisraad rondom de doelstellingen van de raad en hoe u wilt samenwerken te centreren. 

‍

Voorstelling van [de naam van uw bedrijf] Kennisraad

Documenteer de missie van uw kennisraad in een Guru-kaart.

Een kennisraad is een groep vertegenwoordigers van elk van de afdelingen of teams die Guru gebruiken, die regelmatig samenkomen om samen te werken, best practices te delen en Guru op het hoogste niveau te onderhouden om ervoor te zorgen dat het aan de behoeften van elke afdeling voldoet. Dit artikel bevat:

• Doelen voor het Onderhoud van Guru
• Governance-standaarden
• Verantwoordelijkheden van de Raad
• Leden van de Kennisraad
• Communicatiemethoden

‍

Doelen voor het Onderhoud van Guru

Het is nuttig om een duidelijke set verwachtingen vast te stellen voor hoe je wilt dat je contentteam de kennis van je team in Guru benadert. Hieronder geven we een voorbeeld van een set standaarden (voel je vrij om deze voor je team aan te passen).

Om vertrouwde collateral en inhoud in Guru te onderhouden, zullen we de volgende normen voor alle Kaarten en inhoud handhaven:

• Vertrouwenscore niet lager dan 80%.
• Gemiddeld verificatie-interval: elk kwartaal +.
• 80% van de Kaarten zijn getagd voor gemakkelijke zoekopdrachten.
• Gebruikersadoptie: >90%.

‍

Governance-standaarden van Guru

Governance-standaarden zijn de set rollen, regels en workflows die zijn gemaakt en geïmplementeerd door een kennisraad waar het hele team zich aan houdt bij het gebruik van Guru. Kaartautoren en eigenaren van Collecties volgen governance-standaarden om kennis in Guru te creëren en te beheren. Opmerking: als je besluit dat elk individueel team dat Guru gebruikt zijn eigen unieke governance-strategie moet hebben, documenteer dit dan dienovereenkomstig in Guru!

• Kaarten die 30 dagen niet zijn geverifieerd, worden gearchiveerd.
• Kaarten zonder weergaven in de afgelopen 180 dagen worden gearchiveerd.
• Inhoud moet worden geëigend/geverifieerd door
  • Team (vs. individu) Nuttig voor het verspreiden van eigenaarschap en sneller verifiëren (veel handen maken licht werk); let echter op dat gebruikers niet denken "iemand anders in de groep zal dit doen".
  • Individu (vs. team) Nuttig voor het leggen van verantwoordelijkheid op de daadwerkelijke expert en ervoor te zorgen dat er actief deelgenomen wordt, aangezien "het allemaal op jou rust".
• Geen Kaart mag worden aangemaakt zonder dat er ten minste één tag aan is gekoppeld.
• Geen Kaart mag worden aangemaakt zonder aan ten minste één map te zijn toegevoegd, er kunnen enkele uitzonderingen gelden.
• Alle eigenaren van Collecties zijn verantwoordelijk voor Kaarten en mappen onder hun teamverantwoordelijkheid, inclusief de bovenstaande standaarden.

‍

Verantwoordelijkheden van de Kennisraad

Controleer en neem maatregelen om de governance-standaarden te handhaven (voorbeelden hieronder vermeld).

• Toewijzen van eigenaren van kennisdomeinen en hen verantwoordelijk houden voor zaken als Vertrouwenscores, adoptie en het creëren van kaarttemplates.
• Het doornemen van de voorgestelde onderhoudschecklist en het nemen van samenhangende en consistente actie op kennisanalyses.
• Regelmatig vergaderen (d.w.z., maandelijks) om te coördineren over kennisbeheerprojecten en de interne Vertrouwenscores/adoptiepercentages te verhogen.
• Communiceren met uw Guru CSM of door het Guru Community voor consultatie.
• Help een teamcultuur rond kennis op te bouwen door te benadrukken dat Guru de eerste plaats is waar iedereen naar informatie zoekt.

‍

Leden van de Kennisraad

Identificeer belanghebbenden van de kennisraad en verantwoordelijke personen zodat teamleden weten wie de onderhoudsinspanningen beheert en waar ze vakexperts kunnen vinden.

‍

Collectie Kampioen: De persoon die uiteindelijk verantwoordelijk is voor de gezondheid en organisatie van een Collectie en ervoor zorgt dat de Collectie voldoet aan de normen die door de kennisraad zijn opgesteld. Kampioenen kunnen actieve leden van de kennisraad zijn of door de raad worden aangesteld.

‍

Folder-niveau SMEs: Kans op niet deelname aan kennisraadsvergaderingen, maar creëren en/of beheren Kaartinhoud. Primair verantwoordelijk voor het beantwoorden van vragen over hun inhoudsgebied via Vraag een Expert of Slack, en ervoor zorgen dat hun map voldoet aan de normen van de KC.

