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問題

組織内の知識管理は、しばしば混沌として効率が悪くなることがあります。 体系的なアプローチがないと、重要な情報が古くなったり、一貫性がなくなったり、アクセスできなくなったりする可能性があります。 この組織の欠如は、生産性の低下、誤解、従業員のフラストレーションにつながる可能性があります。

解決策

知識委員会を設立することで、知識管理プロセスが効率化され、情報が正確で関連性があり、容易にアクセス可能な状態に保たれます。 知識委員会は、組織内の知識の作成、維持、ガバナンスを監視することを担当する専任グループです。 Guruのようなツールを利用し、共通のビジョンに統合された利害関係者とともに、組織は知識プログラムから即座に効率性と効果の向上を見始めるでしょう。

以下は、知識委員会を形成し、ガバナンス基準を作成するためのベストプラクティスであり、フィールドの顧客からのヒントを含みます。‍

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1. 目的と目標を定義する

• 知識委員会の使命と目標を明確に口頭で表現します。
• 委員会の目標を組織の全体的な戦略目標と連携させます。
• 目的がすべての利害関係者に適切に伝えられることを確認します。

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2. 適切なチームを編成する

• 主要な利害関係者、有効化担当者、および各部門からのテーマの専門家を特定します。 正式または事実上の有効化役割において、知識管理はチーム間での経験と情報の連続性を確保するために重要です。
• 知識ガバナンスのすべての側面をカバーするために、多様な役割と専門知識を持つ代表を確保します。
• 委員会の施策を推進し、目標に焦点を当てるために、専任のリーダーまたはコーディネーターを任命します。

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3. 責任を定義する

各委員会は異なり、異なる視点やユースケースが表現されるため、責任のリストは非常に状況依存です。 典型的な例には：

• 知識委員会憲章を作成する
• 定期的に（例：月次で）知識管理戦略とプロジェクトを調整するために会議を行う。
• ガバナンス基準（例：チーム全体がGuruを使用する際に遵守する役割、ルール、ワークフローのセット）を作成、監視、維持する。
• カードを一緒に確認する。
• 個別の「コレクションチャンピオン」を作成し、コレクションの健康と維持に対する責任を持たせる（例： 信頼スコア、Guruの採用、カードテンプレートの作成等）。
• サンプル知識委員会の維持チェックリストを確認し、新しい/分類されていないタグの確認、検証進捗、検索結果の生成/未生成、人気カード、カードテンプレートなどを含むことができます。
• チームコミュニケーションツールにGuruの「ヒント」を投稿する。
• 素晴らしい知識提供者と利用者をSlackや発表で指摘する。
  

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4. ガバナンス基準を確立する

• コンテンツ作成、レビュー、承認プロセスのための明確なガイドラインを実施する。
• 検証および文書の基準を通じてバージョン管理を定義する。
• コンプライアンスを確保し、改善の余地がある領域を特定するために定期的な監査を設定する。

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ガバナンス基準の例

• 各コレクションごとに信頼スコアは80％未満であってはならない。
• 平均検証間隔：四半期ごとまたはそれ以上。
• > 90％の月間採用。
• 60日間検証されていないカードはアーカイブされます。
• 180日間ビューレスのカードはアーカイブされる。
• 確認者は常に個々のSMEまたは小規模な「[TEAM]専門家」グループでなければなりません。
• カードには少なくとも1つのタグが必要であり、4つを超えてはならない。
• 少なくとも1つのフォルダーに追加されないカードは作成してはならない。 例外がある場合は、それらを明確に記述してください。
• ユーザーにはGuruが知識を検索するための最初の場所であることを期待する。

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5. トレーニングとリソースを提供する

• 理事会のメンバーや従業員の多様なニーズに応えるトレーニングセッションやリソースを提供します。 これらのツールは、明確で文書化された責任と組み合わせることで、委員会メンバーが役割においてサポートされていると感じるのを助けます。
  