‍

‍

Communicatiemethoden

Houd uw kennisraad betrokken door persoonlijke (of virtuele) en asynchrone manieren om samen te werken te definiëren. Bied aanbevelingen voor geautomatiseerde workflows om onderhoud beheersbaar te maken.

‍

Heeft u feedback voor onze kennisraad?

Deel uw ideeën in [voeg voorbeeld Slack kanaalnaam en link in].

‍

Verknopte links

Bijv. een link naar dit project in uw projectmanagementsoftware.

‍

Sjabloon: Checklist onderhoud kennisraad

Gebruik deze sjabloon als groep voor uw raad om de gezondheid van de wiki te monitoren en de kennis van uw organisatie in Guru te behouden.

‍

Collectiegezondheid

Om onderhoud te vergemakkelijken, overweeg:

• Automatische Guru-workflows inrichten met Zapier of Workato (d.w.z. stuur updates over de vertrouwensscore naar Slack of Maak taken voor niet-geverifieerde kaarten in projectmanagementsoftware)
• Een kaartbeheerfilter opslaan om uw collectie gemakkelijk te bekijken.
• Guru-analytische rapporten inplannen om inzichten over uw collectie te krijgen.

‍

Wekelijks onderhoud

Beheer de vertrouwensscore van de collectie

• Zijn er ongeverifieerde kaarten?
  • Als een kaart niet geverifieerd is:
    • Klik om het verificatietijd van de kaart te zien.
    • Controleer de verifiërder: Wie is de verifiërder van de kaart en is die persoon nog steeds de juiste expert?
      • Als de verifiërder correct is, neem dan contact met hen op en begrijp welke ondersteuning ze nodig hebben om hun kaarten tijdig te verifiëren
      • Als de verifiërder niet juist is, wijs deze dan toe aan de expert in uw respectieve collectie
    • Als u niet zeker weet wie de kaart zou moeten verifiëren, gebruik dan kaartcommentaar om te communiceren met de auteur, expert of nieuwe verifiërder om iedereen op dezelfde lijn te krijgen
• Controleer de inhoud van de kaart
  • Als de verifiërder correct is (en het bent u!)—beoordeel de inhoud. Is alles in deze kaart nog steeds actueel en juist? Moet u bepaalde delen van de kaart bewerken?
• Bekijk de verificatietijd
  • Als de kennis op de kaart evergreen is en niet vaak verandert (dus favoriete plekken om te lunchen rond het kantoor) kunt u de interval verlengen (dit zal de kaart automatisch verifiëren).
  • In het kaartbeheer, filter kaarten op: Verificatietoestand > is > Onbetrouwbaar EN Laatst geverifieerd op > meer dan > 90 dagen geleden.
• Bekijken mensen deze kaart?
  • Klik op de horizontale stippen ("⋯") bovenaan de kaart om het Meer opties-menu te openen en klik op Gebruik en analyses. om "Kaartweergaven in de loop van de tijd" te zien. Als er niemand naar deze kaart kijkt, overweeg dan om deze te archiveren.
  • In het kaartbeheer, vind ongebruikte kennis door de kaarten te filteren op: Laatst bekeken > Meer dan > 180 dagen geleden. Vind statische kennis door de kaarten te filteren op: Laatst gewijzigd op > meer dan > 180 dagen geleden.

‍

Inhoud organiseren

• Controleer op "[Legacy] Kaarten die niet op een bord staan" in het kaartbeheer—beslis of het zinvol is om deze map een andere naam te geven of de kaarten in een andere map te verplaatsen. (Deze map kan alleen worden gevonden in Guru-werkruimten die voor juni 2023 zijn gemaakt.)
• Zorg ervoor dat er geen dubbele inhoud is door dubbele detectie te gebruiken.
• Gebruik tagbeheer om te controleren op nieuwe/ongemarkeerde tags.

‍

Moedig het gebruik van Guru aan

• Beoordeel analyses voor uw meest populaire (bekeken) kaarten en adverteer naar het team (plaats in Slack of gebruik een aankondiging).
• Vier de beste kaartgebruikers in Slack.

‍

Maandelijks onderhoud

Inhoud structureren

• Loop door uw collectie-ervaring—Maakt de mappenstructuur in uw collectie zin voor iemand die uw collectie voor de eerste keer bekijkt?

‍

Permissies bijwerken

• Zijn de subject matter experts die inhoud maken in uw collecties in de juiste Guru-groep(en) met de juiste rollen?
• Is er privé-inhoud die andere groepen moeten kunnen benaderen? Zo ja, pas dan de mappermissies aan.

‍

Vul kennisgaten

• Kijk naar kennisgebruikanalyses, specifiek zoekopdrachten die geen resultaten opleveren. Is er een kaart die op basis van deze gaten kan worden gemaakt?
  • Wijs auteurs aan om inhoud te creëren om deze lacunes op te vullen.