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6. フィードバックと継続的な改善を奨励します

• 透明性が重要です - 定期的にコレクションのパフォーマンスに関するレポートを公開し、改善が必要な領域を示し、成功を祝います。
• 競技会やインセンティブを利用してボランティアの維持基準を高く保つよう促し、モチベーションを高く保つためにバウチャーや会社品などの小さな報酬を提供します。これは、彼らの努力を認識するだけでなく、他の人がコンテンツの正確性を維持するために積極的に参加することを促します。
• フィードバックや変化するニーズに基づいて知識管理の実践を定期的に見直し、更新します。
• 継続的な改善と学習の文化を促進します。
• 上級の利害関係者に巻き込むことで、理事会への参加の利点を示し、関与している個人のプロフィールを上げます。 

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テンプレート：知識委員会憲章

このテンプレートを使用して、知識委員会の利害関係者を委員会の目的とどのように協力するかを中心に集めます。 

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[会社名]知識委員会の紹介

Guruカードにあなたの知識委員会の使命を文書化します。

知識委員会は、Guruを使用している各部門またはチームの代表者のグループであり、定期的に会議を行い、協力し、ベストプラクティスを共有し、Guruを最高のレベルに維持して、すべての部門のニーズに応えています。 この記事には：

• Guruの維持目標
• ガバナンス基準
• 理事会の責任
• 知識委員会のメンバー
• コミュニケーションの方法

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Guruの維持目標

コンテンツチームがGuruでチームの知識にアプローチする方法に対して、明確な期待を設定することは有益です。 以下に、標準の例を示します（チームに合わせて調整して大丈夫です）。

Guru内で信頼される資料とコンテンツを維持するために、すべてのカードとコンテンツのための以下の標準を遵守します。

• 信頼スコアは80％未満であってはならない。
• 平均検証間隔：四半期+。
• カードの80％には、簡単に検索できるようタグ付けされます。
• ユーザーの採用率：>90%。

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Guruのガバナンス基準

ガバナンス基準は、チーム全体がGuruを利用する際に遵守する役割、ルール、ワークフローのセットです。 カード作成者とコレクションの所有者は、知識をGuruで作成し管理するためにガバナンス基準に従っています。 注意：Guruを使用している各チームが独自のガバナンス戦略を持つべきだと決定した場合は、Guruにそれに応じて文書化してください！

• 検証されていないカードは、30日後にアーカイブされます。
• 180日間ビューレスのカードはアーカイブされる。
• コンテンツは所有/検証されなければならない
  • チーム（個人との比較）所有権を分散させ、検証を早くするために役立ちます（多くの手が軽い作業をします）。ただし、ユーザーが「グループ内の誰かがそれを行う」と考えないように注意してください。
  • 個人（チームとの比較）実際の専門家に責任を持たせ、積極的に参加させる（あなた次第です）。
• 少なくとも1つのタグが関連付けられたカード以外は作成してはならない。
• 少なくとも1つのフォルダーに追加されないカードは作成してはならない、例外があるかもしれない。
• すべてのコレクションの所有者は、チームの所有下にあるカードとフォルダー、上記の基準に対する責任を持っています。

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知識委員会の責任

ガバナンス基準を維持するための行動を確認し、行います（以下の例を参照）。

• 知識ドメイン所有者を指名し、信頼スコア、採用、カードテンプレート作成などの項目について彼らに責任を持たせます。
• 提案された維持チェックリストを確認し、知識分析に対して一貫性のある行動をとります。
• 定期的に（例：月次で）知識管理プロジェクトを調整し、内部信頼スコアと採用率を向上させます。
• GuruのCSMとコミュニケーションを図るか、Guruコミュニティに相談します。
• Guruを皆の最初の情報検索場所として理解することで、チーム文化を育む手助けをします。

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知識委員会メンバー

知識委員会の利害関係者と責任者を特定し、チームメンバーが整備努力の責任者を知り、SMEを見つけられるようにします。

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コレクションチャンピオン：コレクションの健康と整理を最終的に責任を持つ人物及び知識委員会が作成した基準を満たすかどうかを確認します。 チャンピオンは知識委員会の活発なメンバーであるか、委員会によって指名されます。

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フォルダーレベルのSME：知識委員会の会議に出席することは少ないが、カードコンテンツを作成および管理します。 主に、Ask an ExpertやSlackを通じて、自分のコンテンツエリアに関する質問に応じ、フォルダーがKCの基準を満たすかどうかを確認します。

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コミュニケーション方法

対面（または仮想）および非同期的にコラボレーションする方法を定義することで、知識評議会を活発にしてください。 メンテナンスを管理可能にするための自動化ワークフローを推奨してください。

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私たちの知識評議会にフィードバックはありますか？

[Slackチャンネル名とリンクの例を挿入]にあなたのアイデアを共有してください。

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関連リンク

つまり。 あなたのプロジェクト管理ソフトウェアにおけるこのプロジェクトへのリンク。

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テンプレート: 知識評議会メンテナンスチェックリスト

このテンプレートをグループで使用して、Wikiの健康状態を監視し、Guru内の組織の知識を維持します。

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コレクションの健康

メンテナンスを容易にするために、次のことを検討してください:

• 自動化されたGuruワークフローを設定すること Zapierまたは Workato（すなわち、Trust Scoreの更新をSlackに送信するまたはプロジェクト管理ソフトウェアで確認されていないカードのタスクを作成する）
• カードマネージャーフィルターを保存して、コレクションを簡単にレビューします。
• Guru分析レポートをスケジュールして、コレクションに関する洞察を得ます。

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週次メンテナンス

コレクションの信頼スコアを管理します

• 未確認のカードはありますか？
  • カードが未確認の場合:
    • カードの確認間隔 を見るにはクリックします。
    • 確認者を確認: カードの確認者は誰で、その人物は現在も適切な専門家ですか？
      • 確認者が正しい場合は、彼らに確認して、タイムリーにカードが確認されるために必要なサポートを理解します。
      • 確認者が間違っている場合は、それをそれぞれのコレクションの専門家に再割り当てします。
    • 誰がカードを確認すべきかわからない場合は、著者、専門家、または新しい確認者とコミュニケーションを取り、全員が同じページにいることを確認します。
• カードの内容を確認します
  • 確認者が正しい場合（そしてそれがあなたの場合！）—内容をレビューしてください。 このカードのすべての情報は、まだ最新で正確ですか？ カードの特定の部分を編集する必要がありますか？
• 確認間隔を確認してください
  • カードの知識が常に変わらず（例：オフィス周辺のランチの favorite places）であれば、間隔を長く調整できます（これによりカードが自動的に確認されます）。
  • カードマネージャーで、カードを次のようにフィルタリングします: 確認状態> 不信で、最終確認日> 90日以上前。
• このカードを見ている人はいますか？
  • カードの上部にある水平の三点リーダー（"⋯"）をクリックして、その他のオプション メニューを開き、使用状況と分析をクリックします。 「カードの表示状況」を確認してください。 誰もこのカードを見ていない場合は、アーカイブを検討してください。
  • カードマネージャーで、次のようにフィルタリングして未使用の知識を見つけます: 最後に表示された> 180日以上前。 静的な知識を見つけるには、カードを次のようにフィルタリングします: 最終更新日> 180日以上前。

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コンテンツの整理

• カードマネージャーで「[レガシー] ボードにないカード」を確認し、このフォルダーの名前を変更するか、カードを別のフォルダーに移動するかを検討します。 （このフォルダーは2023年6月以前に作成されたGuruワークスペースにのみ存在します。）
• 重複検出を使用して、重複するコンテンツがないことを確認します。
• タグマネージャーを使用して、新しい/カテゴリ化されていないタグをチェックします。

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Guruの使用を奨励します

• あなたの最も人気のある（表示された）カードの分析をレビューし、チームに宣伝します（Slackに投稿するか、アナウンスを使用します）。
• Slackでのトップカードユーザーを祝っています。

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月次メンテナンス

コンテンツを構造化する

• コレクション体験を見直す—コレクションを初めて見る人にとって、フォルダー構造は理解できますか？

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権限を更新する

• あなたのコレクション内でコンテンツを作成する専門家は、適切なGuruグループにおり、適切な役割を持っていますか？
• 他のグループがアクセスする必要があるプライベートな知識はありますか？ その場合は、フォルダーの権限を調整してください。

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知識のギャップを埋める

• 知識使用分析を確認し、特に結果が表示されない検索をしてください。 これらのギャップに基づいて作成できるカードはありますか？
  • これらのギャップを埋めるためにコンテンツを作成する著者を割り当てます。